Tổng quan nghiên cứu

Quản lý kho hàng đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng và logistics, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo báo cáo tài chính của Công ty TNHH MTV Hùng Lê Phát giai đoạn 2021-2023, giá trị hàng tồn kho tăng từ 4,16 tỷ đồng năm 2021 lên 6,20 tỷ đồng năm 2023, cho thấy nhu cầu quản lý kho ngày càng cấp thiết. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và biến động thị trường, việc hoàn thiện quy trình quản lý kho nhằm giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng hàng hóa và đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng là mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu này.

Đề tài tập trung phân tích thực trạng quy trình quản lý kho tại Công ty TNHH MTV Hùng Lê Phát trong giai đoạn 2021-2023, đánh giá các bước nhập kho, lưu trữ, kiểm kê và xuất kho, đồng thời xác định những tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý. Mục tiêu cụ thể là đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý kho nhằm tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường phân phối thực phẩm.

Phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn bộ quy trình quản lý kho tại Công ty TNHH MTV Hùng Lê Phát, với dữ liệu thu thập từ các phòng ban chức năng như Kế toán, Kế hoạch, Mua hàng, QA và Kỹ thuật. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc góp phần hệ thống hóa lý thuyết quản lý kho, đồng thời cung cấp các giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho, giảm thiểu rủi ro và tăng trưởng bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai mô hình quản lý kho chủ đạo: mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ (Economic Order Quantity) và mô hình đặt hàng theo sản xuất POQ (Production Order Quantity). Mô hình EOQ giúp xác định số lượng đặt hàng tối ưu nhằm cân bằng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, với công thức:

$$ Q^* = \sqrt{\frac{2SF}{C}} $$

trong đó $Q^*$ là số lượng đặt hàng tối ưu, $S$ là tổng lượng hàng cần cung ứng, $F$ là chi phí cho mỗi lần đặt hàng, và $C$ là chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho.

Mô hình POQ được áp dụng trong trường hợp sản phẩm được giao hàng nhiều lần, phù hợp với doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, với công thức:

$$ POQ = \sqrt{\frac{2DS}{H} \times \left(1 + \frac{D}{P}\right)} $$

trong đó $D$ là nhu cầu hàng năm, $S$ là chi phí đặt hàng, $H$ là chi phí lưu kho trên một đơn vị, và $P$ là công suất sản xuất.

Ngoài ra, nghiên cứu sử dụng các khái niệm chính về quản lý kho như: tiếp nhận hàng hóa, bảo quản và lưu trữ, kiểm kê định kỳ, xuất kho tiêu thụ, và kiểm soát hoạt động kho. Nguyên lý FAST (Flow, Accessibility, Space, Throughput) được áp dụng trong thiết kế kho nhằm tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa, khả năng tiếp cận, không gian lưu trữ và lưu lượng xử lý.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập từ các phòng ban chức năng của Công ty TNHH MTV Hùng Lê Phát, bao gồm số liệu tài chính, báo cáo tồn kho, quy trình vận hành kho, và các biểu mẫu kiểm kê. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ dữ liệu kho hàng trong giai đoạn 2021-2023, đảm bảo tính đại diện và toàn diện.

Phương pháp phân tích bao gồm phân tích định lượng số liệu tài chính và tồn kho, đối sánh thực trạng với cơ sở lý thuyết quản lý kho để nhận diện điểm mạnh và tồn tại. Phân tích SWOT được sử dụng để đánh giá các yếu tố ảnh hưởng bên trong và bên ngoài đến quản lý kho. Quá trình nghiên cứu được thực hiện theo timeline từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2024, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích, đề xuất giải pháp và hoàn thiện báo cáo.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tăng trưởng hàng tồn kho và tài sản cố định: Giá trị hàng tồn kho tăng từ 4,16 tỷ đồng năm 2021 lên 6,20 tỷ đồng năm 2023, tài sản cố định tăng từ 94,60 triệu đồng lên 1,88 tỷ đồng cùng kỳ, phản ánh sự mở rộng quy mô kho và đầu tư cơ sở vật chất.

  2. Gia tăng nợ vay tài chính: Nợ vay tăng từ 0 lên 5,01 tỷ đồng năm 2023, cho thấy công ty đang sử dụng vốn vay để đầu tư mở rộng, đồng thời tiềm ẩn rủi ro tài chính nếu không quản lý hiệu quả.

  3. Quy trình quản lý kho còn tồn tại hạn chế: Qua khảo sát thực tế, quy trình nhập kho, kiểm kê và xuất kho tại công ty còn xảy ra sai sót do thiếu đồng bộ trong kiểm soát chứng từ và phân công trách nhiệm chưa rõ ràng, dẫn đến rủi ro thất thoát và sai lệch số liệu.

  4. Ứng dụng công nghệ quản lý kho chưa đồng bộ: Mặc dù công ty đã áp dụng phần mềm quản lý kho, nhưng việc cập nhật dữ liệu và đào tạo nhân viên chưa đầy đủ, ảnh hưởng đến hiệu quả theo dõi tồn kho và dự báo nhu cầu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại là do quy trình kiểm soát nội bộ chưa chặt chẽ, phân chia trách nhiệm chưa rõ ràng giữa các bộ phận mua hàng, kho và kế toán. So với các nghiên cứu trong ngành, việc thiếu đồng bộ trong quản lý chứng từ và kiểm kê là nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai sót tồn kho. Việc tăng nợ vay tài chính phản ánh chiến lược mở rộng nhưng cũng đặt ra thách thức về quản lý rủi ro tài chính.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng tài sản cố định và hàng tồn kho qua các năm, bảng so sánh các chỉ số tài chính và biểu đồ quy trình quản lý kho hiện tại với các điểm tồn tại được đánh dấu. Việc áp dụng nguyên lý FAST trong thiết kế kho được đề xuất nhằm cải thiện dòng chảy và lưu lượng hàng hóa, giảm thiểu thời gian xử lý và chi phí vận hành.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hiện đại hóa thiết bị và cơ sở vật chất kho: Đầu tư nâng cấp hệ thống kho lạnh, kệ lưu trữ thông minh và thiết bị tự động hóa nhằm tăng năng suất lao động và bảo quản hàng hóa tốt hơn. Thời gian thực hiện dự kiến trong 12 tháng, do Ban Giám đốc và Phòng Kỹ thuật chủ trì.

  2. Tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho: Xây dựng và chuẩn hóa quy trình nhập xuất, kiểm kê với phân công trách nhiệm rõ ràng, áp dụng kiểm soát chéo giữa các bộ phận để giảm thiểu sai sót. Mục tiêu giảm tỷ lệ sai sót tồn kho xuống dưới 2% trong 6 tháng, do Phòng Kho và Phòng Kế toán phối hợp thực hiện.

  3. Hoàn thiện quy trình dự báo cầu: Áp dụng phần mềm dự báo nhu cầu tích hợp dữ liệu bán hàng và tồn kho, nâng cao độ chính xác dự báo trên 90%. Thời gian triển khai 6 tháng, do Phòng Kinh doanh và Phòng Kế hoạch đảm nhiệm.

  4. Triển khai phần mềm quản lý kho Zoho Inventory: Lựa chọn và áp dụng phần mềm Zoho Inventory để quản lý nhập xuất, tồn kho và báo cáo tự động, giúp giảm thời gian xử lý và tăng tính chính xác. Dự kiến triển khai trong 3 tháng, do Phòng IT và Phòng Kho phối hợp thực hiện.

  5. Đào tạo nâng cao năng lực nhân viên kho: Tổ chức các khóa đào tạo về quy trình quản lý kho, sử dụng phần mềm và kỹ năng kiểm kê nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Mục tiêu 100% nhân viên kho được đào tạo trong 6 tháng, do Phòng Nhân sự và Phòng Kho phối hợp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý kho, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp với mục tiêu phát triển.

  2. Nhân viên quản lý kho và logistics: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quy trình quản lý kho, mô hình EOQ, POQ và các công nghệ quản lý hiện đại để áp dụng thực tiễn.

  3. Chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo để xây dựng các giải pháp tối ưu hóa quản lý kho cho khách hàng trong ngành phân phối và sản xuất.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Quản trị kinh doanh, Logistics: Hỗ trợ nghiên cứu, học tập và phát triển đề tài liên quan đến quản lý kho và chuỗi cung ứng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quy trình quản lý kho gồm những bước chính nào?
    Quy trình bao gồm nhập kho (mua hàng, kiểm nhận, nhập kho), lưu trữ và bảo quản, kiểm kê định kỳ, xuất kho (xuất vật tư sản xuất, xuất tiêu thụ) và kiểm soát hoạt động kho nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

  2. Mô hình EOQ giúp gì cho doanh nghiệp?
    EOQ giúp xác định số lượng đặt hàng tối ưu nhằm cân bằng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, từ đó giảm tổng chi phí tồn kho và tăng hiệu quả kinh doanh.

  3. Tại sao cần áp dụng phần mềm quản lý kho?
    Phần mềm giúp tự động hóa quy trình nhập xuất, theo dõi tồn kho chính xác, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý, đồng thời hỗ trợ dự báo nhu cầu và báo cáo kịp thời.

  4. Nguyên lý FAST trong thiết kế kho là gì?
    FAST gồm bốn yếu tố: Flow (dòng chảy), Accessibility (khả năng tiếp cận), Space (không gian), Throughput (lưu lượng), giúp tối ưu hóa vận hành kho, giảm thời gian di chuyển và tăng hiệu quả xử lý hàng hóa.

  5. Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng tồn kho?
    Bằng cách phân chia trách nhiệm rõ ràng, kiểm soát chéo chứng từ, áp dụng kiểm kê định kỳ và đột xuất, sử dụng công nghệ quản lý hiện đại và đào tạo nhân viên bài bản.

Kết luận

  • Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp Công ty TNHH MTV Hùng Lê Phát nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.
  • Mô hình EOQ và POQ cung cấp cơ sở lý thuyết vững chắc để tối ưu hóa tồn kho và chi phí.
  • Thực trạng quản lý kho hiện tại còn tồn tại hạn chế về quy trình và công nghệ, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
  • Đề xuất các giải pháp hiện đại hóa thiết bị, tối ưu quy trình, áp dụng phần mềm Zoho Inventory và đào tạo nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai giải pháp trong 6-12 tháng, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh liên tục để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.

Hành động ngay hôm nay để hoàn thiện quy trình quản lý kho, nâng cao hiệu quả kinh doanh và giữ vững vị thế trên thị trường!