Nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu nội sinh tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia

Đề tài phân tích thực trạng thu thập, quản lý và khai thác tài liệu nội sinh tại Thư viện HVHCQG, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi, hiệu quả.

• Tác giả: Tran Van Thanh
• Người hướng dẫn: Nguyen Thi Hong Nhung
• Trường học: Học viện Hành chính Quốc gia
• Chuyên ngành: Quản trị thông tin
• Đề tài: Nâng cao hiệu quả quản lý, thu thập và khai thác tài liệu nội sinh tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
• Loại tài liệu: Báo cáo tổng hợp đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và đặc điểm tài liệu nội sinh tại Thư viện HVHCQG

Tài liệu nội sinh là những tài liệu được tạo ra từ các hoạt động nội bộ của Học viện Hành chính Quốc gia, bao gồm luận văn, báo cáo nghiên cứu, giáo trình và tài liệu đào tạo. Đây là nguồn tài liệu quý giá phản ánh chính xác hoạt động học tập và nghiên cứu khoa học tại cơ sở. Tài liệu nội sinh có các đặc điểm nổi bật: tính chuyên biệt cao, phù hợp với nhu cầu cụ thể của người dùng, giá trị tham khảo lâu dài, và khả năng lưu giữ kiến thức tập thể của tổ chức. Vai trò của tài liệu nội sinh trong hoạt động thông tin thư viện là cực kỳ quan trọng, giúp hỗ trợ sinh viên và giảng viên trong quá trình học tập, nghiên cứu và phát triển chuyên môn.

1.1. Định nghĩa tài liệu nội sinh

Tài liệu nội sinh được hiểu là toàn bộ tài liệu được sản xuất từ nội bộ Học viện Hành chính Quốc gia trong quá trình hoạt động đào tạo và nghiên cứu. Các loại tài liệu này bao gồm: luận văn tốt nghiệp, luận văn cao học, báo cáo nghiên cứu khoa học của sinh viên, giáo trình, bài giảng, và các tài liệu học liệu chuyên môn khác được biên soạn bởi cán bộ giảng viên.

1.2. Đặc điểm nổi bật của tài liệu nội sinh

Tài liệu nội sinh sở hữu nhiều đặc điểm ưu việt: tính hiện đại, phù hợp với chương trình giáo dục hiện hành, độ chuyên sâu cao về lĩnh vực hành chính công, dễ tiếp cận vì là sản phẩm nội bộ, và có giá trị tham khảo lâu dài cho cộng đồng học viên. Những tài liệu này thường được lưu trữ một cách có hệ thống tại thư viện HVHCQG, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập và khai thác.

II. Thực trạng thu thập và quản lý tài liệu nội sinh

Hiện nay, quản lý tài liệu nội sinh tại Thư viện HVHCQG đang diễn ra ở cả hai cơ sở: trụ sở chính 77 Nguyễn Chí Thanh và cơ sở 36 Xuân La. Công tác thu thập tài liệu nội sinh xuất phát từ hai nguồn chính: hoạt động đào tạo (luận văn tốt nghiệp sinh viên, các bài báo cáo học tập) và hoạt động nghiên cứu khoa học (đề tài nghiên cứu của giảng viên). Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế, thực trạng quản lý tài liệu nội sinh còn tồn tại nhiều hạn chế về cơ chế thu thập, công tác xử lý thông tin, lưu trữ và số hóa dữ liệu. Mức độ khai thác tài liệu nội sinh từ phía người dùng vẫn chưa đạt hiệu quả cao do thiếu hình thức truyền thông và công cụ tìm kiếm hiện đại.

2.1. Nguồn thu thập tài liệu nội sinh

Nguồn thu thập tài liệu nội sinh tại Thư viện HVHCQG bao gồm: luận văn, luận án từ sinh viên các khóa đào tạo; báo cáo, đề tài nghiên cứu khoa học từ giảng viên và nhân viên; tài liệu giáo dục, giáo trình, bài giảng điện tử. Đây là quá trình liên tục, được thực hiện theo lịch định kỳ hoặc ngay sau khi các tài liệu hoàn thành.

2.2. Các thách thức trong quản lý hiện tại

Quản lý tài liệu nội sinh hiện nay đối mặt với nhiều thách thức: thiếu cơ chế chính sách riêng cho tài liệu nội sinh, công tác phân loại chưa thống nhất, tỷ lệ số hóa còn thấp, công cụ tìm kiếm chưa đủ mạnh mẽ, và nhân lực chuyên môn hạn chế. Những vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả khai thác và sự hài lòng của người dùng.

III. Nhu cầu sử dụng tài liệu nội sinh của người dùng

Theo kết quả khảo sát, nhu cầu sử dụng tài liệu nội sinh của sinh viên và giảng viên tại Thư viện HVHCQG là rất cao và đa dạng. Sinh viên chủ yếu sử dụng tài liệu nội sinh để hoàn thành luận văn tốt nghiệp, tham khảo các luận văn của khóa trước, và tìm kiếm tài liệu học tập chuyên sâu. Giảng viên lại cần tài liệu nội sinh cho mục đích phát triển chương trình giáo dục, xây dựng giáo trình mới, và thực hiện các đề tài nghiên cứu. Tuy nhiên, mức độ đáp ứng nhu cầu hiện tại chỉ đạt khoảng 60-70%, chứng tỏ cần phải cải thiện đáng kể chất lượng và hiệu quả khai thác tài liệu nội sinh.

3.1. Nhu cầu của sinh viên

Sinh viên cần tài liệu nội sinh chủ yếu cho: hoàn thành luận văn tốt nghiệp, tham khảo kết quả nghiên cứu từ các khóa trước, tìm hiểu các phương pháp làm việc khoa học, và hỗ trợ học tập theo hướng chuyên sâu. Tài liệu nội sinh từ Thư viện HVHCQG giúp sinh viên nắm bắt xu hướng nghiên cứu hiện tại trong lĩnh vực hành chính công.

3.2. Nhu cầu của giảng viên

Giảng viên sử dụng tài liệu nội sinh để: xây dựng và cập nhật chương trình giảng dạy, tham khảo các nghiên cứu mới nhất trong ngành, chuẩn bị tài liệu giảng dạy, và thực hiện các dự án nghiên cứu cấp Học viện. Tài liệu nội sinh là nguồn tham khảo quý báu phản ánh đúng bối cảnh và nhu cầu thực tiễn của đơn vị.

IV. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu nội sinh

Để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu nội sinh, cần triển khai những giải pháp toàn diện. Thứ nhất, hoàn thiện cơ chế chính sách thu thập và quản lý tài liệu nội sinh, bao gồm quy định cụ thể về trình độ, hình thức và tiêu chuẩn của các tài liệu được tiếp nhận. Thứ hai, tăng cường phát triển nguồn lực, bao gồm nâng cao kỹ năng nhân viên, đầu tư công nghệ quản lý dữ liệu hiện đại, và mở rộng không gian lưu trữ. Thứ ba, đẩy mạnh số hóa tài liệu nội sinh để tạo điều kiện truy cập dễ dàng, nâng cao khả năng tìm kiếm, và bảo quản lâu dài. Cuối cùng, tăng cường phối hợp và chia sẻ giữa các thư viện để tối ưu hóa nguồn lực và mở rộng phạm vi phục vụ.

4.1. Cải thiện cơ chế và chính sách thu thập

Cần xây dựng quy chế riêng cho tài liệu nội sinh quy định rõ ràng: tiêu chuẩn chất lượng các tài liệu được tiếp nhận, quy trình đăng ký bắt buộc, thời hạn lưu trữ, và quyền hạn truy cập. Việc kiểm soát chất lượng dữ liệu tài liệu nội sinh cần được thực hiện một cách nghiêm túc, với sự tham gia của các chuyên gia và phòng ban liên quan.

4.2. Số hóa và chia sẻ tài liệu nội sinh

Đẩy mạnh số hóa tài liệu nội sinh là ưu tiên hàng đầu, tạo kho dữ liệu điện tử dễ truy cập trên các nền tảng số. Xây dựng hệ thống tìm kiếm thông minh, sử dụng công nghệ AI và big data để phân loại, gợi ý tài liệu phù hợp. Chia sẻ tài liệu nội sinh giữa các thư viện trong mạng lưới sẽ mở rộng phạm vi phục vụ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Trong các cơ sở giáo dục và đào tạo hiện nay, nhu cầu về tìm hiểu thông tin và nguồn lực thông tin phục vụ cho các hoạt động giáo dục, đào tạo và nghiên cứu là một phần quan trọng thiết yếu, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong công cuộc đảm bảo chất lượng đào tạo. Giáo dục đại học ở Việt Nam hiện đang hướng tới việc tạo ra các nguồn tài nguyên học tập, trung tâm tri thức, và trung tâm tri thức số phục vụ mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học. Bên cạnh vô vàn nguồn tài liệu được lấy từ bên ngoài, mỗi trường đại học đều có một nguồn tài liệu có giá trị riêng được hình thành từ quá trình giảng dạy và học tập của trường học, HV.

Đó chính nguồn TLNS quý giá. Tài liệu nội bộ (còn gọi là tài liệu xám) là loại tài liệu không được truy cập công khai, không công bố rộng rãi, chỉ lưu trữ và thường được sử dụng trong nội bộ tổ chức, đơn vị, cơ quan và các doanh nghiệp. Thường có một nội dung chi tiết. Nguồn tài liệu này có nội dung quan trọng, phù hợp, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý, nghiên cứu, giảng dạy và học tập ở bậc đại học.

Với việc sáp nhập Đại học Nội vụ Hà Nội vào HVHCQG Theo Quyết định số 22/2022/QĐ-TTg ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Thủ tướng Chính phủ có thể thấy việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng nguồn tài liệu này bước đầu không tránh khỏi những vướng mắc và khó khăn nhất định. HVHCQG đã có truyền thống hơn 60 năm hình thành và phát triển, đã và đang từng bước phát triển mạnh mẽ trong tất cả các hoạt động giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, chính vì thế mà việc thu thập được đầy đủ, kiểm soát và khai thác tốt nguồn thông tin nội sinh phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong việc phát triển nguồn lực thông tin của Thư viện, bởi lẽ đây sẽ là nguồn lực thông tin vô cùng quan trọng góp phần nâng cao, phát triển chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của HV. Do đó, nhóm tác giả đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý, thu thập và khai thác tài liệu nội sinh tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia” làm đề tài nghiên cứu của mình. Tổng quan tình hình nghiên cứu: Hướng dẫn nghiên cứu trước đây đã có rất nhiều bài nghiên cứu về luận văn, luận án, thảo luận chuyên ngành đăng tải trên các tạp chí khoa học… liên quan đến các nguồn thông tin nội sinh như sau: 7 Đề tài cấp bộ của ThS.

Trần Mạnh1 Tuấn: “Thực trạng, và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2006. Đề tài này tập trung vào việc nghiên cứu về tình hình thực tế và các giải pháp để hiệu quả hóa việc quản lý và khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. Đề tài cấp viện của ThS. Trần Mạnh Tuấn: “ Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp và quản lý kết quả hoạt động khoa học tại Viện thông tin Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2007 tập trung vào việc nghiên cứu về quản lý và khai thác kết quả hoạt động khoa học tại Viện thông tin Khoa học Xã hội Việt Nam.

Luận văn Thạc sĩ, Trần Thị Thanh Vân: “ Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám của Đại học Quốc gia Hà Nội đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ” năm 2008, Luận văn tập trung vào việc nghiên cứu và cải thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám tại Đại học Quốc gia Hà Nội. Nguyễn Mai Chi: “ Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu nội sinh đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ tại Trường đại học Bách Khoa Hà Nội” năm 2011 là một đề tài quan trọng trong lĩnh vực quản lý thông tin và tài liệu. Dựa trên thông tin từ một số luận văn thạc sĩ khác, chúng ta có thể thấy rằng việc nghiên cứu và cải thiện công tác quản lý nguồn tài liệu nội sinh là một vấn đề quan trọng và cần thiết. Trước đây cũng có một số tạp chí được đăng tải như: “Một số vấn đề xoay quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của TS.

Nguyễn Viết Nghĩa tạp chí Thông tin – Tư liệu số 3 năm 2005, cung cấp cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng của việc thu thập và sử dụng tài liệu xám trong lĩnh vực thư viện và thông tin. “Về vấn đề quản lý khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh” trên tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội số 8 năm 2007, Bài viết này cung cấp cơ sở để hiểu rõ hơn về việc quản lý và khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh, đặc biệt trong lĩnh vực thư viện và thông tin. “Vai trò nguồn học liệu tại các trường đại học, học viện” , tác giả Thu Minh, tạp chí Thông tin- Tư liệu số 3 năm 2007. “ Phát triển nguồn học liệu tại các tổ chức, nghiên cứu đào tạo hiện nay” TS.

Nguyễn Huy Chương. “ Nguồn tin nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường đại học Sư phạm Hà Nội” trên Website: http://tuxa.vn truy cập ngày 10/06/2010, đề cập đến các khía cạnh liên quan đến việc quản lý và sử dụng nguồn tin 1 8 nội sinh để phục vụ mục tiêu đào tạo và nghiên cứu của trường. Ngoài các đề tài nghiên cứu còn đề cập đến các khía cạnh sau: nguồn thông tin số, xử lý nội dung tài liệu, sản phẩm, dịch vụ và nguồn thông tin thư viện. Cho đến nay chưa có đề tài nghiên cứu nào về vấn đề tổ chức, quản lý và phục vụ nguồn thông tin nội sinh tại Thư viện Viện Hành chính Quốc gia.

Như vậy, đề tài “Nâng cao hiệu quả quản lý, thu thập và khai thác tài liệu nội sinh tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia” là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nào đã nghiên cứu trước đó. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu: Mục tiêu nghiên cứu: Làm rõ thực trạng thu thập, quản lý và khai thác TLNS của Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện và phát triển việc quản lý, sử dụng nguồn TLNS một cách hiệu quả. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu vai trò của TLNS với quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học - Nghiên cứu chu trình thu thập, quản lý và khai thác nguồn TLNS tại Thư viện HVHCQG. - Đánh giá về các điểm mạnh, điểm còn hạn chế, xác định những nguyên nhân để đề xuất ra một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực nội sinh một cách khoa học.

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Nguồn tài liệu nội sinh tại Thư viện của HVHCQG. (Luận văn, Luận án, Đề tài nghiên cứu khoa học, Tạp chí,…) Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi thời gian: Năm 2020 đến năm 2023. Phạm vi không gian: Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia (trụ sở chính 77 Nguyễn Chí Thanh, cơ sở 36 Xuân La) Phạm vi nội dung: Thu thập, quản lý và khai thác nguồn tài liệu nội sinh 5. Phương pháp nghiên cứu: Trong các giai đoạn nghiên cứu về đề tài, chúng tôi đã phối hợp và sử dụng những phương pháp sau: - Sưu tầm, nghiên cứu các tài liệu tài liệu nội sinh, tham khảo một số đề tài nghiên cứu, khoá luận, luận văn, bài tập lớn,… 9 - Nhóm phương Pháp lý luận : So sánh, Phân tích và tổng hợp tài liệu.

- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn: + Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi + Phương pháp quan sát + Phương pháp thống kê 6. Giả thuyết nghiên cứu: Nguồn thông tin nội sinh là tài liệu quan trọng để Thư viện HVHCQG phục vụ hiệu quả và đạt năng lực tích cực cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của các sinh viên, học viên và giảng viên của HV. Tuy nhiên, trong công việc tổ chức, quản lý, thu thập và phục vụ nguồn thông tin nội sinh trong thư viện còn gặp nhiều những khó khăn, thử thách. Nếu nghiên cứu, đánh giá hiện trạng các hoạt động liên quan đến nguồn thông tin nội sinh: Hoàn thiện quá trình thu thập, quản lý và sử dụng nguồn thông tin nội sinh; Tăng cường cho cơ sở vật chất, nâng cấp các hệ thống quản lý và tận dụng được các nguồn thông tin nội sinh; Nâng cao năng lực của ngũ cán bộ và những người có nhu cầu về sử dụng thông tin; Mở rộng và cải thiện hệ thống đối tác sẽ giúp nâng cao hiệu quả của thư viện, không những vậy nó còn góp phần vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của Học viện.

KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU NỘI SINH VÀ ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 1. Cơ sở lý luận về tài liệu nội sinh 1. Khái niệm tài liệu nội sinh Nội sinh có thể được hiểu là tất cả những gì được sản sinh ra từ bên trong bản thân sự vật, đối tượng được nhắc đến đến. Với các cơ sở giáo dục đại học, ngay trong quá trình tổ chức đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng tài liệu có giá trị gọi là nguồn tin nội sinh.

Đó là các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo. Đây là nguồn tài liệu hết sức có ý nghĩa, phục vụ thiết thực nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên các trường. Trong xu hướng phát triển chung, hoạt động giảng dạy của các trường đại học ngày càng mở rộng, công tác nghiên cứu khoa học cũng không ngừng được đầu tư và chú trọng. Do đó nguồn tin nội sinh của từng trường cũng tăng cả về chất lượng và chuyên sâu về nội dung kiến thức.

Tài liệu nội sinh có thể hiểu là các tài liệu được tạo ra thông qua quá trình mài giũa học tập, nghiên cứu của cơ sở đào tạo, tài liệu này thuộc về chính chủ thể sáng tạo ra các tài liệu. Chúng ta đều biết rằng thông tin khoa học được tạo ra thông qua quá trình lao động khoa học của mỗi cá nhân, được lưu trữ và sử dụng dưới nhiều hình thức khác nhau, trong đó có hai dạng chính: Tài liệu xuất bản và tài liệu không xuất bản hay còn gọi là TLNS.