CHƯƠNG 1: MÔT SỐ LÝ LUẬN VỀ MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ ĐẶC THÙ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1. Những khái niệm cơ bản liên quan đến vấn đề nghiên cứu 1. Khái niệm quản trị doanh nghiệp và các chức năng quản trị 1. Khái niệm quản trị Quản trị là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động của các cá nhân và tập thể nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
Quản trị là quá trình làm việc với người khác và thông qua người khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động. Ngay từ khi con người bắt đầu hình thành các nhóm người đề thực hiện những mục tiêu mà họ không thể đạt được với tư cách cá nhân riêng lẻ, thì quản trị đã trở thành một yếu tố cần thiết để đảm bảo phối hợp các hoạt động của các cá nhân. Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra họat động của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Từ khái niệm này giúp chúng ta nhận ra rằng, quản trị là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức.
Đó là quá trình nhằm tạo nên sức mạnh gắn liền các vấn đề lại với nhau trong tổ chức và thúc đẩy các vấn đề chuyển động. Mục tiêu của quản trị là tạo ra giá trị thặng dư tức tìm ra phương thức thích hợp để thực hiện công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí các nguồn lực ít nhất. Nói chung, quản trị là một hình thức phức tạp mà các nhà quản trị kinh doanh phải quản trị từ khâu đầu đến khâu cuối của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực chất của quản trị kinh doanh là quản trị các yếu tố đầu vào, quá trình sản xuất kinh doanh các yếu tố đầu ra theo quá trình hoạt động. Theo quá trình quản trị kinh doanh: công tác quản trị trong doanh nghiệp là quá trình lập kế họach, tổ chức phối hợp và điều chỉnh các hoạt động của các thành viên , các bộ phận và các chức năng trong doanh nghiệp nhằm huy động tối đa mọi nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đặt ra của tổ chức.
Theo quan điểm hệ thống quản trị: quản trị còn là việc thực hành những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển 1. Các chức năng của quản trị Các chức năng quản trị để chỉ những nhiệm vụ lớn nhất và bao trùm nhất trong các hoạt động về quản trị a, Hoạch định Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó.
Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém. b, Tổ chức Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao? Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt.
c, Lãnh đạo Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém. d, Kiểm soát Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra.
Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu. Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng trong cơ quan, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp.Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình công nghệ riêng v. nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau.
Nhưng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực hiện, chứ không khác nhau về bản chất. Sự khác biệt này sẽ được chỉ ra ở phần sau, khi chúng ta xem xét các cấp bậc quản trị. Khái niệm môi trường quản trị doanh nghiệp Môi trường quản trị chỉ những định chế hay lực lượng bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động của quản trị tổ chức. Môi trường quản trị được chia thành: Môi trường bên ngoài bao gồm: Môi trường chung hay còn gọi là môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố bên ngoài, tác động một cách gián tiếp đến tất cả các tổ chức kinh doanh trong nền kinh tế.
Môi trường nghành hay còn gọi môi trường vi mô bao gồm tất cả các yếu tố và các nhóm bên ngoài, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển, thành công và tồn tại của doanh nghiệp. Môi trường bên trong bao gồm các yếu tố như người lao động trong doanh nghiệp, người chủ doanh nghiệp, các nhà quản trị, nền văn hóa doanh nghiệp, cơ sở hạ tầng, nguồn vốn,… 1. Khái niệm môi trường quản trị doanh nghiệp đặc thù Môi trường đặc thù của doanh nghiệp là một bộ phận thuộc môi trường bên ngoài của doanh nghiệp. Là môi trường chứa đựng tất cả các tác nhân bên ngoài doanh nghiệp nhưng tác động trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Môi trường đặc thù tác động một cách trực tiếp tạo ra sự khác biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác.
Doanh nghiệp cần nắm được môi trường ngành của doanh nghiệp như thế nào, vì môi trường này quyết định và ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp. Môi trường đặc thù là môi trường bao gồm các yếu tố trong ngành, và là yếu tố ngoại cảnh đối với tổ chức, doanh nghiệp quyết định tính chất và mức độ cạnh tranh trong ngành sản xuất kinh doanh đó. Nó giúp phân biệt giữa các tổ chức và doanh nghiệp khác nhau. Nói cách khác, môi trường đặc thù là môi trường chứa đựng tất cả các tác nhân gây ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nó bao gồm những cá nhân hay tổ chức ở bên ngoài doanh nghiệp mà quyền lợi của họ có liên quan gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố của môi trường đặc thù của doanh nghiệp a. Khách hàng Khách hàng là danh từ chung để chỉ những người hay tổ chức mua sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp. Khách hàng bao gồm người tiêu dùng cuối cùng, các trung gian phân phối, khách hàng công nghiệp và khách hàng cơ quan.Tính chất quyết định của khách hàng thể hiện trên các mặt sau: Khách hàng quyết định sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp được bán theo giá nào.
Trên thực tế, doanh nghiệp chỉ có thể bán với giá mà người tiêu dùng chấp nhận. Khách hàng quyết định doanh nghiệp bán sản phẩm như thế nào. Phương thức bán và phương thức phục vụ khách hàng là do khách hàng lựa chọn, vì trong nền kinh tế thị trường phát triển, người mua có quyền lựa chọn người bán theo ý thích của mình và đồng thời quyết định phương thức phục vụ của người bán. Điều này cho thấy tính chất quyết định của khách hàng làm cho thị trường chuyển từ thị trường người bán sang thị trường người mua, khách hàng trở thành thượng đế.
Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh là những tổ chức hay cá nhân có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp bằng cùng một loại sản phẩm có cùng nhãn hiệu, cùng loại sản phẩm nhưng khác nhãn hiệu, những sản phẩm có khả năng thay thế sản phẩm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt đối thủ cạnh tranh. Vấn đề quan trọng ở đây là không được coi thường bất kỳ đối thủ nào, nhưng cũng không coi tất cả đối thủ là thù địch. Cách sử lý khôn ngoan nhất không phải là hướng mũi nhọn vào đối thủ của mình mà ngược lại vừa phải xác định, điều khiển và hoà giải, lại vừa phải hướng suy nghĩ và sự quan tâm của mình vào khách hàng.
Phải luôn đặt câu hỏi khách hàng muốn gì? Khi ta thoả mãn được ước muốn của khách hàng, có nghĩa là ta đã thành công một phần trong cạnh tranh. Mặt khác cũng nên quan tâm tới việc dự đoán tương lai và định hướng tới khách hàng. Mỗi sản phẩm đều tuân theo một quy luật nhất định, đó là sự phát sinh, phát triển và suy thoái. Người tiêu dùng là người đi sau sự phát sinh nhưng lại đi trước sự suy thoái.