Chương 1: Giới thiệu về công ty cổ phần HALANA Chương 2: Cơ cấu lý luận về hoạt động mua hàng Chương 3: Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng hàng tại công ty HALANA Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện cho quá trình mua hàng tại công ty HALANA 10 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HALANA 1.1 Thông tin tổng quan về công ty Tên chính thức: Công ty cổ phần HALANA Tên quốc tế: HALANA JOINT STOCK COMPANY Mã số thuế: 0314878148 Ngày cấp phép hoạt động: 06/02/2018 Địa chỉ: 54 đường số 17, phường An Phú, Tp.Thủ Đức, Tp.Hồ Chí Minh, Việt Nam Email: info@halana.vn Điện thoại: 0288889886 Website: http://cuahang.vn Người đại diện pháp luật: Hồ Phi Ân Hình 1.1 Logo công ty EI Industrial – Tiền thân của công ty cổ phần Halana Hình 1.2 Logo công ty cổ phần Halana (Nguồn: Website công ty cổ phần Halana) Công ty cổ phần Halana với khẩu hiệu “Grow with us - Lớn mạnh cùng chúng tôi” được thành lập từ tháng 3/2019 với cái tên EI Industrial, qua 3 năm hoạt động và 11 phát triển công ty Halana đã có được cơ hội mở rộng thị trường hoạt động khi tính đến năm 2023 công ty đã phủ sóng hơn 43 khu công nghiệp khắp cả nước và phục vụ hàng nghìn doanh nghiệp. Kể từ ngày 23/03/2022, EI Industrial đã chính thức đổi tên thương hiệu thành Halana và hoạt động tới thời điểm hiện tại với 1.1 Sứ mệnh Sứ mệnh của Halana không chỉ dừng lại ở việc giúp hoạt động kinh doanh B2B của các doanh nghiệp sản xuất trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả hơn mà còn hướng tới mục tiêu tối ưu hóa và số hóa hoàn toàn chuỗi cung ứng cho ngành công nghiệp Việt Nam. Bằng cách cung cấp các giải pháp đột phá trong việc quản lý, theo dõi và tối ưu hóa quy trình sản xuất, vận chuyển và lưu trữ. Halana mong muốn góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành công nghiệp trong nước.2 Tầm nhìn Halana đã xác định một tầm nhìn rộng lớn cho 10 năm tiếp theo với các giai đoạn và mục tiêu cụ thể được đề ra một cách chi tiết và rõ ràng.
Trong thời gian 3 năm tới, Halana quyết tâm trở thành một trong 10 trang web thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Với mục tiêu xa hơn vào năm thứ 5, Halana hướng đến việc dẫn đầu ngành thương mại điện tử B2B tại thị trường trong nước. Và cuối cùng với tầm nhìn dài hạn trong vòng 10 năm, Halana đặt ra mục tiêu trở thành một nhà cung cấp dịch vụ thương mại điện tử và kỹ thuật số hàng đầu cho hơn 1.000 khách hàng trong nước và khu vực Đông Nam Á.3 Giá trị cốt lõi Halana không chỉ đơn thuần là một nền tảng thương mại điện tử tạo thuận lợi cho việc giao dịch mua bán của khách hàng mà còn tạo ra một cơ hội đích thực để tạo thêm giá trị cho cả người bán và người mua thông qua sự kết hợp hoàn hảo của công nghệ tiên tiến với các giá trị cốt lõi bao gồm: thử thách, sáng tạo, đam mê, tôn trọng và quan tâm khách hàng, đối tác cũng như cộng sự.2 Lĩnh vực hoạt động Halana tập trung vào ngành công nghiệp sản xuất và xây dựng, thương mại điện tử, buôn bán và phân phối nguyên vật liệu và các hoạt động kinh doanh liên quan đến ngành sản xuất, bảo trì và sửa chữa. với sứ mệnh: thay đổi toàn diện, nâng cấp chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ, tối ưu chính sách và tiên phong cung cấp các giải pháp chuyển đổi cho các ngành công nghiệp.3 Thành tựu nổi bật Khởi đầu là một công ty khởi nghiệp trong ngành vật liệu xây dựng, cung cấp các thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất, thay thế và bảo trì của doanh nghiệp.
Dưới đây là quá trình hình thành và phát triển của công ty Halana. ● Tháng 3 - 2019: Thành lập công ty EI Industrial khởi điểm bằng việc kinh doanh đèn led với khách hàng đầu tiên là công ty cổ phần Nastec Việt Nam. ● Tháng 8 đến tháng 12 - 2019: Thành công gọi vốn lần đầu, đạt được nhiều hơn đơn hàng tiềm năng. ● Tháng 7 đến tháng 12 - 2020: Chuyển mình thành công ty công nghệ, tập trung phát triển nền tảng thương mại điện tử B2B đầu tiên tại Việt Nam.
● Tháng 10 đến tháng 12 - 2021: Ra mắt sàn thương mại điện tử EI Industrial.com, tăng trưởng 200%, gọi vốn thành công 650.000 USD từ 2 quỹ đầu tư Cocoon Capital và Beenext. ● Tháng 3 - 2022: Tái định vị thương vị và tên gọi từ EI Industrial thành Halana.4 Cơ cấu tổ chức quản lý 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Hình 1.3 Sơ đồ cơ cấu các phòng ban của công ty cổ phần Halana (Nguồn: Phòng nhân sự công ty cổ phần Halana) 1.2 Nhiệm vụ các phòng ban Công ty Cổ phần Halana đã xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự dựa trên mô hình chức năng tích hợp. Với mục tiêu này, công ty đã triển khai một cấu trúc quản lý chặt chẽ để đảm bảo công ty được vận hành một cách hiệu quả. Mỗi phòng ban của công ty sẽ đảm nhận các vai trò như sau: Phòng thƣơng mại: quản lý hai bộ phận có chức năng quan trọng gồm bộ phần bán hàng và bộ phận nguồn hàng.
● Bộ phận bán hàng: tìm kiếm khách hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng, hoàn thành các chỉ tiêu bán hàng được đề ra. Phối hợp với bộ phận chăm sóc khách hàng để xử lý những vấn đề khách hàng gặp phải trong quá trình mua hàng cũng như cập nhật tình hình thanh toán của khách hàng. 14 ● Bộ phận nguồn hàng: kết hợp với bộ phận mua hàng để tìm kiếm các nguồn cung cấp sản phẩm chất lượng - các nhà sản xuất, nhà phân phối chính hãng để liên hệ và đề xuất hợp tác. Lên chi tiết cho mã sản phẩm, bảng giá, hình ảnh từng SKU để phối hợp với bộ phận Marketing nhằm trực quan hóa đưa sản phẩm lên nền tảng website của công ty.
Phòng tài chính: thực hiện quản lý hai bộ phận tài chính và kế toán. ● Bộ phận tài chính: tổng kết tình hình thu - chi và đưa ra những phân tích kịp thời để có những quyết định kinh doanh, hướng chi tiêu đúng đắn, đặt ra những mức ngân sách phù hợp với công ty và từng phòng ban hàng tháng, hàng quý. Định hướng hoạt động cho bộ phận kế toán. ● Bộ phận kế toán: thống kê, cập nhật và đối soát các hoạt động thu - chi hàng ngày của công ty.
Lập bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán, các báo cáo khác để tổng kết tình hình kinh doanh. Thực hiện các thanh toán cần thiết. ● Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm tuyển dụng, quản lý tài năng, phát triển năng lực cho tới các công việc quản lý chung trong công tác nhân sự, kết nối các phòng ban và hỗ trợ về cơ sở vật chất và tinh thần cho nhân viên công ty. Phòng vận hành: quản lý các bộ phận gồm mua hàng, chăm sóc khách hàng, kho vận và logistics ● Bộ phận mua hàng: đảm bảo đủ nguồn cung cho các đơn đặt hàng của khách hàng.
Quyết định đơn hàng của khách hàng sẽ được mua, nhập về công ty hay xử lý tại cơ sở nhà cung ứng, nhập kho hàng hóa ● Bộ phận kho vận: phân loại - soạn hàng - đóng hàng, đảm bảo đơn hàng được đóng gói trong thời gian chỉ định dự kiến và cập nhật tình hình đơn hàng trên hệ thống theo dõi đơn hàng nội bộ và bảo quản hàng hóa trong quá trình lưu kho hàng tại công ty. ● Bộ phận chăm sóc khách hàng: phụ trách các công việc giao tiếp trực tiếp với khách hàng như xác nhận đơn, tiếp nhận điều chỉnh đơn hàng từ khách hàng hoặc bộ phận bán hàng và tiến hành điều chỉnh ghi chú trên hệ thống. ● Bộ phận logistics: điều phối hoạt động giao nhận của cả phòng vận hành, bao gồm nhập - xuất hàng. Điều phối đơn hàng và quản lý đội ngũ shipper giao 15 hàng (lên lịch, tuyến đường, thứ tự giao hàng và trả lương cho shipper), thu tiền đơn hàng và báo cáo, thống kê với bộ phận kế toán mỗi ngày.
Cập nhật trạng thái đơn hàng để kiểm soát chi phí và cải tiến quy trình. Phòng Marketing: thiết kế và tạo ra các sản phẩm, chương trình khuyến mãi cho khách hàng, phối hợp với phòng Marketing số thiết kế các sản phẩm truyền thông về công ty và về sản phẩm. Phòng sản phẩm: quản lý mọi công việc liên quan đến công nghệ, sản phẩm số của công ty - website mua hàng, hệ thống quản lý đơn hàng nội bộ và app quản lý kho cho khách hàng. Ghi nhận đóng góp của phòng vận hàng và phòng thương mại để đề ra thước đo hiệu suất công việc và hướng cải tiến sản phẩm nội bộ.
Định hướng hoạt động cho phòng công nghệ thông tin. Phòng công nghệ thông tin: thiết kế và điều chỉnh các sản phẩm số của công ty, thực thi các sáng kiến chuyển đổi số của công ty. Phòng Marketing số: chịu trách nhiệm về website bán hàng của công ty, bao gồm hiển thị danh mục sản phẩm được bộ phận nguồn hàng cung cấp và hiển thị các sản phẩm truyền thông về công ty và về sản phẩm hàng bán ra đã phối hợp thiết kế cùng phòng marketing.5 Tình hình kết quả kinh doanh 1.1 Sản phẩm, ngành hàng kinh doanh Halana là tổng kho sỉ vật tư công nghiệp, thiết bị xây dựng, kim khí, điện nước dành cho cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc. Sản phẩm mà Halana đang kinh doanh là website cho cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc.
Sản phẩm mà Halana đang kinh doanh là website thương mại điện tử: cuahang.vn - tại đây công ty cung cấp cho khách hàng một giải pháp công nghệ trực quan, thông minh và dễ dàng sử dụng. Khách hàng có thể tìm kiếm, chọn lựa và mua sắm các sản phẩm, hàng hóa thuộc đa dạng các ngành hàng trong lĩnh vực xây dựng, bảo trì và sửa chữa trong đó tiêu biểu là các ngành hàng như: vật liệu thô, vật liệu xây dựng nền, phụ kiện đồ nghề, công cụ - thiết bị điện, công cụ cầm tay.2 Thị trường, phạm vi khách hàng hướng đến Công ty hướng đến việc phân phối vật liệu xây dựng, thiết bị sửa chữa, bảo hành tại thị trường ở Việt Nam tuy nhiên tại thị trường này có tính phân tán cao, các sản phẩm đã đi qua nhiều trung gian buôn bán trước khi tới tay khách hàng cuối cùng.
