mở đầu đƣợc xem là rất quan trọng nhất quyết định cho các khâu tiếp theo đối với quá trình này. Đối với TSC mà hình thành có tính khoa học cao và thiết thực thì việc khai thác sử dụng, quản lý TSC sẽ vô cùng hiệu quả. Để giúp cho việc lập kế hoạch đầu tư, mua sắm TSC một cách hiệu quả, cơ quan, tổ chức cấn xây dựng một kế hoạch trang bị, mua mới TSC cần phải khoa học, việc thực hiện cần phải cẩn thận, minh bạch trong các khâu, các bƣớc thực hiện. Đặc biệt, tuân thủ đúng quy định pháp luật về TSC.
Quản lý quá trình sử dụng tài sản công Đặc thù tài sản tại các cơ quan nhà nƣớc thì những tài sản có giá trị lớn, mang tính đặc thù ngành. Trong quá trình sử dụng tài sản công tại các cơ quan nhà nƣớc đòi hỏi người quản lý, vận hành phải có kiến thức nhất định. Trong công tác quản lý, sử dụng TSC, cá nhân, tổ chức cần phát hiện kịp thời những sự cố, tình trạng của TSC, để từ đó nhanh chóng khắc phục tạm thời và đƣa ra những phƣơng án giải quyết tình trạng hƣ hỏng thông qua việc sửa chữa, thay thế,…việc này sẽ giúp tiết kiệm khoản đầu tƣ mua TSC mới, tiết kiệm đƣợc nguồn NSNN. Tiêu chí đánh giá quá trình quản lý và sử dụng TSC: Công suất sử dụng tài sản tại cơ quan nhà nƣớc theo từng năm là bao nhiêu %.
Từ đó giúp người quản lý xác định được từng loại TSC có công suất sử dụng đạt đƣợc hiệu quả nhƣ thế nào, việc bảo hành, bảo trì có tương ứng với công suất sử dụng hay không? Số lượng tài sản công đáp ứng được bao nhiêu % nhu cầu sử dụng thực tế của đơn vị. Từ đó người quản lý xác định được từng bộ phận có nhu cầu sử dụng tài sản là bao nhiêu? Số lượng và chủng loại của từng tài sản thiếu hoặc thừa để có phương án đầu tư, mua sắm, điều động tài sản sao cho khoa học và đạt hiệu suất sử dụng cao nhất. Ngoài ra, tại các cơ quan, tổ chức, hệ thống về quy trình, văn bản cũng chính là những quy định nội bộ giúp việc quản lý, sử dụng TSC có ý thức, trách nhiệm; 1. Quản lý quá trình kết thúc tài sản công Đối với TSC, khi đƣợc sử dụng, vận hành thì sẽ dẫn tới quá trình kết thúc và đƣợc thay thế bằng TSC mới, TSC khác (trừ đất đai, công trình có tính chất TSC lâu bền khác,…).
Kết thúc TSC phải thực hiện quá trình đánh giá thực trạng và tổ chức bán, thanh lý nhằm bổ sung vào NSNN. Ngoài ra, quá trình này cũng là cơ sở để giúp cho việc thực hiện mua sắm, đầu tƣ trang bị TSC mới. TSC ở trạng thái đƣợc sử dụng vĩnh viễn hoặc có thời gian sử dụng kéo dài thì các TSC khác cũng chỉ có thời hạn sử dụng nhất định. Tuy nhiên, không phải 9 TSC nào cũng mất hết giá trị sử dụng, một số TSC vẫn còn giá trị sử dụng do đặc tính riêng nhƣ đất đai, các thiết bị, máy móc là TSC,…giá trị sử dụng vẫn có giá trị phục vụ các mục đích khác nhau của cơ quan, tổ chức sử dụng.
Chính vì vậy, việc quản lý, sử dụng TSC có hiệu quả cũng cần phải đƣợc thực hiện khâu đánh giá tình trạng TSC một cách rõ ràng, chính xác. Trong việc đánh giá tình trạng TSC sau khi kết thúc TSC phải tiến hành đánh giá đầy đủ về giá trị TSC đó và tình trạng vật chất, việc thực hiện cũng phải có kế hoạch cụ thể từ việc kiểm đếm, xác định tình trạng thực tế của TSC. Trƣờng hợp TSC đã quá cũ, hỏng hóc không thể sửa chữa đƣợc thì việc thanh lý đƣợc thực hiện, trong đó, đối với nhóm TSC là động sản, BĐS thì việc tổ chức thanh lý hoặc điểu chuyển thƣờng đƣợc áp dụng. Trƣờng hợp thanh lý, việc tổ chức đấu giá công khai hoặc chỉ định bên mua theo mức giá khởi điểm trong đấu giá hoặc ấn định giá bán theo thị trƣờng và tham chiếu với biểu giá chung (thấp hơn một tỷ lệ % nhất định) Ở các nƣớc khác nhau, những TSC có giá trị sử dụng dài hạn cũng đƣợc sử dụng hình thức điều chuyển nhằm giảm gánh nặng cho NSNN trong việc mua mới TSC.
Trong đó, nguyên tắc, quy trình thực hiện việc điều chuyển TSC đối với từng nhóm TSC theo quy định về đặc điểm và tiêu chí cụ thể. Thanh lý tài sản là việc làm kết thúc hoạt động của một đời tài sản. Khi tiến hành thanh lý những tài sản cố định này cần phải xác định đầy đủ chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý như: tháo dỡ, vận chuyển. và phản ánh giá trị còn lại (nếu có) nhằm thu hồi cho ngân sách của đơn vị.
Những TSC đã tới thời kỳ thanh lý, cơ quan, tổ chức quản lý, sử dụng TSC này phải thực hiện thanh lý theo quy định của pháp luật (có nghĩa là thực hiện việc ra quyết định thanh lý hoặc làm thủ tục báo cáo cơ quan cấp trên trực tiếp xem xét và ra quyết định thanh lý). Kinh nghiệm quản lý, sử dụng tài sản công của một số nƣớc trên thế giới 1. Kinh nghiệm của nước Anh Tại nƣớc Anh, Ủy ban quản lý TSC, uỷ ban này có nhiệm vụ rà soát toàn bộ việc chi tiêu của các bộ, ngành Trung ƣơng và cơ quan của Chính phủ trong việc 10 mua sắm TSC. Nƣớc Anh về quản lý, sử dụng TSC cũng với mục tiêu đƣợc xác định là giảm gánh nặng của ngân sách qua việc tiết kiệm chi phí đối với TSC.
Thực hiện kiểm tra, giám sát Ủy ban quản lý TSC của nƣớc Anh đã chỉ ra một số TSC mà các cơ quan, đơn vị của nƣớc này đã có những sai phạm bởi những TSC có đặc điểm giống nhau, chất lƣợng nhƣ nhau, thông số kỹ thuật nhƣ nhau,….Tuy nhiên, Uỷ ban quản lý TSC của nƣớc Anh đã phát hiện tình trạng mua sắm TSC có mức giá rất khác nhau, và các TSC này cũng đƣợc cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp và trong các hợp đồng mua sắm TSC cũng kéo đai trong các mức độ khác nhau. Việc phát hiện đã cho thấy việc TSC có những dấu hiệu vi phạm đối với số lƣợng, định mức và nhu cầu thực của TSC là quá mức quy định. Cũng chính từ thực tiễn và nhu cầu thiết thực trong việc quản lý TSC của nƣớc Anh, Chính phủ Anh đã quyết định thành lập Cơ quan dịch vụ mua sắm TSC với nhiệm vụ thực hiện mua sắm TSC một các tập trung, trực thuộc Chính phủ Anh. Cơ quan dịch vụ mua sắm TSC với khoảng 400 nhân viên làm việc, trong đó, tỷ lệ nhân viên là các chuyên gia mua sắm TSC chiếm tới 80% trong tổng số nhân viên của cơ quan này.
Ngoài ra, những TSC đƣợc Cơ quan dịch vụ mua sắm TSC mua sắm cũng đƣợc lập thành danh mục, bao gồm các loại hàng hóa, dịch vụ mà các bộ, ngành, cơ quan thuộc Chính phủ Anh đề xuất, yêu cầu sử dụng. Danh sách những TSC này cũng bao gồm đầy đủ các lĩnh vực, đa dạng các chủng loại hàng hoá, dịch vụ mà các cơ quan đƣợc sử dụng TSC đƣợc thƣờng xuyên nhƣ: thiết bị văn phòng phẩm, phƣơng tiện giao thông, dịch vụ quản lý công,…. Thực hiện việc mua sắm TSC của nƣớc Anh qua mô hình “mua sắm tập trung” đã cho kết quả rất khả quan, cụ thể, trong năm 2012 và năm 2013 thì việc thực hiện theo mô hình này đã thực hiện tổng giá trị mua sắm là 24 tỷ bảng Anh, tuy nhiên, khoản tiết kiệm chi phí qua mô hình này đã tiết kiệm đƣợc 3,6 tỷ bảng Anh. Kinh nghiệm của nước Mỹ Ở Hoa Kỳ, một quốc gia phát triển mạnh mẽ, trong giai đoạn những năm 1949, việc quản lý TSC thuộc Chính phủ Hoa Kỳ, trong đó, các cơ quan đƣợc phân quyền, nhiệm vụ thực hiện là: (01) Cục Công trình; (02) Cục Quản lý kiến trúc công 11 cộng; (03) Bộ Tài chính thuộc Cục Cung ứng Liên bang; (04) Văn phòng giải quyết tranh luận hợp đồng.
Nhƣ vậy, theo cơ cấu tổ chức của Chính phủ Hoa Kỳ thì việc quản lý TSC đối với 04 cơ quan này đã cho thấy sự chồng chéo về chức năng quản lý, ngoài ra, hiệu suất quản lý giảm sút. Cũng chính vì vậy mà việc nảy sinh các vấn đề phức tạp trong việc quản lý TSC của Hoa Kỳ trên phƣơng diện quản lý, phân bổ TSC. Nhận ra những bất cập trên, Quốc hội Hoa Kỳ đã thành lập Ủy ban Hoover thực hiện các nghiên cứu nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý dịch vụ hành chính của Hoa Kỳ, Uỷ ban đã xây dựng và trình ra các kiến nghị nhằm cải cách quản lý TSC của Hoa Kỳ, cũng chính vì vậy, năm 1949 Quốc hội Hoa Kỳ cũng ban hành “Luật Phục vụ hành chính là tài sản Liên bang”. Từ đó, một cơ quan chuyên môn của Hoa Kỳ đƣợc thành lập với tên gọi, Cơ quan Dịch vụ công (GSA), GSA là cơ quan trực thuộc Chính phủ Hoa Kỳ, GSA đƣợc thành lập trên cơ sở sáp nhập của 04 cơ quan trƣớc đây.
Năm 2015, các TSC do GSA quản lý có giá trị đã lên tới hơn 500 tỷ USD, trong đó, các TSC đƣợc trang bị, cung ứng tại 8.600 trụ sở, cơ quan do Chính phủ Hoa kỳ quản lý, sở hữu, 208.000 các loại phƣơng tiện giao thông, vận chuyển, 425 địa điểm là di tích lịch sử. Tuy nhiên, GSA cũng khá tốn ngân sách hoạt động hàng năm của cơ quan này, giá trị ƣớc tính khoảng 24 tỷ USD/1 năm, dẫu vậy, cũng chỉ có khoảng 2% là ngân sách của Chính phủ Hoa Kỳ cấp sau khi đƣợc Quốc hội Hoa Kỳ phê duyệt, phần còn lại thì lại đƣợc khai thác từ các sản phẩm dịch vụ đƣợc cung cấp cho các cơ quan thuộc Chính phủ Hoa Kỳ; GSA quản lý TSC là nhà, bất động sản thì việc thực hiện sửa chữa, duy tu cũng đƣợc cơ quan này thực hiện, việc thực hiện dựa trên căn cứ dự toán NSNN mà Quốc Hội Hoa Kỳ phê duyệt. GSA quản lý TSC đối với nhóm tài sản là phƣơng tiện giao thông, vận chuyển, thiết bị văn phòng làm việc,…thì việc mua sắm đƣợc lập dự toán, trong đó, cơ quan sử dụng nhóm TSC này có thẩm quyền phê duyệt dự toán mua sắm TSC này.