CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Vai trò, nguyên tắc quản trị kho hàng của doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm, đặc điểm của kho hàng 1. Khái niệm kho hàng Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩ n bị hàng hóa nhằ m cung ứng nguyên liệu đầu vào cho từng công đoạn sản xuất và hàng hóa thành phẩ m cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.
Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩ m, thành phẩ m trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hoá được lưu kho. Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kho hàng Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp, do đó nó đóng vai trò: Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, là nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩ m và quản lý được số lượng sản phẩ m trên toàn hệ thống. Nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường, các nguồn cung cũng có diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì để đảm bảo chất lượng hàng hóa ổn định với chi phí hợp lý. Do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho có thể giúp doanh nghiệp đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất.
Thứ hai, nhờ có kho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối. Việc giảm chi phí quản lý kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng mang tính kinh tế, nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị hàng hóa, góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho. Thứ ba, kho hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp bằ ng việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. 3 Thứ tư, kho hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩ m hỏng, sản phẩ m thừa, v.v… Chức năng chính của nhà kho là: - Tiếp nhận hàng hóa - Tổn trữ và bảo quản hàng hóa - Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng Nhiệm vụ của kho: - Duy trì sự sẵn có, đảm bảo cung cấp hàng hoá thường xuyên liên tục, ổn định về số lượng ,chất lượng, cơ cấu ,thời gian.
- Điều hoà lưu lượng hàng hoá trong kinh doanh phân phối. - Đưa hàng hoá đến gần nơi tiêu thụ. - Bảo vệ hàng hoá. Khái niệm và vai trò quản trị kho hàng 1.
Khái niệm quản trị kho hàng Quản trị kho hàng bao gồm việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày trong kho như nhập kho, xuất kho, kiểm kê và quản lý vận chuyển nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.Việc quản trị kho hàng hiệu quả được coi là tối quan trọng trong quá trình giao nhận vận tải nội địa và quốc tế và giúp các doanh nghiệp: - Chủ động trong việc sắp xếp, gom hàng, vận chuyển các lô hàng có cùng lộ trình, cùng kích thước, từ đó giảm giá thành trên mỗi sản phẩm. - Giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa. - Đảm bảo chất lượng hàng hóa được lưu trữ, duy trì nguồn cung ổn định, dịch vụ ổn định từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng vị thế cạnh tranh hơn. - Góp phần giúp giao hàng đúng thời gian, địa điểm.
Từ lâu kho hàng đã đóng một vai trò không thể thiếu trong chuỗi dịch vụ cung ứng Logistics và cũng như các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá các hoạt động quản trị và vận chuyển hàng hoá bằng việc chuyên môn hoá hoạt động kho hàng của mình. Vai trò của quản trị kho hàng Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp, vậy vai trò của quản trị kho hàng là: Thứ nhất, kho là nơi giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩ m và quản lý được số lượng sản phẩ m trên toàn hệ thống. Nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường, các nguồn cung cũng có diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì để đảm bảo chất lượng hàng hóa ổn định với chi phí hợp lý. Do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho có thể giúp doanh nghiệp đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh, phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất.
Thứ hai, nhờ có kho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối. Việc giảm chi phí quản lý kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng mang tính kinh tế, nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị hàng hóa, góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho. Thứ ba, kho hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp bằ ng việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm. Thứ tư, kho hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩ m hỏng, sản phẩ m thừa, v.
Mục tiêu và nguyên tắc quản trị kho hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Mục tiêu quản trị kho hàng trong doanh nghiệp thương mại Quản trị kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Dưới đây là những mục tiêu cụ thể mà việc quản trị kho hàng mang lại: Đảm bảo hàng có sẵn Việc duy trì sự cân đối giữa lượng hàng tồn kho thừa và thiếu là rất quan trọng. Nhằm tránh những tác động tiêu cực đến quá trình sản xuất và kinh doanh.
Thiếu hàng tồn kho có thể gây ra gián đoạn chuỗi cung ứng. Làm chậm tiến độ sản xuất và ảnh hưởng đến thời hạn giao hàng. Ngược lại, tồn kho dư thừa sẽ làm tăng chi phí lưu kho. Đồng thời cản trở quá trình sản xuất, phân phối.
Quản trị kho hàng hiệu quả giúp duy trì sự cân bằng này. Đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và hiệu quả. 5 Giảm tổn thất trong kho Quản lý hiệu quả kho hàng giúp chủ doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác số lượng hàng hóa trong kho. Điều này giúp giảm thiểu tổn thất và lỗi sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý.
Ngoài ra, việc quản trị kho cũng giúp doanh nghiệp nhận biết và xử lý các sản phẩm tồn trữ lâu ngày, hỏng hóc hoặc hết hạn sử dụng một cách hiệu quả, tránh lãng phí. Tối ưu chi phí lưu trữ Việc tồn trữ hàng hóa trong kho đòi hỏi chi phí cho thiết bị, điện nước, nhân công và các khoản phí khác. Quản trị kho hàng giúp doanh nghiệp phát hiện và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho một cách linh hoạt. Từ đó giảm thiểu chi phí lưu trữ ở kho hàng.
Tăng hiệu quả kinh doanh Quản trị tồn trữ kho hàng giúp đảm bảo kho hàng luôn có đủ nguồn cung để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa. Điều này cũng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch nhập hàng và quản lý vốn một cách hợp lý. Đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ.
Nguyên tắc vàng của quản trị kho Nguyên tắc quản trị kho Để tối ưu hiệu quả hoạt động quản trị kho, doanh nghiệp chắc chắn cần đưa ra bộ nguyên tắc và thông báo tới toàn thể nhân viên để đảm bảo thực hiện một cách đầy đủ, từ đó đảm bảo cho hoạt động kho hàng luôn đạt được kết quả tốt. Quản trị kho hàng về cơ bản sẽ dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau: Thiết lập và duy trì, Các điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục, đảm bảo tối đa sự hài lòng của khách hàng ,tổ chức quản lý lao động, đảm bảo năng suất theo chỉ tiêu kế hoạch,đổ chức các công tác bảo hộ và an toàn lao động trong kho, giao nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời. Phòng ngừa và giảm thiểu tối đa mất mát, hư hỏng về tài sản, hàng hoá, nhân mạng và môi trường ( quản trị rủi ro). Kiểm kê hàng hóa, đánh giá và giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy ra thiếu hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất: kiểm kho đối chiếu chênh lệch (nếu có), lưu giữ hồ sơ, quản lý các chứng từ liên quan như phiếu giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.
Các chỉ tiêu quản trị kho Tối đa hoá hiệu quả của việc sử dụng nhân lực, vật lực, tài lực của nhà kho 6 Một khu vực dự trữ an toàn, một mức dự trữ an toàn : Quản lý hàng hóa trong kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an toàn: phân loại hàng hóa, lập danh mục hàng hóa, dán nhãn, định vị,… Ai đã làm trong ngành Logistics thì luôn nắm rõ nguyên tắc vàng sau : Nguyên tắc 5S: Sắp xếp (hợp lý) - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng - Sàng lọc. Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩ là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Thứ tự đó cũng chính là quy trình để áp dụng 5S trong doanh nghiệp: Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại Ở đây, tổ chức cần xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng trong quá trình sản xuất, làm việc theo mức độ thường xuyên sử dụng, thỉnh thoảng sử dụng, sắp không cần nữa và hiện tại không còn dùng nữa. Nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”! Bởi các vận dụng thừa ra không dùng đến cũng gây ra lãng phí về mặt tiền bạc để cất giữ.