CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG ERP 1. Khái niệm hệ thống ERP Theo Klaus, Rosemann và G.Gable (2000), khái niệm ERP có thể được nhìn nhận từ nhiều khía cạnh khác nhau. Thuật ngữ ERP chỉ một loại hàng hóa, một sản phẩm dưới dạng phần mềm máy tính. Về cơ bản, ERP có thể được coi là một mục tiêu phát triển của việc lập kế hoạch cho các quy trình và dữ liệu của mộtdoanh nghiệp thành một cấu trúc tích hợp toàn diện.
Đồng thời, ERP có thể được coi là chìa khóa quan trọng của cơ sở hạ tầng mang lại giải pháp cho doanh nghiệp. Còn theo nhóm nghiên cứu Kumar và Hillegersberg (2000), ERP là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá trình kinh doanh. Nó bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp. Awad (2014) định nghĩa ERP là các gói phần mềm tích hợp với một cơ sở dữ liệu chung hỗ trợ các quy trình kinh doanh trong các công ty.
Nói cách khác, hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp là một thuật ngữ được sử dụng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ, nhằm giúp hỗ trợ quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Đặc điểm của ERP Dựa trên 2 khía cạnh xuất phát từ chính tên gọi của hệ thống ERP là Resource và Planning, trong đó: - Tài nguyên (Resource): tất cả những tài sản vô hình và hữu hình có sẵn hoặc được tạo ra hàng ngày mà doanh nghiệp đó sở hữu chính là tài nguyên. Bao gồm cả nhân lực, vật lực và tài chính của doanh nghiệp đó. 9 - Hoạch định (Planning): là những kế hoạch và tương tác giữa các nhân viên, nhà quản lý lên nguồn tài nguyên của doanh nghiệp để giải quyết các công việc diễn ra thường ngày.
Hệ thống ERP có thể coi là một trong những phần mềm có thiết kế mềm dẻo, linh hoạt phù hợp với đặc trưng hoạt động của từng doanh nghiệp và có thể mở rộng, phát triển theo thời gian của từng loại hình doanh nghiệp mà không làm thay đổi cấu trúc của chương trình hiện có. Bên cạnh đó, tính năng quan trọng nhất của phần mềm ERP là sự linh hoạt khi cho phép quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, nhiều ngôn ngữ, tiền tệ, cho phép xuất/nhập dữ diệu dưới định dạng excel, cho phép phân tích dữ liệu Drill- Down,…mà không phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Do đó, hệ thống ERP được đánh giá là phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp từ vừa và nhỏ đến các công ty đa quốc gia. Đồng thời, hệ thống ERP loại bỏ các hệ thống phần mềm máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp như: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho…và thay thế bằng một chương trình phần mềm hợp nhất toàn diện phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau, nhờ đó tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau.
Hơn nữa, hệ thống ERP có tính liên kết chặt chẽ nên dù đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau. Theo đó, tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ và góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau một cách kịp thời và chính xác. Cấu trúc của ERP Các phân hệ cơ bản của một hệ thống ERP điển hình bao gồm: 10 • Sales and Distribution • Purchase Control • Stock Control • Finance ERP • Production Planning and Control • Project Management • Service Management • Human Resouce Management • Management Reporting • Tax Reports - Kế toán tài chính - Quản lý dự án - Quản lý bán hàng và phân phối - Quản lý dịch vụ - Quản lý mua hàng - Quản lý nhân sự - Quản lý hàng tồn kho - Báo cáo quản trị - Lập kế hoạch và quản lý sản xuất - Báo cáo thuế 1. Vai trò của ERP Thứ nhất, trước sự phát triển của công nghệ thông tin vào các lĩnh vực, hệ thống ERP giữ vai trò tạo ra một quy trình làm việc tự động, liên kết với nhiều chức năng khác nhau về mặt kế toán, kho, nhân sự, hậu cần, khách hàng, hoạch định và sản xuất,…nhằm mục tiêu đảm bảo nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.
Mặt khác, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Thứ hai, hệ thống ERP đóng vai trò là hệ thống trung gian cung cấp một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác các thông tin cần thiết để hỗ trợ nhà quản lý phân tích, xem xét ra kế hoạch, mục tiêu cho các chiến lược kinh doanh sắp tới. Đồng thời, ERP đóng vai trò cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác. 11 Thứ ba, hệ thống ERP đóng vai trò là công cụ tính toán và dự báo các trường hợp có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất/ kinh doanh của công ty.
Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. Thứ tư, hệ thống ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Điều này giúp công ty giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ và thuận tiện cho các quá trình giao dịch. Tác động của hệ thống ERP đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhìn chung, sự xuất hiện của hệ thống ERP có tác động làm tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng công nghệ để quản lý mục tiêu, kết quả kinh doanh và giúp hỗ trợ đưa ra chiến lược cụ thể cho doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
Tuy nhiên, vẫn còn nhiều tranh cãi khi cho rằng hệ thống này có tác động trái chiều đối với hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Grabski (2001) tập trung nghiên cứu vào tác động của hệ thống ERP đối với hiệu quả hoạt động của công ty. Nhóm tác giả đề cập đến các lý thuyết về tổ chức kinh tế và công nghệ để nhằm cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra xem hệ thống ERP ảnh hưởng như thế nào đến việc điều phối doanh nghiệp và chi phí giao dịch. Theo nhà nghiên cứu, hệ thống ERP có hai tác động chính: một là làm giảm chi phí bằng cách nâng cao hiệu quả thông qua tin học hóa dữ liệu và quy trình, hai là tăng cường khả năng ra quyết định bằng cách cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho toàn doanh nghiệp.
Những tác động này không chỉ gắn liền với việc cải thiện hoạt động của doanh nghiệp mà còn hỗ trợ tối đa trong công tác quản trị của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tính toán các dữ liệu công ty, kết quả cho thấy không có cải thiện đáng kể nào liên quan đến thu nhập thặng dư hoặc tỷ lệ chi phí bán hàng, chi phí chung và chi phí quản lý doanh nghiệp trong 12 mỗi 2 năm sau khi triển khai hệ thống ERP. Tuy nhiên, bắt đầu từ năm thứ 3 sau áp dụng hệ thống này thì có sự cải thiện đáng kể về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp do tỷ lệ giá vốn hàng bán trên doanh thu giảm đi rõ rệt. Thêm vào đó, tỷ lệ nhân viên trên doanh thu đã giảm đáng kể trong mỗi 3 năm được kiểm tra sau khi triển khai ERP.
Đồng tình với quan điểm đó, I. Nicolaou (2004) chỉ ra rằng việc áp dụng thành công công nghệ thông tin để hỗ trợ chiến lược kinh doanh có thể giúp các tổ chức đạt được hiệu quả tài chính vượt trội. Thu thập dữ liệu tài chính của 247 công ty áp dụng hệ thống toàn doanh nghiệp với một nhóm kiểm soát phù hợp của các công ty theo từng phần, tác giả so sánh sự khác biệt trước và sau khi áp dụng. Kết quả cũng cho thấy các công ty áp dụng hệ thống doanh nghiệp cho thấy hiệu suất cao hơn chỉ sau hai năm tiếp tục sử dụng.
Hơn nữa, việc kiểm soát các đặc điểm triển khai như lựa chọn nhà cung cấp, mục tiêu thực hiện, các mô-đun được triển khai và khoảng thời gian thực hiện, đã giúp giải thích hiệu quả hoạt động tài chính của việc sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Bajor (2011) nối tiếp nghiên cứu trước của I. Nicolaou (2004) để tiếp tục đào sâu nghiên cứu về các cam kết về nguồn lực và ảnh hưởng đến hiệu suất của công ty trong thời gian dài hạn. Kết quả từ phân tích cũng cho thấy sự khác biệt về hiệu suất cao hơn sau khi hoàn thành hệ thống.
Cụ thể, các công ty khi áp dụng ERP báo cáo chỉ số ROA, ROS thấp hơn, song tỷ lệ giá vốn hàng bán trên doanh thu thấp hơn và số lượng nhân viên trên doanh số bán hàng thấp hơn. Ngoài ra, trong khung thời gian sau khi hoàn thành, các công ty mẫu cũng được phát hiện là có khả năng sinh lời tương đối vượt trội và quản lý giá vốn hàng bán tương đối ổn định. Xét trên một khía canh khác, nhóm tác giả Hooshang và Cyrus (2010) cho rằng việc cải tiến năng suất được xem xét từ hai khía cạnh: một là hiệu quả hoạt động (đầu ra/đầu vào) của từng người lao động hoặc đơn vị kinh doanh và hai là sự hài lòng của người dùng cuối hoặc khách hàng.