MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay Công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT&TT) đã có ảnh hƣởng sâu rộng và thâm nhập mạnh mẽ vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng. Đối với Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT), CNTT &TT đang làm nên một cuộc đổi mới mạnh mẽ trong công tác dạy học và quản lý. Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác quản lý của các cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc đòi hỏi cần phải thay đổi, nâng cao chất lƣợng hiệu quả công tác quản lý nhằm khắc phục những yếu kém, khuyết điểm trong tổ chức và hoạt động của nền hành chính.
Trong đó ứng dụng CNTT&TT đƣợc coi nhƣ là một công cụ đắc lực cho việc thực hiện cải cách hành chính. Để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý ở các cơ quan nhà nƣớc nhằm đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm, Thủ tƣớng chính phủ đã ban hành Chỉ thị 27/2007/CT-TTg về việc chấn chỉnh việc thực hiện chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc, yêu cầu tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác báo cáo; sử dụng văn bản điện tử để từng bƣớc thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; cải tiến và chuẩn hoá quy trình công việc liên quan đến các hoạt động nội bộ, giao dịch với các cơ quan hành chính nhà nƣớc và giao dịch với các cá nhân, tổ chức trên môi trƣờng mạng. Năm 2000, Thủ tƣớng Chính phủ đã ký cam kết tham gia Hiệp định khung ASEAN điện tử (E-ASEAN) với hai nội dung quan trọng là triển khai Thƣơng mại điện tử và Chính phủ điện tử (CPĐT) tại Việt Nam. Văn phòng điện tử (VPĐT) là nền tảng, là cơ sở để hình thành CPĐT.
VPĐT là 1 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com văn phòng mà mọi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ đƣợc thực hiện theo quy trình, thủ tục rõ ràng, khoa học thông qua việc ứng dụng CNTT&TT để thực hiện các chức năng quản lý một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí. Trong những năm gần đây việc ứng dụng CNTT&TT theo mô hình VPĐT tại Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GD&ĐT) Hải Phòng đã bƣớc đầu góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lƣợng công tác quản lý của Sở. Với sự phát triển ngày càng tăng về quy mô, số lƣợng công việc và yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, đòi hỏi mô hình VPĐT tại Sở GĐ&ĐT cũng phải phát triển tƣơng xứng. Tuy nhiên, việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT thành phố Hải Phòng còn gặp nhiều khó khăn và bất cập nhƣ: cơ chế quản lý còn lỏng lẻo, kinh phí đầu tƣ cho duy trì và vận hành hệ thống còn thấp, hiệu quả của việc quản lý qua VPĐT chƣa đƣợc nhƣ mong đợi, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của Sở, yêu cầu của việc thực hiện cải cách hành chính, đặc biệt là việc quản lý qua mạng.
Do đó cần phải có những biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác quản lý giai đoạn hiện nay và trong tƣơng lai. Với những lý do kể trên tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu “Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo Hải phòng” 2. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu cơ sở lý luận và đánh giá thực trạng về phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng. Đề xuất một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc.
2 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu 3. Khách thể nghiên cứu Việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở GD&ĐT Hải Phòng. Đối tượng nghiên cứu Một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng.
Giả thuyết khoa học Nếu đề xuất và áp dụng một số biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT phù hợp với thực tiễn thì sẽ nâng cao đƣợc hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo triển khai và kiểm tra, đánh giá của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc. Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về CPĐT, VPĐT. - Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng mô hình VPĐT trong công tác chỉ đạo, điều hành tại GD&ĐT Hải Phòng giai đoạn 2005-2009. - Đề xuất mô hình văn phòng điện tử mới và các biện pháp quản lý để xây dựng và phát triển mô hình VPĐT mới tại Sở GD&ĐT Hải Phòng 6.
Giới hạn và phạm vi nghiên cứu Do điều kiện về thời gian có hạn, đề tài bƣớc đầu chọn lựa và xây dựng một số biện pháp quản lý để phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng phục vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT đối với 56 trƣờng THPT, 14 phòng GD&ĐT các quận, huyện và 14 trung tâm GDTX tại thành phố Hải Phòng. 3 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Phƣơng pháp nghiên cứu 7. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý thuyết Nghiên cứu phân tích các tài liệu: Nghị quyết, chỉ thị, quy chế, điều lệ,…sách, báo chí,.
làm cơ sở lý luận để định hƣớng cơ bản cho việc lựa chọn và đề xuất một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý tại Sở GD&ĐT Hải Phòng. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn + Phƣơng pháp điều tra: sử dụng bảng hỏi để thực hiện phƣơng pháp này. Đây là phƣơng pháp chủ yếu đƣợc sử dụng trong đề tài để khảo sát thực trạng cũng nhƣ để trƣng cầu các ý kiến về các biện pháp. + Phƣơng pháp phỏng vấn, lấy ý kiến chuyên gia: nhằm thu thập các thông tin trực tiếp và gián tiếp về VPĐT trong công tác quản lý tại Sở GD&ĐT Hải Phòng.
+ Phƣơng pháp khảo nghiệm: dùng để kiểm chứng tính cần thiết và khả thi của các biện pháp đã đƣợc đề ra. Nhóm phương pháp nghiên cứu khác Sử dụng một số các phƣơng pháp thống kê, một số phần mềm xử lý số liệu để xử lý dữ liệu đã thu thập đƣợc. 4 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 1. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Cuộc cách mạng có ý nghĩa to lớn trong thời đại ngày nay là cách mạng CNTT&TT.
Cùng với sự phát triển nhƣ vũ bão của CNTT&TT thì việc ứng dụng CNTT&TT vào công tác quản lý là nhu cầu cấp thiết hơn bao giờ hết. Trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam, những nghiên cứu và ứng dụng CNTT&TT vào công tác quản lý đã bƣớc đầu phát triển. Những năm 70 của thế kỷ 20, khái niệm và mô hình CPĐT đã đƣợc nhiều nhà khoa học nghiên cứu và các chính phủ áp dụng áp dụng thành công ở nhiều quốc gia khác nhau đem lại nhiều ích lợi cho ngƣời dân và các doanh nghiệp. Vào năm 1980, thuật ngữ VPĐT (E-Office) đƣợc sử dụng chỉ việc ứng dụng CNTT&TT để nâng cao hiệu quả của công việc trong các văn phòng.
Với Việt Nam CNTT&TT đến có muộn hơn so với nhiều nƣớc trên thế giới và các công trình khoa học về lĩnh vực này còn khiêm tốn đặc biệt là những nghiên cứu về CPĐT, VPĐT trong công tác quản lý. Tháng 4 năm 2000, tại Hội nghị cấp cao ASEAN không chính thức lần thứ tƣ ở Singapore, “Hiệp định khung ASEAN điện tử” đã ra đời, tất cả quốc gia ASEAN trong đó có Việt Nam đã cam kết xây dựng CPĐT. Cùng với CPĐT, mô hình VPĐT cũng mới đƣợc đề cập đến và áp dụng tại các tổ chức doanh nghiệp và cơ quan nhà nƣớc trong thời gian gần đây, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tại các đơn vị. Mô hình VPĐT đã đƣợc áp dụng và thu đƣợc những thành công nhất định tại một số ngành, địa phƣơng nhằm đổi mới phƣơng thức quản lý nhƣ: Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Đồng Nai, Tổng Công ty Bảo Việt, Văn phòng UBND Tỉnh 5 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com Lạng Sơn, Bộ Tài Chính, Đài Truyền hình Việt Nam và một số Sở GD&ĐT trên địa bàn cả nƣớc nhƣ: Sở GD&ĐT Quảng Nam, sở GĐ&ĐT tỉnh Quảng Trị.
Tuy nhiên có những mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT sau một giai đoạn sử dụng đã không mang lại hiệu quả cao, không phát triển và thậm chí có những hệ thống phải ngừng hoạt động. Để áp dụng và phát triển mô hình VPĐT tại các cơ quan nhà nƣớc có hiệu quả, đã có nhiều cuộc hội thảo khoa học về giải pháp phát triển VPĐT do các công ty tin học và Sở Thông tin và Truyền thông các địa phƣơng tổ chức. Các hội thảo chủ yếu tập trung ở các giải pháp kỹ thuật, giải pháp công nghệ phát triển VPĐT chứ chƣa quan tâm nhiều đến công tác quản lý áp dụng và phát triển VPĐT tại các đơn vị một cách có hiệu quả. Những phân tích trên cho thấy, vấn đề áp dụng, nâng cao hiệu quả và phát triển mô hình VPĐT tại các tổ chức nói chung, tại các Sở GD&ĐT nói riêng là vấn đề hết sức mới mẻ, chƣa đƣợc nghiên cứu cụ thể, đặc biệt là các biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT.
Do đó, nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT là việc làm cần thiết và cấp bách. Qua việc nghiên cứu về mô hình VPĐT trong và ngoài nƣớc, tham khảo những ƣu nhƣợc điểm và những bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình thực hiện, tác giả đã nghiên cứu, chọn lựa và đề xuất những biện pháp quản lý tối ƣu nhằm phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng. Một số khái niệm 1. Quản lý Thuật ngữ quản lý đã có từ rất lâu và đƣợc sử dụng rộng rãi nhƣng hầu nhƣ vẫn chƣa có một định nghĩa thống nhất.
Theo lý luận quản lý của Henri Fayol (ngƣời Pháp - ngƣời đạt nền móng cho lý luận tổ chức cổ điển) ông nói về nội hàm của khái niệm quản lý nhƣ sau: “Quản lý tức là 6 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra”[33, tr.