Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu chi phí của ngành công nghiệp phụ trợ ô tô, nguyên vật liệu luôn là yếu tố đầu vào then chốt khi chiếm tỷ trọng trên 60% tổng chi phí sản xuất. Mọi biến động về giá thành, chất lượng hay tiến độ giao nhận nguyên vật liệu đều tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng quản trị cung ứng nguyên vật liệu nhập khẩu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dây cáp điện ô tô Sumiden Việt Nam, một doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trực tiếp từ Tập đoàn Sumitomo Wiring Systems Nhật Bản với quy mô vốn điều lệ 275 tỷ đồng và giá trị doanh nghiệp đạt 70 triệu USD.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là đánh giá toàn diện chuỗi hoạt động cung ứng từ khâu xác định nhu cầu, tổ chức thu mua, đàm phán nhập khẩu, vận chuyển nội bộ, quản lý kho bãi cho đến công tác thanh quyết toán. Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại 2 nhà máy của Sumiden với tổng diện tích 20.150 m2 tại Khu công nghiệp Đại An thuộc tỉnh Hải Dương và Khu công nghiệp Thăng Long II thuộc tỉnh Hưng Yên. Dữ liệu thực chứng được thu thập và đối soát trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017.

Ý nghĩa thực tiễn của đề tài thể hiện qua việc lượng hóa các chỉ số vận hành trọng yếu, giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuẩn xác trong lập kế hoạch vật tư, tối ưu hóa diện tích kho 5.000 m2, loại bỏ lãng phí phát sinh và duy trì tỷ lệ giao hàng đúng hạn cho các đối tác chiến lược như Toyota, Honda, Mazda và Suzuki.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự tích hợp giữa các học thuyết quản trị chuỗi cung ứng hiện đại và triết lý sản xuất tinh gọn đặc thù của các tập đoàn công nghiệp Nhật Bản. Hai khung lý thuyết nền tảng được áp dụng xuyên suốt gồm:

Mô hình quản trị sản xuất 4M: Khung phân tích xem xét 4 yếu tố then chốt gồm Con người (Man), Máy móc thiết bị (Machine), Nguyên vật liệu (Material) và Phương pháp vận hành (Method). Mô hình này giúp nhận diện chính xác các nguyên nhân gây lãng phí, xác định định mức sử dụng vật tư và kiểm soát biến động chất lượng ở từng công đoạn chế tạo.

Khung đo lường hiệu suất QCD: Hệ thống chỉ tiêu đánh giá toàn diện hoạt động cung ứng qua ba trụ cột Chất lượng (Quality) theo chuẩn ISO 9001 và ISO 9002, Chi phí (Cost) thông qua việc phân bổ 4 nhóm chi phí chất lượng gồm chi phí hư hỏng bên trong, hư hỏng bên ngoài, chi phí thẩm định và chi phí phòng ngừa, cùng Tiến độ giao nhận (Delivery) gắn liền với khả năng cấp phát vật tư kịp thời cho dây chuyền.

Bên cạnh đó, nghiên cứu vận dụng các khái niệm cốt lõi về Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) dựa trên định mức kỹ thuật sản phẩm, Nguyên tắc quản trị kho Nhập trước - Xuất trước (FIFO), và Tập quán thương mại quốc tế Incoterms 2000 gồm 13 điều kiện giao hàng cùng quy tắc mua bảo hiểm vận tải đường biển đạt mức 110% giá trị hóa đơn thương mại.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp chọn mẫu toàn bộ có chủ đích đối với hệ thống dữ liệu vận hành nội bộ của công ty Sumiden. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ hồ sơ dữ liệu của 454 cán bộ công nhân viên, danh mục 73 cụm thiết bị máy móc chuyên dụng, dữ liệu định mức vật tư của hàng trăm mã sản phẩm dây cáp điện và lịch sử giao dịch với 10 nhóm khách hàng lớn trong giai đoạn 3 năm từ 2015 đến 2017.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích kết hợp giữa định tính và định lượng là nhằm đảm bảo tính khách quan và chiều sâu khoa học. Phương pháp định lượng cho phép xử lý các chuỗi số liệu kế toán, đối chiếu số liệu tồn kho thực tế với hệ thống quản lý, phân tích tốc độ luân chuyển vật tư và tỷ lệ lãng phí. Phương pháp định tính được triển khai qua quan sát hiện trường sản xuất, phỏng vấn sâu cán bộ quản lý chuỗi cung ứng và đánh giá việc tuân thủ quy trình kiểm tra chất lượng theo chuẩn mực quốc tế.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh và quản trị chuỗi cung ứng tại Sumiden giai đoạn 2015-2017 đã làm rõ bốn phát hiện trọng yếu:

Thứ nhất, tốc độ tăng trưởng sản lượng xuất khẩu ở mức cao với sự dịch chuyển mạnh mẽ về cơ cấu sản phẩm. Năm 2017, tổng sản lượng xuất khẩu chiếm tỷ trọng áp đảo 92% (tương đương hơn 167.000 km dây cáp), trong khi thị trường nội địa chiếm 8%. Sản lượng tiêu thụ nội địa tăng 2.247 km và lượng đặt hàng từ khách hàng SDVN tăng 18.378 km so với năm 2016. Dòng dây mỏng AVSS chiếm tỷ trọng lớn nhất với 35% tổng sản lượng tiêu thụ toàn công ty.

Thứ hai, cơ cấu nhân sự mang đặc thù thâm dụng lao động phổ thông. Tổng số lao động năm 2017 đạt 454 người, tăng 44,58% so với quy mô 314 người năm 2013. Lao động trực tiếp chiếm 86% (390 người), lao động phổ thông chiếm 69% (314 người) và lao động nam chiếm 75% (340 người). Tỷ lệ lao động có trình độ đại học và chuyên môn kỹ thuật cao còn thấp, tạo ra áp lực lớn cho công tác kiểm soát sai sót thao tác.

Thứ ba, cơ sở vật chất và máy móc thiết bị có mức độ hiện đại hóa cao. Doanh nghiệp sở hữu 6 máy kéo sợi, 31 máy xoắn sợi, 18 máy bọc nhựa, 745 bàn lắp ráp cùng 12 xe nâng chuyên dụng. Toàn bộ máy móc gia công chính đều được nhập khẩu đồng bộ từ Nhật Bản, phục vụ quy trình sản xuất các bộ dây điện ô tô phức tạp có chiều dài trung bình 1.620 mét và tích hợp hơn 1.200 sợi dây dẫn trên mỗi xe.

Thứ tư, nhận diện 6 điểm nghẽn nghiêm trọng trong quản trị cung ứng: Công tác đào tạo công nhân mới chưa sâu sát; quy trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào chưa được tuân thủ nghiêm ngặt; lịch trình bảo dưỡng máy móc định kỳ bị bỏ sót; tình trạng phụ thuộc vào một số nhà cung cấp độc quyền; số liệu tồn kho thực tế sai lệch so với báo cáo sổ sách; và công tác lập kế hoạch đặt hàng vật tư chưa bám sát tiến độ sản xuất thực tế.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ sự gia tăng đột biến của các đơn hàng quốc tế (điển hình như sản lượng cung cấp cho khách hàng SHWS đạt mức 44.953 km trong năm 2017), đặt dây chuyền sản xuất và hệ thống kho vào tình trạng quá tải cục bộ. Cơ cấu nhân sự với 69% là lao động phổ thông khiến việc tiếp thu các quy chuẩn kỹ thuật phức tạp về hóa chất, hạt nhựa và đồng nguyên liệu gặp nhiều trở ngại.

Nếu biểu diễn các biến động tồn kho và tỷ lệ sai lệch dữ liệu qua biểu đồ trực quan, có thể thấy rõ độ vênh đáng kể giữa đường dự báo nhu cầu và số lượng vật tư thực xuất. Tình trạng này khiến chi phí lưu kho tăng cao và tiềm ẩn rủi ro thiếu hụt vật tư cho các đơn hàng gấp. So sánh với các mô hình quản trị tinh gọn của các doanh nghiệp cùng ngành, Sumiden cần siết chặt hơn nữa kỷ luật vận hành theo tiêu chuẩn 4M, đồng thời ứng dụng công nghệ quét mã vạch tự động nhằm loại bỏ triệt để các sai sót phát sinh từ ghi chép thủ công.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu nhập khẩu của Sumiden với tầm nhìn định hướng đến năm 2020, nghiên cứu đưa ra 5 nhóm giải pháp hành động cụ thể:

Thứ nhất, chuẩn hóa chương trình đào tạo nhân sự mới. Phòng Hành chính - Nhân sự phối hợp với Phòng Sản xuất xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn trực quan theo tiêu chuẩn 5S và 4M, tổ chức kiểm tra sát hạch tay nghề 100% công nhân mới trước khi phân công vào chuyền bọc nhựa và xoắn sợi, đặt mục tiêu kéo giảm tỷ lệ thao tác lỗi xuống dưới 0,2% trước quý 4 năm 2019.

Thứ hai, thiết lập kỷ luật tuân thủ tuyệt đối quy trình kiểm định đầu vào. Phòng Quản lý chất lượng (QA) chịu trách nhiệm kiểm tra 100% chứng chỉ chất lượng xuất xưởng, phiếu đóng gói và bảng dữ liệu an toàn môi trường đối với toàn bộ lô hạt nhựa, sợi đồng và phụ gia nhập khẩu, kiên quyết từ chối tiếp nhận các lô hàng không đạt thông số kỹ thuật.

Thứ three, triển khai chương trình bảo dưỡng năng suất toàn diện (TPM). Phòng Bảo dưỡng ban hành lịch kiểm định định kỳ cho 55 cụm máy kéo sợi, xoắn sợi, bọc nhựa và 12 xe nâng, phấn đấu duy trì tỷ lệ sẵn sàng của thiết bị trên 99% và giảm thời gian dừng máy ngoài kế hoạch xuống dưới 1% vào năm 2020.

Thứ tư, tái cấu trúc mạng lưới nhà cung cấp và số hóa quy trình kiểm kê kho. Phòng Kinh doanh và Phòng Quản lý Nguyên vật liệu chủ động tìm kiếm các đối tác cung ứng thay thế nhằm phá vỡ thế độc quyền, đồng thời áp dụng phần mềm quản lý kho theo thời gian thực kết hợp phương pháp FIFO, đưa tỷ lệ sai lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách về mức 0%.

Thứ năm, kiến nghị cơ quan Hải quan và Ban Quản lý Khu công nghiệp Đại An, Thăng Long II. Doanh nghiệp kiến nghị cơ quan Hải quan mở rộng phân luồng xanh thông quan điện tử và rút ngắn thời gian xử lý thủ tục kiểm hóa từ 48 giờ xuống dưới 24 giờ, giúp tối ưu hóa thời gian quay vòng vốn lưu động.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

Ban Giám đốc và Nhà quản lý chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp FDI: Luận văn cung cấp mô hình thực chứng về quản trị vật tư nhập khẩu tại một doanh nghiệp có vốn điều lệ 275 tỷ đồng, giúp các nhà quản trị tối ưu hóa chi phí nguyên vật liệu vốn chiếm trên 60% tổng chi phí vận hành.

Chuyên viên Mua hàng, Logistics và Xuất nhập khẩu: Tài liệu là cẩm nang thực hành chi tiết về quy trình đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế, áp dụng 13 điều kiện Incoterms, thiết lập mức bảo hiểm 110% giá trị hàng hóa và quy trình đối soát hồ sơ hải quan đối với các lô hàng nguyên liệu đặc thù.

Giảng viên, Học viên cao học và Nghiên cứu sinh khối ngành Kinh tế: Đề tài đóng góp một nghiên cứu tình huống điển hình về sự kết hợp giữa mô hình quản trị sản xuất 4M và hệ thống đánh giá QCD trong môi trường sản xuất công nghiệp phụ trợ ô tô tại Việt Nam giai đoạn 2015-2017.

Cán bộ quản lý chính sách công và Ban Quản lý các Khu công nghiệp: Cung cấp góc nhìn thực tế về những vướng mắc của doanh nghiệp sản xuất phụ trợ có quy mô 454 lao động, từ đó hoàn thiện cơ chế một cửa và cải cách thủ tục hải quan nhằm thu hút hiệu quả dòng vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao quản trị cung ứng nguyên vật liệu là yếu tố sống còn đối với Sumiden Việt Nam? Bởi vì chi phí nguyên vật liệu chiếm trên 60% tổng chi phí sản xuất và mỗi bộ dây cáp ô tô yêu cầu cấu trúc phức tạp gồm hơn 1.200 chi tiết với tổng chiều dài 1.620 mét. Chỉ một sai sót nhỏ hoặc sự chậm trễ trong việc cung cấp vật tư sẽ làm ngưng trệ toàn bộ dây chuyền lắp ráp, gây thiệt hại tài chính nặng nề và làm tổn hại uy tín với các đối tác toàn cầu.

Mô hình 4M được áp dụng như thế nào trong kiểm soát vật tư tại công ty? Mô hình 4M giúp rà soát toàn diện 4 nhân tố: Con người (nâng cao tay nghề cho 454 lao động), Máy móc (bảo dưỡng 55 cụm máy chuyên dụng), Nguyên vật liệu (kiểm định 100% chất lượng hạt nhựa và đồng nhập khẩu) và Phương pháp (tuân thủ nghiêm ngặt quy trình xuất nhập kho FIFO).

Những rủi ro lớn nhất trong hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu là gì? Các rủi ro chính bao gồm biến động tỷ giá hối đoái, ách tắc thủ tục thông quan cửa khẩu, sự phụ thuộc vào các nhà cung ứng độc quyền ở nước ngoài và nguy cơ tổn thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển quốc tế. Doanh nghiệp hạn chế rủi ro bằng cách mua bảo hiểm ở mức 110% giá trị lô hàng.

Công ty thực hiện kiểm soát và cấp phát nguyên vật liệu trong kho bằng phương pháp nào? Doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc Nhập trước - Xuất trước (FIFO) kết hợp phương pháp cấp phát theo hạn mức định mức kinh tế kỹ thuật của từng đơn hàng. Quy trình này giúp giảm thiểu chi phí lưu kho trên diện tích 5.000 m2 và ngăn chặn tình trạng nguyên vật liệu xuống cấp.

Mục tiêu định hướng quản trị cung ứng của Sumiden đến năm 2020 là gì? Mục tiêu là xóa bỏ 100% sai lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và hệ thống báo cáo, chuẩn hóa năng lực vận hành cho toàn bộ lao động trực tiếp, kiểm soát thời gian dừng máy ngoài kế hoạch dưới 1% và tối ưu hóa thời gian quay vòng đơn hàng xuất khẩu.

Kết luận

Nghiên cứu đã phân tích toàn diện thực trạng và giải quyết bài toán cốt lõi về quản trị cung ứng nguyên vật liệu nhập khẩu tại Công ty Dây cáp điện ô tô Sumiden Việt Nam. Tổng hợp các đóng góp chính và lộ trình thực hiện bao gồm:

  • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị chuỗi cung ứng vật tư nhập khẩu thông qua việc kết hợp mô hình 4M và hệ thống chỉ tiêu QCD trong doanh nghiệp FDI Nhật Bản.
  • Lượng hóa thực trạng vận hành của doanh nghiệp quy mô 275 tỷ đồng vốn điều lệ, diện tích 20.150 m2 và 454 lao động trong giai đoạn 2015-2017, chỉ rõ nguyên nhân chi phí nguyên vật liệu chiếm trên 60% giá thành.
  • Nhận diện chính xác 6 điểm nghẽn trong quy trình mua hàng, bảo quản kho 5.000 m2 và kiểm tra chất lượng hạt nhựa, sợi đồng đầu vào.
  • Thiết lập hệ thống 5 nhóm giải pháp đồng bộ gắn với mục tiêu số hóa quản trị kho, bảo dưỡng thiết bị TPM và đào tạo nhân lực đến năm 2020.
  • Đề xuất các kiến nghị cải cách thủ tục thông quan hải quan điện tử giúp rút ngắn thời gian giải phóng hàng nhập khẩu xuống dưới 24 giờ.

Các nhà quản trị chuỗi cung ứng và doanh nghiệp sản xuất phụ trợ cần chủ động áp dụng các giải pháp chuẩn hóa quy trình và số hóa dữ liệu tồn kho ngay từ hôm nay để tối ưu hóa chi phí sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh trong chuỗi giá trị toàn cầu.