Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp công, đặc biệt là các cơ sở giáo dục đại học công lập, trở thành yêu cầu cấp thiết. Trường Đại học Xây dựng Miền Trung, sau hơn 30 năm hình thành và phát triển, đã khẳng định vai trò quan trọng trong đào tạo nguồn nhân lực ngành xây dựng cho khu vực miền Trung và Tây Nguyên. Năm 2015, hoạt động thu chi tài chính của trường diễn ra với quy mô ngày càng mở rộng, đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) các khoản thu chi phải được tăng cường để giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB theo khung COSO 2013 và hướng dẫn INTOSAI 2004, mô tả và đánh giá thực trạng công tác KSNB các khoản thu chi tại Trường Đại học Xây dựng Miền Trung trong năm 2015, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả kiểm soát. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các hoạt động KSNB thu chi trong đơn vị sự nghiệp công, với trọng tâm là trường đại học này, trong năm tài chính 2015.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản lý tài chính, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp khác. Qua đó, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của trường trong bối cảnh tự chủ tài chính và hội nhập giáo dục đại học khu vực.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai khung lý thuyết chính về kiểm soát nội bộ:

  • Báo cáo COSO 2013: Định nghĩa KSNB là một quá trình do con người thiết lập và vận hành nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. COSO phân chia hệ thống KSNB thành 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Báo cáo này nhấn mạnh 17 nguyên tắc giúp thiết kế và đánh giá hệ thống KSNB hiệu quả.

  • Hướng dẫn INTOSAI 2004: Tập trung vào chuẩn mực KSNB trong khu vực công, tích hợp lý luận COSO với đặc thù quản lý nhà nước. INTOSAI nhấn mạnh vai trò của các đối tượng liên quan trong việc thiết lập, duy trì và giám sát KSNB, đồng thời cung cấp các ví dụ ứng dụng thực tiễn trong các tổ chức công.

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng gồm: kiểm soát nội bộ, đánh giá rủi ro, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân chia trách nhiệm, dự toán thu chi, giám sát nội bộ, và cơ chế tự chủ tài chính trong đơn vị sự nghiệp công.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Nghiên cứu sử dụng dữ liệu sơ cấp thu thập qua phỏng vấn cán bộ viên chức tại Trường Đại học Xây dựng Miền Trung, quan sát thực tế các hoạt động quản lý thu chi, và thu thập tài liệu, báo cáo tài chính năm 2015 của trường. Dữ liệu thứ cấp được khai thác từ các văn bản pháp luật, báo cáo COSO, INTOSAI và các nghiên cứu liên quan.

  • Phương pháp phân tích: Áp dụng phương pháp quy nạp để mô tả, phân tích và đánh giá thực trạng KSNB thu chi. Phân tích định lượng dựa trên số liệu thu chi năm 2015, so sánh tỷ lệ thực hiện dự toán, mức độ tuân thủ quy định và các chỉ số hiệu quả tài chính. Phân tích định tính dựa trên kết quả phỏng vấn và quan sát nhằm nhận diện các tồn tại, hạn chế trong hệ thống KSNB.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Phỏng vấn khoảng 30 cán bộ viên chức thuộc các phòng ban liên quan đến quản lý tài chính, kế toán, và giám sát nội bộ. Mẫu được chọn theo phương pháp phi xác suất, tập trung vào những người có trách nhiệm trực tiếp trong công tác thu chi và kiểm soát nội bộ.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung đánh giá thực trạng năm 2015, tiến hành thu thập và phân tích dữ liệu trong năm 2016, đồng thời đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện và định hướng phát triển của trường trong giai đoạn tiếp theo.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Mặc dù trường đã xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý rõ ràng với Ban Giám hiệu, các khoa và phòng ban chức năng, nhưng nhận thức về vai trò KSNB của một số cán bộ còn hạn chế. Khoảng 70% cán bộ được khảo sát cho biết chưa được đào tạo bài bản về KSNB, dẫn đến việc thực hiện chưa đồng bộ và thiếu chặt chẽ.

  2. Đánh giá rủi ro chưa được thực hiện đầy đủ: Trường chưa có quy trình đánh giá rủi ro hệ thống đối với các khoản thu chi. Theo báo cáo phân tích năm 2015, có khoảng 15% các khoản chi vượt dự toán hoặc chưa được phê duyệt đúng quy trình, gây rủi ro về thất thoát và sai phạm.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa toàn diện: Các thủ tục ủy quyền, phân chia nhiệm vụ và kiểm soát chứng từ chưa được thực hiện nghiêm ngặt. Ví dụ, việc tách bạch nhiệm vụ giữa người thu và người theo dõi chưa được đảm bảo tuyệt đối, làm tăng nguy cơ gian lận. Tỷ lệ chứng từ thu chi không hợp lệ chiếm khoảng 8% trong tổng số giao dịch kiểm tra.

  4. Thông tin và truyền thông chưa kịp thời và minh bạch: Hệ thống báo cáo tài chính và kế toán chưa cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời cho các cấp quản lý. Khoảng 25% báo cáo tài chính có sai sót hoặc thiếu sót thông tin liên quan đến các khoản thu chi, ảnh hưởng đến việc ra quyết định.

  5. Giám sát nội bộ còn yếu kém: Công tác giám sát định kỳ và kiểm toán nội bộ chưa được thực hiện thường xuyên và có hệ thống. Trong năm 2015, chỉ có 1 đợt kiểm toán nội bộ được tiến hành, chưa đủ để phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ việc chưa xây dựng được môi trường kiểm soát nội bộ vững chắc, thiếu sự cam kết và nhận thức đầy đủ của lãnh đạo và cán bộ về vai trò của KSNB. So với các nghiên cứu trong ngành giáo dục đại học công lập, tình trạng này tương đồng với thực trạng chung tại nhiều trường đại học tự chủ tài chính, nơi mà việc áp dụng các quy trình kiểm soát còn mang tính hình thức và chưa gắn kết chặt chẽ với quản lý rủi ro.

Việc thiếu quy trình đánh giá rủi ro và phân công nhiệm vụ rõ ràng làm tăng nguy cơ thất thoát tài chính và sai phạm trong quản lý thu chi. Các số liệu cho thấy tỷ lệ sai sót và vi phạm quy định chiếm tỷ lệ đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng nguồn lực và uy tín của trường.

Bên cạnh đó, hệ thống thông tin kế toán và báo cáo chưa đáp ứng yêu cầu minh bạch và kịp thời, làm giảm khả năng giám sát và ra quyết định chính xác. Việc giám sát nội bộ yếu kém cũng khiến các sai phạm không được phát hiện sớm, làm tăng rủi ro tài chính và pháp lý.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ so sánh tỷ lệ sai sót trong chứng từ thu chi, bảng tổng hợp các khoản chi vượt dự toán, và sơ đồ mô tả cơ cấu tổ chức KSNB hiện tại để minh họa các điểm yếu và mối liên hệ giữa các thành phần kiểm soát.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ

    • Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về KSNB cho cán bộ quản lý và nhân viên liên quan nhằm nâng cao nhận thức và năng lực thực hiện.
    • Xây dựng và công bố các quy định, quy chế nội bộ rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quy trình kiểm soát thu chi.
    • Thời gian thực hiện: trong vòng 6 tháng đầu năm, do Ban Giám hiệu phối hợp với phòng Tổ chức - Hành chính chủ trì.

  2. Xây dựng và triển khai quy trình đánh giá rủi ro hệ thống

    • Thiết lập quy trình nhận dạng, đánh giá và xử lý rủi ro liên quan đến các khoản thu chi, đảm bảo cập nhật thường xuyên theo tình hình thực tế.
    • Phân công rõ ràng trách nhiệm đánh giá rủi ro cho các bộ phận chuyên môn và quản lý cấp cao.
    • Thời gian thực hiện: hoàn thành trong 9 tháng, do phòng Tài chính - Kế toán phối hợp với phòng Kiểm toán nội bộ thực hiện.

  3. Tăng cường hoạt động kiểm soát và phân chia nhiệm vụ

    • Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nghiêm ngặt, tách bạch nhiệm vụ thu, theo dõi và kiểm soát chứng từ.
    • Xây dựng quy trình ủy quyền và phê duyệt các khoản chi minh bạch, có kiểm tra chéo giữa các bộ phận.
    • Thời gian thực hiện: triển khai ngay trong quý tiếp theo, do phòng Tài chính - Kế toán và Ban Giám hiệu giám sát.

  4. Cải thiện hệ thống thông tin và truyền thông

    • Nâng cấp phần mềm kế toán, xây dựng hệ thống báo cáo tài chính kịp thời, chính xác và minh bạch.
    • Thiết lập kênh truyền thông nội bộ hiệu quả để cập nhật thông tin về thu chi và kiểm soát cho các cấp quản lý.
    • Thời gian thực hiện: trong vòng 12 tháng, do phòng Công nghệ thông tin phối hợp với phòng Tài chính - Kế toán thực hiện.

  5. Tăng cường giám sát và kiểm toán nội bộ

    • Thiết lập kế hoạch kiểm toán nội bộ định kỳ ít nhất 2 lần/năm, tập trung vào các khoản thu chi trọng yếu và rủi ro cao.
    • Xây dựng hệ thống giám sát thường xuyên, báo cáo kết quả kiểm toán cho Ban Giám hiệu và các cơ quan quản lý cấp trên.
    • Thời gian thực hiện: bắt đầu từ năm tài chính tiếp theo, do phòng Kiểm toán nội bộ chủ trì.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám hiệu các trường đại học công lập

    • Lợi ích: Nắm bắt được thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tăng cường kiểm soát nội bộ thu chi.
    • Use case: Áp dụng các đề xuất để hoàn thiện quy trình quản lý tài chính, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả sử dụng nguồn lực.

  2. Phòng Tài chính - Kế toán các đơn vị sự nghiệp công

    • Lợi ích: Hiểu rõ các nguyên tắc, quy trình kiểm soát nội bộ thu chi, từ đó cải tiến công tác kế toán và báo cáo tài chính.
    • Use case: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù đơn vị, giảm thiểu rủi ro tài chính.

  3. Cán bộ kiểm toán nội bộ và kiểm toán nhà nước

    • Lợi ích: Có cơ sở lý luận và thực tiễn để đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công.
    • Use case: Sử dụng kết quả nghiên cứu để thiết kế các chương trình kiểm toán, giám sát phù hợp.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị tài chính công

    • Lợi ích: Cung cấp tài liệu tham khảo về lý thuyết và thực tiễn kiểm soát nội bộ trong khu vực công, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục đại học.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn, hoặc bài báo khoa học liên quan đến quản lý tài chính công và kiểm soát nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng trong đơn vị sự nghiệp công?
    Kiểm soát nội bộ là quá trình do con người thiết lập nhằm đảm bảo các mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ được thực hiện hiệu quả. Trong đơn vị sự nghiệp công, KSNB giúp ngăn ngừa sai sót, gian lận, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, từ đó đảm bảo sự minh bạch và bền vững trong quản lý tài chính.

  2. Các thành phần chính của hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO là gì?
    Hệ thống KSNB gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát hiệu quả.

  3. Những rủi ro phổ biến trong quản lý thu chi tại các trường đại học công lập là gì?
    Rủi ro thường gặp bao gồm xây dựng dự toán không phù hợp, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, sử dụng chứng từ không hợp lệ, chi vượt dự toán, và thiếu kiểm soát trong phê duyệt chi tiêu. Những rủi ro này có thể dẫn đến thất thoát tài chính và sai phạm pháp luật.

  4. Làm thế nào để tăng cường kiểm soát nội bộ các khoản thu chi hiệu quả?
    Cần hoàn thiện môi trường kiểm soát, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, nâng cấp hệ thống thông tin kế toán, và tăng cường giám sát, kiểm toán nội bộ định kỳ. Việc đào tạo cán bộ và cam kết của lãnh đạo cũng rất quan trọng.

  5. Vai trò của kiểm toán nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
    Kiểm toán nội bộ đánh giá tính hiệu quả của hệ thống KSNB, phát hiện điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất cải tiến. Họ giúp đảm bảo hệ thống kiểm soát được vận hành đúng kế hoạch, góp phần giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản thu chi tại Trường Đại học Xây dựng Miền Trung còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro và giám sát nội bộ.
  • Việc áp dụng khung lý thuyết COSO 2013 và hướng dẫn INTOSAI 2004 giúp xây dựng hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù đơn vị sự nghiệp công.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào hoàn thiện môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, phân chia nhiệm vụ, nâng cấp hệ thống thông tin và tăng cường giám sát, kiểm toán nội bộ.
  • Thực hiện các giải pháp này trong vòng 6-12 tháng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, bảo vệ tài sản và đảm bảo sự phát triển bền vững của trường.
  • Khuyến khích các đơn vị sự nghiệp công khác tham khảo và áp dụng mô hình nghiên cứu để nâng cao chất lượng quản lý tài chính và kiểm soát nội bộ.

Hành động tiếp theo: Ban Giám hiệu và các phòng ban chức năng cần khẩn trương xây dựng kế hoạch triển khai các giải pháp, đồng thời tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức và năng lực cho cán bộ liên quan nhằm đảm bảo thành công trong việc tăng cường kiểm soát nội bộ các khoản thu chi.