Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu và Thanh Toán Tại Công Ty TNHH SX-TM Phác Thành IV

Khóa luận phân tích chu trình mua nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty TNHH SX Thương mại Phước Thành IV.

• Tác giả: Nguyán Thị Mỹ Tiên
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyán Hà Trúc Mai
• Trường học: Trường Đại Học Cửu Long
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu và Thanh Toán Tại Công Ty TNHH SX-TM Phác Thành IV
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Vĩnh Long

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP
• 1.1. TỔNG QUAN VÀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP
• 1.1.1. Một số khái niệm liên quan
• 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu
• 1.1.3. Các hình thức mua nguyên vật liệu
• 1.1.4. Các hình thức thanh toán cho nhà cung cấp
• 1.1.5. Các hoạt động xử lý trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
• 1.2. MỤC TIÊU CỦA CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP
• 1.3. Ý NGHĨA THỰC TIỄN CHU TRÌNH
• 1.4. ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH
• 1.4.1. Hệ thống tài khoản sử dụng trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
• 1.4.2. Hệ thống phương pháp hạch toán các tài khoản kế toán trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
• 1.4.3. Hệ thống chứng từ và sổ sách sử dụng trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
• 1.5. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SX THƯƠNG MẠI PHƯỚC THÀNH IV
• 2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH SX - TM PHƯỚC THÀNH IV
• 2.1.1. Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, hình thức tổ chức kinh doanh
• 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ
• 2.1.4. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu
• 2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY SẢN XUẤT KINH DOANH
• 2.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
• 2.3.1. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
• 2.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
• 2.4.1. Nhân sự kế toán
• 2.4.2. Hình thức kế toán
• 2.4.3. Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế toán
• 2.4.3.1. Tổ chức vận dụng các chế độ
• 2.4.3.2. Phương pháp kế toán
• 2.4.4. Áp dụng tin học trong công tác kế toán
• 2.5. KẾT QUẢ KINH DOANH MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY
• 2.6. THỰC TRẠNG CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SX THƯƠNG MẠI PHƯỚC THÀNH IV
• 2.6.1. Trình tự các bước trong chu trình mua nguyên vật liệu tại công ty
• 2.6.1.1. Đặt mua nguyên vật liệu
• 2.6.1.2. Nhận nguyên vật nhập kho
• 2.6.1.3. Nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả
• 2.6.1.4. Thanh toán cho nhà cung cấp
• 2.6.2. Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu
• 2.6.2.1. Chứng từ sử dụng
• 2.6.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
• 2.6.2.3. Tài khoản sử dụng
• 2.6.2.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• 2.6.2.5. Sổ sách sử dụng
• 2.6.3. Chu trình thanh toán cho nhà cung cấp
• 2.6.3.1. Chứng từ sử dụng
• 2.6.3.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
• 2.6.3.3. Tài khoản sử dụng
• 2.6.3.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• 2.7. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP
• 3.1. CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
• 3.1.1. Cơ sở đề xuất giải pháp về tình hình hoạt động của Công ty
• 3.1.2. Cơ sở đề xuất giải pháp về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
• 3.2. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP
• 3.2.1. Giải pháp về tình hình hoạt động của công ty
• 3.2.2. Giải pháp về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp
• 3.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• PHẦN KẾT LUẬN - KIẾN NGHỊ
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty TNHH SX TM Phác Thành IV

Quy trình mua nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong hoạt động sản xuất của Công ty TNHH SX-TM Phác Thành IV. Quy trình này không chỉ đảm bảo cung cấp nguyên liệu cần thiết cho sản xuất mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh. Việc quản lý quy trình này một cách hiệu quả giúp công ty tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

1.1. Khái Niệm Về Nguyên Vật Liệu Trong Sản Xuất

Nguyên vật liệu là các tài sản cần thiết cho quá trình sản xuất. Chúng có thể được phân loại thành nguyên vật liệu chính và phụ, mỗi loại đều có vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm cuối cùng.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu

Quy trình mua nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm mà còn quyết định đến chi phí sản xuất. Việc quản lý tốt quy trình này giúp công ty duy trì được lợi thế cạnh tranh.

II. Các Thách Thức Trong Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu

Trong quá trình mua nguyên vật liệu, Công ty TNHH SX-TM Phác Thành IV phải đối mặt với nhiều thách thức. Những thách thức này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất và khả năng cạnh tranh của công ty. Việc nhận diện và giải quyết kịp thời các vấn đề này là rất cần thiết.

2.1. Khó Khăn Trong Việc Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp Đáng Tin Cậy

Việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là một trong những thách thức lớn nhất. Công ty cần đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng cung cấp nguyên vật liệu chất lượng và đúng thời gian.

2.2. Biến Động Giá Nguyên Vật Liệu

Giá nguyên vật liệu thường xuyên biến động, điều này có thể ảnh hưởng đến chi phí sản xuất. Công ty cần có các biện pháp để quản lý rủi ro giá cả hiệu quả.

III. Phương Pháp Mua Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty TNHH SX TM Phác Thành IV

Công ty TNHH SX-TM Phác Thành IV áp dụng nhiều phương pháp khác nhau trong quy trình mua nguyên vật liệu. Những phương pháp này giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí.

3.1. Quy Trình Đặt Hàng Nguyên Vật Liệu

Quy trình đặt hàng bao gồm việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện đơn đặt hàng. Điều này đảm bảo rằng nguyên vật liệu được cung cấp đúng thời gian và chất lượng.

3.2. Quản Lý Nhập Kho Nguyên Vật Liệu

Sau khi nhận hàng, công ty cần thực hiện quy trình nhập kho để đảm bảo nguyên vật liệu được lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả.

IV. Quy Trình Thanh Toán Cho Nhà Cung Cấp Tại Công Ty TNHH SX TM Phác Thành IV

Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của công ty. Việc thanh toán đúng hạn giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đảm bảo nguồn cung ổn định.

4.1. Các Hình Thức Thanh Toán Thường Dùng

Công ty sử dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng và các hình thức thanh toán điện tử khác.

4.2. Quản Lý Khoản Phải Trả Cho Nhà Cung Cấp

Việc quản lý khoản phải trả giúp công ty theo dõi tình hình tài chính và đảm bảo thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu

Quy trình mua nguyên vật liệu không chỉ là lý thuyết mà còn có ứng dụng thực tiễn rõ ràng trong hoạt động sản xuất của công ty. Những kết quả đạt được từ quy trình này có thể được đo lường qua hiệu quả sản xuất và lợi nhuận.

5.1. Kết Quả Đạt Được Từ Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu

Công ty đã đạt được nhiều kết quả tích cực từ việc tối ưu hóa quy trình mua nguyên vật liệu, bao gồm giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.

5.2. Những Bài Học Kinh Nghiệm Rút Ra

Từ quy trình mua nguyên vật liệu, công ty đã rút ra nhiều bài học kinh nghiệm quý báu để cải thiện quy trình trong tương lai.

VI. Kết Luận Về Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty TNHH SX TM Phác Thành IV

Quy trình mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH SX-TM Phác Thành IV đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Việc cải thiện quy trình này sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh trong tương lai.

6.1. Tương Lai Của Quy Trình Mua Nguyên Vật Liệu

Công ty sẽ tiếp tục cải tiến quy trình mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

6.2. Đề Xuất Các Giải Pháp Cải Tiến

Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình mua nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động sản xuất.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

• Lý do chọn đề tài: Nhu cầu quản lý nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp trong doanh nghiệp sản xuất thực phẩm ngày càng tăng, đồng thời yêu cầu hệ thống kế toán phải chính xác, kịp thời để hỗ trợ quyết định. Khóa luận tập trung vào chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tại Công ty TNHH SX‑TM Phước Thành IV (Vĩnh Long), một doanh nghiệp có quy mô hoạt động rộng và đa dạng sản phẩm gạo, hạt, nguyên liệu phụ trợ.
• Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu
  1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán về chu trình mua, nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp.
  2. Trình bày lý thuyết, khái niệm, chứng từ và mô hình kế toán liên quan.
  3. Phân tích số liệu kế toán của công ty trong giai đoạn 2018‑2020.
  4. Đề xuất biện pháp cải tiến chu trình và hệ thống kế toán nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
• Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
  • Đối tượng: Các giao dịch mua nguyên vật liệu, nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty TNHH SX‑TM Phước Thành IV.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu tài chính và chứng từ năm 2018, 2019, 2020.
  • Phạm vi không gian: Công ty trụ sở tại 179, ấp Long Hòa, xã Lạc Hòa, huyện Long Hồ, tỉnh Vĩnh Long.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

• Khung lý thuyết
  • Khái niệm nguyên vật liệu: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xây dựng (theo nội dung chương 1.1).
  • Chu trình mua, nhập kho và thanh toán: quy trình khởi đầu bằng đề xuất mua, duyệt đặt hàng, nhận nguyên liệu, ghi nhận chứng từ, theo dõi khoản phải trả và thực hiện thanh toán (chương 1.2‑1.4).
  • Chứng từ kế toán: Đặt mua, Báo giá, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản giao nhận, Giấy đề nghị thanh toán, Ủy nhiệm chi, Séc, L/C, thanh toán tiền mặt và không dùng tiền mặt (chương 1.4‑1.9).
  • Tài khoản kế toán liên quan: TK 111‑Tiền mặt, TK 112‑Tiền gửi ngân hàng, TK 133‑Thuế GTGT đã thu, TK 151‑Hàng mua đang trên đường, TK 152‑Nguyên vật liệu, TK 331‑Phải trả cho người bán (theo phần “Các tài khoản kế toán” trong chương 2).
• Phương pháp nghiên cứu
  • Phân tích‑tổng hợp nội dung tài liệu, luật, chuẩn mực kế toán (Circular 133/2016/TT‑BTC).
  • Nghiên cứu tài liệu: Thu thập sổ sách, báo cáo tài chính, chứng từ nội bộ của công ty.
  • So sánh số liệu thực tế với tiêu chuẩn kế toán và mô hình lý thuyết (công thức ΔA = A1 – A0, %A = ΔA/A0 × 100 %).
  • Phương pháp định lượng: Tính tỷ lệ chênh lệch, phân tích xu hướng doanh thu, chi phí, công nợ phải trả.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1 – Lý luận và khung lý thuyết

• Luận điểm chính: Giới thiệu tổng quan khái niệm, các hình thức mua (mua nhập kho, mua không qua kho, trả lại, giảm giá) và các hình thức thanh toán (tiền mặt, séc, ủy nhiệm chi, L/C).
• Bảng 1.1 – Các hình thức mua nguyên vật liệu

Hình thức mua	Mô tả ngắn gọn
Mua nguyên vật liệu nhập kho	Nhận hàng, ghi nhận trên phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT.
Mua nguyên vật liệu không qua kho	Bán thẳng cho khách hàng, không ghi nhập kho.
Nguyên vật liệu trả lại & giảm giá	Trả lại nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn, ghi nhận điều chỉnh.

• Các chứng từ quan trọng: Đặt mua, Báo giá, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản giao nhận, Giấy đề nghị thanh toán, Ủy nhiệm chi, Séc, L/C.

Chương 2 – Thực trạng chu trình tại Công ty TNHH SX‑TM Phước Thành IV

• Giới thiệu công ty: Thành lập năm 1994, chuyển đổi thành công ty TNHH SX‑TM năm 2005, lĩnh vực kinh doanh gạo, hạt, nguyên liệu phụ trợ, quy mô sản xuất 10.000 tấn/ngày, diện tích nhà máy 20.000 m².
• Quy trình thực tế
  1. Đặt mua nguyên vật liệu – Xác định nhu cầu, lập phiếu yêu cầu mua, duyệt bởi giám đốc.
  2. Nhận nguyên vật liệu – Kiểm tra chứng từ, ghi nhận vào TK 152‑Nguyên vật liệu và TK 151‑Hàng mua đang trên đường.
  3. Thanh toán – Theo hóa đơn GTGT, sử dụng các hình thức: tiền mặt, séc, ủy nhiệm chi, L/C (phần “Các hình thức thanh toán”).
• Bảng 2.1 – Tài khoản kế toán sử dụng trong chu trình

Tài khoản	Nội dung ghi sổ
TK 111 – Tiền mặt	Giao dịch tiền mặt khi mua, thanh toán.
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng	Giao dịch ngân hàng, ủy nhiệm chi.
TK 133 – Thuế GTGT đã thu	Thuế GTGT liên quan đến mua bán.
TK 151 – Hàng mua đang trên đường	Giá trị nguyên vật liệu chưa nhập kho.
TK 152 – Nguyên vật liệu	Giá trị nguyên vật liệu đã nhập kho.
TK 331 – Phải trả cho người bán	Khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp.

• Phân tích số liệu:
  • Bảng 2.2 – Bảng tổng hợp công nợ phải trả (định dạng mẫu)

Mã khách hàng	Tên khách hàng	Số dư đầu kỳ	Phát sinh	Số dư cuối kỳ

(Dữ liệu cụ thể không được trích trong văn bản, do đó bảng chỉ mang tính mẫu).

• Kết quả nhận xét: Đánh giá thực trạng cho thấy việc ghi nhận TK 151 → TK 152 còn tồn tại sai sót trong một số giao dịch, và việc sử dụng nhiều hình thức thanh toán gây khó khăn trong việc thống nhất dữ liệu.

Chương 3 – Giải pháp và đề xuất cải tiến

• Giải pháp đề xuất
  1. Chuẩn hoá quy trình: Áp dụng quy trình “đặt mua → kiểm duyệt → nhập kho → hạch toán → thanh toán” theo chuẩn ISO 22000 và Circular 133/2016/TT‑BTC.
  2. Tích hợp hệ thống ERP: Đưa các chứng từ điện tử (đặt mua, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho) vào phần mềm kế toán để giảm sai sót nhập thủ công.
  3. Kiểm soát nội bộ: Tăng cường phân công ký duyệt, thiết lập báo cáo công nợ hàng tuần, sử dụng TK 331 để theo dõi thời hạn thanh toán.
  4. Đào tạo nhân viên: Nâng cao hiểu biết về các hình thức thanh toán, đặc biệt là ủy nhiệm chi và L/C.
• Kết quả dự kiến: Giảm thời gian vòng quay tiền mặt, giảm sai sót hạch toán lên 10 %, cải thiện tỷ lệ thanh toán đúng hạn trên 95 %.

Kết quả và đóng góp

• Kết quả chính
  • Xác định được các sai sót trong việc chuyển đổi số dư TK 151 → TK 152 và đề xuất cách khắc phục.
  • Đưa ra bảng phân tích chi tiết các hình thức mua và thanh toán, kèm công thức ΔA và %A để đo lường hiệu suất.
• Giải pháp/kiến nghị: Như đã nêu trong Chương 3, bao gồm chuẩn hoá quy trình, ứng dụng ERP, và cải thiện kiểm soát nội bộ.
• Đóng góp:
  • Cung cấp một trường hợp thực tiễn đầy đủ cho ngành kế toán doanh nghiệp sản xuất thực phẩm.
  • Đưa ra bộ tài khoản và chứng từ mẫu có thể tái sử dụng cho các doanh nghiệp cùng ngành.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu chỉ dựa trên dữ liệu của một công ty trong giai đoạn 2018‑2020; không bao gồm các biến số kinh tế vĩ mô hoặc so sánh với doanh nghiệp cùng ngành.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát sang nhiều doanh nghiệp, áp dụng phương pháp phân tích đa biến để đánh giá ảnh hưởng của yếu tố thị trường lên chu trình mua‑nhập‑thanh toán; nghiên cứu tích hợp AI trong dự báo nhu cầu nguyên vật liệu.

Giá trị tham khảo

• Đối tượng: Sinh viên ngành Kế toán, Tài chính, Quản trị doanh nghiệp; nhà quản lý kế toán và kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm; các nhà nghiên cứu muốn có mẫu phân tích chu trình mua‑nhập‑thanh toán.
• Phần đáng tham khảo:
  • Các mô hình tài khoản (TK 111, 112, 133, 151, 152, 331) và cách vận dụng trong thực tiễn.
  • Danh mục chứng từ và quy trình duyệt trong chương 1, hữu ích cho việc xây dựng SOP.
  • Phương pháp tính ΔA và %A để đo lường chênh lệch thực tế so với kế hoạch.

Câu hỏi thường gặp

1. TK 331 được sử dụng để ghi nhận gì trong chu trình mua?
   – TK 331 ghi nhận khoản phải trả cho nhà cung cấp, là số tiền chưa thanh toán sau khi nhận nguyên vật liệu và hóa đơn GTGT.
2. Có bao nhiêu hình thức mua nguyên vật liệu được nêu trong luận văn?
   – Bốn hình thức: mua nhập kho, mua không qua kho, trả lại, và giảm giá.
3. Hình thức thanh toán nào không dùng tiền mặt được đề cập?
   – Séc, ủy nhiệm chi, và L/C (Letter of Credit).
4. Công thức ΔA (%) được sử dụng để đo lường gì?
   – Đo lường phần chênh lệch giữa chỉ tiêu kỳ thực hiện (A1) và chỉ tiêu kỳ dự kiến (A0) trong các báo cáo tài chính.
5. Circular 133/2016/TT‑BTC có vai trò gì trong đề tài?
   – Là chuẩn mực pháp luật về hạch toán kế toán, được áp dụng để kiểm tra tính hợp pháp và chuẩn xác của các bút toán trong chu trình mua‑nhập‑thanh toán.

Kết luận

Khóa luận đã phân tích chi tiết chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tại Công ty TNHH SX‑TM Phước Thành IV, xác định những điểm yếu trong hạch toán và đề xuất giải pháp cải tiến thực tiễn. Kết quả cho thấy việc chuẩn hoá quy trình, áp dụng hệ thống ERP và tăng cường kiểm soát nội bộ có thể nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm rủi ro sai sót kế toán. Các đóng góp của nghiên cứu cung cấp cơ sở tham khảo cho các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm và mở ra hướng nghiên cứu sâu hơn về áp dụng công nghệ mới trong quản lý chu trình mua‑bán.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 nhằm giới thiệu lý thuyết tổng quan về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Sẽ đi sâu tìm hiểu về các khái niệm, chứng từ và kết cấu cāa tài khoản, sổ sách kế toán sử dÿng.thông qua các sơ đồ, bảng biểu cāa chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp.1 TâNG QUAN VÀ CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP 1.1 Mßt sß khái niãm liên quan  Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vÁt liệu cāa doanh nghiệp là những đái t°āng lao đßng mua ngoài hoặc tự chÁ biÁn dùng cho các mÿc đích sÁn xuất, kinh doanh cāa doanh nghiệp.  Khái niệm chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp Chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là chu trình bao gãm các quyÁt định và các chu trình cần thiÁt đß có nguyên vÁt liệu cho quá trình ho¿t đßng cāa doanh nghiệp, th°ßng bắt đầu bằng sự khái x°áng cāa mßt đ¡n đặt mua cāa ng°ßi có trách nhiệm cần nguyên vÁt liệu và kÁt thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về nguyên vÁt liệu nhÁn đ°āc.  Khái niệm khoản phải trả cho nhà cung cấp KhoÁn phÁi trÁ nhà cung cấp là khoÁn nā phát sinh th°ßng xuyên trong ho¿t đßng kinh doanh cāa doanh nghiệp, liên quan đÁn việc mua nguyên vÁt liệu nh°ng ch°a thanh toán cho nhà cung cấp.

Bên c¿nh các khoÁn nā tiền mua nguyên vÁt liệu thì cũng có tr°ßng hāp doanh nghiệp ăng tr°ác tiền mua nguyên vÁt liệu cho nhà cung cấp. Nh° vÁy, khoÁn phÁi trÁ nhà cung cấp có mái quan hệ mÁt thiÁt vái nghiệp vÿ mua nguyên vÁt liệu, là mßt khoÁn trong chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. SVTH: Nguyán Thá Mā Tiên Trang 4 Khóa luËn tßt nghiãp GVHD: ThS. Nguyán Há Trúc Mai 1.2 Phân lo¿i nguyên vËt liãu Nguyên vÁt liệu cāa doanh nghiệp th°ßng đ°āc phân lo¿i theo các nhóm sau: Nguyên vÁt liệu chính, nguyên vÁt liệu phÿ, nhiên liệu, phÿ tùng thay thÁ, vÁt liệu và các thiÁt bị xây dựng c¡ bÁn, và vÁt liệu khác.

- Nguyên vật liệu chính: Là những lo¿i nguyên vÁt liệu khi tham gia vào quá trình sÁn xuất thì cấu thành thực thß vÁt chất, thực thß chính cāa sÁn phẩm. Vì vÁy, khái niệm nguyên vÁt liệu chính gắn liền vái doanh nghiệp sÁn xuất cÿ thß. Trong các doanh nghiệp kinh doanh th°¡ng m¿i, dịch vÿ& không đặt ra khái niệm vÁt liệu chính, vÁt liệu phÿ. Nguyên vÁt liệu chính cũng bao gãm cÁ nửa thành phần mua ngoài vái mÿc đích trực tiÁp quá trình sÁn xuất, chÁ t¿o ra thành phẩm.

- Nguyên vật liệu phÿ: Là những vÁt liệu khi tham gia quá trình sÁn xuất, không cấu thành thực thß chính cāa sÁn phẩm nh°ng có thß kÁt hāp vái vÁt liệu chính làm thay đåi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tng thêm chất l°āng sÁn phẩm hoặc phÿ thußc nhu cầu công nghệ, kỹ thuÁt, bÁo quÁn đóng gói, phÿc vÿ cho quá trình lao đßng. - Nhiên liệu: Là những thăc có tác dÿng cung cấp nhiệt l°āng trong quá trình sÁn xuất, kinh doanh t¿ điều kiện cho quá trình t¿o sÁn phẩm dián ra bình th°ßng, nhiên liệu có thß tãn t¿i á d¿ng thßn lßng, thß rắn và thß khí. - Phÿ tùng thay thế: Là vÁt liệu dùng đß thay thÁ, sửa chữa máy móc thiÁt bị, ph°¡ng tiện vÁn tÁi, công cÿ, dÿng cÿ sÁn xuất& - Vật liệu và thiết bị xây dựng c¡ bản: Là những lo¿i thiÁt bị và vÁt liệu đ°āc sử dÿng cho công việc c¡ bÁn. Đái vái thiÁt bị c¡ bÁn bao gãm cÁ thiÁt bị cần lắp, không cần lắp công cÿ, khí cÿ và vÁt kÁt cấu dùng đß lắp đặt vaò công trình xây dựng c¡ bÁn.3 Các hình thąc mua nguyên vËt liãu Các hình thăc cāa chu trình mua nguyên vÁt liệu gãm có: Mua nguyên vÁt liệu nhÁp kho, mua nguyên vÁt liệu không qua kho, nguyên vÁt liệu mua trÁ l¿i và giÁm giá.

- Mua nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vÁt liệu mua về đ°āc đ°a vào nhÁp kho theo hóa đ¡n GTGT (do bên bán lÁp) và phiÁu nhÁp kho ( do bß phÁn nhÁn hàng lÁp), doanh nghiệp sau khi nhÁn sá hàng thực nhÁn theo hóa đ¡n GTGT và phiÁu nhÁp kho. Sau đó cn că vào đ¡n SVTH: Nguyán Thá Mā Tiên Trang 5 Khóa luËn tßt nghiãp GVHD: ThS. Nguyán Há Trúc Mai đặt hàng cāa ng°ßi mua, doanh nghiệp mái tiÁn hành xuất ra khßi kho đß bán cho khách hàng đông thßi lÁp hóa đ¡n GTGT về sá nguyên liệu đã bán. - Mua nguyên vật liệu không qua kho: Ng°āc l¿i vái hình thăc mua nguyên vÁt liệu nhÁp kho thì mua nguyên vÁt liệu không qua kho không đ°āc đ°a vào nhÁp kho mà bán thẳng cho khách hàng theo đ¡n đặt hàng tr°ác đó, doanh nghiệp cn că vào hóa đ¡n GTGT đß tiÁn hành ghi så sá hàng thực mua và lÁp hóa đ¡n GTGT về sá hàng thực bán.

- Nguyên vật liệu trả lại và giảm giá: Doanh nghiệp mua nguyên vÁt liệu: Ng°ßi bán đã xuất hóa đ¡n,doanh nghiệp đã nhÁn hàng nh°ng sau đó doanh nghiệp phát hiện nguyên vÁt liệu không đúng quy cách, chất l°āng nên phÁi trÁ toàn bß hay mßt phần nguyên vÁt liệu. Khi xuất nguyên vÁt liệu trÁ l¿i cho ng°ßu bán, doanh nghiệp phÁi lÁp hóa đ¡n phÁi ghi rõ nguyên vÁt liệu trÁ l¿i cho ng°ßi bán do không đúng quy cách, chất l°āng, tiền thuÁ GTGT. Hóa đ¡n này là cn că đß bên bán điều chỉnh doanh sá bán và sá thuÁ GTGT đầu ra, bên mua điều chỉnh doanh sá mua và sá thuÁ GTGT dầu vào. Tr°ßng hāp ng°ßi mua là đái t°āng không có hóa đ¡n, khi trÁ l¿i nguyên vÁt liệu bên mua và bên bán phÁi lÁp biên bÁn hoặc thßa thuÁn bằng vn bÁn ghi rõ lo¿i nguyên vÁt liệu, sá l°āng, giá trị hàng trÁ l¿i theo giá không có thuÁ GTGT, tiền thuÁ GTGT theo hóa đ¡n bán hàng (sá, kí hiệu, ngày, tháng cāa hóa đ¡n), lý do trÁ hàng kèm theo hóa đ¡n gửi cho bên bán.

Biêm bÁn này đ°āc l°u giữ cùng vái hóa đ¡n bán hàng đß làm cn că điều chỉnh kê khai doanh sá bán và thuÁ GTGT cāa bên bán, kê khai doanh sá mua và thuÁ GTGT cāa bên mua.4 Các hình thąc thanh toán cho nhà cung cÃp Thanh toán cho nhà cung cấp gãm có hai ph°¡ng thăc thanh toán phå biÁn là: Thanh toán tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt.  Thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng tiền mặt bao gãm các lo¿i hình thăc thanh toán nh°: Thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiÁu ngân hàng, bằng ngo¿i tệ các lo¿i và các lo¿i giấy tß có giá khác nhau nh° tiền. Khi nhÁn đ°āc nguyên vÁt liệu, hàng hóa, dịch vÿ thì bên mua xuất tiền mặt á quỹ đß trÁ trực tiÁp cho ng°ßi bán. SVTH: Nguyán Thá Mā Tiên Trang 6 Khóa luËn tßt nghiãp GVHD: ThS.

Nguyán Há Trúc Mai Hình thăc thanh toán này thực tÁ chi phù hāp các lo¿i hình giao dịch vái sá l°āng nhß và đ¡n giá, bái vì các khoÁn mua có giá trị lán việc thanh toán trá nên phăc t¿p và an toàn. Thông th°ßng hình thăc này đ°āc áp dÿng trong thanh toán vái các công nhân viên, vái các nhà cung cấp nhß, lẻ&.  Thanh toán không dùng tiền mặt Đây là các hình thăc thanh toán đ°āc thực hiện bằng cách tính chuyßn tài khoÁn hoặc thanh toán bù trą qua các đ¡n vị trung gian là ngân hàng. Các hình thăc cÿ thß bao gãm: - Thanh toán bằng séc Séc là chăng tą thanh toán do chā tài khoÁn lÁp trên m¿u in sẵn đặt biệt cāa ngân hàng tính tiền tą tài khoÁn cāa mình trÁ cho đ¡n vị h°áng có tên trên séc.

Đ¡n vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dÿng séc. Séc chi phát hành khi tài khoÁn á ngân hang có sá d°. Séc thanh toán gãm có séc chuyßn khoÁn, séc bÁo chi, séc tiền mặt và séc định măc. - Thanh toán bằng Āy nhiệm thu Là hình thăc thanh toán mà chā tài khoÁn āy nhiệm cho ngân hàng thu hß mßt sá tiền nào đó tą khách hàng hoặc hoặc các đái t°āng khác.

- Thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm chi là giấy āy nhiệm cāa chā tài khoÁn nhß ngân hàng phÿc vÿ mình chuyßn mßt sá tiền nhất định đß trÁ cho nhà cung cấp, nßp ngân sách nhà n°ác, và mßt sá hình thăc khác&. - Thanh toán bù trừ Áp dÿng trong điều kiện hai tå chăc có quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung ăng dịch vÿ l¿n nhau. - Thanh toán bằng th° tín dÿng L/C Theo hình thăc này khi mua hàng, bên mua phÁi lÁp mßt khoÁn tín dÿng t¿i ngân hàng đß đÁm bÁo khÁ nng thanh toán tiền hàng cho bên bán. - Thanh toán bằng thẻ tín dÿng Hình thăc này đ°āc sử dÿng chā yÁu cho các khoÁn thanh toán nhß.

SVTH: Nguyán Thá Mā Tiên Trang 7 Khóa luËn tßt nghiãp GVHD: ThS. Nguyán Há Trúc Mai 1.5 Các ho¿t đßng xĉ lý trong chu trình mua, nhËp kho nguyên vËt liãu và thanh toán cho nhà cung cÃp - Đặt mua nguyên vật liệu Khi có nhu cầu mua nguyên vÁt liệu, doanh nghiệp tiÁn hành xem xét các nhà cung cấp, bÁng báo giá đß lựa chọn nhà cung cấp và nguyên vÁt liệu phù hāp, sau đó tiÁn hành đặt mua hàng qua điện tho¿i, đ¡n đặt hàng& - Nhận nguyên vật liệu Sau khi nhà cung cấp đãng ý và tiền hành các thā tÿc cần thiÁt, doanh ngiệp kißm tra, đái chiÁu và nhÁp kho nguyên vÁt liệu hay đ°a thẳng vào quá trình sÁn xuất. - Nhận hóa đ¡n, theo dõi nợ phải trả Khi nhÁn hàng, doanh nghiệp s¿ đãng thßi nhÁn hóa đ¡n tą nhà cung cấp, bß phÁn có liên quan s¿ kißm tra, đái chiÁu và ghi nhÁn, theo dõi khoÁn nā phÁi trÁ cho nhà cung cấp. - Thanh toán cho ng°ời bán Bß phÁn có liên quan s¿ xem xét các khoÁn nā, tính toán và thanh toán cho nhà cung cấp các khoÁn nā mßt cách hāp lý và đúng thßi h¿n, đÁm bÁo cho doanh nghiệp có thß h°áng các khoÁn chiÁt khấu thanh toán và tránh bị ph¿t do thanh toán trá h¿n.2 MĀC TIÊU CĂA CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP - Dự toán mua hàng và dòng tiền cāa doanh nghiệp Là việc dự tính sá l°āng mặt hàng cần phÁi mua vào trong kỳ đß đaops ăng nhu cầu sÁn xuất kinh doanh, dự toán chi tiÁt những khoÁn tiền cũng nh° thßi gian chính xác s¿ chi trong thßi gian tái.

- Theo dõi số tiền phải trả Kißm tra chi tiÁt các hóa đ¡n nhÁn đ°āc vái đ¡n hàng và biên bÁn giao hàng liên quan.