Tổ Chức Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu Lưu Trữ Tại Bệnh Viện K

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu ussh tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tại bệnh viện k, đánh giá hiện trạng, phân tích vấn đề, đề xuất biện pháp hoàn thiện trong lĩnh vực y tế.

• Tác giả: Trần Thị Minh Huệ
• Người hướng dẫn: Pgs. Đào Đức Thuận
• Trường học: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Tổ Chức Quản Lý Hồ Sơ, Tài Liệu Lưu Trữ Tại Bệnh Viện K
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. MỞ ĐẦU
• 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K
• 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K
• 3. GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Tổ Chức Quản Lý Hồ Sơ Tại Bệnh Viện K

Tổ chức quản lý hồ sơ tại Bệnh viện K là một phần quan trọng trong hoạt động của bệnh viện. Việc quản lý hồ sơ không chỉ giúp lưu trữ thông tin mà còn đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin bệnh nhân. Bệnh viện K, với vai trò là cơ sở y tế chuyên khoa ung bướu, cần có một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả để phục vụ cho công tác khám chữa bệnh và nghiên cứu khoa học.

1.1. Khái Niệm Về Quản Lý Hồ Sơ Bệnh Viện

Quản lý hồ sơ bệnh viện là quá trình thu thập, lưu trữ, bảo quản và sử dụng thông tin liên quan đến bệnh nhân và hoạt động của bệnh viện. Hệ thống này cần được tổ chức một cách khoa học để đảm bảo thông tin luôn sẵn có và dễ dàng truy cập.

1.2. Vai Trò Của Hồ Sơ Trong Hoạt Động Của Bệnh Viện K

Hồ sơ bệnh án không chỉ là tài liệu lưu trữ mà còn là nguồn thông tin quan trọng cho việc ra quyết định trong điều trị. Chúng giúp bác sĩ theo dõi tình trạng sức khỏe của bệnh nhân và đưa ra phương pháp điều trị phù hợp.

II. Những Thách Thức Trong Quản Lý Hồ Sơ Tại Bệnh Viện K

Mặc dù Bệnh viện K đã có những nỗ lực trong việc tổ chức quản lý hồ sơ, nhưng vẫn còn nhiều thách thức cần phải giải quyết. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ y tế và sự hài lòng của bệnh nhân.

2.1. Thiếu Hệ Thống Quản Lý Hiện Đại

Hệ thống quản lý hồ sơ hiện tại tại Bệnh viện K còn nhiều hạn chế về công nghệ. Việc thiếu các phần mềm quản lý chuyên dụng dẫn đến khó khăn trong việc truy xuất và bảo mật thông tin.

2.2. Đào Tạo Nhân Sự Chưa Đầy Đủ

Đội ngũ nhân viên làm công tác quản lý hồ sơ chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lưu trữ. Điều này dẫn đến việc quản lý hồ sơ không hiệu quả và dễ xảy ra sai sót.

III. Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Hồ Sơ Tại Bệnh Viện K

Để cải thiện công tác quản lý hồ sơ, Bệnh viện K cần áp dụng một số giải pháp cụ thể. Những giải pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo an toàn thông tin cho bệnh nhân.

3.1. Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ sẽ giúp Bệnh viện K tối ưu hóa quy trình lưu trữ và truy xuất thông tin. Các phần mềm quản lý hồ sơ hiện đại có thể tự động hóa nhiều công việc, giảm thiểu sai sót.

3.2. Đào Tạo Nhân Sự Chuyên Nghiệp

Đào tạo nhân sự là một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ. Bệnh viện K cần tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên về nghiệp vụ lưu trữ và sử dụng công nghệ thông tin.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Giải Pháp Quản Lý Hồ Sơ Tại Bệnh Viện K

Các giải pháp đã được áp dụng tại Bệnh viện K đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Việc cải thiện hệ thống quản lý hồ sơ không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn tạo sự hài lòng cho bệnh nhân.

4.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Ứng Dụng Công Nghệ

Sau khi áp dụng công nghệ thông tin, thời gian truy xuất hồ sơ đã giảm đáng kể. Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết mà không mất nhiều thời gian.

4.2. Sự Hài Lòng Của Bệnh Nhân Tăng Cao

Nhờ vào việc quản lý hồ sơ hiệu quả, bệnh nhân cảm thấy yên tâm hơn khi đến khám và điều trị tại Bệnh viện K. Điều này góp phần nâng cao uy tín của bệnh viện trong cộng đồng.

V. Kết Luận Về Tổ Chức Quản Lý Hồ Sơ Tại Bệnh Viện K

Tổ chức quản lý hồ sơ tại Bệnh viện K là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ y tế. Việc giải quyết các thách thức hiện tại và áp dụng các giải pháp hiệu quả sẽ giúp bệnh viện hoạt động tốt hơn trong tương lai.

5.1. Tương Lai Của Quản Lý Hồ Sơ Tại Bệnh Viện K

Trong tương lai, Bệnh viện K cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân sự để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ. Điều này sẽ giúp bệnh viện đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bệnh nhân.

5.2. Định Hướng Phát Triển Bền Vững

Bệnh viện K cần xây dựng một chiến lược phát triển bền vững cho công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo rằng mọi thông tin đều được bảo mật và dễ dàng truy cập khi cần thiết.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đóng vai trò cốt lõi trong việc duy trì trật tự hành chính, bảo vệ chứng cứ pháp lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác điều hành tại các cơ sở y tế. Tại Bệnh viện K – bệnh viện chuyên khoa ung bướu đầu ngành trực thuộc Bộ Y tế với lịch sử hình thành từ năm 1923, quy mô hoạt động mở rộng trên 3 cơ sở đã làm phát sinh khối lượng hồ sơ khổng lồ với hơn 300.000 hồ sơ bệnh án và ước tính hơn 300 mét giá tài liệu hành chính.

Tuy nhiên, kết quả khảo sát 10 năm thực tiễn giai đoạn 2009–2019 cho thấy công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ sở Tân Triều gặp nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Toàn bộ 12 phòng chức năng và 35 khoa lâm sàng vẫn đang lưu giữ tài liệu phân tán, chưa thực hiện nghiêm túc quy định giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo Luật Lưu trữ năm 2011. Kho lưu trữ hành chính hiện chỉ có diện tích khiêm tốn 80m2, dẫn đến tình trạng hơn 50 mét giá tài liệu thu về bị bó gói, chưa được phân loại và chỉnh lý khoa học.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung làm rõ thực trạng tổ chức quản lý khối tài liệu hành chính tại Bệnh viện K cơ sở Tân Triều, từ đó xác định các nguyên nhân căn cốt và xây dựng hệ thống giải pháp toàn diện. Đề tài có ý nghĩa thực tiễn to lớn trong việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hướng tới mục tiêu giảm 50% đến 70% thời gian tra tìm văn bản, bảo đảm an toàn 100% hồ sơ có giá trị vĩnh viễn và tạo nền tảng vững chắc cho lộ trình chuyển đổi số trong quản trị bệnh viện hiện đại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng của Lý thuyết Vòng đời tài liệu (Records Life Cycle Theory) kết hợp với Lý thuyết Quản trị tổ chức hiện đại. Theo khoa học lưu trữ, tài liệu vận động qua 3 giai đoạn cơ bản: giai đoạn phát sinh và sử dụng hiện hành tại văn thư, giai đoạn tạm thời tại lưu trữ cơ quan, và giai đoạn bảo quản vĩnh viễn tại lưu trữ lịch sử. Nghiên cứu tập trung vào 5 khái niệm chuyên ngành cốt lõi gồm: Hồ sơ tài liệu lưu trữ, Lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành), Danh mục hồ sơ, Xác định giá trị tài liệu và Chỉnh lý tài liệu.

Khung pháp lý áp dụng trong đề tài bao gồm Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 40/2009/QH12 (Điều 59 quy định về tính pháp lý của hồ sơ bệnh án), Quyết định số 1895/1997/QĐ-BYT về Quy chế Bệnh viện và Thông tư số 33/2017/TT-BYT quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn ngành Y tế. Về mặt phân loại, tài liệu bệnh viện chia thành 2 nhóm chính: khối tài liệu hành chính và khối tài liệu chuyên môn y tế. Mỗi nhóm tài liệu đòi hỏi quy trình bảo quản, xác định giá trị và phân cấp trách nhiệm quản lý nghiêm ngặt theo các tiêu chuẩn lưu trữ quốc gia.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp tiếp cận liên ngành giữa Khoa học Quản trị, Lưu trữ học và Khoa học Tổ chức. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát toàn diện tại 12 phòng chức năng, 35 khoa lâm sàng và 6 khoa cận lâm sàng thuộc Bệnh viện K cơ sở Tân Triều. Cỡ mẫu khảo sát bao gồm 4 cán bộ chuyên trách văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành chính và 41 cán bộ, điều dưỡng kiêm nhiệm quản lý hồ sơ tại các khoa phòng. Phương pháp chọn mẫu chủ đích toàn phần được lựa chọn nhằm phản ánh bức tranh chân thực nhất về công tác lưu trữ tại cơ sở y tế lớn nhất của Bệnh viện K.

Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ hệ thống báo cáo sơ kết, tổng kết 5 năm triển khai Luật Lưu trữ (tháng 6/2017), các quy chế nội bộ ban hành từ năm 2008 đến năm 2018 và sổ theo dõi công văn đi, đến trong khung thời gian 10 năm (2009–2019). Tác giả vận dụng kết hợp phương pháp lịch sử - hệ thống, điều tra khảo sát thực địa, phương pháp thống kê định lượng về khối lượng mét giá tài liệu và phân tích tổng hợp. Việc lựa chọn phương pháp này giúp lượng hóa chính xác mức độ tồn đọng, đánh giá năng lực cơ sở vật chất và xác định các sai lệch chuẩn mực trong quy trình quản lý văn bản tại cơ sở.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế tại Bệnh viện K cơ sở Tân Triều đã chỉ ra 4 phát hiện trọng yếu về công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

Thứ nhất, cơ sở vật chất kho tàng lưu trữ tài liệu hành chính thiếu hụt trầm trọng. Diện tích dành cho kho lưu trữ hành chính của bệnh viện chỉ gồm 2 phòng (1 phòng 30m2 và 1 phòng 50m2, tổng cộng 80m2), chỉ đáp ứng chưa đầy 30% nhu cầu thực tế. Hiện có khoảng 50 mét giá tài liệu đã thu về nhưng ở tình trạng bó gói chưa chỉnh lý, trong khi ước tính hơn 300 mét giá tài liệu hành chính vẫn tồn đọng phân tán tại các phòng ban chuyên môn. Ngược lại, khối hồ sơ bệnh án chiếm 80% tổng dung lượng tài liệu lưu trữ toàn viện với 10 kho bảo quản riêng (khoảng 1.000m2), lưu trữ hơn 100.000 hồ sơ tại Tân Triều, 140.000 hồ sơ tại Quán Sứ và 55.000 hồ sơ tại Tam Hiệp.

Thứ hai, hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ nội bộ chưa đồng bộ và thiếu hụt Danh mục hồ sơ. Trong suốt 10 năm, bệnh viện chỉ ban hành 3 văn bản liên quan đến văn thư gồm Quy định số 610/QyĐ-BVK ngày 17/10/2008, Thông báo số 481/BVK-TB-CNTT ngày 23/3/2017 và Công văn số 1063/BVK-HC ngày 15/6/2017. Bệnh viện chưa ban hành được Danh mục hồ sơ cơ quan nộp lưu hàng năm, dẫn đến 100% cán bộ lập hồ sơ theo thói quen cá nhân mà không tuân theo bảng phân loại khoa học.

Thứ ba, nhân lực làm công tác lưu trữ mỏng và thiếu chuyên môn chuyên sâu. Toàn bệnh viện chỉ có 4 cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành chính, riêng cơ sở Tân Triều chỉ bố trí 01 cán bộ chuyên trách quản lý tài liệu hành chính. Đối với tài liệu bệnh án tại các khoa, 100% cán bộ phụ trách là cử nhân điều dưỡng kiêm nhiệm, hưởng phụ cấp độc hại hệ số 0,2 nhưng chưa từng được đào tạo bài bản về nghiệp vụ lưu trữ học.

Thứ tư, tỷ lệ giao nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định đạt mức 0% tại các phòng ban chức năng. Mặc dù pháp luật quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ công việc là 01 năm sau khi kết thúc và tài liệu xây dựng cơ bản là 03 tháng sau khi quyết toán, các đơn vị hầu như giữ lại tài liệu tại phòng làm việc, gây nguy cơ thất thoát và hư hỏng tài liệu cao.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân tán tài liệu tại Bệnh viện K phản ánh sự mất cân đối điển hình giữa hoạt động chuyên môn y tế và công tác quản trị văn phòng. Nguyên nhân cốt lõi bắt nguồn từ nhận thức của đội ngũ lãnh đạo và cán bộ còn xem nhẹ công tác lưu trữ hành chính so với hoạt động khám chữa bệnh. Khi mô tả cơ cấu tài liệu qua biểu đồ tròn, khối tài liệu hồ sơ bệnh án và phim chẩn đoán hình ảnh chiếm tỷ trọng áp đảo 80%, trong khi khối tài liệu hành chính, kế toán và xây dựng cơ bản chiếm 20% nhưng lại nắm giữ toàn bộ cơ sở pháp lý về tổ chức bộ máy và quản lý tài chính.

Bảng đối chiếu giữa quy chuẩn của Luật Lưu trữ năm 2011 với thực tiễn tại Bệnh viện K cho thấy khoảng cách rất lớn ở khâu lập hồ sơ hiện hành và xác định giá trị tài liệu. So sánh với các nghiên cứu tương tự tại các bệnh viện công lập tuyến trung ương, tỷ lệ hồ sơ hành chính được chỉnh lý đúng tiêu chuẩn kỹ thuật thường đạt dưới 20%. Sự chậm trễ trong việc xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan khiến công tác thu thập tài liệu rơi vào thế bị động, biến kho lưu trữ thành nơi chứa tài liệu tích đống thay vì một trung tâm thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành.

Đề xuất và khuyến nghị

Để giải quyết dứt điểm các tồn tại, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược gắn với mục tiêu định lượng, lộ trình thực hiện và chủ thể chịu trách nhiệm:

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan. Ban Giám đốc Bệnh viện K chỉ đạo Phòng Hành chính chủ trì, phối hợp với các khoa phòng xây dựng và ban hành Quy chế văn thư lưu trữ mới thay thế quy định từ năm 2008, đồng thời chuẩn hóa Danh mục hồ sơ áp dụng cho 100% đơn vị trực thuộc. Chỉ tiêu cần đạt là hoàn thành việc ban hành văn bản hướng dẫn trong vòng 6 tháng đầu năm, đảm bảo 100% hồ sơ phát sinh được lập danh mục kiểm soát ngay từ đầu năm hành chính.

Thứ hai, quy hoạch mở rộng kho tàng và tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng. Phòng Quản trị phối hợp Phòng Hành chính cải tạo, mở rộng diện tích kho lưu trữ hành chính từ 80m2 lên tối thiểu 200m2 đến 250m2; trang bị hệ thống giá di động (compactor), máy hút ẩm, hệ thống báo cháy tự động đạt chuẩn lưu trữ. Kế hoạch đặt ra là xử lý chỉnh lý hoàn chỉnh 50 mét giá tài liệu bó gói và thu hồi 300 mét giá tài liệu tồn đọng tại các đơn vị trong lộ trình từ 12 đến 24 tháng.

Thứ ba, kiện toàn bộ máy và chuẩn hóa năng lực đội ngũ nhân sự. Phòng Tổ chức cán bộ cần tuyển dụng bổ sung 2 chuyên viên tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học hoặc Quản trị văn phòng; tổ chức định kỳ 2 đợt tập huấn nghiệp vụ mỗi năm cho 100% cán bộ và điều dưỡng kiêm nhiệm tại 35 khoa lâm sàng. Nâng cao chế độ đãi ngộ nhằm bảo đảm tính ổn định của đội ngũ làm công tác lưu trữ.

Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa tài liệu. Phòng Công nghệ thông tin triển khai phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử, tích hợp chữ ký số và đồng bộ hóa với hệ thống bệnh án điện tử. Đặt mục tiêu số hóa 100% tài liệu hành chính có giá trị bảo quản vĩnh viễn và tài liệu xây dựng cơ bản trong vòng 18 tháng, hướng tới rút ngắn 60% thời gian tra cứu, khai thác thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

1. Ban Giám đốc và Lãnh đạo phòng Hành chính tại các bệnh viện công lập: Nghiên cứu cung cấp mô hình tham chiếu toàn diện để đánh giá thực trạng, tổ chức lại bộ máy văn thư lưu trữ và xây dựng quy chế quản lý hồ sơ phù hợp với đặc thù y tế.

2. Cán bộ, chuyên viên văn thư lưu trữ tại các cơ sở y tế: Tài liệu là cẩm nang hướng dẫn chi tiết về phương pháp lập danh mục hồ sơ, kỹ thuật chỉnh lý và quy trình thu nộp tài liệu hành chính cũng như hồ sơ bệnh án chuyên ngành.

3. Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học: Luận văn là nguồn tài liệu nghiên cứu chuyên sâu, bổ sung dữ liệu thực chứng phong phú về công tác quản trị hồ sơ trong môi trường đơn vị sự nghiệp y tế tuyến trung ương.

4. Cơ quan quản lý nhà nước như Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Vụ Tổ chức cán bộ - Bộ Y tế: Cung cấp cơ sở lý luận và bằng chứng thực tiễn để tham mưu ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ chuyên ngành y tế đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao công tác quản lý hồ sơ tại Bệnh viện K phức tạp hơn các cơ quan hành chính thông thường? Bệnh viện K quản lý đồng thời hai khối tài liệu lớn: tài liệu hành chính và tài liệu hồ sơ bệnh án (chiếm 80% tổng dung lượng). Riêng hồ sơ bệnh án có sự tham gia của 4 chức danh gồm điều dưỡng hành chính, điều dưỡng trưởng, bác sĩ điều trị và trưởng khoa, đòi hỏi quy trình lập và bảo quản nghiêm ngặt phục vụ việc khám chữa bệnh tức thì.

2. Thực trạng cơ sở vật chất kho lưu trữ tài liệu hành chính tại cơ sở Tân Triều gặp khó khăn gì? Hiện tại, kho lưu trữ hành chính chỉ có diện tích 80m2 chia làm 2 phòng (30m2 và 50m2), không đủ sức chứa cho 300 mét giá tài liệu tồn đọng tại các đơn vị. Ngoài ra, hơn 50 mét giá tài liệu đã thu thập về vẫn đang ở tình trạng bó gói, chưa được đầu tư giá kệ chuyên dụng và trang thiết bị bảo quản tiêu chuẩn.

3. Khối lượng hồ sơ bệnh án tại Bệnh viện K hiện nay là bao nhiêu và được quản lý ra sao? Bệnh viện K đang lưu trữ khoảng gần 300.000 hồ sơ bệnh án trên 3 cơ sở (Tân Triều khoảng 100.000 hồ sơ, Quán Sứ khoảng 140.000 hồ sơ, Tam Hiệp khoảng 55.000 hồ sơ). Khối tài liệu này được bố trí tại 10 kho bảo quản chuyên môn với tổng diện tích gần 1.000m2 và được quản lý song song trên phần mềm bệnh án.

4. Vì sao Bệnh viện K gặp khó khăn trong việc thu thập tài liệu hành chính từ các phòng ban? Nguyên nhân chủ yếu do bệnh viện chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ cơ quan và thiếu các văn bản quy định thời hạn nộp lưu cụ thể. Bên cạnh đó, các đơn vị chưa có thói quen lập hồ sơ công việc ngay từ đầu năm, dẫn đến tâm lý giữ lại tài liệu tại phòng làm việc và không thực hiện nộp lưu sau 01 năm.

5. Giải pháp nào mang tính đột phá để nâng cao hiệu quả quản trị hồ sơ tại Bệnh viện K? Giải pháp then chốt là số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn kết hợp triển khai phần mềm quản lý hồ sơ điện tử trong vòng 18 tháng. Đồng thời, bệnh viện cần mở rộng kho lưu trữ lên 200m2 đến 250m2 và tuyển dụng cán bộ đúng chuyên ngành Lưu trữ học để xử lý dứt điểm 300 mét giá tài liệu tồn đọng.

Kết luận

• Đánh giá toàn diện bức tranh thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K cơ sở Tân Triều trong giai đoạn 10 năm (2009–2019).
• Làm rõ các điểm nghẽn nghiêm trọng về kho tàng (chỉ 80m2), tài liệu tồn đọng (hơn 300 mét giá phân tán và 50 mét giá bó gói) và nhân sự chuyên trách thiếu hụt (chỉ 01 cán bộ phụ trách hành chính).
• Khẳng định giá trị kép của tài liệu bệnh viện: vừa là căn cứ pháp lý phục vụ chỉ đạo điều hành hành chính, vừa là nguồn dữ liệu khoa học y học phục vụ nghiên cứu và điều trị ung bướu.
• Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ kết hợp giữa hoàn thiện thể chế nội bộ, cải tạo cơ sở vật chất kho tàng, chuẩn hóa nhân lực và ứng dụng công nghệ thông tin.
• Thiết lập lộ trình hành động cụ thể từ 6 tháng (ban hành Danh mục hồ sơ), 12 tháng (chỉnh lý tài liệu) đến 24 tháng (hoàn thành số hóa và mở rộng kho lưu trữ).

Lãnh đạo các cơ sở khám chữa bệnh và các nhà quản lý y tế cần nhanh chóng áp dụng khung giải pháp này nhằm đưa công tác lưu trữ đi vào nền nếp, bảo vệ an toàn di sản thông tin y tế quốc gia và nâng cao chất lượng phục vụ người bệnh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Khái quát chung về Bệnh viện K và công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K. Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K. Chương 3: Giải pháp tổ chức quản lý hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K. Qua đây, cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô giáo tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội và đặc biệt là PGS.

Đào Đức Thuận - Giảng viên hướng dẫn khoa học đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi thực hiện luận văn này. Học viên Trần Thị Minh Huệ 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K 1. Khái quát chung về Bệnh viện K 1.1 Lịch sử hình thành của Bệnh viện K Bệnh viện K có tên tiếng Việt được quy định trong bản Quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện là: Bệnh viện K. Tên viết tắt tiếng Việt: BVK Tên tiếng Anh: National Cancer Hospital Trụ sở chính: Bệnh viện K cơ sở 3 (Bệnh viện K cơ sở Tân Triều), số 30 đường Cầu Bươu, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội.

a) Địa chỉ cơ sở 1 và cơ sở 2: - Bệnh viện K cơ sở 1 (Bệnh viện K cơ sở Quán Sứ): số 43 phố Quán Sứ, phường Hàng Bông, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. - Bệnh viện K cơ sở 2 (Bệnh viện K cơ sở Tam Hiệp): Thôn Tựu Liệt, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội. Bệnh viện K, tiền thân là Viện Radium Đông Dương được thành lập ngày 19 tháng 10 năm 1923, là Bệnh viện chuyên khoa ung bướu trực thuộc Bộ Y tế được thành lập theo Quyết định số 711/QĐ-BYT ngày 17 tháng 7 năm 1969 của Bộ trưởng Bộ Y tế, được khẳng định lại theo Quyết định số 246/QĐ-TTg ngày 12 tháng 02 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ. Bệnh viện là đơn vị sự nghiệp y tế trực thuộc Bộ Y tế, có tư cách pháp nhân, có 3 con dấu; được mở tài khoản theo quy định của pháp luật, có trụ sở làm việc tại thành phố Hà Nội.

Bệnh viện chịu sự quản lý nhà nước về y tế của Bộ Y tế; chịu sự quản lý hành chính theo lãnh thổ của địa phương nơi Bệnh viện đặt trụ sở làm việc. 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện K Theo quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện K ban hành kèm theo Quyết định số 5737/QĐ-BYT của Bộ Y tế ngày 26/9/2018 về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bệnh viện K, thì Bệnh viện có chức năng như sau: + Cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh và phục hồi chức năng chuyên khoa ung bướu và các bệnh trong khả năng của Bệnh viện cho người bệnh trong nước, nước ngoài. + Đào tạo và tham gia đào tạo cán Bộ Y tế, làm công tác chỉ đạo tuyến, tham gia phòng chống dịch bệnh theo nhiệm vụ được Bộ Y tế phân công. + Nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, kỹ thuật hiện đại để phục vụ người bệnh và phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và đào tạo nhân lực y tế.

Với chức năng này, Bệnh viện K thực hiện những nhiệm vụ trọng điểm như: - Công tác khám bệnh, chữa bệnh: + Tổ chức cung cấp dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh, cấp cứu chuyên khoa ung bướu và các bệnh trong khả năng của Bệnh viện cho người bệnh trong nước, người bệnh là người nước ngoài, phục vụ công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe nhân dân; + Tổ chức triển khai thực hiện các kỹ thuật y học hiện đại; + Tham gia công tác giám định y khoa được Bộ Y tế giao; + Phục hồi chức năng sau điều trị và phục hồi chức năng tại cộng đồng; + Nghiên cứu, áp dụng, mở rộng quy mô, phạm vi các hoạt động dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh theo đúng quy định của pháp luật; + Tư vấn, khám sức khỏe, kiểm tra sức khỏe cho đối tượng có nhu cầu; + Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Bộ Y tế. 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] - Công tác nghiên cứu khoa học: + Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao các kỹ thuật mới, phương pháp mới trong hoạt động khám bệnh, chữa bệnh; tham gia nghiên cứu để giải quyết những vấn đề liên quan đến sức khỏe của người dân tại địa phương và trong cả nước; + Chủ trì và tham gia các công trình nghiên cứu khoa học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền; + Tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học theo quy định của pháp luật; + Thực hiện các chương trình hợp tác nghiên cứu khoa học với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo đúng quy định của pháp luật. - Đào tạo, bồi dưỡng nhân lực y tế: + Là cơ sở thực hành của một số cơ sở đào tạo nhân lực y tế theo quy định của pháp luật và của Bộ Y tế; + Tham gia đào tạo điều dưỡng, kỹ thuật viên, bác sĩ, bác sĩ nội trú, thạc sĩ y học, tiến sĩ y học, bác sĩ chuyên khoa I, bác sĩ chuyên khoa II; + Tham gia đào tạo sinh viên, thực tập sinh và nghiên cứu sinh nước ngoài đến học tập và nghiên cứu tại Bệnh viện; + Đào tạo liên tục và đào tạo phát triển nghề nghiệp cho cán bộ, viên chức trong Bệnh viện và các cơ sở y tế khác có nhu cầu; + Hướng dẫn thực hành khám bệnh, chữa bệnh cho người có văn bằng chuyên môn liên quan đến y tế được cấp hoặc công nhận tại Việt Nam có nhu cầu theo quy định của Luật Khám bệnh, chữa bệnh. - Công tác chỉ đạo tuyến: + Tham mưu giúp Bộ Y tế xây dựng hệ thống mạng lưới các cơ sở khám chữa bệnh và phòng bệnh cho các tỉnh, thành phố trong cả nước quy định tại Quyết định số 4026/QĐ-BYT ngày 20 tháng 10 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Y tế và các văn bản có liên quan; 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] + Tham gia hỗ trợ tuyến dưới tổ chức triển khai các chương trình, dự án phát triển y tế cơ sở.

+ Chuyển giao và hỗ trợ các kỹ thuật chuyên môn cho các tuyến theo quy định của cấp có thẩm quyền và các đơn vị khác có nhu cầu; + Theo dõi, giám sát các hoạt động chuyên môn khu vực được phân công; + Thực hiện các nhiệm vụ chỉ đạo tuyến khác khi được phân công. - Hợp tác quốc tế: + Chủ động khai thác, thiết lập các mối quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm và trao đổi chuyên gia về khám bệnh, chữa bệnh; nghiên cứu khoa học; đào tạo cán bộ với các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh; xây dựng các dự án đầu tư liên doanh, liên kết với các nước và các tổ chức quốc tế về dịch vụ y tế theo quy định của pháp luật; + Xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào theo chương trình hợp tác quốc tế của Bệnh viện; cử cán bộ, viên chức, học viên đi học tập, nghiên cứu, công tác ở nước ngoài; hợp tác trao đổi và tiếp nhận giảng viên, học viên là người nước ngoài đến nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm và học tập tại Bệnh viện và ngược lại theo quy định của pháp luật; quản lý đoàn ra, đoàn vào trong phạm vi hoạt động của Bệnh viện theo quy định của Bộ Y tế; + Tổ chức các hội nghị, hội thảo, các lớp học quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi của Bệnh viện quản lý theo quy định của pháp luật. - Phòng, chống dịch bệnh, thiên tai, thảm họa: + Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan trong và ngoài ngành y tế để thực hiện công tác truyền thông, giáo dục sức khỏe, phòng chống dịch bệnh, phòng chống tai nạn thương tích, tai nạn giao thông, tai nạn lao động, tai nạn sinh hoạt; + Thực hiện các nhiệm vụ phòng bệnh, phòng chống dịch bệnh, khắc phục hậu quả thiên tai, thảm họa theo chỉ đạo của các cấp có thẩm quyền. 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] - Quản lý chất lượng Bệnh viện: + Áp dụng, triển khai và xây dựng kế hoạch từng bước thực hiện theo Tiêu chí chất lượng Bệnh viện do Bộ Y tế ban hành và các tiêu chuẩn chất lượng khác có liên quan; + Tự đánh giá chất lượng, công khai chất lượng hoạt động Bệnh viện và chịu sự kiểm định chất lượng của Bộ Y tế và các cơ quan liên quan khác; + Xây dựng và phát triển hệ thống bảo đảm chất lượng của Bệnh viện; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ do Bệnh viện cung cấp.

- Quản lý Bệnh viện: + Phát huy quyền tự chủ và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật về quy hoạch, kế hoạch phát triển Bệnh viện, tổ chức các hoạt động dịch vụ y tế, khoa học và công nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ chức và nhân sự, cơ sở vật chất và trang thiết bị y tế; + Tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước về thu, chi ngân sách của Bệnh viện, từng bước cải tiến công tác quản lý tài chính theo quy định của pháp luật; + Huy động, quản lý, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của Bệnh viện theo quy định của pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động khám bệnh, chữa bệnh để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng phạm vi hoạt động của Bệnh viện, chi trả lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm cho cán bộ, viên chức theo quy định của pháp luật; Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị của Bệnh viện theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa; + Tạo thêm nguồn kinh phí cho Bệnh viện từ các hoạt động dịch vụ, các dự án đầu tư trong nước và quốc tế. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Bộ Y tế. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.3 Cơ cấu tổ chức Tổ chức bộ máy và nhân sự được cơ cấu như sau: Lãnh đạo, quản lý Bệnh viện - Giám đốc và các Phó Giám đốc Bệnh viện do Bộ trưởng Bộ Y tế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, điều động, miễn nhiệm, cách chức.