CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật chất. Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho bao gồm những hàng hoá mua về chờ bán.
Còn trong doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm chờ bán. Đối với doanh nghiệp thì hàng tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng hóa. Hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thường chiếm 40%-50%).
Trong sản xuất bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng (tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang…) mà bất kỳ thời điểm nào cũng cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, việc kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, đều đặn, có hiệu quả và là lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ. Phân loại hàng tồn kho Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính: a. Nguyên vật liệu Đây là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất.
Loại tồn Luan van 6 kho này bao gồm: + Nguyên vật liệu chính: là những loại tồn kho hình thành nên thực thể sản phẩm ở doanh nghiệp sản xuất. + Vật liệu phụ: là loại tồn kho có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ, dụng cụ hoạt động bình thường. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua nguyên vật liệu và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng nguyên vật liệu sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp.
Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định. Sản phẩm dở dang Bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành có thể đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó, chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất. Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghệ hiện đại. Bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức độ độc lập nào đó.
Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngưng trệ sản xuất hay có thời gian nhàn rỗi. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều. Thành phẩm Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Ngoại trừ các thiết bị có qui mô lớn, Luan van 7 còn lại các sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và tồn trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai.
Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của một doanh nghiệp. Dưới góc độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho hết. Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Ngoài ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như: - Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến.
- Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. Khái niệm và vai trò quản trị hàng tồn kho a. Khái niệm Quản trị và sử dụng hợp lý các loại tài sản lưu động có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ và mục tiêu chung đặt ra cho doanh nghiệp. Việc quản lý tài sản lưu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong hoạt động.
Luan van 8 Quản trị hàng tồn kho có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn trong doanh nghiệp. Tồn kho nhiều sẽ đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quãng trên dây chuyền sản xuất, đảm bảo đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dùng trong bất cứ tình huống nào, tuy nhiên tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến các chi phí có liên quan đến lượng tồn kho tăng cao, đối với một số hàng hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng. Ngược lại nếu tồn kho ít, hiệu quả sử dụng vốn sẽ hiệu quả; tuy nhiên quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ bị ngưng trệ. Quản trị hàng tồn kho là quá trình giám sát dòng chảy liên tục của các đơn vị vào và ra của một hàng tồn kho hiện có.
Quá trình này bắt đầu từ việc hoạch định, thực hiện đến việc kiểm tra, kiểm soát để ngăn chặn hàng tồn kho trở nên quá cao, hoặc suy giảm đến mức thiếu hụt ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp, đồng thời kiểm soát các chi phí liên quan với hàng tồn kho nhằm giảm thiểu chi phí tồn kho đến mức thấp nhất mà vẫn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngưng trệ. Vai trò quản trị hàng tồn kho - Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại hàng tồn kho có tác động mạnh mẽ đến các mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch. - Đảm bảo giữ gìn hàng tồn kho về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm sự hư hỏng, mất mát hàng hóa và tránh gây tổn thất về tài sản doanh nghiệp.
- Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh hàng tồn kho, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Tóm lại, quản trị hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tránh Luan van 9 mọi gián đoạn trong mọi quá trình sử dụng hàng tồn kho; giảm đến mức thấp nhất các loại chi phí kho hàng và giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi thực hiện các kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP Nội dung của quản trị hàng tồn kho được thể hiện ở sơ đồ sau: Hoạch định Tổ chức thực hiện - Dự báo nhu cầu - Xây dựng hệ thống kho lưu trữ - Hoạch định chi phí tồn kho - Lựa chọn nhà cung cấp và tiến hành - Xác định mức đặt hàng mua hàng - Tổ chức vận chuyển, tiếp nhận hàng hóa Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho Kiểm soát tồn kho - Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho - Kiểm soát mức dự trữ hàng tồn kho - Tốc độ luân chuyển hàng tồn kho - Kiểm soát chu trình hàng tồn kho - Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch Hình 1. Nội dung quản trị hàng tồn kho 1.
Hoạch định Xuất phát từ kế hoạch mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp nhà quản trị đề ra chiến lược quản trị hàng tồn kho. Trên cơ sở chiến lược đề ra, doanh nghiệp xác định lượng sản phẩm hàng tồn kho sao cho hợp lý. Thông thường các doanh nghiệp sản xuất phải dự trữ một lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn khác nhau trong toàn bộ quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô cho đến khi sản phẩm được hoàn tất. Trong khi đó, các doanh nghiệp thương mại như nhà phân phối sỉ hoặc lẻ chỉ dự trữ hàng tồn kho dưới một dạng duy nhất là sản phẩm hoàn chỉnh chờ được tiêu thụ.
Việc tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít Luan van 10 hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Dự báo nhu cầu Bước đầu tiên trong hoạch định tồn kho là dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trong kỳ kế hoạch. Các loại nhu cầu về hàng tồn kho bao gồm: + Nhu cầu độc lập: là nhu cầu về một mặt hàng xuất phát từ người sử dụng bên ngoài tổ chức có tồn kho. Trong tồn kho nhu cầu độc lập nhu cầu mà tồn kho dự định cung cấp phát sinh một cách độc lập với việc lưu trữ tồn kho.
Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng. Nhu cầu của các loại hàng này được ước lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng. + Nhu cầu phụ thuộc: là nhu cầu liên quan trực tiếp với sản xuất mặt hàng khác hoặc cho mặt hàng khác. Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho.
Ví dụ: để lắp ráp được một xe đạp chúng ta cần 2 lốp xe, 1 sườn xe, 1 gi-đông,.