CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO 1.KHÁI QUÁT VỀ KHO HÀNG 1. Khái niệm về kho hàng Kho lưu trữ (warehouse) đóng vai trò quan trọng trong hệ thống chuỗi cung ứng và logistics, chịu trách nhiệm lưu giữ và bảo quản nguyên liệu và sản phẩm trong quá trình di chuyển từ nguồn cung cấp đến điểm đích cuối cùng. Ngoài ra, kho cũng cung cấp thông tin chi tiết về trạng thái, điều kiện bảo quản và vị trí của các mặt hàng trong kho. Nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống chuỗi cung ứng và logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hoá được lưu kho (Đinh Văn Sơn & Vũ Xuân Dũng, 2017).
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kho lưu trữ thường được coi như một tài sản chiến lược, ảnh hưởng đến quy trình bán hàng và sản xuất. Việc tổ chức và quản lý kho một cách hiệu quả, cùng với quy trình nhập xuất hợp lý, giúp giảm thiểu chi phí vận hành kho. Ngoài ra, không phải tất cả các doanh nghiệp đều cần sở hữu kho riêng; họ có thể tận dụng dịch vụ lưu trữ của các bên thứ ba để tối ưu hóa chi phí (Đinh Văn Sơn & Vũ Xuân Dũng, 2017).2 Vai trò của kho Hoạt động của kho chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tổ chức và bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp. Vai trò của kho được mô tả như sau: Kho đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, cho phép doanh nghiệp lưu trữ và quản lý số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống.
Với sự biến đổi không đồng đều của nhu cầu tiêu dùng và sự phức tạp trong nguồn cung, việc duy trì quá trình sản xuất ổn định với chi phí hợp lý trở nên quan trọng. Lượng hàng tồn kho phù hợp có thể giúp doanh nghiệp ứng phó với biến động không mong muốn, giảm thiểu rủi ro và điều chỉnh sản xuất. Kho cho phép gom hàng cũng như phân loại và sắp xếp hàng hóa sao cho thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản và vận chuyển. Điều này giúp quá trình tìm kiếm và 4 Đề Án: Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Quản Lý Kho Tại Công Ty TNHH MTV Hùng Lê Phát xuất kho trở nên dễ dàng hơn (Jermsittiparsert & đtg, 2019; Richards, 2017).
Kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong sản xuất, vận chuyển và phân phối. Quản lý kho hiệu quả giúp tạo ra các lô hàng kinh tế hơn, từ đó giảm chi phí trung bình cho mỗi đơn vị hàng hóa và tối ưu hóa sử dụng không gian và tài nguyên trong kho. Kho hỗ trợ doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách đảm bảo sẵn sàng về số lượng và chất lượng hàng hóa, đồng thời đảm bảo giao hàng đúng thời điểm và địa điểm yêu cầu. Kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình logistics ngược (reverse logistics) bằng cách thu hồi, xử lý và tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng hoặc thừa, và các tài nguyên khác, giúp tối ưu hóa quá trình vận hành và giảm thiểu lãng phí (Dowlatshahi, 2012).3 Chức năng của kho Trong bối cảnh các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh và phân phối ngày càng phát triển, việc quản lý kho hàng trở nên phức tạp hơn.
Số lượng và đa dạng của hàng hóa trong kho tăng cần yêu cầu một không gian kho rộng lớn cùng với nguồn nhân lực có kỹ năng và trình độ chuyên môn cao. Dưới đây là các chức năng chính của kho: Tiếp nhận hàng hóa: Kho lưu trữ giúp tổng hợp và tập kết hàng hóa từ nhiều nguồn nhập khác nhau thành các lô hàng lớn hơn. Quá trình này giúp tối ưu hóa việc vận chuyển hàng hóa đến các điểm đích như nhà máy hoặc thị trường thông qua các phương tiện như xe container, tàu biển và các phương tiện khác. Phối hợp giữa hàng hóa trong kho và đơn hàng: Để xử lý nhanh chóng và chính xác các đơn hàng từ khách hàng, kho lưu trữ cần phối hợp hiệu quả trong việc tách, ghép và kết hợp các loại hàng hóa khác nhau, nhằm tạo ra những đơn hàng hoàn chỉnh, sẵn sàng cho việc giao hàng.
Bảo quản và lưu trữ hàng hóa: Kho lưu trữ đảm bảo việc bảo quản hàng hóa an toàn và chất lượng trong suốt quá trình lưu trữ. Việc sắp xếp và tối ưu hóa không gian 5 Đề Án: Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Quản Lý Kho Tại Công Ty TNHH MTV Hùng Lê Phát lưu trữ giúp tận dụng diện tích và dung tích kho hiệu quả. Đồng thời, kho cũng cần đảm bảo an ninh và phòng tránh các rủi ro như cháy nổ, ẩm mốc, biến dạng và mất cắp (Đoàn Thị Hồng Vân, 2021). ĐẶC ĐIỂM KHO VÀ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG HÓA Quy trình Hàng tồn kho bao gồm chu kỳ vận động của các bước công việc: Kiểm nhận hàng Quản lý và bảo quản Mua hàng và nhập kho hàng trong kho Kiểm tra chất lượng Tổ chức quản lý bảo quản Ghi nhận các Xuất kho để tiêu Nhập kho thành nghiệp vụ HTK thụ sản phẩm phẩm Hình 1.
1: Diễn biến trình tự từng công việc trong quy trình quản lý kho Như vậy, ta có thể chia quy trình Hàng tồn kho thành 3 giai đoạn chính như sau: - Nhập kho: bao gồm mua hàng – nhập kho và nhập kho thành phẩm sản, lưu trữ dữ liệu hàng hóa. - Xuất kho: bao gồm xuất PXK, vật tư cho sản xuất và xuất kho tiêu thụ sản phẩm. - Quản lý Hàng tồn kho. Quy trình mua và nhập kho vật tư hàng hóa; nhập kho thành phẩm ➢ Quy trình mua hàng, nhập kho - Khởi đầu nghiệp vụ mua hàng là lập kế hoạch mua hàng hay là từ đơn đề nghị 6 Đề Án: Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Quản Lý Kho Tại Công Ty TNHH MTV Hùng Lê Phát mua hàng của bộ phận có nhu cầu về vật tư, hàng hoá.
- Dựa trên kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được giám đốc doanh nghiệp phê duyệt, bộ phận chức năng (bộ phận mua hàng) của doanh nghiệp phải thực hiện tiếp nhận đơn đề nghị mua hàng và xây dựng, triển khai kế hoạch mua hàng. Công việc đầu tiên của bộ phận chức năng là phải xử lý được đơn đề nghị mua hàng. - Sau đơn đặt hàng, bộ phận nghiệp vụ (bộ phận mua hàng hoá) của doanh nghiệp tiến hành công việc mua hàng. Thông qua quá trình khảo sát khách hàng phải chọn ra được người có lợi nhất đối với doanh nghiệp về mọi phương diện, đặc biệt là giá cả, về mẫu mã, chủng loại, thời gian và địa điểm giao nhận hàng.
Sau khi đã khảo sát thị trường tìm được người bán, hai bên lập dự thảo văn bản và tiến đến thoả thuận phải được giám đốc doanh nghiệp kí chấp thuận. - Khi hàng được vận chuyển đến nơi địa chỉ giao nhận hàng đã được thông báo sẵn, bộ phận giao nhận hàng hoặc bộ phận kho sẽ dựa theo Đơn đặt hàng và Hợp đồng mua bán (nếu có) để đối chiếu về quy cách, khối lượng và chủng loại hàng hoá nhận. Sau đó, nhân viên sẽ thực hiện kiểm số lượng hàng mua vào và PNK được lập trên cơ sở số lượng hàng đã mua. ➢ Kiểm tra chất lượng: Sau khi Kiểm nhận hàng và nhập kho sản phẩm sẽ được kiểm tra chất lượng và thực hiện các thủ tục nhập kho tương tự như Hàng tồn kho mua ngoài.
Tiếp nhận hàng hóa: Nhận hàng từ các nhà cung cấp, kiểm tra số lượng và chất lượng theo đúng đơn đặt hàng. Đảm bảo hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng được yêu cầu trước khi lưu kho. Quy trình nhập kho thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ➢ Xếp và lưu trữ hàng hóa vào kho theo các tiêu chuẩn sắp xếp nhất định để dễ dàng quản lý và tìm kiếm. Quá trình bảo quản kho được khởi đầu theo đề nghị của đơn vị cung cấp, điều này sẽ được trình bày trên từng phiếu đề nghị bảo quản Hàng hoá tồn kho.
Sau khi được phê duyệt thì từng phòng ban có liên quan sẽ được duyệt PXK và tiến hành làm thủ tục bảo quản. Tại kho, nhân viên xem xét sự hợp lệ, hợp lý của từng phiếu bảo quản sản phẩm. Nếu cảm thấy trong kho không đủ hoặc không có loại sản phẩm đó 7 Đề Án: Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Quản Lý Kho Tại Công Ty TNHH MTV Hùng Lê Phát thì phải tiến hành làm thủ tục mua sản phẩm và vào kho, sau đấy mới tiến hành thủ tục bảo quản kho. Trường hợp trong kho có đầy đủ loại sản phẩm trên thì sẽ tiến hành làm thủ tục bảo quản kho.
Căn cứ theo PXK, thủ quỹ tiến hành bảo quản hoá đơn và viết phiếu bảo quản vào sổ quỹ kho. ➢ Xuất kho tiêu thụ thành phẩm Dựa theo đơn đặt hàng và hợp đồng ngoại thương đã được ban giám đốc chấp thuận, bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng. Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê duyệt, bộ phận kho lập PXK cùng các giấy tờ liên quan nhằm đưa hàng ra ngoài kho; còn bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để xuất đi, trong thực tiễn tuỳ theo mỗi trường hợp, chứng từ gửi hàng có thể là phiếu gửi hàng hoặc PXK. Khi bàn giao hàng cho người mua cần tiến hành đầy đủ thủ tục bàn giao.
Thủ kho và người nhận hàng phải ký tên trên tất cả các chứng từ của PXK nhằm làm bằng chứng là hàng đã ra khỏi kho, người nhận đã nhận được hàng trên thực địa. Khi nhận được đầy đủ chứng từ do những bộ phận khác gửi về, bao gồm đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê duyệt và chứng từ gửi hàng hoá, chứng từ vận tải, PXK, bộ phận lập hoá đơn sẽ thực hiện lập hoá đơn. Nội dung của hoá đơn cần đảm bảo tất cả các thông tin theo yêu cầu (tên hàng hoá, chủng loại, quy cách, khối lượng, giá bán,. Quản lý kho vật tư hàng hóa Quá trình bảo quản bắt đầu từ khi hàng vào kho và đến lúc hàng vào kho.
Sau khi hàng được vào kho, hàng hoá sẽ được quản lý và bảo quản tại kho. Trong quá trình này Hàng tồn kho sẽ được quản lý theo các quy trình tương ứng với đặc điểm của mỗi loại hình Hàng tồn kho và mỗi doanh nghiệp.