CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG VẬT LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm liên quan đến quản trị cung ứng vật liệu của doanh nghiệp 1. Khái niệm quản trị cung ứng vật liệu của doanh nghiệp Vật liệu Theo Nguyễn Thành Hiếu (2012): “Vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người, là những vật liệu đã trải qua chế biến”. Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ.
Việc phân chia vật liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc khối lượng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm. Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất Cung ứng vật liệu Theo Nguyễn Ngọc Huyền (2014), “Hoạt động cung ứng vật liệu là hoạt động đảm bảo đầy đủ vật liệu cho quá trình thi công các dự án. Ở mọi doanh nghiệp hoạt động cung ứng vật liệu đều bao gồm ba nội dung chủ yếu là mua sắm, vận chuyển và bảo quản vật liệu”. Quan điểm này nhấn mạnh vào sự liên kết chặt chẽ giữa ba hoạt động cốt lõi để bảo đảm rằng nguồn vật liệu luôn sẵn sàng cho các giai đoạn thi công.
Trong khi đó, Van Weele A. (2010) nhấn mạnh khía cạnh quản lý nguồn lực: “cung ứng vật liệu là việc quản lý nguồn lực nhằm cung ứng tất cả các hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho các hoạt động thi công các dự án của công ty ở điều kiện thuận lợi nhất” (Van Weele A. Tương tự, Chopra Sunil và Peter Meindl (2011) cũng định nghĩa: “Cung ứng vật liệu là nghiệp vụ đảm bảo việc có được những thiết bị, vật liệu, vật tư, dịch vụ phù hợp, đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng địa điểm, thời gian, với giá hợp lý và từ đúng nguồn” Như vậy, khái niệm cung ứng vật liệu có thể được hiểu là: “là quá trình đảm bảo đẩy vật liệu cho quá trình thi công dự án nhằm quản lý và đảm bảo việc có được vật liệu cần thiết cho thi công dự án với chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, giá cả hợp lý, nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp một cách tối ưu nhất” Quản trị cung ứng vật liệu của doanh nghiệp 5 Theo Nguyễn Phúc Nguyên, Lê Thị Minh Hằng (2016), “Quản trị cung ứng là tập hợp những phương thức để tích hợp và sử dụng hiệu quả nhà cung ứng, nhà thi công các dự án, nhà phân phối, nhà bán lẻ nhằm phân phối hàng hóa đến đúng địa điểm, đúng lúc và đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng với mục tiêu giảm thiểu chi phí trên toàn chuỗi trong khi tối đa sự thỏa mãn nhu cầu khách hàng”. Từ các khái niệm trên, trong phạm vi Đề án sử dụng khái niệm: “Quản trị cung ứng vật liệu của doanh nghiệp là tổng hợp các hoạt động quản trị xác định cầu và các chỉ tiêu dự trữ vật liệu, tổ chức mua sắm, vận chuyển, bảo quản, cấp phát và hoàn trả vật liệu theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với yêu cầu thi công các dự án kinh doanh với hiệu quả cao nhất của doanh nghiệp”.
Vai trò quản trị cung ứng vật liệu của doanh nghiệp Đảm bảo vật liệu cho thi công dự án, cho hoạt động thương mại của doanh nghiệp: Việc đảm bảo vật liệu đầy đủ, đồng bộ, kịp thời là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình thi công dự án, cho sự nhịp nhàng đều đặn của thi công dự án. Bất cứ một sự không đầy đủ, kịp thời và không đồng bộ nào của vật liệu đều gây ra sự ngưng trệ thi công dự án, gây ra sự vi phạm các quan hệ đã được thiết lập giữa các doanh nghiệp với nhau, gây ra tổn thất trong thi công dự án kinh doanh. Đảm bảo năng suất của doanh nghiệp: Quản trị vật liệu cho thi công dự án là đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng về quy cách, kịp thời về thời gian và phải đồng bộ. Vật liệu có đặc điểm nhiều chủng loại với số lượng, chất lượng và thời gian cung ứng khác nhau cho thi công dự án nên quản trị cung ứng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của quản trị doanh nghiệp.
Đảm bảo hậu cần kinh doanh: Đây là yếu tố quan trọng trong việc giảm chi phí kinh doanh, thi công dự án và tiêu thụ sản phẩm. Hậu cần kinh doanh được hiểu là tổng thể các hoạt động đảm bảo các yếu tố đầu vào cần thiết cho quá trình thi công dự án kinh doanh kịp thời và hiệu quả. Hậu cần kinh doanh được hiểu là một trong sáu chức năng chủ yếu của doanh nghiệp: tiêu thụ, sản phẩm, thi công dự án, hậu cần kinh doanh, tài chính, kế toán và quản trị doanh nghiệp. Nội dung quản trị cung ứng vật liệu Theo Nguyễn Thành Hiếu (2015), nội dung quản trị cung ứng gồm các hoạt động sau.
Lập kế hoạch cung ứng vật liệu 6 Lập kế hoạch là công việc quan trọng nhất trong quá trình quản trị và là chức năng đầu tiên của nhà quản trị. Để lập kế hoạch, các nhà quản trị phải thực hiện các công việc liên quan như sau: Nghiên cứu thị trường; Thu thập các số liệu cần thiết trong công ty; Lập kế hoạch. Nghiên cứu thị trường: Là quá trình thu thập và xử lý các thông tin nhằm giúp các nhà quản trị ra quyết định. Các nhà quản trị dựa vào các thông tin thứ cấp để đánh giá tổng quan thị trường cung ứng vật liệu và tình hình xu hướng trong các giai đoạn tiếp theo.
Thu thập các số liệu cần thiết trong công ty: Các số liệu này là các số liệu về tình hình tiêu thụ, tình hình thi công dự án, tỷ lệ thực hiện kế hoạch đề ra. Công việc thu thập các số liệu trong công ty được thực hiện cùng thời gian nghiên cứu thị trường. - Xác định định mức sử dụng vật liệu của doanh nghiệp theo công thức như sau (Đoàn Thị Hồng Vân và cộng sự, 2011): M = P + H Trong đó: M: mức sử dụng vật liệu; P: trọng lượng tịnh của sản phẩm thành phẩm; H: các hao phí liên quan đến điều kiện thi công các dự án ra sản phẩm - Xác định nhu cầu sử dụng vật liệu của doanh nghiệp theo công thức: N = Q x M Trong đó: N: nhu cầu vật liệu để thi công các dự án sản phẩm trong kỳ kế hoạch; Q: số sản phẩm thi công các dự án trong kỳ kế hoạch; M: mức sử dụng vật liệu để thi công các dự án một đơn vị sản phẩm Lập kế hoạch: Để lập kế hoạch, nhà quản trị phải căn cứ vào những thông tin đã được tổng hợp và phân tích sau quá trình nghiên cứu ở trên. Kế hoạch mua sắm vật liệu được căn cứ vào kế hoạch thi công công trình.
Căn cứ vào số lượng sản phẩm dự tính trong kế hoạch thi công, nhà quản trị xây dựng kế hoạch mua sắm vật liệu. Thông thường, kế hoạch thi công sẽ được nhà quản trị lập vào đầu thời kỳ thi công, do đó kế hoạch mua sắm cũng được lập vào đầu thời kỳ này. Tuỳ vào mỗi công ty, giai đoạn thi công lại khác nhau, có thể theo tháng, theo quý, theo năm. Lượng hàng hóa vật liệu, vật tư cần cung ứng được xác định theo công thức sau: Vcm = Vcd + (Vd2 - Vd1) Trong đó: Vcm: lượng vật liệu thực cung ứng vào trong toàn bộ kỳ thi công các dự án kinh doanh; Vcd: lượng vật liệu cần dùng trong toàn bộ kỳ thi công các dự án kinh doanh; Vd1: lượng dự trữ vật liệu đầu kỳ; Vd2: lượng dự trữ vật liệu cuối kỳ 1.
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng 7 Nhà quản trị cần thu thập các thông tin về các nhà cung ứng trên thị trường, giá cả, chất lượng, chủng loại của đối tác thông qua cử cán bộ phụ trách trực tiếp từng nhà cung ứng. Thị trường thường xuyên biến động nên nhà quản trị phải định kỳ bổ sung thông tin và đảm bảo các số liệu thu thập phải cụ thể, chính xác. Các chỉ tiêu đánh giá là chất lượng vật liệu, giá cả, thời hạn giao hàng, uy tín trên thị trường, năng lực thi công các dự án, phương thức thanh toán, chi phí đặt hàng, chi phí giao dịch, vận chuyển, điều kiện kèm theo, hệ thống quản lý chất lượng, dịch vụ hậu mãi. Công ty lập danh sách những nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn đề ra của công ty sau đó tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của từng chi tiêu mà lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất.
Để chọn nhà cung ứng, về hình thức thì có hai loại nhà cung ứng hàng chủ yếu là nhà cung ứng hàng hóa có sẵn trên thị trường và nhà cung ứng hàng hóa mới xuất hiện. Khi phân tích, đánh giá thì công ty cần phải tiến hành cả với nhà cung ứng truyền thống và nhà cung ứng tiềm năng trên thị trường. Quy trình tìm kiếm, lựa chọn nhà cung ứng vật liệu thường trải qua các bước cơ bản như sau: Hình 1.1: Các giai đoạn tìm kiếm, lựa chọn nhà cung ứng Nguồn: Đoàn Thị Hồng Vân và cộng sự (2011), Quản trị cung ứng 1. Tổ chức thu mua vật liệu Để tổ chức thu mua vật liệu thì công ty tiến hành thương lượng cùng đối tác về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đối với các vấn đề mà các bên cùng quan tâm.
Việc tiến hành đàm phán thường được tổ chức trước khi ký kết để đi đến thống nhất về các điều khoản trong hợp đồng. Phương thức đàm phán bao gồm phương thức trực tiếp và phương thức gián tiếp. Trong đó phương thức trực tiếp là phương thức hai 8 bên gặp nhau trực tiếp để thoả thuận về các điều khoản trong hợp đồng, còn phương thức gián tiếp là phương thức mà hai bên thỏa thuận về các điều kiện thông qua các phương tiện khác như: điện thoại, email, fax. Các nội dung thỏa thuận giữa hai bên sau được thống nhất sẽ đưa vào hợp đồng giữa các bên, bao gồm: Hàng hoá với chi tiết về số lượng, chất lượng, giá cả; Phương thức thanh toán; Phương thức vận chuyển; Các điều khoản xử lý tranh chấp qua trọng tài kinh tế hoặc tòa án, các trường hợp xét điều kiện bất khả kháng Sau tiến hành thỏa thuận qua văn bản, nhà cung ứng phải giao hàng đúng theo quy định của hợp đồng và đúng thời gian quy định còn bên nhập hàng có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho bên xuất hàng.