Chương 1 nhằm giới thiệu lý thuyết tổng quan về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Sẽ đi sâu tìm hiểu về các khái niệm, chứng từ và kết cấu cāa tài khoản, sổ sách kế toán sử dÿng.thông qua các sơ đồ, bảng biểu cāa chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp.1 TâNG QUAN VÀ CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP 1.1 Mßt sß khái niãm liên quan Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vÁt liệu cāa doanh nghiệp là những đái t°āng lao đßng mua ngoài hoặc tự chÁ biÁn dùng cho các mÿc đích sÁn xuất, kinh doanh cāa doanh nghiệp. Khái niệm chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp Chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là chu trình bao gãm các quyÁt định và các chu trình cần thiÁt đß có nguyên vÁt liệu cho quá trình ho¿t đßng cāa doanh nghiệp, th°ßng bắt đầu bằng sự khái x°áng cāa mßt đ¡n đặt mua cāa ng°ßi có trách nhiệm cần nguyên vÁt liệu và kÁt thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về nguyên vÁt liệu nhÁn đ°āc. Khái niệm khoản phải trả cho nhà cung cấp KhoÁn phÁi trÁ nhà cung cấp là khoÁn nā phát sinh th°ßng xuyên trong ho¿t đßng kinh doanh cāa doanh nghiệp, liên quan đÁn việc mua nguyên vÁt liệu nh°ng ch°a thanh toán cho nhà cung cấp.
Bên c¿nh các khoÁn nā tiền mua nguyên vÁt liệu thì cũng có tr°ßng hāp doanh nghiệp ăng tr°ác tiền mua nguyên vÁt liệu cho nhà cung cấp. Nh° vÁy, khoÁn phÁi trÁ nhà cung cấp có mái quan hệ mÁt thiÁt vái nghiệp vÿ mua nguyên vÁt liệu, là mßt khoÁn trong chu trình mua, nhÁp kho nguyên vÁt liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. SVTH: Nguyán Thá Mā Tiên Trang 4 Khóa luËn tßt nghiãp GVHD: ThS. Nguyán Há Trúc Mai 1.2 Phân lo¿i nguyên vËt liãu Nguyên vÁt liệu cāa doanh nghiệp th°ßng đ°āc phân lo¿i theo các nhóm sau: Nguyên vÁt liệu chính, nguyên vÁt liệu phÿ, nhiên liệu, phÿ tùng thay thÁ, vÁt liệu và các thiÁt bị xây dựng c¡ bÁn, và vÁt liệu khác.
- Nguyên vật liệu chính: Là những lo¿i nguyên vÁt liệu khi tham gia vào quá trình sÁn xuất thì cấu thành thực thß vÁt chất, thực thß chính cāa sÁn phẩm. Vì vÁy, khái niệm nguyên vÁt liệu chính gắn liền vái doanh nghiệp sÁn xuất cÿ thß. Trong các doanh nghiệp kinh doanh th°¡ng m¿i, dịch vÿ& không đặt ra khái niệm vÁt liệu chính, vÁt liệu phÿ. Nguyên vÁt liệu chính cũng bao gãm cÁ nửa thành phần mua ngoài vái mÿc đích trực tiÁp quá trình sÁn xuất, chÁ t¿o ra thành phẩm.
- Nguyên vật liệu phÿ: Là những vÁt liệu khi tham gia quá trình sÁn xuất, không cấu thành thực thß chính cāa sÁn phẩm nh°ng có thß kÁt hāp vái vÁt liệu chính làm thay đåi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tng thêm chất l°āng sÁn phẩm hoặc phÿ thußc nhu cầu công nghệ, kỹ thuÁt, bÁo quÁn đóng gói, phÿc vÿ cho quá trình lao đßng. - Nhiên liệu: Là những thăc có tác dÿng cung cấp nhiệt l°āng trong quá trình sÁn xuất, kinh doanh t¿ điều kiện cho quá trình t¿o sÁn phẩm dián ra bình th°ßng, nhiên liệu có thß tãn t¿i á d¿ng thßn lßng, thß rắn và thß khí. - Phÿ tùng thay thế: Là vÁt liệu dùng đß thay thÁ, sửa chữa máy móc thiÁt bị, ph°¡ng tiện vÁn tÁi, công cÿ, dÿng cÿ sÁn xuất& - Vật liệu và thiết bị xây dựng c¡ bản: Là những lo¿i thiÁt bị và vÁt liệu đ°āc sử dÿng cho công việc c¡ bÁn. Đái vái thiÁt bị c¡ bÁn bao gãm cÁ thiÁt bị cần lắp, không cần lắp công cÿ, khí cÿ và vÁt kÁt cấu dùng đß lắp đặt vaò công trình xây dựng c¡ bÁn.3 Các hình thąc mua nguyên vËt liãu Các hình thăc cāa chu trình mua nguyên vÁt liệu gãm có: Mua nguyên vÁt liệu nhÁp kho, mua nguyên vÁt liệu không qua kho, nguyên vÁt liệu mua trÁ l¿i và giÁm giá.
- Mua nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vÁt liệu mua về đ°āc đ°a vào nhÁp kho theo hóa đ¡n GTGT (do bên bán lÁp) và phiÁu nhÁp kho ( do bß phÁn nhÁn hàng lÁp), doanh nghiệp sau khi nhÁn sá hàng thực nhÁn theo hóa đ¡n GTGT và phiÁu nhÁp kho. Sau đó cn că vào đ¡n SVTH: Nguyán Thá Mā Tiên Trang 5 Khóa luËn tßt nghiãp GVHD: ThS. Nguyán Há Trúc Mai đặt hàng cāa ng°ßi mua, doanh nghiệp mái tiÁn hành xuất ra khßi kho đß bán cho khách hàng đông thßi lÁp hóa đ¡n GTGT về sá nguyên liệu đã bán. - Mua nguyên vật liệu không qua kho: Ng°āc l¿i vái hình thăc mua nguyên vÁt liệu nhÁp kho thì mua nguyên vÁt liệu không qua kho không đ°āc đ°a vào nhÁp kho mà bán thẳng cho khách hàng theo đ¡n đặt hàng tr°ác đó, doanh nghiệp cn că vào hóa đ¡n GTGT đß tiÁn hành ghi så sá hàng thực mua và lÁp hóa đ¡n GTGT về sá hàng thực bán.
- Nguyên vật liệu trả lại và giảm giá: Doanh nghiệp mua nguyên vÁt liệu: Ng°ßi bán đã xuất hóa đ¡n,doanh nghiệp đã nhÁn hàng nh°ng sau đó doanh nghiệp phát hiện nguyên vÁt liệu không đúng quy cách, chất l°āng nên phÁi trÁ toàn bß hay mßt phần nguyên vÁt liệu. Khi xuất nguyên vÁt liệu trÁ l¿i cho ng°ßu bán, doanh nghiệp phÁi lÁp hóa đ¡n phÁi ghi rõ nguyên vÁt liệu trÁ l¿i cho ng°ßi bán do không đúng quy cách, chất l°āng, tiền thuÁ GTGT. Hóa đ¡n này là cn că đß bên bán điều chỉnh doanh sá bán và sá thuÁ GTGT đầu ra, bên mua điều chỉnh doanh sá mua và sá thuÁ GTGT dầu vào. Tr°ßng hāp ng°ßi mua là đái t°āng không có hóa đ¡n, khi trÁ l¿i nguyên vÁt liệu bên mua và bên bán phÁi lÁp biên bÁn hoặc thßa thuÁn bằng vn bÁn ghi rõ lo¿i nguyên vÁt liệu, sá l°āng, giá trị hàng trÁ l¿i theo giá không có thuÁ GTGT, tiền thuÁ GTGT theo hóa đ¡n bán hàng (sá, kí hiệu, ngày, tháng cāa hóa đ¡n), lý do trÁ hàng kèm theo hóa đ¡n gửi cho bên bán.
Biêm bÁn này đ°āc l°u giữ cùng vái hóa đ¡n bán hàng đß làm cn că điều chỉnh kê khai doanh sá bán và thuÁ GTGT cāa bên bán, kê khai doanh sá mua và thuÁ GTGT cāa bên mua.4 Các hình thąc thanh toán cho nhà cung cÃp Thanh toán cho nhà cung cấp gãm có hai ph°¡ng thăc thanh toán phå biÁn là: Thanh toán tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng tiền mặt bao gãm các lo¿i hình thăc thanh toán nh°: Thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiÁu ngân hàng, bằng ngo¿i tệ các lo¿i và các lo¿i giấy tß có giá khác nhau nh° tiền. Khi nhÁn đ°āc nguyên vÁt liệu, hàng hóa, dịch vÿ thì bên mua xuất tiền mặt á quỹ đß trÁ trực tiÁp cho ng°ßi bán. SVTH: Nguyán Thá Mā Tiên Trang 6 Khóa luËn tßt nghiãp GVHD: ThS.
Nguyán Há Trúc Mai Hình thăc thanh toán này thực tÁ chi phù hāp các lo¿i hình giao dịch vái sá l°āng nhß và đ¡n giá, bái vì các khoÁn mua có giá trị lán việc thanh toán trá nên phăc t¿p và an toàn. Thông th°ßng hình thăc này đ°āc áp dÿng trong thanh toán vái các công nhân viên, vái các nhà cung cấp nhß, lẻ&. Thanh toán không dùng tiền mặt Đây là các hình thăc thanh toán đ°āc thực hiện bằng cách tính chuyßn tài khoÁn hoặc thanh toán bù trą qua các đ¡n vị trung gian là ngân hàng. Các hình thăc cÿ thß bao gãm: - Thanh toán bằng séc Séc là chăng tą thanh toán do chā tài khoÁn lÁp trên m¿u in sẵn đặt biệt cāa ngân hàng tính tiền tą tài khoÁn cāa mình trÁ cho đ¡n vị h°áng có tên trên séc.
Đ¡n vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dÿng séc. Séc chi phát hành khi tài khoÁn á ngân hang có sá d°. Séc thanh toán gãm có séc chuyßn khoÁn, séc bÁo chi, séc tiền mặt và séc định măc. - Thanh toán bằng Āy nhiệm thu Là hình thăc thanh toán mà chā tài khoÁn āy nhiệm cho ngân hàng thu hß mßt sá tiền nào đó tą khách hàng hoặc hoặc các đái t°āng khác.
- Thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm chi là giấy āy nhiệm cāa chā tài khoÁn nhß ngân hàng phÿc vÿ mình chuyßn mßt sá tiền nhất định đß trÁ cho nhà cung cấp, nßp ngân sách nhà n°ác, và mßt sá hình thăc khác&. - Thanh toán bù trừ Áp dÿng trong điều kiện hai tå chăc có quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung ăng dịch vÿ l¿n nhau. - Thanh toán bằng th° tín dÿng L/C Theo hình thăc này khi mua hàng, bên mua phÁi lÁp mßt khoÁn tín dÿng t¿i ngân hàng đß đÁm bÁo khÁ nng thanh toán tiền hàng cho bên bán. - Thanh toán bằng thẻ tín dÿng Hình thăc này đ°āc sử dÿng chā yÁu cho các khoÁn thanh toán nhß.
SVTH: Nguyán Thá Mā Tiên Trang 7 Khóa luËn tßt nghiãp GVHD: ThS. Nguyán Há Trúc Mai 1.5 Các ho¿t đßng xĉ lý trong chu trình mua, nhËp kho nguyên vËt liãu và thanh toán cho nhà cung cÃp - Đặt mua nguyên vật liệu Khi có nhu cầu mua nguyên vÁt liệu, doanh nghiệp tiÁn hành xem xét các nhà cung cấp, bÁng báo giá đß lựa chọn nhà cung cấp và nguyên vÁt liệu phù hāp, sau đó tiÁn hành đặt mua hàng qua điện tho¿i, đ¡n đặt hàng& - Nhận nguyên vật liệu Sau khi nhà cung cấp đãng ý và tiền hành các thā tÿc cần thiÁt, doanh ngiệp kißm tra, đái chiÁu và nhÁp kho nguyên vÁt liệu hay đ°a thẳng vào quá trình sÁn xuất. - Nhận hóa đ¡n, theo dõi nợ phải trả Khi nhÁn hàng, doanh nghiệp s¿ đãng thßi nhÁn hóa đ¡n tą nhà cung cấp, bß phÁn có liên quan s¿ kißm tra, đái chiÁu và ghi nhÁn, theo dõi khoÁn nā phÁi trÁ cho nhà cung cấp. - Thanh toán cho ng°ời bán Bß phÁn có liên quan s¿ xem xét các khoÁn nā, tính toán và thanh toán cho nhà cung cấp các khoÁn nā mßt cách hāp lý và đúng thßi h¿n, đÁm bÁo cho doanh nghiệp có thß h°áng các khoÁn chiÁt khấu thanh toán và tránh bị ph¿t do thanh toán trá h¿n.2 MĀC TIÊU CĂA CHU TRÌNH MUA, NHÊP KHO NGUYÊN VÊT LIâU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CÂP - Dự toán mua hàng và dòng tiền cāa doanh nghiệp Là việc dự tính sá l°āng mặt hàng cần phÁi mua vào trong kỳ đß đaops ăng nhu cầu sÁn xuất kinh doanh, dự toán chi tiÁt những khoÁn tiền cũng nh° thßi gian chính xác s¿ chi trong thßi gian tái.
- Theo dõi số tiền phải trả Kißm tra chi tiÁt các hóa đ¡n nhÁn đ°āc vái đ¡n hàng và biên bÁn giao hàng liên quan.