phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài đƣợc kết cấu gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1. Thành phần, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức Trong chƣơng này, chúng tôi nghiên cứu và đƣa ra các khái niệm, thành phần, đặc điểm của hồ sơ cán bộ, công chức, từ đó làm nổi bật vai trò, ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức. Thực trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ Với những thông tin thu thập đƣợc, chúng tôi tập trung mô tả thực trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ về các nội dung: thẩm quyền, lập, tiếp nhận, thu thập, bổ sung, lƣu trữ, bảo quản hồ sơ CB,CC; đối tƣợng, các hình thức, thủ tục, nội dung khai thác. Qua đây, chúng tôi đánh giá những ƣu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế để làm cơ sở đề ra các giải pháp ở chƣơng 3 của luận văn.
Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. Từ kết quả nghiên cứu ở chƣơng 1 và 2, chúng tôi đề ra các giải pháp tổng thể và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ: Một số các giải pháp tổng thể nhƣ hoàn thiện các văn bản quy định về nghiệp vụ quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC; về công tác chỉ đạo điều hành; về tăng cƣờng cơ sở vật chất; về đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ; về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, chúng tôi đƣa ra giải pháp cụ thể đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC tại các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát.
Đó là sự giúp đỡ của lãnh đạo Vụ TCCB, công chức quản lý hồ sơ CB,CC, công chức chuyên môn của các cơ quan bộ nhƣ: Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Y tế. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣời hƣớng dẫn tôi hoàn thành đề tài. Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi gặp không ít khó khăn trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin. Do tính chất cơ mật của hồ sơ CB,CC, do những quy định của cơ quan đến khảo sát nhƣ Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Tƣ pháp, Văn phòng Chính phủ.
chúng tôi không thể tiếp cận nơi bảo quản hồ sơ mà chỉ lấy thông tin qua phiếu khảo sát. Một số cơ quan bộ khác nhƣ Bộ Tƣ pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông. cũng chỉ cung cấp một số thông tin nhất định mà không cung cấp đầy đủ các thông tin theo yêu cầu. Đồng thời các tài liệu nghiên cứu, tham khảo về đề tài này không nhiều và mang tính rời lẻ.
Với những khó khăn trên, luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Do đó, chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng-Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, các ông, bà lãnh đạo Vụ TCCB, công chức các cơ quan bộ và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bảy tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng là ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp tôi tổ chức thực hiện đề tài.
Hà Nội, ngày tháng 10 năm 2014 HỌC VIÊN Phạm Thị Nga 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com NỘI DUNG Chƣơng 1 THÀNH PHẦN, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 1.1 Khái niệm, thành phần, đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức 1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức Theo Giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của PGS Vƣơng Đình Quyền, khái niệm hồ sơ đƣợc hiểu là “Một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”[46]. Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam của PGS.TS Dƣơng Văn Khảm hồ sơ là “tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”[11]. Theo Luật Lƣu trữ năm 2011, hồ sơ đƣợc giải thích “là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[15]. Nhƣ vậy, các thuật ngữ nêu trên đều đƣa ra quan điểm chung về hồ sơ là “một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một con ngƣời”.
Hồ sơ có nhiều loại. Căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản ngƣời ta chia thành hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ cá nhân… Cũng theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam của tác giả PGS.TS Dƣơng Văn Khảm, “hồ sơ cá nhân (Personal record) được hiểu là tập văn bản, giấy tờ về quá trình sống, học tập và làm việc của cá nhân”[11]. Trong phạm vi quản lý nhà nƣớc, hồ sơ nhân sự đƣợc gọi là hồ sơ cán bộ, công chức. Về khái niệm hồ sơ công chức, theo Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định: “là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng”.
Và cũng theo Thông tƣ này, hồ sơ gốc của công chức đƣợc hiểu nhƣ sau: “Hồ sơ gốc của công chức là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật”[63]. Từ khái niệm nêu trên cho thấy hồ sơ CB,CC có phạm vi hẹp hơn so với hồ sơ nhân sự. Hiểu một cách ngắn gọn nhất hồ sơ CB,CC là toàn bộ tài liệu pháp lý liên quan đến quá trình sống và công tác của ngƣời cán bộ, công chức đó. Theo Luật cán bộ, công chức năm 2008 tại Điều 4, cán bộ đƣợc hiểu là: “Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước”[14].
Tại Điều 2 Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ Quy định những ngƣời là công chức, công chức được hiểu “là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh, trong biên chế, hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật, làm việc trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị”[27]. Từ hai khái niệm này, cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ chỉ những ngƣời sau đây: - “Cán bộ” chỉ ngƣời giữ chức Bộ trƣởng. - “Công chức” chỉ ngƣời giữ chức: + Thứ trƣởng và ngƣời giữ chức danh, chức vụ tƣơng đƣơng; + Ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra và tổ chức khác không phải là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ. 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Tổng cục trƣởng và tƣơng đƣơng, Phó Tổng cục trƣởng và tƣơng đƣơng, ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra thuộc Tổng cục và tƣơng đƣơng.
+ Cục trƣởng, Phó Cục trƣởng, ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn phòng, phòng, thanh tra, chi cục thuộc Cục. + Ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc ngân sách nhà nƣớc cấp kinh phí hoạt động thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ. + Ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc ngân sách nhà nƣớc cấp kinh phí hoạt động thuộc Tổng cục, Cục và tƣơng đƣơng trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài chúng tôi tập trung vào đối tƣợng cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ.
Chúng tôi sẽ trình bày kỹ vấn đề này ở chƣơng 2 của Luận văn.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức Hồ sơ CB,CC là tài liệu về CB,CC đƣợc hình thành do nhu cầu quản lý cán bộ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Hồ sơ CB,CC là những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của CB,CC. Chính vì vậy nguồn gốc hình thành các tài liệu đó rất phong phú và đa dạng.