Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp” do sinh viên Nguyễn Thị Mai Thư thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Thị Thu Thủy tại Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương Mại (hoàn thành ngày 03 tháng 05 năm 2013).

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển và công nghệ thông tin ngày càng phổ biến tại Việt Nam, các giải pháp tin học hóa trở thành nhu cầu tất yếu giúp doanh nghiệp quản trị nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Hoạt động quản trị doanh nghiệp bao gồm nhiều lĩnh vực phức tạp, trong đó quản lý kho là khâu trọng yếu đòi hỏi nhiều quy trình nghiệp vụ tỉ mỉ. Việc sử dụng phương pháp quản lý kho thủ công truyền thống mang tính chất lạc hậu, gây khó khăn cho việc kiểm soát lượng vật tư hàng hóa ngày càng gia tăng. Tại Công ty TNHH MTV Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp (Viện IMI), công tác quản lý kho đang trong giai đoạn chuyển đổi nhưng phần lớn vẫn thực hiện thủ công kết hợp các công cụ văn phòng rời rạc, dẫn đến nhiều hạn chế trong truy xuất số liệu và hỗ trợ ra quyết định.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể như sau:

  1. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý chung và đi sâu đánh giá hiện trạng công tác quản lý kho vật tư của doanh nghiệp;
  2. Xác định các ưu điểm, nhược điểm trong quy trình quản lý kho vật tư hiện tại ở đơn vị khảo sát;
  3. Đề xuất phương án phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư hàng hóa phù hợp với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp;
  4. Đưa ra các định hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý kho vật tư tại Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp.

Kết quả cần đạt được sau khi thực hiện đề tài là tin học hóa hoạt động quản lý kho vật tư, nâng cao hiệu quả vận hành mà không tốn nhiều công sức, đồng thời hỗ trợ người quản lý cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng và thuận tiện.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý kho vật tư, hệ thống thông tin trong quản lý kho vật tư, và phần mềm ứng dụng phục vụ quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH MTV Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp (số 46 Phố Láng Hạ, Quận Đống Đa, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian nghiên cứu: Từ ngày 04/03/2013 đến ngày 28/04/2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài sử dụng khung lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL/MIS) dựa trên tài liệu tham khảo chính của tác giả Nguyễn Văn Vỵ (Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ). Các nội dung lý thuyết nền tảng bao gồm:

  • Khái niệm cơ bản: Dữ liệu (giá trị thô chưa qua xử lý), Thông tin (ý nghĩa rút ra từ dữ liệu qua phân tích, tổng hợp), Hệ thống và Hệ thống thông tin (gồm 5 thành phần: con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng).
  • Bốn loại hình phát triển của hệ thống thông tin: Hệ xử lý dữ liệu, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS), Hệ chuyên gia.
  • Phân cấp hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Hệ thống ở mức chiến lược (ESS), mức chiến thuật (MIS, DSS), mức kiến thức (KWS, OAS), và mức tác nghiệp (TPS).
  • Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin gồm 4 giai đoạn: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án; Phân tích hệ thống (phân tích chức năng và phân tích dữ liệu); Thiết kế hệ thống (thiết kế tổng thể, giao diện, cơ sở dữ liệu, kiểm soát, phần mềm); Cài đặt hệ thống.
  • Phương thức biến đổi hai mức: Chuyển đổi từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang mô tả logic của hệ thống cũ, sau đó chuyển sang mô tả logic của hệ thống mới, và cuối cùng xây dựng mô tả vật lý cho hệ thống mới.
  • Công cụ mô hình hóa: Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC); Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD/DFD) với kỹ thuật phân rã qua 3 mức (ngữ cảnh, mức đỉnh/mức 1, mức 2); Mô hình liên kết thực thể (ERD); Các quy tắc chuẩn hóa dữ liệu quan hệ (1NF, 2NF, 3NF, BCNF).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:

  • Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Phân chia quy trình quản lý kho thành từng bộ phận nghiệp vụ riêng biệt, kết hợp hệ thống hóa nhằm nhận định toàn diện thực trạng hiện tại và định hướng giải pháp tương lai.
  • Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên quản lý kho của Viện IMI; trực tiếp khảo sát tại kho vật tư để ghi nhận quy trình vận hành và luân chuyển chứng từ.
  • Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Tham khảo các tài liệu chuyên ngành, giáo trình hệ thống thông tin, sách báo và các báo cáo nội bộ liên quan tại đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Chương này làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong xu hướng tin học hóa công tác quản trị doanh nghiệp. Tác giả tiến hành khảo sát và đánh giá 3 công trình nghiên cứu khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp đi trước về quản lý kho:

Tên đề tài Tác giả và Cơ sở đào tạo Công nghệ sử dụng Nhược điểm được tác giả chỉ ra
Xây dựng chương trình quản lý kho hàng trong hệ thông tin kế toán Nguyễn Thị Hường (Đại học Kinh tế Quốc dân) Ngôn ngữ Visual Basic Kém bảo mật thông tin, tốc độ xử lý suy giảm khi khối lượng dữ liệu đầu vào lớn
Xây dựng HTTT quản lý kho cho công ty Cổ phần thương mại và phát triển GoldTech Vương Ngọc Quỳnh (Đại học Kinh tế Quốc dân) Hệ quản trị CSDL Microsoft Access, Visual Basic 6 Chỉ đáp ứng khối lượng dữ liệu vừa đủ; không đáp ứng được khi dữ liệu lưu trữ tăng cao
HTTT quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế Nguyễn Chí Thanh (Đại học Khoa học Tự nhiên) Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro 7.0 Quy mô áp dụng nhỏ, chạy trên môi trường máy đơn, kém bảo mật, không thực thi trên mạng

Từ việc phân tích các hạn chế của các công trình trên, tác giả xác định mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và thiết lập phương pháp tiếp cận cho đề tài tại Viện IMI.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng công tác quản lý kho vật tư hàng hóa ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp

Nội dung phần này hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, tiến trình phân tích thiết kế hệ thống, mô hình dữ liệu logic và vật lý. Tiếp đó, tác giả trình bày tổng quan về đơn vị nghiên cứu:

  • Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp (Tên quốc tế: INDUSTRIAL MACHINERY AND INSTRUMENTS HOLDING COMPANY LIMITED - Viện IMI / IMI HOLDING).
  • Trụ sở chính: Số 46 Phố Láng Hạ, Quận Đống Đa, TP. Hà Nội.
  • Cơ sở pháp lý: Doanh nghiệp Khoa học và Công nghệ hoạt động theo Quyết định số 3456/QĐ-BCT ngày 29/06/2010 của Bộ Công Thương; Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0100100128 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 09/08/2010.
  • Vốn điều lệ: 47.800.000.000 đồng (Bốn mươi bảy tỷ tám trăm triệu đồng).
  • Cơ cấu nhân sự: Tổng số 1.188 cán bộ công nhân viên (gồm 01 Giáo sư, 03 Phó Giáo sư, 01 Tiến sĩ khoa học, 11 Tiến sĩ, 21 Thạc sĩ, gần 600 kỹ sư). Mô hình tổ chức gồm 12 Trung tâm nghiên cứu, chuyển giao công nghệ, đào tạo và 14 Công ty thành viên.

Phân tích thực trạng quản lý kho: Kho vật tư của Viện lưu trữ linh kiện, thiết bị, máy móc, dụng cụ phục vụ các đề tài nghiên cứu khoa học hoặc thực hiện hợp đồng gia công, chế tạo máy cho khách hàng. Bộ máy quản lý gồm Thủ kho (chịu trách nhiệm chung, chỉ đạo nghiệp vụ nhập - xuất - tồn) và các Nhân viên trợ giúp (trực tiếp thực hiện nghiệp vụ). Các quy trình nghiệp vụ và chứng từ thực tế bao gồm:

  • Nghiệp vụ nhập hàng: Dựa trên Biên bản giao nhận vật tư thiết bị kiêm phiếu bảo hành từ nhà cung cấp, nhân viên lập Phiếu nhập kho, ghi nhận vào Danh sách hợp đồng mua hàng và tính toán cập nhật tồn kho.
  • Nghiệp vụ xuất hàng: Kiểm tra tồn kho; nếu đáp ứng đủ thì lập Phiếu xuất kho, đồng thời lập Phiếu giao hàng kiêm phiếu bảo hành gửi khách hàng (nếu xuất bán theo hợp đồng) và lưu Danh sách hợp đồng bán hàng.
  • Nghiệp vụ kiểm soát tồn kho: Sử dụng Thẻ kho để theo dõi biến động số lượng và giá trị từng mặt hàng sau mỗi lần phát sinh nhập, xuất.
  • Công thức tính giá trị kho tại Viện:
    • Giá trị kho = Tổng số lượng tồn kho × Đơn giá
    • Khi nhập: Giá trị kho mới = Giá trị kho cũ + (Số lượng nhập × Đơn giá)
    • Khi xuất: Giá trị kho mới = Giá trị kho cũ - (Số lượng xuất × Đơn giá)

Thực trạng công cụ: Đơn vị đang quản lý thủ công bằng sổ sách giấy tờ, kết hợp Microsoft Word soạn mẫu biểu và Microsoft Excel hỗ trợ tính toán. Tác giả đánh giá ưu và nhược điểm của thực trạng này:

Tiêu chí Ưu điểm của phương pháp hiện hành Nhược điểm của phương pháp hiện hành
Vận hành Luồng số liệu trực quan, nhân viên dễ theo dõi sổ sách truyền thống mà không cần đào tạo phần mềm phức tạp. Tốn nhiều công sức; việc ghi chép sổ sách thủ công dễ sai sót, mất nhiều thời gian kiểm tra và chỉnh sửa.
Phụ thuộc kỹ thuật Không đòi hỏi làm việc hoàn toàn trên máy tính; làm việc được khi mất điện hoặc thiếu thiết bị; không phụ thuộc nhà cung cấp phần mềm. Khó thống kê, tổng hợp dữ liệu phục vụ báo cáo; nguy cơ thất lạc sổ sách; tính bảo mật dữ liệu thấp.
Hiệu quả quản trị Chi phí đầu tư ban đầu cho công nghệ thấp. Tốn chi phí nhân công; tốc độ truy xuất dữ liệu chậm làm ảnh hưởng đến thời gian và độ chính xác khi ra quyết định của ban lãnh đạo.

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp

Tác giả xác định bài toán nghiệp vụ tin học hóa toàn diện quy trình nhập, xuất, kiểm soát tồn kho tự động theo các công thức tính toán sẵn có, bổ sung cơ chế kiểm soát đăng nhập, phân quyền và sao lưu dữ liệu.

Hệ thống được xác định gồm 3 nhóm yêu cầu chức năng chính:

  1. Quản lý hệ thống:
    • Bảo mật: Đổi mật khẩu, Nhật ký hệ thống, Đăng ký và phân quyền sử dụng.
    • Dữ liệu: Sao lưu dữ liệu, Phục hồi dữ liệu.
  2. Quản lý vật tư hàng hóa: Nhập kho, Xuất kho, Tồn kho.
  3. Báo cáo thống kê: Thống kê nhập, xuất, tồn theo tên vật tư hàng hóa; Thống kê nhập, xuất, tồn theo thời gian; Báo cáo nhập, xuất, tồn tổng hợp.

Kết quả mô hình hóa hệ thống:

  • Xây dựng Biểu đồ phân cấp chức năng phản ánh 3 nhánh chức năng chính.
  • Xây dựng Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức ngữ cảnh và mức đỉnh thể hiện các tương tác giữa hệ thống với các tác nhân ngoài (Nhà cung cấp, Khách hàng, Ban lãnh đạo, Bộ phận bán hàng) và các kho dữ liệu.
  • Xây dựng Mô hình liên kết thực thể (ERD) gồm 13 thực thể dữ liệu nghiệp vụ.
  • Tiến hành chuẩn hóa dữ liệu về Dạng chuẩn 3 (3NF). Trong đó, quan hệ VẬT TƯ HÀNG HÓA ban đầu được tách thành hai bảng: VẬT TƯ HÀNG HÓA và CHI TIẾT VTHH nhằm loại bỏ phụ thuộc bắc cầu và dư thừa dữ liệu.
  • Xây dựng Mô hình quan hệ dữ liệu logic và triển khai thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trên hệ quản trị Microsoft SQL Server 2008 cùng các màn hình giao diện người dùng.

Phần 4: Kết luận

Phần này đúc kết toàn bộ kết quả phân tích thiết kế đã thực hiện được trong khóa luận, khẳng định việc hoàn thành các mục tiêu tin học hóa quy trình quản lý kho vật tư cho Viện IMI, đồng thời đưa ra các đề xuất và định hướng phát triển hệ thống trong giai đoạn tiếp theo.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý kho vật tư hàng hóa tại Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp được thiết kế dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 và kiến trúc ứng dụng quản trị tích hợp.

Cơ sở dữ liệu của hệ thống bao gồm 13 bảng dữ liệu quan hệ được chuẩn hóa ở mức 3NF: TÀI KHOẢN, NHẬT KÝ, NHÂN VIÊN, NHÀ CUNG CẤP, KHÁCH HÀNG, VẬT TƯ HÀNG HÓA, CHI TIẾT VTHH, HỢP ĐỒNG MUA, HỢP ĐỒNG BÁN, PHIẾU NHẬP, PHIẾU XUẤT, THẺ KHO, PHIẾU GIAO HÀNG KIÊM PHIẾU BẢO HÀNH. Cấu trúc vật lý của một số bảng tiêu biểu được định nghĩa cụ thể như sau:

Bảng dữ liệu Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Giải thích nghiệp vụ
TÀI KHOẢN Username nvarchar 20 Tài khoản của người dùng (Khóa chính)
Password nvarchar 20 Mật khẩu của người dùng
MaNV nvarchar 5 Mã nhân viên
Quyen nvarchar 20 Quyền sử dụng của người dùng
NHẬT KÝ MaNK nvarchar 5 Mã nhật ký (Khóa chính)
Username nvarchar 20 Tài khoản của người dùng
ThoiDiemDangNhap datetime 8 Thời điểm đăng nhập hệ thống
ThoiDiemDangXuat datetime 8 Thời điểm đăng xuất hệ thống
NHÂN VIÊN MaNV nvarchar 5 Mã nhân viên (Khóa chính)
TenNV nvarchar 50 Tên nhân viên
NgaySinh datetime 8 Ngày sinh của nhân viên
GioiTinh nvarchar 5 Giới tính
DiaChi nvarchar 50 Địa chỉ của nhân viên
SoDT number 20 Số điện thoại liên hệ
NHÀ CUNG CẤP MaNCC nvarchar 5 Mã nhà cung cấp (Khóa chính)
TenNCC nvarchar 50 Tên nhà cung cấp
DiaChi nvarchar 50 Địa chỉ của nhà cung cấp
SoDT number 20 Số điện thoại liên hệ
SoTK number 20 Số tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp

Hệ thống giao diện được thiết kế trực quan, đáp ứng các tiêu chuẩn thao tác nhanh, hỗ trợ phím tắt và có thông báo lỗi rõ ràng. Các màn hình giao diện chính bao gồm:

  • Giao diện kết nối với SQL Server: Thiết lập chuỗi kết nối và chứng thực truy cập cơ sở dữ liệu.
  • Giao diện đăng nhập hệ thống: Kiểm tra tính hợp lệ của tài khoản và mật khẩu từ bảng TÀI KHOẢN, tự động ghi nhận thời điểm truy cập vào bảng NHẬT KÝ.
  • Giao diện chương trình chính: Hiển thị thanh menu phân cấp chức năng theo quyền hạn người dùng (Quản lý hệ thống, Quản lý vật tư hàng hóa, Báo cáo - Thống kê).
  • Giao diện thay đổi mật khẩu: Cho phép người dùng chủ động bảo mật tài khoản cá nhân.
  • Giao diện đăng ký và phân quyền sử dụng: Dành riêng cho tài khoản quản lý cao nhất để khởi tạo tài khoản mới, gán quyền truy cập và kiểm soát phân quyền chức năng.

Hệ thống tích hợp chức năng an toàn dữ liệu thông qua module Sao lưu (Backup) và Phục hồi (Restore) cơ sở dữ liệu, có cơ chế cảnh báo xác nhận trước khi thực hiện để ngăn ngừa rủi ro mất mát dữ liệu.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được các kết quả cụ thể theo đúng các mục tiêu đã đề ra:

  • Khảo sát và chuẩn hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và kiểm soát hàng tồn của Viện IMI, chuyển hóa các biểu mẫu thực tế (Biên bản giao nhận kiêm bảo hành, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Thẻ kho, Hợp đồng mua/bán) thành mô hình quản lý dữ liệu trên máy tính.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích hệ thống gồm Biểu đồ phân cấp chức năng, Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD mức ngữ cảnh, mức đỉnh) và Mô hình liên kết thực thể (ERD).
  • Chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ đạt chuẩn 3NF, thiết kế chi tiết 13 bảng cơ sở dữ liệu vật lý trên hệ quản trị Microsoft SQL Server 2008, giải quyết tình trạng trùng lặp và dư thừa dữ liệu.
  • Thiết kế hệ thống giao diện chức năng và quy chế phân quyền, kiểm soát truy cập thông qua tài khoản và nhật ký sử dụng.

Đóng góp của đề tài so với các nghiên cứu trước đây được tác giả chỉ rõ: Khắc phục triệt để các nhược điểm của các phần mềm quản lý kho đơn lẻ viết trên Visual Basic, Microsoft Access hay Visual Foxpro 7.0 (vốn chỉ áp dụng cho máy đơn, khả năng bảo mật yếu và dung lượng lưu trữ giới hạn). Bằng việc sử dụng SQL Server 2008, hệ thống thiết kế có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, độ an toàn và bảo mật cao, đồng thời hỗ trợ vận hành đa người dùng trong môi trường mạng doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

  • Đề tài tập trung chủ yếu vào giai đoạn khảo sát hiện trạng, phân tích nghiệp vụ và thiết kế hệ thống (mức logic và vật lý), chưa triển khai lập trình toàn diện toàn bộ các module chức năng mã nguồn.
  • Thời gian khảo sát thực tế tại Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp có giới hạn (từ ngày 04/03/2013 đến ngày 28/04/2013), phạm vi áp dụng thử nghiệm chủ yếu nằm trong phạm vi kho vật tư của khối văn phòng/trung tâm chính tại số 46 Láng Hạ.

Hướng phát triển tiếp theo được tác giả đề xuất:

  • Tiến hành lập trình hoàn chỉnh phần mềm ứng dụng dựa trên các bản thiết kế CSDL và giao diện đã xây dựng.
  • Cài đặt thử nghiệm, kiểm thử hệ thống với dữ liệu thực tế phát sinh tại kho của Viện IMI.
  • Mở rộng phân quyền và kết nối hệ thống thông tin quản lý kho với các phân hệ khác của Viện như phân hệ quản lý bán hàng, kế toán tài chính và quản lý sản xuất nhằm tạo lập hệ thống thông tin quản lý thống nhất cho toàn bộ 14 công ty thành viên và 12 trung tâm trực thuộc.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý và Công nghệ thông tin: Tham khảo phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống theo tiến trình chuẩn từ BPC, DFD (các mức) đến mô hình thực thể liên kết ERD và quy trình chuẩn hóa dữ liệu 3NF.
  • Sinh viên và người nghiên cứu về quản lý chuỗi cung ứng, quản trị vật tư: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất - tồn gắn liền với hợp đồng mua bán và quy định bảo hành thiết bị cơ khí công nghiệp.
  • Cán bộ nghiệp vụ kho và chuyên viên công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kỹ thuật, viện nghiên cứu: Tham khảo cấu trúc cơ sở dữ liệu 13 bảng trên SQL Server 2008 và bộ công thức tự động hóa tính giá trị kho tồn để áp dụng vào các dự án tin học hóa nội bộ tương tự.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ quan khảo sát thực tế của đề tài là đơn vị nào và có đặc thù quản lý vật tư ra sao?
Đơn vị khảo sát là Công ty TNHH MTV Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp (Viện IMI / IMI HOLDING), địa chỉ tại 46 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. Viện là Doanh nghiệp Khoa học và Công nghệ trực thuộc Bộ Công Thương, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con gồm 12 Trung tâm và 14 Công ty thành viên, với 1.188 cán bộ nhân viên. Hàng hóa quản lý trong kho là linh kiện, thiết bị, máy móc, dụng cụ công nghiệp dùng cho các đề tài nghiên cứu hoặc phục vụ các hợp đồng gia công, lắp ráp máy cho khách hàng.

2. Tác giả chỉ ra nhược điểm của các công trình nghiên cứu đi trước như thế nào?
Tác giả phân tích 3 đề tài trước: Đề tài của Nguyễn Thị Hường (dùng Visual Basic) kém bảo mật và giảm tốc độ khi dữ liệu lớn; đề tài của Vương Ngọc Quỳnh (dùng Microsoft Access) chỉ đáp ứng dữ liệu vừa đủ, không mở rộng được; đề tài của Nguyễn Chí Thanh (dùng Visual Foxpro 7.0) chỉ dùng cho máy đơn quy mô nhỏ, không thực thi được qua môi trường mạng.

3. Công thức tính toán giá trị tồn kho tại Viện IMI được quy định ra sao?
Hệ thống xác định giá trị kho theo đơn giá và số lượng:

  • Giá trị kho = Tổng số lượng tồn kho × Đơn giá.
  • Sau mỗi lần nhập: Giá trị kho mới = Giá trị kho cũ + (Số lượng nhập × Đơn giá).
  • Sau mỗi lần xuất: Giá trị kho mới = Giá trị kho cũ - (Số lượng xuất × Đơn giá).

4. Vì sao thực thể VẬT TƯ HÀNG HÓA ban đầu phải tách thành hai bảng trong mô hình dữ liệu quan hệ?
Để đưa cơ sở dữ liệu về dạng chuẩn 3 (3NF) nhằm loại bỏ sự phụ thuộc bắc cầu và hạn chế dư thừa dữ liệu, quan hệ VẬT TƯ HÀNG HÓA ban đầu được tách thành hai bảng riêng biệt: VẬT TƯ HÀNG HÓA (lưu trữ mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá, thời gian bảo hành, tên nhà cung cấp) và CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA (lưu mã hàng, mã nhà cung cấp, tên hàng, tên nhà cung cấp).

5. Hệ thống phần mềm mới được phân chia thành những phân hệ chức năng nào?
Hệ thống gồm 3 phân hệ chức năng chính:

  • Quản lý hệ thống: Gồm các tính năng bảo mật (Đổi mật khẩu, Nhật ký hệ thống, Đăng ký và phân quyền sử dụng) và tính năng dữ liệu (Sao lưu, Phục hồi dữ liệu).
  • Quản lý vật tư hàng hóa: Thực hiện các nghiệp vụ Nhập kho, Xuất kho và theo dõi Tồn kho.
  • Báo cáo - Thống kê: Lập thống kê nhập - xuất - tồn theo tên vật tư hàng hóa, theo thời gian và báo cáo tổng hợp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Mai Thư đã phản ánh đúng thực trạng quản lý kho vật tư mang tính thủ công tại Viện Máy và Dụng cụ Công nghiệp trong giai đoạn tháng 3 đến tháng 4 năm 2013. Tác giả đã vận dụng bài bản phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựng hệ thống biểu đồ chức năng, luồng dữ liệu DFD và mô hình thực thể liên kết ERD đạt chuẩn 3NF. Việc thiết kế cơ sở dữ liệu trên hệ quản trị Microsoft SQL Server 2008 cùng các module giao diện phân quyền đã giải quyết cơ bản các nhược điểm về bảo mật và lưu trữ của các giải pháp trước đây. Kết quả nghiên cứu là tài liệu khoa học hữu ích, cung cấp cơ sở kỹ thuật hoàn chỉnh cho việc lập trình và triển khai ứng dụng quản lý kho vật tư trong thực tiễn doanh nghiệp.