CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm, chức năng và mục tiêu kiểm soát nội bộ a. Khái niệm Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng giám đốc, ban quản trị và những cá nhân liên quan, được thiết kế nhằm đảm bảo đạt được những mục tiêu: Độ tin cậy của các thông tin báo cáo, thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định hiệu năng và hiệu quả của hoạt động, và bảo vệ tài sản.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết lập từ ban giám đốc và ban quản trị của công ty để đạt được bốn mục tiêu liệt kê ở trên. Quá trình này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và các chính sách để đảm bảo tất cả các nghiệp vụ được ghi chép đã được phê chuẩn, được ghi chép đúng kỳ, được ghi chính xác giá trị và các tài sản được bảo vệ phù hợp. Chức năng của KSNB KSNB có chức năng đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, bảo đảm tuân thủ đúng quy định, đúng thể thức đã được quy định. Kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
Ngăn chặn, phát hiện những sai phạm và gian lận trong kinh doanh. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh vấn đề sai phạm và gian lận là điều không thể tránh khỏi do yếu tố chủ quan. Vì vậy, cần phải có các quy định Luan van 9 kiểm soát chặt chẽ, hữu hiệu để nhằm ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định. Bằng việc thiết lập các quy trình quản lý về tài chính kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo, KSNB sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán bảo đảm tuân thủ đúng theo quy định. Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan. Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể mất cắp, bị thất thoát hoặc sử dụng sai mục đích, mặt khác trong nền kinh tế thị trường yếu tố tài sản và thông tin là những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của đơn vị, do vậy cần phải có KSNB để hạn chế sự thất thoát về tài sản và thông tin. Mục tiêu của KSNB Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo việc chấp hành pháp luật và các quy định. Bên cạnh đó, KSNB phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị,… Luan van 10 Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại vŕ phát triển của đőn vị. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp luôn có hai dạng kiểm soát: - Kiểm soát quản lý : Là việc kiểm soát tính tuân thủ của nhân viên đối với chính sách quản lý của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. - Kiểm soát kế toán: Là việc nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, kiểm tra tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán. Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ Mỗi đơn vị sẽ thiết lập cho mình hệ thống KSNB thích hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của đơn vị và phải đảm bảo có hiệu quả.
Hệ thống KSNB của mỗi đơn vị sẽ có sự khác biệt đáng kể vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu,… tuy nhiên, dù thế nào thì hệ thống KSBN của doanh nghiệp chỉ hoạt động tốt khi cấu thành nó phải đầy đủ các bộ phận sau: a. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB. Các nhân tố của môi trường KSNB bao gồm: Triết lý quản trị và phong cách điều hành hoạt động: Là các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị đối với tình trạng của báo cáo tài chính cùng như đối với rủ ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Mọi hoạt động của đơn vị đều đặt dưới sự điều hành của nhà quản lý.
Do đó, quan điểm, ý thức, đường lối cũng như tư cách của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Luan van 11 Tính hữu hiệu của công tác KSNB còn phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Cơ cấu về quyền lực: Đi cùng với đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị. Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc vào quan điểm, phong cách điều hành của người đó, còn nếu quyền lực được phân cấp cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền lực được giao hoặc là lạm quyền.
Cơ cấu tổ chức: Thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, góp phần rất lớn trong việc giúp cho đơn vị đạt được mục tiêu đã đề ra. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Như vậy, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo phù hợp. Điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của từng đơn vị, cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ giữa các cấp về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.
Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên. Chính sách này biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát trong các hoạt động như công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Kiểm toán nội bộ: Bộ phận này thực hiện nhiệm vụ công tác giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị gồm cả hệ thống Luan van 12 KSNB.
Vì vậy, một hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả thì không thể thiếu nhân tố quan trọng là kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ phải là một bộ phận hoạt động độc lập, trực thuộc cấp quản lý cao nhất chứ không bị giới hạn hoạt động, mặt khác phải được giao quyền hạn rộng và đội ngũ nhân viên có năng lực, có phẩm chất đạo đức tốt. Công tác kế hoạch: Trong hoạt động của một tổ chức thì công tác kế hoạch là cần thiết, giúp cho đơn vị chủ động trước mọi tình huống để có thể đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả và nhanh chóng. Công tác kế hoạch là việc lập kế hoạch và dự toán theo các mục tiêu đã đề ra của đơn vị trong từng giai đoạn nhất định, đồng thời theo dõi và giám sát quá trình thực hiện để có biện pháp điều chỉnh kịp thời các sai phạm có thể xảy ra.
Việc lập công tác kế hoạch cũng phải có tính khoa học và có tính khả thi thì nó mới trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Các nhân tố bên ngoài: Ngoài các nhân tố thuộc tầm kiểm soát của đơn vị, còn có một số nhân tố khác nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý, nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý như : Hệ thống pháp luật, phong tục tập quán của địa phương, nhà đầu tư, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng,… Tóm lại, môi trường kiểm soát tốt khi đảm bảo được các nội dung sau: Lãnh đạo đơn vị phải là người có tư cách đạo đức, có hành vi ứng xử tốt, có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm cao. Đồng thời, phải là người gương mẫu, chấp hành các quy chế của đơn vị cũng như quy định pháp luật của Nhà nước. Đơn vị phải ban hành các quy chế hoạt động dưới dạng các văn bản và phổ biến rộng rãi đến từng thành viên trong đơn vị, bên cạnh đó yêu cầu các nhân viên ký cam kết tuân thủ các quy chế, quy định được thiết lập.
Luan van 13 Đơn vị phải xây dựng một sơ đồ tổ chức hợp lý, đảm bảo công tác quản lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định được tiến hành khoa học, kịp thời và hiệu quả. Đơn vị phải thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực kiểm toán, kế toán có liên quan. Bộ phận kiểm toán phải được đảm bảo là độc lập và hoạt động có tính hiệu quả.