Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu 7 Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty tnhh phương nam hair sang thị trường Châu Âu Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty tnhh phương nam hair sang thị trường Châu Âu 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, XUẤT KHẨU. Khái quát chung về hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu 2. Khái niệm chuẩn bị hàng xuất khẩu Theo PGS. Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế”, NXB Thống Kê: “Khái niệm chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu được hiểu là là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế.” Như vậy, quá trình chuẩn bị hàng bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói và kẻ ký mã hiệu hàng hoá.
Vai trò của hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu giữ vai trò là một mắt xích quan trọng trong hợp đồng TMQT. Đây là bước tạo tiền đề để các bước còn lại trong quy trình thực hiện hợp đồng được trơn tru và thuận lợi. Có thể liệt kê một số vai trò cụ thể của hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu như: Đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi xuất khẩu: Chuẩn bị hàng xuất khẩu giúp đảm bảo rằng hàng hoá đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết về số lượng chất lượng và thời điểm được quy định trong hợp đồng TMQT, tăng cơ hội thành công của hợp đồng và duy trì uy tín của doanh nghiệp. Tuân thủ quy định: Hoạt động hàng xuất khẩu đòi hỏi sự tuân thủ các quy định về xuất khẩu, thuế quan và hải quan của cả hai nước, từ đó góp phần đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý, thuế quan và các yêu cầu về hải quan đối với hàng hoá, từ đó hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Duy trì quan hệ khách hàng: Việc chuẩn bị tốt hàng hoá xuất khẩu giúp xây dựng lòng tin từ phía đối tác, nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường TMQT. Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu (khái niệm quản trị quy trình) 2. Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm một loạt các hoạt động được sắp xếp theo trình tự nhất định, được liên kết chặt chẽ và logic với nhau nhằm đảm bảo 9 khâu chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, tránh xảy ra những sai sót không đáng có. Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm nhiều bước, mỗi bước lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, do đó đòi hỏi một hoạt động quản trị nhằm đảm bảo các bước, các công việc trong quy trình chuẩn bị được diễn ra thuận lợi, đúng thời gian, đúng nội dung đã đề ra và đạt hiệu quả tối ưu.
Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: “Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là một quá trình phức tạp, các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hóa quá trình thực hiện”. Theo giáo trình Quản trị học (Trường Đại học Thương mại, NXB Hà Nội, 2021): “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi”. Tóm lại, quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là một tiến trình bao gồm các bước: Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu; Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu; Giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Vai trò của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu Quản trị là một hoạt động không thể thiếu khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt là quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là quá trình bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành việc chuẩn bị hàng xuất khẩu một cách hiệu quả. Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là cơ sở nền tảng để tổ chức tốt một mắt xích công việc của một hợp đồng TMQT, góp phần giúp các công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian đã quy định trong hợp đồng và đạt hiệu quả công việc cao nhất. Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc chính là cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, đồng thời, tạo điều kiện cho các bên tham gia thực hiện tốt nghĩa vụ và đạt được quyền lợi của mình.
Trên thực tế, trong quá trình 10 chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu không tránh khỏi các tình huống phát sinh bất ngờ dẫn đến việc tăng chi phí, gây ra các tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp xuất khẩu. Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá chính là hoạt động nhằm giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, hạn chế tối đa các chi phí, tổn thất cho doanh nghiệp, làm tiền đề cho các bước sau của hợp đồng TMQT được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu cũng có vai trò quan trọng riêng: Lập kế hoạch giúp định hướng các hoạt động trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu; giúp cho doanh nghiệp có thể phân tích, dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn thuận lợi ngay trong quá trình chuẩn bị hàng hoá, từ đó doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc đưa ra các phương án giải quyết. Tổ chức thực hiện có vai trò quyết định bởi đây là khâu chính phân công và tiến hành mọi công đoạn trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, quyết định sự thành công của cả quy trình này dựa trên tính hiệu quả của việc phân công, tiến hành thực hiện các nhiệm vụ, mắt xích trong quy trình thực hiện.
Giám sát và điều hành giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng, tối ưu hoá quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đồng thới giúp nhà quản trị nhận ra các vấn đề đang và có thể sẽ phải giải quyết để phòng ngừa rủi ro, đưa ra các phương án xử lý kịp thời, góp phần làm giảm bớt các sai sót khi thực hiện hợp đồng TMQT. Nội dung quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu Nội dung quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu bao gồm ba bước cơ bản sau: 2. Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu Lập kế hoạch là công tác tính toán thiết lập các mục tiêu; xác định các nội dung công việc; trình tự, thời gian, cách thức tiến hành; phân bổ nguồn lực. Công tác lập kế hoạch thường dựa vào hợp đồng đã ký kết; điều kiện thực tế của doanh nghiệp; điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác.
Trình tự lập kế hoạch bao gồm: 11 (1) Chuẩn bị lập kế hoạch Thu thập, phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: các chính sách, quy định của Nhà nước, các quy định về hải quan, ngân hàng, các thủ tục giấy phép cần thiết. Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp: khả năng sản xuất, kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và đối tác. Nghiên cứu phân tích các nội dung của quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. (2) Tiến hành lập kế hoạch: Bộ phận Kinh doanh xác định các mục tiêu cần đạt được và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực cho từng bước trong quy trình chuẩn bị hàng.
(3) Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình duyệt và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp. Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện. Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm những nội dung cơ bản sau: Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng, bao gói hàng XK và kẻ ký mã hiệu hàng XK. Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung đủ thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hoá được chi phí.
Tạo nguồn hàng là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hàng hoá cho doanh nghiệp xuất khẩu. Để tập trung hàng xuất khẩu nhà quản trị phải đưa ra các quyết định: Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào, với số lượng là bao nhiêu Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng XK. Đối với doanh nghiệp trực tiếp tiến 12 hành sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm của mình.