CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho a. Khái niệm Chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho” ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Tài chính định nghĩa: *Hàng tồn kho: Là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ; * Thành phần của hàng tồn kho.
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. Đặc điểm của hàng tồn kho Từ khái niệm hàng tồn kho đã được đưa ra ở trên, ta có thể thấy đặc điểm của hàng tồn kho chính là những đặc điểm riêng của nguyên vật liệu, Luan van 7 công cụ, dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm dở dang, hàng hóa. Với mỗi loại chúng có những đặc điểm riêng sau: - Thứ nhất: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa. - Thứ hai: Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định để xếp vào tài sản cố định.
- Thứ ba: Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. - Thứ tư: Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đến cuối kỳ kinh doanh vẫn chưa hoàn thành nhập kho, chúng vẫn còn tồn tại trong các phân xưởng sản xuất. - Thứ năm: Hàng hóa (tại các doanh nghiệp thương mại) được phân theo từng ngành hàng, gồm có: Hàng vật tư thiết bị; hàng công nghệ phẩm tiêu dùng; hàng lương thực, thực phẩm chế biến. Kế toán phải ghi chép số lượng, chất lượng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ thích hợp.
Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ. Phân loại hàng tồn kho Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính: a. Nguyên vật liệu Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất. Loại tồn kho này bao gồm: + Nguyên vật liệu chính: là những loại tồn kho hình thành nên thực thể sản phẩm ở doanh nghiệp sản xuất.
+ Vật liệu phụ: là loại tồn kho có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ, dụng Luan van 8 cụ hoạt động bình thường. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua nguyên vật liệu và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng nguyên vật liệu sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp. Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định.
Sản phẩm dở dang Bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó, chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất. Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghệ hiện đại. Bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó. Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngưng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi.
Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều. Thành phẩm Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Ngoại trừ các thiết bị có qui mô lớn, còn lại các sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai. Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của một doanh nghiệp.
Dưới góc Luan van 9 độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho hết. Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như: - Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. - Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
Khái niệm và vai trò quản trị hàng tồn kho a. Khái niệm Quản trị và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ và mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp. Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong hoạt động. Quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp.
Tồn kho nhiều sẽ đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, tuy nhiên tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến các chi phí có liên quan đến Luan van 10 lượng tồn kho tăng cao, đối với một số hàng hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng. Ngược lại nếu tồn kho ít, hiệu quả sử dụng vốn sẽ hiệu quả; tuy nhiên quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ bị ngưng trệ. Quản trị hàng tồn kho là quá trình giám sát dòng chảy liên tục của các đơn vị vào và ra của một hàng tồn kho hiện có. Quá trình này bắt đầu từ việc hoạch định, thực hiện đến việc kiểm tra, kiểm soát để ngăn chặn hàng tồn kho trở nên quá cao, hoặc suy giảm đến mức thiếu hụt ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp, đồng thời kiểm soát các chi phí liên quan với hàng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí tồn kho đến mức thấp nhất mà vẫn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngưng trệ.
Vai trò quản trị hàng tồn kho - Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại hàng tồn kho có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch. - Đảm bảo giữ gìn hàng tồn kho về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm sự hư hỏng, mất mát hàng hóa và tránh gây tổn thất về tài sản doanh nghiệp. - Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh hàng tồn kho, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí.[7,tr 12] Tóm lại, quản trị hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tránh mọi gián đoạn trong mọi quá trình sử dụng hàng tồn kho; giảm đến mức thấp nhất các loại chi phí kho hàng và giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi thực hiện các kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra.
NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP Nội dung của quản trị hàng tồn kho được thể hiện ở sơ đồ sau: Hoạch định Tổ chức thực hiện - Dự báo nhu cầu - Xây dựng hệ thống kho lưu trữ - Hoạch định chi phí tồn kho - Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành - Xác định mức đặt hàng mua hàng - Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận hàng hóa Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho Kiểm soát tồn kho - Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho - Kiểm soát mức dự trữ hàng tồn kho - Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho - Kiểm soát chu trình hàng tồn kho - Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch Hình 1. Nội dung quản trị hàng tồn kho 1. Hoạch định Xuất phát từ kế hoạch mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp nhà quản trị đề ra chiến lược quản trị hàng tồn kho. Tuy nhiên, chiến lược này phải đảm bảo đối với sự biến động của nhiều yếu tố như: giá cả, nguồn cung cấp, nhu cầu tiêu thụ của khách hàng.
Trên cơ sở chiến lược đề ra, doanh nghiệp xác định lượng sản phẩm hàng tồn kho sao cho hợp lý. Thông thường các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến khi sản phẩm được hoàn tất. Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ được tiêu thụ.