Tổng quan nghiên cứu
Trong bối cảnh nền kinh tế mở cửa và cạnh tranh ngày càng gia tăng, việc quản lý tài chính hiệu quả trở thành yếu tố sống còn đối với các cơ sở giáo dục đại học tư thục. Trường Cao đẳng Phương Đông Đà Nẵng, một trường tư thục tự đảm bảo 100% kinh phí hoạt động, đã trải qua hơn một năm phát triển với đa dạng ngành nghề đào tạo như Kế toán, Tài chính – Ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Công nghệ kỹ thuật Điện – Điện tử, Điều dưỡng, Dược, cùng các hệ đào tạo trung cấp và liên thông. Nguồn thu chủ yếu của trường đến từ học phí, trong khi các khoản chi bao gồm tiền lương, thưởng, phụ cấp, chi giảng vượt giờ, chi mời giảng, học bổng, chi văn phòng phẩm và chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định.
Tuy nhiên, thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) thu, chi tại Trường còn nhiều hạn chế như chưa chú trọng đánh giá rủi ro, lập dự toán thu chi chưa đầy đủ, quy trình thu chi còn tồn tại bất cập, dẫn đến nguy cơ thất thoát tài chính. Mục tiêu nghiên cứu nhằm khảo sát thực trạng KSNB thu, chi tại Trường, phát hiện các tồn tại, từ đó đề xuất giải pháp tăng cường hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao tính minh bạch, chính xác trong quản lý tài chính, đảm bảo sự phát triển bền vững của Trường trong giai đoạn 2021-2025.
Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các khoản thu học phí và các khoản thu khác, cùng các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên tại Trường Cao đẳng Phương Đông Đà Nẵng. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc cải thiện các chỉ số quản lý tài chính như tỷ lệ thu học phí đúng hạn, giảm thiểu sai sót và gian lận trong chi tiêu, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính của Trường.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết áp dụng
Luận văn dựa trên hệ thống lý thuyết kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO (Committee of Sponsoring Organizations) được phát triển từ năm 1992 và hoàn thiện năm 2004. Mô hình COSO gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Đây là nền tảng để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức.
Ngoài ra, nghiên cứu vận dụng các khái niệm chuyên ngành như:
- Kiểm soát nội bộ (KSNB): Quá trình do Hội đồng quản trị, Ban giám hiệu và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật.
- Đánh giá rủi ro: Quá trình xác định, phân tích và quản lý các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mục tiêu tài chính và hoạt động.
- Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thực hiện đúng các chỉ thị quản lý.
- Môi trường kiểm soát: Văn hóa, đạo đức, năng lực nhân sự và cơ cấu tổ chức tạo nền tảng cho hệ thống KSNB.
- Thông tin và truyền thông: Hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát thực trạng kết hợp phân tích định tính và định lượng. Nguồn dữ liệu chính bao gồm:
- Số liệu thu chi tài chính năm 2021-2022 từ Phòng Tài chính – Kế hoạch Trường Cao đẳng Phương Đông Đà Nẵng.
- Quan sát trực tiếp quy trình thu, chi và công tác kế toán tại Trường.
- Phỏng vấn sâu các cán bộ quản lý, kế toán và nhân viên liên quan.
- Tài liệu pháp luật, quy định về quản lý tài chính và kiểm soát nội bộ trong cơ sở giáo dục đại học tư thục.
Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ các bộ phận liên quan đến công tác thu, chi và kế toán tại Trường, với trọng tâm là Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Đào tạo, Phòng Quản lý học sinh – sinh viên và Hội đồng quản trị. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu toàn bộ nhằm đảm bảo tính đại diện và đầy đủ thông tin.
Phân tích dữ liệu sử dụng các kỹ thuật thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ thu chi, đánh giá mức độ tuân thủ quy trình, đồng thời áp dụng phân tích SWOT để nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong công tác kiểm soát nội bộ thu, chi. Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 1/2022 đến tháng 12/2022, bao gồm thu thập số liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Những phát hiện chính
Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Mặc dù Ban Giám hiệu và Hội đồng quản trị có đạo đức và năng lực quản lý tốt, nhưng chưa xây dựng chính sách nhân sự thống nhất và chưa có ủy ban kiểm toán độc lập. Đội ngũ nhân viên kế toán và hành chính còn trẻ, trình độ chưa đồng đều, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát (chiếm khoảng 30% nhân sự chưa đạt chuẩn năng lực theo đánh giá nội bộ).
Đánh giá rủi ro chưa được chú trọng: Trường chưa thực hiện đầy đủ công tác đánh giá rủi ro trong thu, chi, dẫn đến nguy cơ thất thoát tài chính. Ví dụ, việc lập dự toán thu chi chưa sát thực tế, tỷ lệ thu học phí đúng hạn chỉ đạt khoảng 85%, thấp hơn mức trung bình ngành là 92%.
Quy trình thu chi còn bất cập: Quy trình thu học phí chủ yếu bằng tiền mặt, dễ phát sinh sai sót và gian lận. Việc tách nhiệm vụ giữa kế toán thu và thủ quỹ chưa chặt chẽ, chưa có hệ thống kiểm soát chéo hiệu quả. Tỷ lệ sai sót trong ghi nhận thu chi ước tính khoảng 5-7% trên tổng số giao dịch.
Thông tin và truyền thông chưa đồng bộ: Hệ thống thông tin kế toán chưa được tự động hóa hoàn toàn, dẫn đến chậm trễ trong báo cáo tài chính và khó khăn trong việc đối chiếu số liệu giữa các phòng ban. Thời gian lập báo cáo tài chính trung bình kéo dài 15 ngày sau kỳ kế toán, trong khi tiêu chuẩn ngành là 7 ngày.
Thảo luận kết quả
Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ việc chưa xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện và đồng bộ, đặc biệt là thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng. So sánh với các nghiên cứu trong ngành giáo dục tư thục cho thấy, các trường có hệ thống KSNB hiệu quả thường áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý thu chi, đồng thời có ủy ban kiểm toán độc lập để giám sát.
Việc thu học phí bằng tiền mặt và chưa áp dụng các biện pháp kiểm soát chéo làm tăng nguy cơ thất thoát, sai sót. Ngoài ra, chưa có chính sách nhân sự rõ ràng và đánh giá hiệu quả công việc cũng làm giảm tính kỷ luật và trách nhiệm của nhân viên.
Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ thu học phí đúng hạn theo từng năm, bảng so sánh các khoản chi thực tế với dự toán, và sơ đồ quy trình thu chi hiện tại để minh họa các điểm yếu trong kiểm soát.
Ý nghĩa của nghiên cứu là cung cấp cơ sở khoa học để Trường Cao đẳng Phương Đông Đà Nẵng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự minh bạch trong hoạt động thu chi.
Đề xuất và khuyến nghị
Hoàn thiện chính sách nhân sự: Xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân viên kế toán, thủ quỹ và các bộ phận liên quan. Thiết lập chính sách khen thưởng và kỷ luật rõ ràng nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và chuyên môn. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám hiệu phối hợp Phòng Tổ chức – Hành chính.
Tăng cường công tác đánh giá rủi ro: Thiết lập hệ thống đánh giá rủi ro định kỳ đối với các khoản thu, chi, đặc biệt là rủi ro thất thoát học phí và chi không đúng quy định. Áp dụng các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát phù hợp. Thời gian: 3 tháng; Chủ thể: Phòng Tài chính – Kế hoạch phối hợp Ban Kiểm soát.
Cải tiến quy trình thu chi: Áp dụng hình thức thu học phí qua chuyển khoản ngân hàng hoặc cổng thanh toán điện tử để giảm thiểu rủi ro tiền mặt. Tách biệt nhiệm vụ giữa kế toán thu và thủ quỹ, tăng cường kiểm soát chéo và đối chiếu số liệu thường xuyên. Thời gian: 9 tháng; Chủ thể: Ban Giám hiệu, Phòng Tài chính – Kế hoạch.
Nâng cấp hệ thống thông tin kế toán: Đầu tư phần mềm kế toán hiện đại, tự động hóa quy trình ghi nhận, báo cáo thu chi, giúp rút ngắn thời gian lập báo cáo và nâng cao độ chính xác. Thời gian: 12 tháng; Chủ thể: Ban Giám hiệu phối hợp Phòng Công nghệ thông tin và Phòng Tài chính – Kế hoạch.
Tăng cường giám sát và truyền thông nội bộ: Thành lập ủy ban kiểm toán nội bộ độc lập để giám sát hoạt động thu chi, đồng thời xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhằm nâng cao nhận thức và phối hợp giữa các phòng ban. Thời gian: 6 tháng; Chủ thể: Hội đồng quản trị và Ban Giám hiệu.
Đối tượng nên tham khảo luận văn
Ban Giám hiệu và Hội đồng quản trị các cơ sở giáo dục đại học tư thục: Giúp hiểu rõ về tầm quan trọng và cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó nâng cao quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro thất thoát.
Phòng Tài chính – Kế hoạch và kế toán các trường đại học, cao đẳng: Cung cấp các giải pháp thực tiễn để cải tiến quy trình thu chi, áp dụng công nghệ thông tin và nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ.
Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng mô hình COSO trong môi trường giáo dục, đồng thời cung cấp phương pháp nghiên cứu và phân tích thực trạng quản lý tài chính.
Cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và tài chính: Hỗ trợ đánh giá, xây dựng chính sách và hướng dẫn các cơ sở giáo dục tư thục trong việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng đối với cơ sở giáo dục tư thục?
Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động, tính chính xác của báo cáo tài chính và tuân thủ pháp luật. Đối với cơ sở giáo dục tư thục, KSNB giúp ngăn ngừa thất thoát tài chính, nâng cao minh bạch và đảm bảo sự phát triển bền vững.Mô hình COSO gồm những thành phần nào?
Mô hình COSO bao gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Đây là khung lý thuyết cơ bản để xây dựng và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.Làm thế nào để đánh giá rủi ro trong công tác thu, chi?
Đánh giá rủi ro bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu tài chính, sau đó nhận diện các yếu tố có thể gây ảnh hưởng, phân tích mức độ quan trọng và khả năng xảy ra, cuối cùng đề xuất biện pháp kiểm soát phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro.Tại sao việc tách nhiệm vụ giữa kế toán thu và thủ quỹ lại quan trọng?
Việc tách nhiệm vụ giúp giảm thiểu cơ hội gian lận và sai sót, tạo ra sự kiểm soát chéo giữa các bộ phận, từ đó nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.Có nên áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý thu, chi không?
Có. Áp dụng công nghệ giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót do con người, rút ngắn thời gian lập báo cáo và tăng cường khả năng kiểm soát, đặc biệt trong môi trường có nhiều giao dịch tài chính như cơ sở giáo dục đại học.
Kết luận
- Trường Cao đẳng Phương Đông Đà Nẵng là cơ sở giáo dục đại học tư thục tự đảm bảo kinh phí, với nguồn thu chủ yếu từ học phí và các khoản chi đa dạng, cần thiết cho hoạt động đào tạo và phát triển.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi hiện tại còn nhiều hạn chế về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, quy trình thu chi và hệ thống thông tin kế toán.
- Nghiên cứu đã phát hiện các tồn tại cụ thể như tỷ lệ thu học phí đúng hạn thấp, sai sót trong ghi nhận thu chi, thiếu ủy ban kiểm toán độc lập và chưa áp dụng công nghệ thông tin hiệu quả.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện chính sách nhân sự, tăng cường đánh giá rủi ro, cải tiến quy trình thu chi, nâng cấp hệ thống thông tin và tăng cường giám sát nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ.
- Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12 tháng, theo dõi và đánh giá hiệu quả định kỳ, đồng thời mở rộng nghiên cứu áp dụng cho các cơ sở giáo dục tư thục khác.
Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo sự phát triển bền vững cho Trường Cao đẳng Phương Đông Đà Nẵng!