Thất Bại Trong Quản Lý Tồn Kho Tại Phòng Thời Trang Của Khatoco Trading Co., Ltd

Phân tích nguyên nhân thất bại trong quản lý tồn kho tại bộ phận thời trang của Công ty TNHH Khatoco, đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả.

• Tác giả: Pham Thi Phuong Linh
• Người hướng dẫn: Dr. Nguyen Phong Nguyen
• Trường học: University of Economics Ho Chi Minh City
• Chuyên ngành: Master of Business Administration
• Đề tài: Failure In Inventory Management At Fashion Department In Khatoco Trading Co., Ltd
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

Mục lục chi tiết

• EXECUTIVE SUMMARY. EXECUTIVE SUMMARY
• PART 1. PART 1 – BACKGROUND
• 1.1. History of establishment and development
• 2. Missions of the company
• 3. Company’s size
• 4. Internal structure
• 5. Geographic distribution
• 6. Stakeholders
• 7. Current development and market analysis
• 8. Organizational performance
• PART 2. PART 2 – PROBLEM JUSTIFICATION
• 2.1. Definition of inventory management
• 2.2. Central problem: Failure in inventory management
• 2.3. Problem importance – consequences of the problems
• PART 3. PART 3 – CAUSE VALIDATION
• 3.1. Outdated and separated inventory control system
• 3.2. Insufficient inventory control procedures and regulations
• 3.3. Culture miss-match: No connection between relevance departments in inventory control
• PART 4. PART 4 – SOLUTION AND IMPLEMENTATION
• 4.1. Written working processes in inventory management
• 4.2. Setting up integrated system for inventory control
• 4.3. Project details and schedule

Tóm tắt

I. Tổng Quan Quản Lý Tồn Kho Hiệu Quả Khatoco Trading

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, quản lý chi phí hiệu quả là yếu tố then chốt để duy trì tăng trưởng dài hạn và đạt lợi thế cạnh tranh bền vững. Khatoco Trading, đặc biệt là mảng kinh doanh thời trang, không nằm ngoài quy luật này. Mặc dù kết quả kinh doanh thời trang có những tín hiệu tích cực, các khía cạnh phi tài chính lại bộc lộ nhiều vấn đề, bao gồm sự gia tăng khiếu nại của khách hàng, sự khác biệt trong thông tin tồn kho giữa hệ thống kế toán và hệ thống kho, cũng như giữa số lượng hàng thực tế và số liệu trên hệ thống. Đây là những dấu hiệu quan trọng cần được phân tích để tìm ra các vấn đề sâu sắc hơn.

1.1. Giới thiệu Khatoco Trading và tầm quan trọng tồn kho

Khatoco Trading là một công ty con của Tổng Công ty Khánh Việt (Khatoco), hoạt động trong nhiều lĩnh vực, trong đó có kinh doanh thời trang nam. Việc quản lý tồn kho hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo dòng tiền, đáp ứng nhu cầu khách hàng và giảm thiểu chi phí cho công ty. Theo tài liệu, doanh thu và lợi nhuận của Khatoco Trading phần lớn đến từ thuốc lá, nhưng thời trang nam đang được coi là lĩnh vực trọng điểm để đầu tư trong dài hạn. Tuy nhiên, sự tăng trưởng này đang bị đe dọa bởi các vấn đề về quản lý tồn kho.

1.2. Phân tích tình hình kinh doanh thời trang Khatoco Trading

Mặc dù doanh thu và lợi nhuận từ mảng thời trang của Khatoco Trading có sự tăng trưởng, tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng doanh thu đã giảm nhẹ. Khatoco Trading đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các thương hiệu khác trên thị trường. Điều này càng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa tồn kho để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Các vấn đề về tồn kho không chỉ ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển mà còn tác động tiêu cực đến mối quan hệ với khách hàng.

II. Thách Thức Vấn Đề Quản Lý Tồn Kho Tại Khatoco Trading

Tài liệu chỉ ra một số vấn đề nghiêm trọng liên quan đến quản lý tồn kho tại Khatoco Trading. Đầu tiên là sự gia tăng khiếu nại của khách hàng về việc giao hàng sai sản phẩm. Tiếp theo là sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho thực tế (kiểm đếm) và số liệu trên hệ thống kho. Cuối cùng là sự không nhất quán giữa số lượng hàng tồn kho trên hệ thống kế toán và hệ thống kho. Những vấn đề này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

2.1. Gia tăng khiếu nại về giao hàng sai sản phẩm tại Khatoco

Số lượng khiếu nại từ khách hàng về việc giao sai sản phẩm tại Khatoco Trading đã tăng lên đáng kể trong những năm gần đây. Khách hàng phàn nàn về việc nhận sai mẫu mã, kích cỡ, hoặc số lượng sản phẩm so với đơn đặt hàng. Điều này không chỉ gây phiền toái cho khách hàng mà còn làm tăng chi phí vận chuyển do phải đổi trả hàng. Dẫn chứng trong tài liệu chỉ ra sự gia tăng số lượng đơn hàng bị giao sai từ 8 lên 20 trong vòng 3 năm (2016-2018).

2.2. Sai lệch số liệu tồn kho thực tế so với hệ thống Khatoco

Sự khác biệt giữa số lượng tồn kho thực tế và số liệu trên hệ thống kho là một vấn đề nghiêm trọng khác. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Tài liệu gốc cho thấy sự khác biệt đáng kể giữa số lượng hàng tồn kho được kiểm đếm và số liệu trên hệ thống kho vào cuối năm 2018, đặc biệt đối với các mặt hàng áo sơ mi nam.

2.3. Bất đồng bộ giữa hệ thống kho và kế toán tại Khatoco Trading

Sự không nhất quán giữa số lượng hàng tồn kho trên hệ thống kế toán và hệ thống kho tạo ra sự phức tạp trong việc quản lý và kiểm soát hàng hóa. Việc đối chiếu số liệu giữa hai hệ thống tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời làm tăng nguy cơ sai sót. Dữ liệu trong tài liệu cho thấy sự khác biệt đáng kể giữa số lượng hàng tồn kho được ghi nhận trên hai hệ thống vào thời điểm cuối năm 2018, ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản lý chuỗi cung ứng.

III. Giải Pháp Quy Trình Quản Lý Kho Khoa Học Khatoco Trading

Để giải quyết các vấn đề trên, Khatoco Trading cần triển khai các giải pháp quản lý kho hiệu quả hơn. Điều này bao gồm việc xây dựng quy trình làm việc bằng văn bản cho tất cả các hoạt động liên quan đến tồn kho, và thiết lập một hệ thống tích hợp để kiểm soát tồn kho. Các giải pháp này không chỉ giải quyết vấn đề kiểm soát tồn kho trong ngắn hạn mà còn mang lại lợi ích lâu dài cho công ty.

3.1. Xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa quản lý tồn kho

Việc xây dựng quy trình làm việc bằng văn bản cho tất cả các hoạt động liên quan đến tồn kho là bước đầu tiên để cải thiện hiệu quả quản lý kho. Quy trình này cần mô tả chi tiết các bước thực hiện, trách nhiệm của từng bộ phận và các biện pháp kiểm soát cần thiết. Các quy trình cần được chuẩn hóa bao gồm nhập kho, xuất kho, kiểm kê, điều chuyển và trả hàng. Theo tài liệu gốc, việc này giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch trong các hoạt động quản lý kho.

3.2. Tích hợp hệ thống quản lý kho ERP cho Khatoco Trading

Việc triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp quan trọng để tích hợp tất cả các chức năng quản lý kho vào một hệ thống duy nhất. Hệ thống ERP sẽ giúp tự động hóa các quy trình, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và cung cấp thông tin theo thời gian thực về tình hình tồn kho. Điều này cho phép Khatoco Trading đưa ra các quyết định quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Tài liệu gốc cũng đề xuất việc xây dựng hệ thống ERP để kiểm soát toàn bộ quy trình của công ty và tiết kiệm chi phí.

IV. Ứng Dụng Tối Ưu Hóa Tồn Kho Khatoco Trading Thực Tiễn

Việc ứng dụng các giải pháp quản lý kho hiệu quả không chỉ giúp Khatoco Trading giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn mở ra cơ hội để tối ưu hóa tồn kho và nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều này bao gồm việc áp dụng các kỹ thuật dự báo nhu cầu, phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho và sử dụng các mô hình EOQ (Economic Order Quantity) để xác định lượng đặt hàng tối ưu.

4.1. Dự báo nhu cầu chính xác hơn tại Khatoco Trading

Dự báo nhu cầu chính xác là yếu tố then chốt để tối ưu hóa tồn kho. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật dự báo nhu cầu tiên tiến, Khatoco Trading có thể dự đoán nhu cầu của khách hàng một cách chính xác hơn và điều chỉnh lượng hàng tồn kho phù hợp. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa và cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cần thu thập và phân tích dữ liệu bán hàng trong quá khứ, xu hướng thị trường và các yếu tố mùa vụ để cải thiện độ chính xác của dự báo nhu cầu.

4.2. Phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho tại Khatoco

Phân tích ABC là một kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả để phân loại hàng tồn kho dựa trên giá trị của chúng. Các mặt hàng loại A là những mặt hàng có giá trị cao nhất và cần được kiểm soát chặt chẽ nhất. Các mặt hàng loại B có giá trị trung bình và các mặt hàng loại C có giá trị thấp nhất. Bằng cách tập trung vào việc kiểm soát các mặt hàng loại A, Khatoco Trading có thể giảm thiểu rủi ro mất mát và tối ưu hóa tồn kho một cách hiệu quả. Điều này cho phép phân bổ nguồn lực hợp lý và tập trung vào các sản phẩm quan trọng nhất.

4.3. Sử dụng mô hình EOQ để xác định lượng đặt hàng tối ưu

Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) là một công cụ hữu ích để xác định lượng đặt hàng tối ưu cho mỗi mặt hàng. Mô hình này cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho để tìm ra lượng đặt hàng giúp giảm thiểu tổng chi phí. Bằng cách sử dụng mô hình EOQ, Khatoco Trading có thể giảm thiểu chi phí tồn kho và cải thiện hiệu quả hoạt động. Cần xem xét các yếu tố như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, và nhu cầu hàng năm để tính toán EOQ một cách chính xác.

V. Kết Luận Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Kho Khatoco Trading

Việc quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt để Khatoco Trading đạt được lợi thế cạnh tranh và tăng trưởng bền vững. Bằng cách triển khai các giải pháp quản lý kho khoa học và tối ưu hóa tồn kho, công ty có thể giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt hơn. Các giải pháp được đề xuất trong bài viết này là một bước quan trọng để Khatoco Trading xây dựng một hệ thống quản lý kho hiệu quả và bền vững.

5.1. Tóm tắt các giải pháp quản lý tồn kho hiệu quả Khatoco

Bài viết đã trình bày một số giải pháp quan trọng để cải thiện quản lý tồn kho tại Khatoco Trading, bao gồm xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa, triển khai hệ thống ERP, dự báo nhu cầu, phân tích ABC và sử dụng mô hình EOQ. Việc áp dụng các giải pháp này sẽ giúp Khatoco Trading giảm thiểu các vấn đề liên quan đến tồn kho và nâng cao hiệu quả hoạt động.

5.2. Hướng phát triển hệ thống quản lý kho Khatoco Trading

Trong tương lai, Khatoco Trading nên tiếp tục đầu tư vào các công nghệ và giải pháp quản lý kho tiên tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Điều này bao gồm việc sử dụng các hệ thống tự động hóa quản lý kho, các công cụ phân tích dữ liệu lớn và các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng tích hợp. Cần liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của các giải pháp quản lý kho để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với nhu cầu của công ty.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, quản lý chi phí trở thành yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thời trang. Khatoco Trading Co., Ltd, một công ty lớn tại Việt Nam với doanh thu trung bình hàng năm khoảng 5.7 nghìn tỷ đồng trong giai đoạn 2016-2018, đã ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong mảng thời trang nam, mặc dù tổng doanh thu công ty có xu hướng giảm do khó khăn trong ngành thuốc lá. Tuy nhiên, công ty đang đối mặt với các vấn đề nghiêm trọng trong quản lý tồn kho như sự gia tăng khiếu nại khách hàng về sai sót trong giao hàng, chênh lệch số liệu tồn kho giữa hệ thống kế toán và kho hàng, cũng như sự khác biệt giữa số lượng kiểm kê thực tế và số liệu trên hệ thống. Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích nguyên nhân thất bại trong quản lý tồn kho tại bộ phận thời trang của Khatoco Trading, đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý tồn kho, từ đó nâng cao sự hài lòng khách hàng và giảm chi phí vận chuyển. Nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2016-2018, tại các kho hàng và phòng ban liên quan của công ty, với ý nghĩa quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động nội bộ và tăng cường lợi thế cạnh tranh bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý tồn kho hiện đại, bao gồm:

• Lý thuyết quản lý tồn kho: Nhấn mạnh vai trò của việc kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa nhằm giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng hiệu quả hoạt động (Stevenson, 2018).
• Mô hình tổ chức quản lý tồn kho: Tập trung vào phân bổ nhiệm vụ, quyền hạn và quy trình giao tiếp giữa các bộ phận liên quan để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong quản lý hàng tồn (Zomerdijk et al., 2015).
• Khái niệm về thất bại trong quản lý tồn kho: Bao gồm các yếu tố như sai sót nhập liệu, thiếu quy trình kiểm soát, hệ thống quản lý lỗi thời và văn hóa tổ chức không hỗ trợ phối hợp hiệu quả.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: quản lý tồn kho, kiểm kê, hệ thống ERP, quy trình làm việc, và văn hóa tổ chức.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích dữ liệu thứ cấp:

• Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính công ty giai đoạn 2016-2018, báo cáo khiếu nại khách hàng, biên bản kiểm kê kho, phỏng vấn sâu với các nhân viên kho, kế toán, quản lý bộ phận thời trang và ban giám đốc.
• Phương pháp phân tích: Phân tích nguyên nhân – kết quả (cause-effect mapping), so sánh số liệu tồn kho giữa các hệ thống, đánh giá quy trình làm việc hiện tại và văn hóa tổ chức.
• Timeline nghiên cứu: Thu thập dữ liệu và phỏng vấn từ tháng 3 đến tháng 5 năm 2019, phân tích và đề xuất giải pháp trong tháng 6 năm 2019.

Cỡ mẫu phỏng vấn gồm 12 người đại diện các phòng ban liên quan, được chọn theo phương pháp phi xác suất dựa trên vai trò và kinh nghiệm trong quản lý tồn kho.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Tăng khiếu nại khách hàng về sai sót giao hàng: Số lượng đơn hàng giao sai tăng từ 8 lần năm 2016 lên 20 lần năm 2018, chiếm 30% tổng khiếu nại khách hàng năm 2018. Chi phí vận chuyển tăng từ 1,976 triệu VND năm 2016 lên 3,157 triệu VND năm 2018, tương đương tăng 60%, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng tăng 45% từ 60,403 VND lên 87,724 VND.

2. Chênh lệch tồn kho giữa kiểm kê thực tế và hệ thống kho: Một số mặt hàng chủ lực như áo sơ mi có sự khác biệt lớn về số lượng, ví dụ áo sơ mi mã TD 290T1 màu VNTR001-2007-D kích cỡ L thiếu 33 chiếc so với hệ thống kho, kích cỡ M thừa 38 chiếc.

3. Chênh lệch tồn kho giữa hệ thống kế toán và kho: Tồn kho tại Nha Trang chênh lệch 4,049 đơn vị, Hà Nội thiếu 1,889 đơn vị so với số liệu kế toán. Sự không đồng nhất này gây khó khăn trong việc ra quyết định điều phối hàng hóa.

4. Tỷ lệ hàng tồn kho phải thanh lý tăng mạnh: Tỷ lệ hàng thanh lý so với hàng bán tăng từ 21% năm 2017 lên 26% năm 2018, dẫn đến lợi nhuận gộp giảm từ 25.3% xuống 23.3% trong cùng kỳ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của thất bại trong quản lý tồn kho là do hệ thống kiểm soát lỗi thời, quy trình làm việc chưa được chuẩn hóa và văn hóa tổ chức thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Việc nhập liệu thủ công, thiếu kiểm tra chéo và phân công nhiệm vụ không rõ ràng dẫn đến sai sót trong việc ghi nhận và kiểm kê hàng hóa. So với các nghiên cứu trong ngành, kết quả này phù hợp với nhận định của Agbola et al. (2017) về tác động tiêu cực của hệ thống quản lý tồn kho không đồng bộ và thiếu cập nhật công nghệ. Việc tăng chi phí vận chuyển và tỷ lệ hàng tồn kho thanh lý phản ánh rõ ràng hậu quả kinh tế của vấn đề này. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng khiếu nại khách hàng, bảng so sánh tồn kho giữa các hệ thống và biểu đồ tỷ lệ hàng thanh lý qua các năm để minh họa trực quan.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng quy trình làm việc bằng văn bản cho quản lý tồn kho: Thiết lập các quy trình chuẩn cho các hoạt động nhận hàng, giao hàng, chuyển kho nội bộ và trả hàng, nhằm giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch. Thời gian thực hiện dự kiến 2 tháng, do phòng Quản lý nội bộ phối hợp với các phòng ban liên quan.

2. Triển khai hệ thống ERP tích hợp quản lý kho và kế toán: Thay thế hệ thống kế toán và kho rời rạc hiện tại bằng hệ thống ERP đồng bộ, giúp cập nhật số liệu tức thời, giảm sai sót nhập liệu và tăng hiệu quả kiểm soát. Dự kiến triển khai trong 12 tháng, do phòng IT phối hợp với nhà cung cấp phần mềm.

3. Đào tạo và phân công rõ ràng trách nhiệm nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo về quy trình mới và hệ thống ERP, đồng thời xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí liên quan đến quản lý tồn kho. Thực hiện trong 3 tháng đầu sau khi hoàn thành quy trình và hệ thống.

4. Cải thiện hệ thống an ninh kho hàng: Lắp đặt camera giám sát, tăng cường bảo vệ và áp dụng công nghệ kiểm soát truy cập để giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa. Thời gian thực hiện 1-2 tháng, do phòng Hành chính phối hợp với kho vận.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Nhận diện các vấn đề quản lý tồn kho, từ đó đưa ra quyết định đầu tư công nghệ và cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

2. Phòng quản lý kho và logistics: Áp dụng các quy trình chuẩn và công cụ quản lý hiện đại để giảm thiểu sai sót, tăng độ chính xác trong kiểm kê và giao nhận hàng hóa.

3. Phòng kế toán và kiểm soát nội bộ: Hiểu rõ mối liên hệ giữa số liệu tồn kho và báo cáo tài chính, từ đó phối hợp chặt chẽ với kho vận để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

4. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị kinh doanh, logistics: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn về thất bại trong quản lý tồn kho, phương pháp phân tích và đề xuất giải pháp ứng dụng trong doanh nghiệp Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao quản lý tồn kho lại quan trọng đối với doanh nghiệp thời trang?
   Quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí lưu kho, tránh tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng. Ví dụ, Khatoco Trading đã giảm lợi nhuận do tồn kho không chính xác dẫn đến hàng tồn kho thanh lý tăng.

2. Nguyên nhân chính gây thất bại trong quản lý tồn kho tại Khatoco Trading là gì?
   Nguyên nhân chính là hệ thống quản lý lỗi thời, quy trình làm việc chưa chuẩn hóa và thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, dẫn đến sai sót nhập liệu và chênh lệch số liệu tồn kho.

3. Làm thế nào để giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và kiểm kê?
   Áp dụng hệ thống ERP tích hợp, xây dựng quy trình làm việc chuẩn và đào tạo nhân viên sẽ giúp giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, sử dụng thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vạch cũng góp phần nâng cao độ chính xác.

4. Việc cải thiện hệ thống an ninh kho hàng có tác động như thế nào?
   Hệ thống an ninh tốt giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa do trộm cắp hoặc sai sót trong quản lý, từ đó bảo vệ tài sản công ty và nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho.

5. Thời gian và chi phí dự kiến để triển khai các giải pháp là bao lâu?
   Việc xây dựng quy trình làm việc mất khoảng 2 tháng, triển khai hệ thống ERP khoảng 12 tháng với chi phí tùy thuộc vào quy mô và nhà cung cấp, cải thiện an ninh kho hàng trong 1-2 tháng. Tổng chi phí đầu tư cho thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vạch khoảng 240 triệu VND.

Kết luận

• Thất bại trong quản lý tồn kho tại Khatoco Trading gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng như tăng chi phí vận chuyển, giảm lợi nhuận và mất khách hàng.
• Nguyên nhân chính là do hệ thống quản lý lỗi thời và thiếu quy trình làm việc chuẩn hóa.
• Giải pháp trọng tâm là xây dựng quy trình làm việc bằng văn bản và triển khai hệ thống ERP tích hợp.
• Cải thiện văn hóa tổ chức và hệ thống an ninh kho hàng cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.
• Các bước tiếp theo bao gồm hoàn thiện quy trình, đào tạo nhân viên và lựa chọn hệ thống ERP phù hợp để triển khai trong vòng 12 tháng.

Hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa quản lý tồn kho và nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn!

Trích đoạn nội dung tài liệu

UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ PHAM THI PHUONG LINH FAILURE IN INVENTORY MANAGEMENT AT FASHION DEPARTMENT IN KHATOCO TRADING CO., LTD MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION Ho Chi Minh City – Year 2019 UNIVERSITY OF ECONOMICS HO CHI MINH CITY International School of Business ------------------------------ PHAM THI PHUONG LINH FAILURE IN INVENTORY MANAGEMENT AT FASHION DEPARTMENT IN KHATOCO TRADING CO., LTD MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION SUPERVISOR: DR. NGUYEN PHONG NGUYEN Ho Chi Minh City – Year 2019 LIST OF CONTENTS EXECUTIVE SUMMARY .1 History of establishment and development .2 Mission of the company .7 Current development and market analysis .1 Complaints of clients about wrong shipping products .2 Differences between the stocks on count (floor) and stocks on system (sheet) .3 Differences between stocks quantity on accounting system and that on warehouse system.9 Initial cause-effect map .11 Updated cause-effect map .14 PART 2 – PROBLEM JUSTIFICATION .1 Definition of inventory management .2 Central problem: Failure in inventory management .24 Problem importance – consequences of the problems .24 PART 3 – CAUSE VALIDATION .1 Outdated and separated inventory control system .2 Insufficient inventory control procedures and regulations .3 Culture miss-match: No connection between relevance departments in inventory control .1 Insufficient inventory control procedures and regulations .2 Outdated and inconsistent inventory system .33 PART 4 – SOLUTION AND IMPLEMENTATION .1 Written working processes in inventory management .2 Setting up integrated system for inventory control .3 Project details and schedule .57 LIST OF FIGURES Figure 1: Company structure .2 Figure 2: Sale and Profits of The Company and Fashion section from 2016 to 2018 .4 Figure 3: Number of agency's complaints from 2016 to 2018 .6 Figure 4: Portion of customer complaints in 2018 .6 Figure 5: Fashion Sale, Cost of goods sold and GPM in 2016, 2017 and 2018.11 Figure 6: Initial cause-effect map .12 Figure 7: Updated cause-effect map .17 Figure 8: Amount of client’s orders during 2016-2018 .26 Figure 9: Final cause-effect map .32 LIST OF TABLES Table 1: Fashion sale and profit growth rate from 2016 to 2018 .5 Table 2: Transportation cost from 2016 to 2018 .7 Table 3: Stock reconciliation at 31st December 2018 .8 Table 4: Stock reconciliation between warehouse system and accounting system at 31st December 2018 .9 Table 5: Stock clearance and normal sale in 2017 and 2018 .10 Table 6: Participants of second in-depth interviews in March 2019 .18 Table 7: Inventory turnover days of fashion products .25 Table 8: Participants of third in-depth interviews in April 2019 .28 Table 9: ERP’s estimated costs .47 Table 10: ERP project schedule .51 LIST OF FLOWCHARTS Flowchart 1: Goods reception process .35 Flowchart 2: Goods delivery process .37 Flowchart 3: Inventory internal transfer .40 Flowchart 4: Goods return process .42 Flowchart 5: ERP implementation process .50 EXECUTIVE SUMMARY Nowadays, cost management is more concentrated by many corporations over the world, especially in highly competitive market. Hence, to maintain the growth in long term and achieve sustainable competitive advantages over rivals, any business line or any company needs to be effective and efficient in managing its internal activities and Fashion business line of Khatoco Trading Co., Ltd is also not an exception. Although the financial results of fashion section in the company still show some positive signals with an increase in sales and profits, non-financial aspects indicate some problems include: increment in customer complaints, discrepancies in inventory information between accounting system and warehouse system as well as between stock counts and system records.

These are the significant symptoms which should be focused and analysed to find more inside problems. Based on the deep interview technique of qualitative research, secondary data analysis and literatures review, some potential problems and central problem of failure in inventory management are identified. This problem does exist because of some causes related to insufficient inventory management procedures and regulations as well as outdated and inconsistent inventory system. Therefore, to solve those causes effectively and efficiently, the recommendations of compiling written working processes for all inventory activities and building ERP system for Khatoco Trading are raised in details.