Chương 1: Giới thiệu Giới thiệu lý do hình thành đề tài, mục tiêu, ý nghĩa, phạm vi và phương pháp nghiên cứu. Chương 2: Cơ sở lý thuyết Giới thiệu các khái niệm quản trị tồn kho, các tiêu chí đánh giá hiệu quả và các mô hình tồn kho. Chương 3: Phân tích thực trạng Giới thiệu khái quát về công ty, tình hình hoạt động và thực trạng quản lý tồn kho của công ty. Qua các tiêu chí, đề tài đánh giá hiệu quả quản trị tồn kho của công ty.
Chương 4: Mô hình tồn kho Đề tài phân loại tồn kho dựa trên kỹ thuật phân tích ABC, chọn ra đối tượng nghiên cứu để áp dụng vào mô hình tồn kho (R,Q) và đánh giá hiệu quả nếu áp dụng theo mô hình này so với thực tế. Chương 5: Kết luận và kiến nghị Tổng kết những mặt được và chưa được trong quá trình nghiên cứu. Từ đó, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo để mô hình tồn kho được hoàn thiện hơn. Chương 2 10 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Chương 2 giới thiệu những khái niệm về tồn kho và quản trị tồn kho, những kỹ thuật phân loại và các chi phí trong quản lý tồn kho.
Ngoài ra, các mô hình quản trị tồn kho cũng được xem xét và đánh giá.1 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ TỒN KHO 2.1 Định nghĩa tồn kho Theo Jacobs & Chase (2013),hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp. Ngoài tồn kho thành phẩm, trong doanh nghiệp còn hiện diện tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho công cụ hoặc dụng cụ dùng trong các hoạt động sản xuất. Theo Heizer & Render (2011), quản trị tồn kho là quá trình xác định những sản phẩm lưu trữ, bao nhiêu sản phẩm và khi nào cần đặt hàng. Hơn nữa, đó là một khoa học trong việc tổ chức, lưu trữ và phân phối sản phẩm.
Mục tiêu của quản trị tồn kho nhằm giúp cho các hoạt động sản xuất, hoạt động bán hàng không bị gián đoạn, cũng như mức phục vụ khách hàng đảm bảo ở chi phí thấp nhất. Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm 40 – 50% tổng tài sản. Do vậy, các nhà quản trị xem hàng tồn kho là một trong những loại tài sản có giá trị lớn nhất trong công ty. Theo Hugos (2003), các nhà quản lý phải quyết địnhtồn trữ như thế nào nhằm cân đối giữa tính đáp ứng và tính hiệu quả.
Tồn trữ số lượng hàng tồn kho lớn cho phép công ty đáp ứng nhanh chóng những biến động về nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, việc tồn trữ hàng tồn kho tạo ra một chi phí đáng kể và để đạt hiệu quả cao thì phí tồn kho nên thấp nhất có thể. Theo Jacobs&Chase (2013) nhiệm vụ của quản trị tồn kho chủ yếu trả lời các câu hỏi sau: Những sản phẩm nào sẽ được đặt hàng và Độ lớn của đơn hàng là bao nhiêu? Chương 2 11 2.2 Phân loại tồn kho a) Theo chức năng, tồn kho được chia thành các dạng sau: Bảng 2.1: Phân loại hàng tồn kho STT Đầu vào (Input) Xử lý (Process) Đầu ra (Output) Nguyên vật liệu thô Sản phẩm dở dang Thành phẩm (finished 1 (raw material) (work in process) goods) Thành phẩm ở các Các nguyên liệu phục trung tâm phân phối, Các phế phẩm, các sản 2 vụ cho quá trình sản đang trên đường vận phẩm bị lỗi xuất như xăng dầu… chuyển và ở kho khách hàng Các loại rác thải trong Các thiết bị phụ tùng 3 Các thiết bị bảo dưỡng quá trình sản xuất sửa chữa Các nguyên liệu đóng Các sản phẩm lỗi, bị trả 4 gói lại Nguồn: www.com b) Các kỹ thuật phân loại tồn kho Theo Kumar & Suresh (2010), các kỹ thuật phân loại tồn kho như sau: Phân loại tồn kho HML (High, Medium và Low – cao, trung bình và thấp) Đây là phương pháp phân loại tồn kho theo giá đơn vị của sản phẩm, từ cao đến trung bình và thấp. Ví dụ một công ty có thể phân loại sản phẩm giá trên 5 triệu/sản phẩm vào loại H, 1 triệu – 5 triệu/sản phẩm vào loại M và dưới 1 triệu/sản phẩm vào loại L.
Chương 2 12 Phân loại tồn kho FSN (Fast moving - Slow moving & Non – moving) Đây là phương pháp phân loại tồn kho theo khả năng bán hàng của sản phẩm. Phương pháp này dựa vào số liệu bán hàng quá khứ của sản phẩm. Cách phân loại này hữu ích cho các loại nguyên vật liệu, dụng cụ thay thế. Phân loại tồn kho VED (Vital – Essential – Desirable) Phương pháp phân loại tồn kho thường áp dụng cho các loại phụ tùng, thiết bị.
Ví dụ một loại phụ tùng thuộc nhóm “V” có thể gây ngừng nhà máy nếu không có thiết bị thay thế. Loại phụ tùng nhóm “E” có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sản xuất nếu không có sẵn. Loại phụ tùng nhóm “D” nếu không có sẵn có thể được mua hoặc sản xuất ở các bộ phận bảo trì. Phân loại tồn kho ABC (Always – Better - Control) Trong các loại tồn kho, có nhiều loại hàng có giá trị cao nhưng tỷ trọng thấp và có nhiều loại hàng giá trị thấp nhưng số lượng đặt hàng nhiều.
Do vậy, việc quản lý tồn kho hiệu quả tùy theo từng loại hàng là một thách thức với các nhà quản lý. Phương pháp phân loại tồn kho ABC có thể đáp ứng yêu cầu trên một cách đơn giản và hiệu quả. Phương pháp này được phát triển dựa trên nguyên lý của nhà kinh tế học Italia Pareto vào thế kỷ 19. Ông quan sát rằng, trong một tập hợp có nhiều chủng loại khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại lại chiếm giá trị đáng kể trong tập hợp.
Pareto nghiên cứu của về sự phân phối tài sản ở Milan, ông khám phá 20% người nắm giữ khoảng 80% tài sản. Tiêu chuẩn để xếp các loại hàng tồn kho vào các nhóm ABC là: - Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị hằng năm từ 70 – 80% tổng giá trị tồn kho nhưng số lượng chỉ chiếm 15 – 20% tổng số hàng tồn kho. - Nhóm B: Bao gồm các loại hàng có giá trị hằng năm từ 25 – 30% tổng giá trị tồn kho nhưng số lượng chỉ chiếm 30 – 35% tổng số hàng tồn kho. Chương 2 13 - Nhóm C: Bao gồm các loại hàng có giá trị hằng năm nhỏ, chỉ chiếm 5 – 10% tổng giá trị hàng tồn kho.
Tuy nhiên về số lượng chúng chiếm khoảng 50 – 55% tổng số hàng tồn kho. Ý nghĩa của kỹ thuật phân tích ABC Đầu tư có trọng tâm khi tiến hành đặt hàng. Trong đó, chúng ta ưu tiên dành nguồn lực cho các hàng hóa ở nhóm A hơn nhóm C. Xác định các chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau: - Đối với hàng hóa nhóm A: việc tính toán nên được tiến hành thường xuyên, thường là mỗi tháng một lần.
- Đối với hàng tồn kho nhóm B: dài hơn, thường là một quý một lần. - Đối với hàng tồn kho nhóm C: thường là 6 tháng một lần. Kết luận: Trong các phân tích về kỹ thuật phân loại tồn kho được trình bày ở trên, phương pháp ABC được đề tài chọn để áp dụng cho việc phân loại tồn kho hóa chất công ty BOCC trong năm 2014 do có những ưu điểm sau: - Phù hợp với tình hình hoạt động của công ty. Công ty quản lý các hóa chất tồn kho có trọng tâm, ưu tiên cho các hóa chất nhóm A.
- Xác định thời điểm đặt hàng phù hợp, tránh lãng phí do dư thừa hóa chất trong kho. - Kiểm tra tồn kho thường xuyên, giúp công ty phát hiện những mất mát hoặc cập nhật tình trạng hóa chất kịp thời. Phục vụ khách hàng được tốt hơn. - Tăng cường tính tự chủ, tự giác và trình độ của các nhân viên trong vấn đề quản lý tồn kho.3 Ý nghĩa hàng tồn kho Theo Jacobs & Chase (2013), tuy tốn chi phí cho việc lưu trữ hàng tồn kho, nhưng hàng tồn kho có những ý nghĩa sau: Chương 2 14 - Duy trì sự độc lập của hoạt động sản xuất: Nguồn cung cấp nguyên liệu sẵn sàng cho phép các trung tâm sản xuất linh hoạt hơn trong hoạt động của mình - Đáp ứng những nhu cầu khác nhau của sản xuất và khách hàng: Nếu nhu cầu của sản xuất có thể được biết trước chính xác, điều này hoàn toàn có thể sản xuất những sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng.
Tuy nhiên, nhu cầu thường là không chắc chắn và một lượng hàng dự trữ cần phải được duy trì để phục vụ khách hàng - Các kế hoạch sản xuất linh động hơn: Một lượng hàng tồn kho sẽ giúp giảm những áp lực lên hệ thống sản xuất - Thời gian giao nguyên vật liệu đảm bảo hơn: Khi đặt hàng nguyên vật liệu, những sự cố trễ đơn hàng có thể xảy ra như: sự khác biệt về thời gian giao hàng, sự thiếu nguyên liệu ở nhà cung cấp, mất hàng, hoặc nguyên liệu bị lỗi. - Cơ hội giảm giá với những đơn hàng lớn: Có những chi phí để đặt hàng bao gồm: nhân công, điện thoại, đánh máy… Vì vậy, nếu một đơn hàng lớn được đặt, số lượng đặt hàng sẽ giảm và chi phí đặt hàng sẽ giảm.4 Các chi phí quản trị tồn kho Theo Jacobs & Chase (2013), quản trị tồn kho có ba loại chi phí sau: Chi phí đặt hàng (S): Là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng, gồm chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp. Chi phí lưu kho (H): hay còn gọi là chi phí tồn trữ. Là những chi phí phát sinh trong hoạt động tồn trữ của doanh nghiệp gồm: Chương 2 15 Bảng 2.
