Khóa luận kế toán thanh toán người mua người bán tại Công ty TNHH Vận tải Trung Dũng

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, tổ chức kế toán thanh toán hiệu quả đóng vai trò then chốt… 94 trang · Trường Đại Học Quản Lý Và Công Nghệ Hải Phòng · 2020.

• Tác giả: Nguyễn Thị Thu Quyên
• Người hướng dẫn: ThS. Trần Thị Thanh Phương
• Trường học: Trường Đại Học Quản Lý Và Công Nghệ Hải Phòng
• Chuyên ngành: Kế Toán – Kiểm Toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Tổ Chức Kế Toán Thanh Toán Tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hải Phòng

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán
• 1.2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua
• 1.3. Nguyên tắc thanh toán với người mua
• 1.4. Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua
• 1.5. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua
• 1.6. Nội dung kế toán thanh toán với người bán
• 1.7. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán
• 1.8. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán
• 1.9. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán
• 1.10. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ
• 1.11. Tỷ giá và quy định sử dụng tỷ giá trong kế toán
• 1.12. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ
• 1.13. Sự cần thiết của kế toán thanh toán với người mua, người bán
• 1.14. Nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán
• 1.15. Đặc điểm kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung
• 1.16. Nguyên tắc ghi sổ Nhật Ký Chung
• 1.17. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI TRUNG DŨNG
• 2.1. Khái quát về Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng
• 2.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
• 2.3. Những thuận lợi, khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động
• 2.4. Mô hình tổ chức bộ máy của công ty
• 2.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
• 2.6. Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng
• 2.7. Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng
• 2.8. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng
• 2.9. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại công ty
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI TRUNG DŨNG
• 3.1. Đánh giá thực trạng thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng
• 3.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán
• 3.3. Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán
• 3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Tổ Chức Kế Toán Thanh Toán Tại Doanh Nghiệp

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, tổ chức kế toán thanh toán hiệu quả đóng vai trò then chốt đối với sự tồn tại và phát triển của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp giao nhận vận tải. Quy trình thanh toán rõ ràng, minh bạch giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, tối ưu hóa chi phí, tạo dựng uy tín với đối tác. Kế toán thanh toán cần tuân thủ các chuẩn mực, quy định của pháp luật, đồng thời linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với đặc thù ngành nghề và quy mô của doanh nghiệp. Hiệu quả thanh toán tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

1.1. Khái niệm và vai trò của kế toán thanh toán

Kế toán thanh toán là quá trình ghi nhận, xử lý và báo cáo các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán tiền cho người mua, người bán, và các đối tượng khác trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò của kế toán thanh toán là đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các khoản thanh toán, cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý dòng tiền và ra quyết định tài chính. Việc này rất quan trọng đối với Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng.

1.2. Các phương thức và hình thức thanh toán phổ biến

Các phương thức thanh toán phổ biến bao gồm thanh toán trực tiếp (tiền mặt, chuyển khoản) và thanh toán trả chậm (tín dụng thương mại, thư tín dụng). Hình thức thanh toán cũng đa dạng, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, ủy nhiệm chi, séc, thẻ tín dụng, v.v. Việc lựa chọn phương thức và hình thức thanh toán phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: uy tín của đối tác, giá trị giao dịch, thời gian thanh toán, và các quy định của pháp luật. Ví dụ, thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) thường được sử dụng cho các giao dịch quốc tế để giảm thiểu rủi ro cho cả người mua và người bán.

II. Thực Trạng Tổ Chức Kế Toán Tại Công Ty Trung Dũng Vấn Đề

Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng, như nhiều doanh nghiệp khác, đối mặt với những thách thức trong việc tổ chức kế toán thanh toán. Quy trình thanh toán có thể còn thủ công, chậm trễ, thiếu kiểm soát, dẫn đến sai sót, thất thoát. Việc quản lý công nợ chưa hiệu quả có thể ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng thanh toán của công ty. Sự tuân thủ chuẩn mực kế toán và các quy định của pháp luật cần được chú trọng để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong các hoạt động tài chính.

2.1. Đánh giá chung về quy trình thanh toán hiện tại

Đánh giá quy trình thanh toán hiện tại của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng cần tập trung vào các yếu tố như: thời gian xử lý thanh toán, mức độ tự động hóa, sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan (kế toán, kinh doanh, kho vận), và khả năng kiểm soát rủi ro. Các vấn đề thường gặp bao gồm: thiếu sót trong chứng từ kế toán, chậm trễ trong việc đối chiếu công nợ, và thiếu công cụ hỗ trợ cho việc dự báo dòng tiền.

2.2. Các vấn đề tồn tại trong hạch toán kế toán thanh toán

Các vấn đề tồn tại trong hạch toán kế toán thanh toán có thể bao gồm: sai sót trong việc định khoản, ghi nhận doanh thu và chi phí không đúng kỳ, không tuân thủ các chuẩn mực kế toán liên quan đến việc ghi nhận và đánh giá các khoản phải thu, phải trả. Việc sử dụng phần mềm kế toán không hiệu quả cũng có thể dẫn đến các sai sót và làm giảm tính minh bạch của thông tin tài chính.

III. Cách Hoàn Thiện Quy Trình Thanh Toán Giải Pháp Chi Tiết

Để hoàn thiện quy trình thanh toán, cần áp dụng các giải pháp đồng bộ, từ việc chuẩn hóa chứng từ kế toán, xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đến việc ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại. Việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán cũng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của công tác kế toán thanh toán. Cải tiến này đặc biệt cần thiết cho Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng để nâng cao hiệu quả hoạt động.

3.1. Chuẩn hóa chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển

Việc chuẩn hóa chứng từ kế toán bao gồm việc thiết kế mẫu biểu phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng, quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập, kiểm tra, và lưu trữ chứng từ. Quy trình luân chuyển chứng từ cần được thiết kế sao cho thông tin được truyền tải nhanh chóng, chính xác, và có thể truy vết khi cần thiết. Cần đảm bảo tuân thủ các quy định về tuân thủ pháp luật kế toán.

3.2. Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ thanh toán

Quy trình kiểm soát nội bộ cần bao gồm các biện pháp kiểm tra, giám sát đối với tất cả các khâu của quy trình thanh toán, từ việc phê duyệt thanh toán, đến việc lập và kiểm tra chứng từ, đến việc đối chiếu công nợ. Cần phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, bộ phận, và thiết lập các kênh thông tin để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận.

3.3. Ứng dụng phần mềm kế toán để tự động hóa quy trình

Việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa nhiều công đoạn của quy trình thanh toán, từ việc nhập liệu, đến việc lập báo cáo. Phần mềm kế toán cũng cung cấp các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý dòng tiền, dự báo doanh thu, chi phí, và kiểm soát công nợ. Tuy nhiên, cần lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng, đồng thời đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo.

IV. Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Dòng Tiền Hướng Dẫn Chi Tiết

Quản lý dòng tiền hiệu quả là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt. Cần thực hiện các biện pháp như: lập kế hoạch dòng tiền chi tiết, theo dõi sát sao tình hình thu chi, tối ưu hóa các khoản phải thu, phải trả, và sử dụng các công cụ tài chính để quản lý rủi ro. Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dòng tiền ổn định.

4.1. Lập kế hoạch dòng tiền chi tiết và thường xuyên cập nhật

Việc lập kế hoạch dòng tiền chi tiết giúp doanh nghiệp dự đoán được nhu cầu tiền mặt trong tương lai, từ đó có kế hoạch huy động vốn hoặc cắt giảm chi phí kịp thời. Kế hoạch dòng tiền cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong hoạt động kinh doanh và môi trường kinh tế.

4.2. Tối ưu hóa các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp

Tối ưu hóa các khoản phải thu bao gồm việc đàm phán với khách hàng về thời gian thanh toán, áp dụng các biện pháp thu hồi nợ hiệu quả, và sử dụng các công cụ như chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trả nợ sớm. Tối ưu hóa các khoản phải trả bao gồm việc đàm phán với nhà cung cấp về thời gian thanh toán, tận dụng các chính sách tín dụng thương mại, và quản lý tồn kho hiệu quả.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn và Kết Quả Nghiên Cứu tại Trung Dũng

Nghiên cứu tại Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng cho thấy việc áp dụng các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán đã mang lại những kết quả tích cực. Quy trình thanh toán được rút ngắn, sai sót giảm thiểu, dòng tiền được quản lý hiệu quả hơn. Tuy nhiên, cần tiếp tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo tính bền vững của các cải tiến.

5.1. So sánh trước và sau khi cải tiến quy trình thanh toán

So sánh quy trình thanh toán trước và sau khi cải tiến cần tập trung vào các chỉ số như: thời gian xử lý thanh toán trung bình, tỷ lệ sai sót trong chứng từ kế toán, mức độ hài lòng của khách hàng và nhà cung cấp, và hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

5.2. Đánh giá tác động của cải tiến đến hiệu quả thanh toán

Đánh giá tác động của cải tiến đến hiệu quả thanh toán cần sử dụng các chỉ số tài chính như: vòng quay khoản phải thu, vòng quay khoản phải trả, tỷ lệ nợ xấu, và tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu. Cần so sánh các chỉ số này trước và sau khi cải tiến để thấy rõ hiệu quả của các giải pháp đã áp dụng.

VI. Kết Luận Tương Lai Của Kế Toán Thanh Toán Tại Trung Dũng

Kế toán thanh toán đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng. Việc tiếp tục hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán, ứng dụng công nghệ thông tin, và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán là những yếu tố then chốt để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường và các quy định của pháp luật.

6.1. Tóm tắt các giải pháp và kiến nghị chính

Các giải pháp và kiến nghị chính bao gồm: chuẩn hóa chứng từ kế toán, xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại, lập kế hoạch dòng tiền chi tiết, tối ưu hóa các khoản phải thu, phải trả, và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ kế toán.

6.2. Triển vọng và định hướng phát triển kế toán trong tương lai

Triển vọng và định hướng phát triển kế toán trong tương lai bao gồm: ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain để tự động hóa và nâng cao tính minh bạch của quy trình thanh toán, tăng cường tuân thủ pháp luật và các chuẩn mực kế toán, và phát triển các dịch vụ tư vấn tài chính để hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động giao thương giữa các doanh nghiệp diễn ra với tần suất cao và quy mô ngày càng mở rộng. Trong mọi quan hệ hợp đồng kinh tế, công tác thanh toán giữ vai trò trọng tâm nhằm đảm bảo an toàn tài chính, duy trì dòng tiền ổn định và xây dựng uy tín với đối tác. Tuy nhiên, việc vận dụng chế độ kế toán vào thực tiễn hạch toán công nợ phải thu và nợ phải trả tại các đơn vị còn gặp nhiều vướng mắc do đặc thù riêng biệt của từng loại hình kinh doanh. Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài khóa luận "Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn trong công tác quản lý tài chính - kế toán tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua ba nội dung:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với người mua (tài khoản 131) và người bán (tài khoản 331) tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng.
3. Đánh giá các ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong tổ chức công tác kế toán thanh toán tại đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán công nợ, nâng cao hiệu quả quản lý vốn.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, quy trình ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
• Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng; địa chỉ tại Phòng 11, Tầng 4, Tòa nhà Thành Đạt, số 3 đường Lê Thánh Tông, phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng.
• Thời gian nghiên cứu: Dữ liệu và hệ thống sổ sách kế toán phục vụ phân tích được thu thập trong năm tài chính 2019 - 2020 (thời gian thực hiện đề tài từ ngày 30/03/2020 đến ngày 30/06/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành, trọng tâm là Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Khung lý thuyết của đề tài bao quát các nội dung:

• Khái niệm và phương thức thanh toán: Phân loại phương thức thanh toán (thanh toán trực tiếp thu/chi ngay và thanh toán trả chậm/gối đầu); hình thức thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng cho các giao dịch nhỏ dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng bằng ủy nhiệm chi, nhờ thu kèm chứng từ, nhờ thu phiếu trơn, tín dụng chứng từ L/C).
• Hệ thống tài khoản và nguyên tắc hạch toán:
  • Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng): Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, số tiền nhận ứng trước của khách hàng, các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thanh toán), xử lý nợ khó đòi (TK 2293, TK 642) và các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ (TK 515, TK 635, TK 413).
  • Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán): Theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả, các khoản ứng trước tiền cho người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành; hạch toán chiết khấu, giảm giá, vật tư kém phẩm chất trả lại và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái.
  • Nguyên tắc trình bày Báo cáo tài chính: Tuyệt đối không bù trừ số dư bên Nợ và bên Có của TK 131 và TK 331; căn cứ vào số dư chi tiết từng đối tượng để phân loại và trình bày đồng thời trên phần "Tài sản" và "Nguồn vốn" của Bảng cân đối kế toán.
• Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung, xác định rõ mối quan hệ đối ứng và trình tự luân chuyển chứng từ từ chứng từ gốc, sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt đến Sổ Cái và các sổ/thẻ kế toán chi tiết.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

• Phương pháp thu thập và phân loại dữ liệu: Tập hợp hệ thống hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), bảng kê chi tiết dịch vụ vận chuyển, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, sổ chi tiết và sổ cái phát sinh thực tế tại doanh nghiệp.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán đối ứng tài khoản và lập bảng biểu tổng hợp công nợ.
• Phương pháp đối chiếu, so sánh: So sánh giữa mô hình lý thuyết theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC với thực tế vận hành tại đơn vị để phát hiện các điểm sai lệch, thiếu sót.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các quy định về kế toán công nợ thanh toán trong doanh nghiệp theo các nhóm nội dung:

• Phương thức và hình thức thanh toán: Làm rõ bản chất kinh tế của quan hệ thanh toán, phân biệt thanh toán trực tiếp và trả chậm; phân tích ưu nhược điểm của thanh toán tiền mặt và các hình thức thanh toán qua ngân hàng (ủy nhiệm chi, séc, thư tín dụng).
• Kế toán thanh toán với người mua (TK 131): Trình bày chi tiết nguyên tắc theo dõi riêng biệt từng khách nợ, quy định lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, nguyên tắc đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ. Phân tích kết cấu tài khoản 131 và quy trình định khoản các nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền, khách hàng ứng trước tiền hàng, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thanh toán, các giao dịch liên quan đến hợp đồng xây dựng, phí ủy thác xuất nhập khẩu và thanh toán bù trừ bằng hàng hóa.
• Kế toán thanh toán với người bán (TK 331): Nêu rõ kết cấu tài khoản 331 và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ; xử lý nghiệp vụ nhập khẩu (thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường); ứng trước tiền mua hàng và các khoản chiết khấu, giảm giá được người bán chấp thuận.
• Kế toán nghiệp vụ ngoại tệ: Quy định về tỷ giá giao dịch thực tế, tỷ giá ghi sổ (bình quân, FIFO, đích danh), tỷ giá ghi nhận nợ; nguyên tắc hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ (TK 515, TK 635) và đánh giá lại số dư cuối năm tài chính (TK 413).
• Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung: Trình bày quy trình hạch toán hàng ngày từ chứng từ gốc vào Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 131/331, Sổ Cái; định kỳ khóa sổ, lập Bảng tổng hợp chi tiết công nợ, Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực tế hạch toán tại doanh nghiệp khảo sát:

• Khái quát doanh nghiệp: Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng hoạt động theo Giấy phép kinh doanh và Mã số thuế số 0201635673. Doanh nghiệp đăng ký nhiều ngành nghề kinh doanh, trong đó ngành chính là Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải (mã ngành 5229), kết hợp bán buôn thực phẩm (4632), đồ uống (4633), vật liệu xây dựng (4663), đồ dùng gia đình (4649), kim loại và quặng kim loại (4662), gạo (4631), vải và giày dép (4641).
• Cơ cấu tổ chức bộ máy: Mô hình quản lý gồm Giám đốc điều hành chung, Phó Giám đốc phụ trách chuyên môn và 4 bộ phận chức năng: Phòng Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Bộ phận Vận tải.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình kế toán tập trung gồm 5 nhân sự: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán TSCĐ và nguồn vốn, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Thủ quỹ.

Tiêu chí	Đặc điểm áp dụng tại Công ty Trung Dũng
Chế độ kế toán	Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016
Hình thức sổ	Nhật ký chung
Phương pháp tính thuế GTGT	Phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán HTK	Kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho	Bình quân gia quyền liên hoàn
Phương pháp trích khấu hao TSCĐ	Phương pháp đường thẳng (tuyến tính)

• Thực tế kế toán thanh toán với người mua (TK 131):
  • Công ty phân loại thanh toán ngay đối với khách hàng nhỏ lẻ và thanh toán chậm trả/gối đầu đối với khách hàng truyền thống. Hình thức thanh toán chủ yếu bằng chuyển khoản ngân hàng qua tài khoản mở tại Techcombank (PGD Lê Hồng Phong - CN Hải Phòng) và Ngân hàng Hàng Hải Việt Nam (MSB - CN Hải Phòng).
  • Nghiệp vụ điển hình 1: Ngày 03/02/2019, xuất Hóa đơn GTGT số 0000421 (mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/19P) cho Công ty TNHH Thương mại EYANG (MST: 0202033304) về cước vận chuyển hàng hóa tháng 1/2019 kèm bảng kê (gồm các xe 15C-08626, 15C-32180, 15C-14729, 15C-10632, 15C-10835, 15C-10272 chạy các tuyến Gia Lộc - Hải Dương, Thường Tín, Cầu Vĩnh Tuy - Hà Nội). Doanh thu chưa thuế: 93.700.000 đồng; thuế GTGT 10%: 9.370.000 đồng; tổng thanh toán: 103.070.000 đồng.
  • Nghiệp vụ điển hình 2: Ngày 15/04/2019, xuất Hóa đơn GTGT số 0001987 (ký hiệu AA/19P) cho Công ty TNHH Bê tông và Xây dựng Minh Đức (MST: 0200611969; địa chỉ: TT. Minh Đức, Thủy Nguyên, Hải Phòng) về dịch vụ vận chuyển cọc từ Hải Phòng đi Công trình Vinfast - Cát Hải tháng 3/2019. Doanh thu chưa thuế: 182.500.000 đồng; thuế GTGT 10%: 18.250.000 đồng; tổng thanh toán: 200.750.000 đồng, thanh toán chuyển khoản trả chậm.
  • Quy trình xử lý sổ sách: Hạch toán đồng thời vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 131, Sổ chi tiết thanh toán với người mua cho từng đối tượng và tổng hợp lên Bảng tổng hợp thanh toán với người mua.
• Thực tế kế toán thanh toán với người bán (TK 331):
  • Khảo sát quá trình tiếp nhận hóa đơn dịch vụ mua ngoài, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, lập Ủy nhiệm chi (Biểu số 12, 14), nhận Giấy báo nợ từ ngân hàng (Biểu số 13, 15), ghi chép Sổ Nhật ký chung (Biểu số 16), Sổ Cái TK 331 (Biểu số 17), Sổ chi tiết người bán (Biểu số 18, 19) và Bảng tổng hợp thanh toán người bán (Biểu số 20).

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải Trung Dũng

Chương 3 tập trung vào công tác đánh giá và đề xuất giải pháp:

• Đánh giá thực trạng:
  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng chế độ kế toán Thông tư 133/2016/TT-BTC phù hợp quy mô doanh nghiệp; hệ thống chứng từ gốc và sổ sách kế toán Nhật ký chung được ghi chép đầy đủ; chấp hành đúng quy định giao dịch ngân hàng đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng.
  • Hạn chế: Công tác theo dõi tuổi nợ và đôn đốc thu hồi nợ phải thu chưa được thực hiện định kỳ chặt chẽ; việc lập biên bản đối chiếu công nợ cuối kỳ với một số đối tượng còn chậm trễ; chưa xây dựng quy chế quản lý rủi ro tín dụng thương mại cụ thể; phần mềm kế toán hoặc ứng dụng tin học chưa khai thác hết các phân hệ quản trị công nợ tự động.
• Phương hướng và kiến nghị hoàn thiện:
  • Hoàn thiện quy trình kiểm tra, luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán giữa phòng Vận tải, phòng Kinh doanh và phòng Kế toán nhằm tránh thất lạc biên bản giao nhận/bảng kê xe.
  • Tăng cường công tác đối chiếu công nợ định kỳ hàng tháng bằng văn bản xác nhận có chữ ký hai bên đối với các khách hàng có số dư nợ lớn (như Công ty EYANG, Công ty Minh Đức).
  • Thiết lập bảng phân loại tuổi nợ (nợ trong hạn, nợ quá hạn theo từng khung thời gian) và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo đúng quy định để phản ánh trung thực tình hình tài chính.
  • Hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thanh toán, đồng bộ dữ liệu giữa theo dõi công nợ chi tiết và sổ cái tổng hợp.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu thực tế:

• Hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký chung dựa trên Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Phản ánh trung thực quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán công nợ tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng thông qua hệ thống chứng từ thực tế: Hóa đơn GTGT số 0000421 (tổng thanh toán 103.070.000 đồng), Hóa đơn GTGT số 0001987 (tổng thanh toán 200.750.000 đồng), các mẫu Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có và trích lục 20 biểu mẫu sổ kế toán (Sổ Cái, Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp công nợ TK 131 và TK 331).
• Đưa ra hệ thống giải pháp xuất phát từ thực tiễn sản xuất kinh doanh dịch vụ vận tải của công ty, giúp đơn vị kiện toàn công tác theo dõi công nợ, quản lý dòng tiền và giảm thiểu tình trạng bị chiếm dụng vốn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn tại một doanh nghiệp vận tải quy mô nhỏ và vừa (Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng), số liệu khảo sát tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ phát sinh trong năm tài chính 2019 - 2020. Một số nghiệp vụ phức tạp như thanh toán quốc tế bằng ngoại tệ hay dự phòng nợ khó đòi chưa phát sinh nhiều trong kỳ khảo sát.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kế toán công nợ trong mối liên kết với hoạt động logistics quốc tế, phân tích sâu hơn về các chỉ số tài chính đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu, khoản phải trả và rủi ro tỷ giá trong doanh nghiệp vận tải.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc báo cáo thực tập về mảng kế toán công nợ, kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Người làm kế toán thực tế tại các công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải cần tham khảo quy trình lập bảng kê cước xe, đối chiếu bảng kê với hóa đơn GTGT dịch vụ vận chuyển và phương pháp mở sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng (TK 131) và nhà cung cấp (TK 331) theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung.

2. Hóa đơn GTGT số 0000421 tại doanh nghiệp phản ánh nghiệp vụ kinh tế gì và có giá trị thanh toán bao nhiêu?
Hóa đơn số 0000421 lập ngày 03/02/2019 phản ánh cước dịch vụ vận chuyển hàng hóa tháng 1/2019 cho Công ty TNHH Thương mại EYANG. Giá trị dịch vụ chưa thuế là 93.700.000 đồng, thuế suất GTGT 10% là 9.370.000 đồng, tổng giá trị thanh toán là 103.070.000 đồng (thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng).

3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty gồm những vị trí nào và được tổ chức theo mô hình gì?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, bao gồm 5 vị trí: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán tài sản cố định và nguồn vốn, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, và Thủ quỹ.

4. Khóa luận sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu nào để theo dõi công nợ thanh toán?
Khóa luận tập trung vào hai tài khoản chính là Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) và Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán), kết hợp các tài khoản liên quan như TK 111, TK 112, TK 511, TK 33311, TK 133, TK 635, TK 515 và TK 413.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thu Quyên đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về tổ chức kế toán thanh toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán công nợ tại Công ty TNHH Giao nhận Vận tải Trung Dũng. Thông qua hệ thống chứng từ gốc, bảng kê vận chuyển và sổ sách kế toán năm 2019 - 2020, công trình đã làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán TK 131, TK 331 theo hình thức Nhật ký chung. Các đánh giá và kiến nghị hoàn thiện được tác giả xây dựng có căn cứ thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính và kiểm soát công nợ tại doanh nghiệp thực tập.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản. Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng hình thức trả tiền mặt, séc, thanh toán qua ngân hàng, thư tín dụng, thanh toán bằng hiện vật hay có sự thỏa thuận của các bên. + Có hai phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.

- Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền chuyển khoản, bằng tiền cán bộ tạm ứng, hoặc có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)…. - Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận. Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán.

Hình thức thanh toán cổ xưa nhất đó là hàng đổi hàng, còn hiện nay có rất nhiều hình thức thanh toán gồm: tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… Đây là những cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau. Hai bên phải cùng thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.

-Thanh toán bằng tiền mặt: Là hình thức bán hàng thu tiền ngay, bên mua sẽ xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho người bán khi nhận được 2 vật tư, hàng hóa. Hình thức này thường được áp dụng đối với giao dịch phát sinh với số tiền nhỏ (hiện nay được áp dụng đối với những khoản nhỏ hơn 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản, khoảng cách giữa hai bên hẹp -Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức bao gồm: Thanh toán bằng ủy nhiệm chi, nhờ thu kèm chứng từ, nhờ thu phiếu trơn, thanh toán bằng thư tín dụng – L/C. +Hình thức thanh toán ủy nhiệm chi: Là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng.

+Hình thức nhờ thu kèm chứng từ: Là hình thức thanh toán, trong đó người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm với bộ chứng từ bán hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn. +Hình thức nhờ thu phiếu trơn: là hình thức nhờ thu trong đó người xuất khẩu ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ hàng hóa thì gửi thẳng cho người nhập khẩu, không gửi cho ngân hàng.