phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chơng: Chơng I: Cơ sở lý luận và tổng quan về hệ thống tài liệu Đạo Sắc phong trên địa bàn thành phố Hà Nội Chong nay trình bày tổng quan về tài liệu lu trữ quý, hiếm và tầm quan trọng của việc quản lý, phát huy giá trị tài liệu lu trữ quý, hiếm, những cơ sở lý luận và thực tiễn làm căn cứ để quản lý, phát huy giá trị tài liệu lu trữ quý, hiếm. Chơng 2: Thực trạng hoạt động quản lý và phát huy giá trị tài liệu lu trữ Đạo Sắc phong trên địa bàn thành phố Hà Nội Chơng này trình bày thực trạng các hoạt động quản lý tài liệu lu trữ quý, hiếm tại thành phố Hà Nội trên các phơng diện cụ thể. Từ đó, luận văn chỉ ra những u điểm đạt đợc và những tồn tại cần khắc phục cùng các nguyên nhân chủ quan và khách quan. Chơng 3: Định hớng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý và phát huy giá trị tài liệu Đạo Sắc phong trên địa bàn thành phố Hà Nội Từ thực trạng hoạt động quản lý tài liệu Đạo Sắc phong trên địa bàn thành phố Hà Nội nh đã nêu ở chơng 2, chơng này đa ra các định hớng của cơ quan quản lý các cấp và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý và phát huy giá trị tài liệu Đạo Sắc phong trên địa bàn thành phố Hà Nội.
CO SO LY LUAN VA TONG QUAN VE HE THONG TAI LIEU ĐẠO SẮC PHONG TREN DIA BAN THANH PHO HA NOI 1. Cơ sở lý luận về tài liệu Đạo Sắc phong 1. Một số khái niệm 1. Tài liệu Theo PGS.TS Dơng Văn Khảm, tài liệu là “vat mang thông tin làm phơng tiện cho các hoạt động xã hội.
Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính hoặc các nguồn † liệu khác, đợc ghi trên các vật mang tin khác nhau nh trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ. dòng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lu trữ thông tin của những hoạt động đó ” [10, tr. Nguyễn Cảnh Dong thi “Tai liéu là đơn vị thông tin đợc ghỉ lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang tin ”[31, tr. Khoản 2, Điều 2, Luật Lu trữ 2011 quy dinh “Tai liéu la vat mang tin doc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đô, công trình nghiên cứu, số sách, biếu thống kê; âm bản, dơng bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; số công tác, nhật ký, hoi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; an phẩm và vật mang tin khác. Tài liệu lu trữ Hội đồng lu trữ quốc tế định nghĩa “7ài liệu lu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành đợc bảo quản, có sự chọn lọc hoặc không có sự chọn lọc, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những ngời thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lu trữ tơng ứng vì giá trị lu trữ của chóng [5]. Trờng phái châu Âu đại diện căn cứ và nguồn gốc xuất xứ của tài liệu và coi tài liệu lu trữ là “ứoàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang tin, đọc một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận đợc trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó ”[26]. Dơng Văn Khảm, “?äi liệu lu trữ là tài liệu có giá trị đợc lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đọc bảo quản trong kho lu trữ.
Tài liệu lu trữ là tài liệu bản sốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ đọc hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tô chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghỉ tin và vật mang tin; đợc lựa chọn, giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn. Khoản 3, Điều 2, Luật Lu trữ năm 2011 quy dinh “Tai liệu lu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đợc lựa chọn dé lu trữ. Tài liệu lu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trờng hợp không còn bản sốc, bản chính thì đợc thay thế bằng bản sao hợp pháp ”. Tóm lại, tài liệu lu trữ là tài liệu có giá trị của tổ chức hoặc cá nhân, đợc sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.
Tài liệu lu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đợc thay thế bằng bản sao hợp pháp.Tài liệu quý, hiễm Trong giao tiếp hàng ngày của con ngời, khi đề cập đến những thứ có giá trị hoặc cần đợc coi trọng, bảo vệ ta thong nhắc đến hai từ “quý”, “hiếm”. Ví dụ: kim loại quý, đá quý, động vật quý hiếm. Tài liệu quý là những tài liệu chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tợng đặc biệt của tự nhiên, đời sống xã hội và t duy, có ý nghĩa nền tảng đối với quản lý nhà nóc, kinh tế quốc dân, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đối ngoại, nghiên cứu khoa học lịch sử và không thê thay thế đợc nếu nh bị mất hoặc h hỏng, xét về ý nghĩa pháp lý và bút tích của chúng. Còn tài liệu hiếm là những tài liệu có giá trị đặc biệt song chỉ có duy nhất một bản, không có bản thứ hai giống nó về nội dung thông tin, phơng thức ghi tin và đặc điểm bề ngoài.
Nh vậy, tài liệu quý, hiếm là tài liệu vừa quý vừa hiếm. Khi xem xét tài liệu quý, hiếm, chúng ta phải xem xét cả ở phơng diện quý và hiếm bởi có những tài liệu quý nhng không hiếm và ngợc lại có những tài liệu hiếm nhng không quý. 12 Tài liệu chỉ đợc xem là quý, hiểm khi chính bản thân nó có mối quan hệ biện chứng giữa quý và hiếm. Mối quan hệ này không thê tách rời vì đánh giá một tài liệu là quý hiếm phải bao hàm cả hai yếu tố: quý về giá trị nội dung và hiếm về số lợng bản ít, hình thức đặc biệt.
Tài liệu lu trữ quý, hiếm Theo PGS.TS Dơng Van Kham, tài liệu lu trữ quý, hiếm là “Zâ¿ /iệu lu trữ có giá trị cao và tài liệu hiện còn rất it”[12, tr. Tac gia Dong Van Kham da đề cập tới số lợng của tài liệu lu trữ quý, hiếm _ _ là còn “rât ít”, song cha rõ bao nhiêu (bản) thì gọi là “rât ít”. Theo Khoản 1, Điều 26, Luật Lu trữ 2011, “?ài liệu lu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây: a) Có giá trị đặc biệt về í tổng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội; b) Đợc hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; c) Đợc thể hiện trên vật mang tin d6c đáo, tiêu biéu cua thoi kỳ lịch sử. Tài liệu Đạo Sắc phong “Sắc phong là một dạng văn bản hành chính của chính quyền phong kiến trung ơng tập quyền ban cho Thành hoàng hoặc giả các thần linh khác.
Với t tởng, các vị vua của mỗi triều đại phong kiến đều coi mình là Thiên tử và có vai trò cai quản bách thần, nên việc ban phong, tặng thởng đã trở thành thông lệ với mục đích tỏ rõ ơn sâu về mặt tỉnh thần và vật chất đối với thần linh và cộng đồng c dân làng, xã. Từ lý do đó, Sắc phong đã khẳng định sự hiện diện của triều đình phong kiến thông qua vai trò của các vị thần linh đợc tôn thờ chính thống tại các cơ sở thờ tự. Mặt khác, việc phong sắc cho thần linh chính là sự gián tiếp cai trị của triều đình đối với cộng đồng làng xã. “Thành hoàng làng hay thần linh chính là ông vua của cộng đồng làng xã.
Ông vua này thay mặt ông vua trên triều đình để cai trị nhân dân về mặt tinh thần. Bên cạnh những Đạo Sắc phong của triều đình ban cho Thành hoàng làng, thần linh của cộng đồng làng xã còn có sắc chỉ của triều đình ban cho các quan lại để ban chức tớc, điều động công việc, luân chuyên quan chức hoặc ban khen cho cộng đồng nào đó có công lao.” [57] 13 Tóm lại, theo tác giả luận văn thì: Đạo Sắc phong là văn bản mang tính pháp lý của triều đình phong kiến trung ơng tập quyền ban hành với mục đích: Khen thong, ban phong cho công thần, quan chức có công với triều đình, với dân với nóc, hoặc ban phong phâm trật cho các vị thần linh đợc lu thờ trong những ngôi đình, đền, miễu, am, phủ. Nếu loại thứ nhất là bảo vật của dong ho thong doc lu giữ trong nhà trởng tộc, thì loại thứ hai ban cho các bậc thần linh, trở thành bảo vật của đân làng đợc lu giữ trong những không gian tín ngỡng chung của cộng đồng làng xã nh: đình, đền, miếu, am, phủ. Nh vậy, tài liệu Đạo Sắc phong là một loại tài liệu lu trữ quý, hiếm bởi bản thân nó mang tính lịch sử, đặc biệt về cả hình thức lẫn nội dung và chất liệu chế tác.
Đây là một loại văn bản chính thống dới các triều đại nhà nớc phong kiến, mang ấn triện của nhà vua. Quản lý Quản lý là hoạt động cần thiết phải đợc thực hiện khi con ngời kết hợp với nhau trong tổ chức nhằm đạt đợc những mục tiêu chung. Đây là một hoạt động tất yếu khách quan, điễn ra ở mọi tô chức dò quy mô lớn hay nhỏ, có cấu trúc đơn giản hay phức tạp. Quản lý là một nội dung đợc nghiên cứu phô biến và rộng rãi vì vậy có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý.
Theo Marry Faker Follet “Quản lý là nghệ thuật đạt đọc mục tiêu thông qua ngời khác ”[§, tr.