CHƯƠNG 1 : MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. Các khái niệm cơ bản có liên quan đến công tác kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Khái niệm bán hàng. Theo quan niệm cổ điển: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thỏa thuận” Theo Bài giảng “Quản trị bán hàng” của Bộ môn quản trị tác nghiệp kinh doanh, trường Đại học Thương Mại đã đưa ra: “Bán hàng là một chức năng, công việc bán hàng được tổ chức như một quá trình từ việc thiết lập mục tiêu đến việc thực hiện các biện pháp để đạt được mục tiêu bán hàng”.
Khái niệm quản trị bán hàng. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh thì bán hàng là hoạt động quyết định đến việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch , mục đích kinh doanh muốn hướng đến và đặt ra nhằm từ đó để mang về lợi nhuận, thương hiệu cho Công ty. Bởi bán hàng chính là khâu trung gian kết nối giữa người bán và khách hàng nếu doanh nghiệp có tổ chức tốt công tác bán hàng sẽ đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm và có thể thu hổi vốn nhanh, có thể bù đắp các khoản chi phí bỏ ra. Theo Bài giảng “Quản trị bán hàng” của bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, Trường Đại Học Thương Mại thì: “Quản trị bán hàng là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng, kiểm soát bán hàng ( hoạt động tiêu thụ sản phẩm), nhằm thực hiện mục tiêu xác định của doanh nghiệp”.
Hay nói cách khác, Quản trị bán hàng là những hoạt động, những nỗ lực của các nhà quản trị doanh nghiệp nói chung và các nhà quản trị bán hàng nói riêng nhằm đạt được mục tiêu bán hàng thông qua lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động đó một quá trình từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát hoạt động bán hàng nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra của mình. Khái niệm kiểm soát. Theo Bài giảng “Quản trị bán hàng” của bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại thì: “ Kiểm soát là một quá trình bao gồm xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát, đo lường và so sánh các chỉ tiêu, xác định các nguyên nhân và đưa ra các điều chỉnh nhằm đưa kết quả của của các hoạt động đạt tới các mục tiêu đề ra” Bởi mục đích của kiểm soát là giúp doanh nghiệp thấy được thực trạng của hoạt động bán hàng cũng như kết quả của việc thực hiện các kế hoạch bán hàng đã đề ra.
Để từ đó, doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện để có những biện pháp hay phương án giải quyết, điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo cho các kết quả phù hợp với các mục tiêu của hoạt động bán hàng. Khái niệm về kiểm soát bán hàng. 10 Theo bài giảng “Quản trị bán hàng” của bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại thì: Kiểm soát hoạt động bán hàng là một quá trình bao gồm xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng, đo lường và so sánh các chỉ tiêu của hoạt đông bán hàng, xác định nguyên nhân và đưa ra các điều chỉnh nhằm đưa kết quả của các hoạt động bán hàng đạt tới mục tiêu bán hàng đã đề ra Như vậy, với kiểm soát bán hàng sẽ thực hiện việc đo lường các kết quả, các chỉ tiêu khi mọi việc đã xảy ra tuy nhiên luôn luôn phải hướng về những phát hiện sai lệch giữa các kết quả thực hiện và kết quả mà doanh nghiệp mong muốn từ đó làm rõ nguyên nhân để điều chỉnh đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Kiểm soát hoạt động bán hàng được triển khai toàn diện cả về khối lượng, giá trị hàng hóa bán ra, chi phí bán hàng và kết quả hoạt động bán hàng.
Kiểm soát cả mặt định tính lẫn định lượng, sử dụng cả chỉ tiêu tuyệt đối và tương đối. Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng phải thường xuyên có mặt tại trên thị trường để nắm bắt thông tin phản hồi trong quá trình bán hàng. Xuất phát từ kết quả kiểm soát, nhà quản trị đưa ra các biện pháp điều chỉnh cần thiết để đảm bảo thực hiện mục tiêu bán hàng. Kiểm soát lực lượng bán hàng thực chất là quá trình thu nhận thông tin phản hồi về quá trình bán hàng của lực lượng bán hàng, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng thành viên tham gia vào lực lựong bán hàng từ đó điều chỉnh đảm bảo mục tiêu được hoàn thành.Khái niệm tiêu chuẩn kiếm soát bán hàng.
Theo bài giảng “Quản trị bán hàng” của bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại thì: Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng được hiểu là những chỉ tiêu làm cơ sở để đánh giá kết quả bán hàng có đạt được các mục tiêu đề ra hay được gọi là hệ quy chiếu để so sánh kết quả bán hàng đã đạt được với mục tiêu. Từ đó việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng là một điều bắt buộc bởi nếu không có hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng thì không có căn cứ để tiến hành công việc kiểm soát bán hàng thì không có căn cứ để tiến hành công tác kiểm soát bán hàng sẽ không thực hiện được. Khái niệm đo lường kết quả bán hàng. Theo bài giảng “Quản trị bán hàng” của bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại thì: Đo lường kết quả bán hàng được hiểu là quá trình thu thập và tổng hợp các dự liệu cụ thể phản ánh kết quả bán hàng của hoạt động bán hàng.
Thông thường các kết quả đo lường được thường được biểu hiện thông qua các chỉ tiêu định lượng như doanh thu, số khách hàng, số đơn hàng, khách hàng mới… 1. Khái niệm đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng. Theo bài giảng “Quản trị bán hàng” của bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, Trường Đại học Thương Mại thì: Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng là việc đánh giá kết quả thực hiện công việc theo các nhiệm vụ của lực lượng này được giao, không đồng thời đánh giá các ứng xử của lực lượng bán hàng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có đảm bảo các quy định đối với lực lượng bán hàng này hay không. Một số nội dung cơ bản về công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.
Quy trình kiểm soát bán hàng. Dưới đây là quy trình kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp: Xác định tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đánh giá Đo lường kết quả bằng cách Có đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập Không cần điều chỉnh Không Sự thực hiện hoạt động có phù hợp với tiêu chuẩn hay không Tiến hành điều chỉnh Hình 1. Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng (Nguồn: theo Bài giảng “Quản trị bán hàng” của bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, trường Đại học Thương Mại) 1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát.Tầm quan trọng.
Hoạt động bán hàng là một bộ phận trong toàn bộ hệ thống các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy phải đánh giá đóng góp của hoạt động bán hàng vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Để đánh giá các đóng góp đó cần thiết phải thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát. Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng là cơ sở để đo lường kết quả hoạt động bán hàng. Các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng cung cấp một lượng thông tin dồi dào cho các công tác đánh giá.
Các tiêu chuẩn này dùng để so sánh giữa các năm, so sánh với tiêu chuẩn hạn ngạch đã xây dựng, so sánh với số liệu trung bình của ngành và số liệu của các đối thủ cạnh tranh. Tương quan so sánh sẽ cho phép tìm ra những 13 sai lệch và nguyên nhân của sai lệch là cơ sở quan trọng để tiến hành hoạt động điều chỉnh phù hợp. Các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng. Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng bao gồm 2 nhóm chính: các tiêu chuẩn đầu ra và các tiêu chuẩn nền tảng.
- Các tiêu chuẩn đầu ra phản ảnh kết quả bán hàng, bao gồm các tiêu chuẩn về doanh thu từ hoạt động bán hàng, số lượng khách hàng, lãi gộp, tỷ lệ chi phí bán hàng, lợi nhuận hoạt động bán hàng hay đơn đặt hàng. - Các tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo cho hoạt động bán hàng được triển khai tốt. Ví dụ như : các cuộc tiếp xúc, số lần điện thoại cho khách hàng, số lần viếng thăm của khách hàng, kỹ năng bán hàng của nhân viên, mức độ trình bày của cửa hàng…. Các yêu cầu đối với hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng.
- Thứ nhất, kết quả đánh giá phải hữu ích có nghĩa là quá trình đánh giá phải cho phép nhà quản trị bán hàng tiến hành đánh giá kết quả bán hàng và tổ chức hoạt động điều chỉnh thích hợp. Muốn vậy, công tác kiểm soát bán hàng cần được tổ chức một cách đơn giản và thích hợp với các điều kiện, nhiệm vụ và yêu cầu với những người có liên quan. - Thứ hai, kết quả đánh giá phải đáng tin cậy. Để có thể so sánh được theo thời gian và so sánh giữa các đơn vị, các chỉ tiêu liên quan, các kết quả cần phải đánh giá một cách “thuần nhất”, tránh trường hợp không giải quyết đúng vấn đề đang tồn tại mà còn gây ra thêm các vấn đề khác.
- Thứ ba, kết quả đánh giá phải không lạc hậu hay nói cách khác là kết quả có thể sử dụng được phải đảm bảo tính thời gian, không lỗi thời. Như vậy, kết quả sử dụng phải được đảm bảo về thời gian, phù hợp với hoàn cảnh hiện tại tránh trường hợp sử dụng kết quả cũ gây ra những lỗi nghiêm trọng. - Thứ tư, đánh giá kết quả hoạt động bán hàng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế. Trong đánh giá, cần phải chú ý đến yếu tố chi phí.
Cần phải tìm ra “điểm dừng” thích hợp trong khoảng cách giữa đánh giá quá nhiều và quá ít, trong đó tiêu chuẩn cơ bản là lợi ích của công ty và chi phí để có nó.