CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HÓA ĐƠN 1.1 Khái niệm hóa đơn Trong nền kinh tế hiện đại hóa đơn là yếu tố xuất hiện thường xuyên, không thể thiếu trong các giao dịch. Nhìn chung hóa đơn được hiểu là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể. Tại Việt Nam khái niệm hóa đơn được nhắc đến trong Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010: “Hóa đơn là chứng từ được in sẵn thành mẫu, in từ máy tính tiền, in thành vé có mệnh giá theo quy định của Nhà nước, xác nhận khối lượng, giá trị của hàng hóa, dịch vụ mua, bán, trao đổi, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia giao dịch mua, bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ.” Quy định trên cũng có nghĩa: hoá đơn là chứng từ xác nhận quan hệ mua, bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ , thanh toán, quyết toán tài chính, xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và các vấn đề khác theo quy định của pháp luật. Đồng thời, trong việc thực hiện Luật thuế giá trị gia tăng và các Luật thuế mới thì hoá đơn lại có ý nghĩa quan trọng trong việc kê khai thuế, khấu trừ thuế, hoàn thuế, đảm bảo tính chính xác và chống thất thoát tiền Ngân sách Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện tốt chế độ kế toán thống kê, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh.
Một số khái niệm liên quan đến hóa đơn: Hoá đơn giả là hoá đơn được in theo mẫu hoá đơn đã thông báo với cơ 3 quan thuế của tổ chức, cá nhân khác; hoặc in trùng những số hoá đơn của tổ chức, cá nhân đó đã thông báo với cơ quan thuế. Hoá đơn in lậu là hoá đơn được in không theo quy định. Hoá đơn chưa có giá trị sử dụng là hoá đơn đã được in theo đúng quy định nhưng chưa hoàn tất việc thông báo phát hành. Hoá đơn hết giá trị sử dụng là hoá đơn đã làm thủ tục phát hành nhưng chưa được sử dụng cho mục đích bán hàng hoá, dịch vụ của các tổ chức đã đóng mã số thuế; các loại hoá đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành, được tổ chức, cá nhân kinh doanh báo mất.
Hoá đơn lập khống là hóa đơn được lập nhưng nội dung là không có thực một phần hoặc toàn bộ. Cố ý huỷ hoá đơn là hành vi làm mất, làm hỏng hoá đơn không do các nguyên nhân khách quan. Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hoá đơn in giả, hoá đơn in lậu, hoá đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng nhưng đã được mang ra sử dụng; hoặc sử dụng hoá đơn do tổ chức, cá nhân khác phát hành để lập khi bán hàng hoá, dịch vụ, hạch toán kế toán, khai thuế, thanh toán vốn ngân sách.2 Ý nghĩa thực tiễn của hóa đơn Hoá đơn là chứng từ ghi nhận hoạt động kinh doanh nên hoá đơn cũng có nghĩa là tiền, thậm chí quan trọng hơn tiền bởi vì hoá đơn tài chính nếu vượt ngoài tầm kiểm soát của Nhà nước thì còn nguy hiểm hơn cả việc làm tiền giả rất nhiều. Người ta có thể tùy tiện nâng giá trị công trình xây dựng bằng cách đưa các hoá8 đơn tài chính không phản ánh đúng thực tế để hợp thức hoá gian lận.
Đối với doanh nghiệp, hoá đơn cũng là bằng chứng chủ yếu cho một nghiệp vụ kinh doanh và có tính chất quyết định đến nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp. Vì vậy, Nhà nước phải quản lý hoá đơn. Việc quản lý hoá đơn 4 có ý nghĩa rất to lớn không chỉ đối với Nhà nước mà cả đối với bản thân doanh nghiệp Việc quản lý hoá đơn không tốt có thể dẫn đến: Phản ánh sai lệch kết quả sản xuất kinh doanh, nghĩa vụ đối với Nhà nước của doanh nghiệp. Từ đó các đối tượng xấu có thể lợi dụng các kẽ hở trong quy định về hoá đơn để gian lận, rút tiền của NSNN Tạo ra sự bất bình đẳng giữa các doanh nghiệp, ảnh hưởng xấu đến môi trường sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với Nhà nước: Việc quản lý hoá đơn không tốt sẽ dẫn đến các thông tin về doanh nghiệp bị sai lệch, ảnh hưởng đến việc hoạch định các chính sách vĩ mô của Nhà nước.3 Phân loại hóa đơn Theo Thông Tư 64/2013/TT-BTC hóa đơn được phân loại như sau: Phân loại theo chức năng, tính chất: Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT là hóa đơn chính thức áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trên hóa đơn GTGT sẽ ghi rõ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có), danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế GTGT, thuế suất GTGT và giá trị thuế GTGT. Thông thường các DN phải mua hóa đơn GTGT tại cơ quan thuế hoặc đăng ký xin phép để có thể tự in hóa đơn GTGT. Khi bán hàng doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT, kê khai việc sử dụng hóa đơn GTGT và lưu giữ các liên còn lại của hóa đơn GTGT. Hóa đơn bán hàng thông thường: Hóa đơn bán hàng thông thường thường có các mục sau: số và ngày lập 5 hóa đơn, tên và địa chỉ người bán hàng, tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không là một), các điều kiện giao hàng (theo địa điểm) và các điều kiện thanh toán, danh mục các mặt hàng với số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có) cũng như tổng số tiền phải thanh toán.
Phần tổng số tiền này là giá trị hàng hóa đã bao gồm thuế GTGT, có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng chữ. Đối với hóa đơn bán hàng thông thường thuế GTGT không được ghi tách ra như hóa đơn GTGT mà được gộp chung vào giá trị hàng hóa. Các loại hóa đơn khác Ngoài hai loại hóa loại hóa đơn chính kể trên còn có một số loại hóa đơn khác như hóa đơn thu mua, hóa đơn xuất nhập khẩu, tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không… Phân loại theo hình thức biểu hiện: Hóa đơn in thành mẫu Hóa đơn in thành mẫu là loại hóa đơn được in với số lượng lớn, được sử dụng thường xuyên. Đối với các doanh nghiệp, đơn vị sản xuất kinh doanh lớn, có khả năng tự in hóa đơn thì có thể làm hồ sơ xin phép bộ tài chính cho phép in mẫu hóa đơn riêng.
Các doanh nghiệp không có khả năng tự in hóa đơn thì bắt buộc phải mua hóa đơn đã in sẵn của Bộ tài chính. Đối với các hóa đơn in thành mẫu này thông thường có tối thiểu 2 liên, đa số là từ 3 liên trở lên. Các doanh nghiệp khi xuất hóa đơn bắt buộc phải có liên lưu để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế khi cần thiết. Hóa đơn in theo mẫu quy định từ máy tính tiền Đối với loại hóa đơn này thường có ghi rõ ngày giờ xuất hóa đơn, người lập hóa đơn, giá thành và thuế suất của sản phẩm trên hóa đơn.
6 Các loại tem, vé có in sẵn mệnh giá: Các loại tem vé có in sẵn mệnh giá thường được sử dụng bởi các DN hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ. Trên tem, vé thường chỉ ghi tổng số tiền khách hàng phải thanh toán mà không tách các loại thuế suất ra. Các loại tem, vé này được các đơn vị tự in sau khi đăng ký với bộ tài chính. Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn mới xuất hiện gần đây.
Loại hóa đơn này là một dạng file dữ liệu được cấp cho người mua hàng hóa, dịch vụ (thông thường là mua bán qua mạng). Dữ liệu giao dịch của khách hàng phải được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý thuế sau này. Mặc dù còn nhiều quốc gia chưa công nhận tính pháp lý của loại hóa đơn này nhưng việc cho phép sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy thông thường tại các quốc gia phát triển trường hợp đã chứng tỏ tính ưu việt của nó. Việc sử dụng hóa đơn điện tử làm giảm thiểu chi phí in ấn hóa đơn thông thường, cơ quan thuế cũng dễ dàng quản lý dữ liệu về hóa đơn hơn, trong một số trường hợp đặc biệt như thanh toán dịch vụ trên mạng hóa đơn điện tử tạo ra sự thuận tiện hơn hẳn các loại hóa đơn giấy thông thường.
Tuy nhiên do còn nhiều giới hạn về khả năng tài chính, nguồn nhân lực và khả năng bảo mật nên việc quản lý sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn một số hạn chế nhất định.2 NỘI DUNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN 1.1 Quy định về đối tượng và phạm vi áp dụng Các đối tượng sử dụng hóa đơn phải tuân thủ theo các quy định của nhà nước trong việc tạo lập, sử dụng và bảo quản hóa đơn. Theo Thông Tư 64/2013/TT-BTC chế độ quản lý sử dụng hóa đơn được áp dụng cho các đối tượng cụ thể sau: 7 Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, gồm: - Tổ chức, cá nhân Việt Nam kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam hoặc bán ra nước ngoài - Tổ chức, cá nhân nước ngoài kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam hoặc sản xuất kinh doanh ở Việt Nam bán hàng ra nước ngoài - Tổ chức, cá nhân Việt Nam không kinh doanh nhưng có bán hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam Tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn, tổ chức trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử. Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc in, phát hành và sử dụng hóa đơn.2 Quy định về in và phát hành hóa đơn Ngày 17/1 vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi một số điều về việc quản lý hóa đơn, trong đó có việc siết chặt điều kiện để doanh nghiệp được đặt in, tự in hóa đơn.