Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, quản lý và điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước. Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách hành chính nhằm hướng tới nền hành chính công hiện đại, việc chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản, tài liệu và tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là yêu cầu cấp thiết. Tại Ủy ban nhân dân (UBND) quận Tây Hồ, công tác chỉ đạo, ban hành văn bản hướng dẫn và triển khai nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đã được chú trọng; việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và ứng dụng phần mềm văn bản điện tử từng bước đi vào nền nếp.

Tuy nhiên, thực tiễn giai đoạn 2015–2021 cho thấy công tác này vẫn bộc lộ nhiều hạn chế: hệ thống văn bản chỉ đạo của quận chưa thực sự đồng bộ và chậm cập nhật so với các văn bản quy phạm pháp luật mới của Trung ương (đặc biệt là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP); công tác thanh tra, kiểm tra còn mang tính hình thức; việc lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa đồng bộ, dẫn đến tình trạng tài liệu tích đống, khó khăn cho công tác thu thập, chỉnh lý. Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài "Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ" được thực hiện nhằm phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp khắc phục.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận là đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Để đạt được mục tiêu này, tác giả xác định 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ cùng công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
  2. Khảo sát thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ, từ đó phân tích, đánh giá các kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế.
  3. Đề xuất các kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ và các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ ràng:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
  • Phạm vi không gian: Phòng Nội vụ và các đơn vị chuyên môn thuộc UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2021.
  • Phạm vi nội dung: Toàn bộ nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền của UBND cấp huyện/quận.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng khung lý thuyết dựa trên các giáo trình và công trình chuyên ngành Quản lý hành chính nhà nước và Văn thư – Lưu trữ, kết hợp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành:

  • Khái niệm quản lý và quản lý nhà nước: Sử dụng định nghĩa của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Tài liệu đào tạo bồi dưỡng ngạch cán sự (2020) và Giáo trình Quản lý hành chính nhà nước (Học viện Hành chính Quốc gia, 1999).
  • Khái niệm nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Khái niệm công tác văn thư theo Giáo trình "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" (Vương Đình Quyền, 2011); khái niệm công tác lưu trữ theo Giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" (Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990) và Giáo trình "Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ" (Nxb Lao động, 2016); khái niệm tài liệu và tài liệu lưu trữ theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13.
  • Khung nội dung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ: Gồm 8 nội dung: (1) Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện VBQPPL; (2) Quản lý thống nhất về nghiệp vụ; (3) Quản lý nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ; (4) Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; (5) Quản lý công tác thi đua, khen thưởng; (6) Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm; (7) Tổ chức sơ kết, tổng kết; (8) Hợp tác quốc tế.
  • Cơ sở pháp lý:
    • Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 (sửa đổi, bổ sung năm 2020), Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015.
    • Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP (quy định chi tiết Luật Bảo vệ bí mật nhà nước), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
    • Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 04/2013/TT-BNV, Thông tư số 05/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ; Thông tư số 24/2020/TT-BCA của Bộ Công an.
    • Các văn bản của UBND thành phố Hà Nội và UBND quận Tây Hồ: Quyết định số 7117/QĐ-UBND, Công văn số 2623/SNV-CCVTLT, Quyết định số 389/QĐ-UBND, Quyết định số 1238/QĐ-UBND, Quyết định số 1023/QĐ-UBND.

Tác giả vận dụng phối hợp 9 phương pháp nghiên cứu:

  1. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Rà soát giáo trình, sách báo, mạng Internet và các văn bản quy phạm pháp luật.
  2. Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp 4 cán bộ, công chức tại các phòng, ban chuyên môn thuộc quận Tây Hồ.
  3. Phương pháp phân tích: Mổ xẻ các khía cạnh lý thuyết và quy định pháp lý theo diễn biến thời gian.
  4. Phương pháp tổng hợp: Khái quát ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân thực tiễn.
  5. Phương pháp sử liệu học: Làm rõ lịch sử và bối cảnh phát triển của quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
  6. Phương pháp luận: So sánh, đối chiếu giữa quy định lý thuyết với thực tế thực hiện.
  7. Phương pháp Chủ nghĩa Mác – Lênin: Xem xét các hiện tượng hành chính khách quan, toàn diện.
  8. Phương pháp lịch sử: Nghiên cứu lịch sử thành lập, biến đổi cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.
  9. Phương pháp hệ thống hóa: Sắp xếp, liên kết dữ liệu thu thập thành hệ thống logic.

Nguồn dữ liệu bao gồm dữ liệu thứ cấp (báo cáo thống kê công tác VTLT năm 2018, 2019; các quyết định, kế hoạch, hướng dẫn của UBND quận Tây Hồ từ năm 2015 đến 2021) và dữ liệu sơ cấp (kết quả khảo sát, phỏng vấn cán bộ Phòng Nội vụ và Văn thư – Văn phòng HĐND&UBND quận).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

Chương này hệ thống hóa các vấn đề lý luận nền tảng và cơ sở pháp lý:

  • Làm rõ các khái niệm cốt lõi: quản lý, quản lý nhà nước, quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
  • Phân tích 8 nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
  • Làm rõ hệ thống cơ quan và phân định trách nhiệm quản lý nhà nước về VTLT theo Điều 38 Luật Lưu trữ 2011 và Điều 35 Nghị định 30/2020/NĐ-CP: Chính phủ thống nhất quản lý; Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ (Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước giúp việc Bộ trưởng); Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ; Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ cấp tỉnh; Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp huyện tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước trên địa bàn.
  • Trình bày hệ thống văn bản pháp lý gồm các Luật (Giao dịch điện tử 2005, Công nghệ thông tin 2006, Lưu trữ 2011, Ban hành VBQPPL 2015 sửa đổi 2020) và các văn bản dưới luật (Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Nghị định 26/2020/NĐ-CP, Thông tư 09/2011/TT-BNV, Thông tư 04/2013/TT-BNV, Thông tư 24/2020/TT-BCA, Quyết định 7117/QĐ-UBND TP. Hà Nội, Quyết định 389/QĐ-UBND quận Tây Hồ).

Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Chương 2 trình bày tổng quan về địa bàn quận Tây Hồ (thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28/10/1995, diện tích 24,0 km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng), cơ cấu tổ chức UBND quận (Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, 12 phòng ban chuyên môn) và chức năng, nhiệm vụ của Phòng Nội vụ theo Quyết định số 04/2016/QĐ-UBND ngày 18/11/2016.

Tác giả thống kê thực trạng nhân sự Phòng Nội vụ làm công tác tham mưu quản lý:

Tiêu chí phân loại Cơ cấu nhân sự Phòng Nội vụ Số lượng (người)
Tổng số biên chế 06
Giới tính Nữ 02
Nam 04
Trình độ chuyên môn Đại học 04
Cao đẳng 01
Chuyển ngạch công chức 01
Độ tuổi Từ 25 đến 40 tuổi 04
Từ 40 tuổi trở lên 02
Chuyên ngành đào tạo Đúng chuyên môn Văn thư – Lưu trữ 01
Không đúng chuyên môn Văn thư – Lưu trữ 05

Nguồn: Số liệu do Cán bộ Phòng Nội vụ UBND quận Tây Hồ cung cấp.

Về tình hình thực hiện các nội dung quản lý nhà nước:

  • Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn: UBND quận Tây Hồ đã ban hành Kế hoạch số 20/KH-UBND (giai đoạn 2017–2020), Quyết định số 389/QĐ-UBND (Quy chế VTLT năm 2018), Quyết định số 1238/QĐ-UBND (Quy chế quản lý phần mềm văn bản năm 2017), Quyết định số 1023/QĐ-UBND (Danh mục nguồn nộp lưu), Quyết định số 2958/QĐ-UBND (Hội đồng xác định giá trị tài liệu), Kế hoạch số 218/KH-UBND(NV), Hướng dẫn số 1741/HD-UBND(NV), Báo cáo định kỳ số 07/BC-UBND và số 58/BC-UBND năm 2019. Tuy nhiên, việc ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ mới thay thế theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP còn chậm trễ.
  • Quản lý nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản: Đa số các đơn vị thực hiện theo Quyết định số 389/QĐ-UBND. Tuy nhiên, qua kiểm tra theo Quyết định số 1120/QĐ-UBND ngày 05/5/2017, nhiều văn bản tham mưu vẫn sai thể thức và kỹ thuật trình bày, đặc biệt tập trung tại Ban Quản lý dự án và Đầu tư xây dựng, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài chính, UBND phường Bưởi.
  • Quản lý văn bản đi và đến:
    • Áp dụng cả 2 phương thức: sổ đăng ký truyền thống và phần mềm quản lý văn bản điều hành. Trung bình mỗi năm quận tiếp nhận từ 7.000 đến 8.500 văn bản đến và ban hành từ 7.000 đến 8.000 văn bản đi điện tử (trung bình hơn 10 văn bản điện tử/ngày).
    • Quy trình quản lý văn bản đi trên phần mềm cập nhật bắt buộc 10 trường thông tin đầu vào: (1) Số, ký hiệu văn bản; (2) Ngày tháng văn bản; (3) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; (4) Người ký; (5) Nơi nhận văn bản; (6) Đơn vị, người nhận bản lưu; (7) Số lượng văn bản; (8) Ngày chuyển văn bản; (9) Ký nhận; (10) Ghi chú.
    • Văn bản mật: Vẫn áp dụng theo Thông tư số 33/2015/TT-BCA (đã hết hiệu lực), chưa cập nhật áp dụng Nghị định số 26/2020/NĐ-CP và Thông tư số 24/2020/TT-BCA.
  • Lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan: Thực hiện Hướng dẫn số 1741/HD-UBND(NV) và Kế hoạch số 122/KH-UBND ngày 10/4/2018. Thực tế, nhiều công chức không lập hồ sơ từ đầu năm mà dồn đến cuối năm mới gom tài liệu phân loại, gây tình trạng hồ sơ tích đống, sơ sài.

Chương 3: Đánh giá và một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Từ các kết quả khảo sát, tác giả đánh giá tổng hợp:

  • Ưu điểm: Lãnh đạo quận quan tâm chỉ đạo; ứng dụng hiệu quả phần mềm quản lý văn bản liên thông với Thành phố và 8 phường; quy trình văn bản đi/đến cơ bản chặt chẽ.
  • Hạn chế: Nhận thức về vai trò VTLT tại một số đơn vị còn xem nhẹ; cơ cấu nhân sự Phòng Nội vụ thiếu cán bộ đúng chuyên môn (chỉ 1/6 người); nhiều cán bộ tại các phòng, ban là kiêm nhiệm; việc cập nhật văn bản QPPL mới bị chậm; công tác thanh tra, kiểm tra còn hình thức; việc giao nộp tài liệu lưu trữ tích đống chưa dứt điểm.

Tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Nâng cao nhận thức, vai trò của quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Đẩy mạnh tuyên truyền các quy định pháp luật; nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu phòng, ban, phường.
  2. Tổ chức nhân sự quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Bố trí biên chế chuyên trách, chuẩn hóa ngạch công chức đúng chuyên ngành VTLT, hạn chế kiêm nhiệm không đúng chuyên môn.
  3. Công tác đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Thường xuyên tổ chức tập huấn chuyên sâu về thể thức theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quản lý hồ sơ điện tử.
  4. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Tránh kiểm tra hình thức; gắn kết quả VTLT với đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm.
  5. Ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng các tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong việc quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Tối ưu hóa phần mềm điều hành liên thông, xây dựng quy trình một cửa điện tử và kiểm soát chất lượng văn bản theo chuẩn ISO.
  6. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ: Nâng cấp hệ thống kho lưu trữ, trang bị đầy đủ giá, hộp, máy scan, thiết bị phòng cháy chữa cháy và bảo quản tài liệu.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã khảo sát và cung cấp các số liệu thực tế về hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ:

  • Thống kê toàn diện cơ cấu 06 cán bộ Phòng Nội vụ: 04 nam, 02 nữ; 04 trình độ đại học, 01 cao đẳng, 01 chuyển ngạch; trong đó có 05 cán bộ đào tạo không đúng chuyên môn văn thư, lưu trữ và chỉ 01 cán bộ đúng chuyên ngành.
  • Định lượng khối lượng văn bản xử lý: Ban hành từ 7.000 đến 8.000 văn bản điện tử/năm (hơn 10 văn bản/ngày); tiếp nhận từ 7.000 đến 8.500 văn bản đến/năm trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
  • Khái quát 10 trường thông tin chuẩn đầu vào quản lý văn bản đi điện tử được áp dụng tại quận.
  • Chỉ rõ các đơn vị thường xuyên mắc lỗi kỹ thuật, thể thức văn bản: Ban Quản lý dự án và Đầu tư xây dựng, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài chính, UBND phường Bưởi.
  • Phát hiện độ trễ pháp lý trong tham mưu: UBND quận Tây Hồ vẫn áp dụng Thông tư 33/2015/TT-BCA đã hết hiệu lực để quản lý văn bản mật và chưa ban hành quy chế mới thay thế Quyết định số 389/QĐ-UBND theo tinh thần Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Giải pháp và kiến nghị

Tác giả đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp mang tính khả thi cho UBND quận Tây Hồ: chuẩn hóa nhân sự chuyên trách; tập huấn nghiệp vụ cập nhật Nghị định 30/2020/NĐ-CP; tăng cường thanh tra thực chất; đồng bộ hóa phần mềm quản lý văn bản kết hợp ISO 9001:2008; đầu tư kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản.

Đóng góp của đề tài

  • Hệ thống hóa toàn bộ văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND quận Tây Hồ liên quan đến văn thư, lưu trữ giai đoạn 2015–2021 (gồm các Quyết định 1023, 2958, 1238, 389; Kế hoạch 20, 218, 122; Hướng dẫn 1741).
  • Cung cấp bức tranh thực chứng về giai đoạn chuyển giao giữa văn bản giấy và văn bản điện tử tại một cơ quan hành chính cấp quận của Thủ đô Hà Nội.
  • Đóng góp tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng và cán bộ quản lý VTLT cấp cơ sở.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:

    • Phạm vi khảo sát thực nghiệm tập trung chủ yếu tại Phòng Nội vụ và bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND&UBND quận; chưa thu thập đầy đủ số liệu định lượng chi tiết từ toàn bộ 12 phòng ban chuyên môn và 8 UBND phường trực thuộc.
    • Số lượng mẫu phỏng vấn còn hạn chế (4 cán bộ, công chức chuyên môn).
    • Chưa phân tích sâu tác động thực tế của việc chuyển đổi toàn diện sang ký số và xử lý hồ sơ hoàn toàn trên môi trường số theo quy định chi tiết của Nghị định 30/2020/NĐ-CP do đề tài hoàn thành ở giai đoạn chuyển tiếp thể chế.

  • Hướng nghiên cứu tiếp:

    • Mở rộng phạm vi khảo sát định lượng đến 100% UBND các phường thuộc quận Tây Hồ nhằm đánh giá sự đồng bộ của hệ thống chính quyền cơ sở.
    • Nghiên cứu giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử và tài liệu tồn đọng tích đống tại cấp huyện/quận.
    • Đánh giá hiệu quả ứng dụng quy trình quản lý văn bản điện tử liên thông kết hợp tiêu chuẩn ISO điện tử trong bối cảnh xây dựng chính quyền điện tử và chính quyền số.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho:

  • Sinh viên, học viên: Chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Luật hành chính có thể tham khảo cấu trúc đề tài, hệ thống phương pháp nghiên cứu tài liệu/phỏng vấn và cách xây dựng khung đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về VTLT cấp quận/huyện.
  • Cán bộ, công chức làm công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ: Tham khảo danh mục văn bản chỉ đạo điều hành mẫu (quy chế văn thư lưu trữ, danh mục nộp lưu, quy chế phần mềm văn bản), quy trình 10 trường thông tin quản lý văn bản đi điện tử và các giải pháp khắc phục lỗi thể thức, khắc phục tình trạng nộp lưu tài liệu chậm muộn.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự Phòng Nội vụ UBND quận Tây Hồ có đặc điểm gì về chuyên môn văn thư – lưu trữ?

Theo số liệu khảo sát tại khóa luận, Phòng Nội vụ quận Tây Hồ có tổng cộng 06 cán bộ (04 nam, 02 nữ). Về trình độ: 04 đại học, 01 cao đẳng, 01 chuyển ngạch công chức. Về chuyên môn đào tạo: có tới 05 cán bộ đào tạo không đúng chuyên ngành văn thư – lưu trữ, chỉ có 01 cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn.

2. Khối lượng văn bản đi và văn bản đến hàng năm tại UBND quận Tây Hồ là bao nhiêu?

Trung bình mỗi năm UBND quận Tây Hồ tiếp nhận từ 7.000 đến 8.500 văn bản đến các loại. Về văn bản phát hành, quận ban hành trung bình từ 7.000 đến 8.000 văn bản điện tử mỗi năm (bình quân mỗi ngày phát hành hơn 10 văn bản điện tử).

3. Dữ liệu quản lý văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản của UBND quận Tây Hồ gồm những trường thông tin nào?

Dữ liệu đầu vào quản lý văn bản đi trên phần mềm bao gồm 10 trường thông tin:

  1. Số, ký hiệu văn bản
  2. Ngày tháng văn bản
  3. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
  4. Người ký
  5. Nơi nhận văn bản
  6. Đơn vị, người nhận văn bản lưu
  7. Số lượng bản
  8. Ngày chuyển văn bản
  9. Ký nhận
  10. Ghi chú

4. Những hạn chế lớn nhất trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ được khóa luận chỉ ra là gì?

Khóa luận chỉ ra 4 hạn chế nổi bật: (1) Chậm ban hành văn bản quy chế thay thế theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và vẫn dùng Thông tư số 33/2015/TT-BCA hết hiệu lực cho tài liệu mật; (2) Nhiều đơn vị trực thuộc (như Ban QLDA & Đầu tư xây dựng, Phòng TN&MT, Phòng Tài chính, Phường Bưởi) mắc lỗi thể thức, kỹ thuật trình bày; (3) Cán bộ kiêm nhiệm nhiều, 5/6 nhân sự Phòng Nội vụ không đúng chuyên ngành VTLT; (4) Công chức có thói quen dồn tài liệu đến cuối năm mới lập hồ sơ, gây tích đống tài liệu nộp lưu.

5. Tác giả đề xuất những nhóm giải pháp nào để hoàn thiện công tác này?

Tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp: (1) Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ; (2) Bố trí biên chế chuyên trách đúng chuyên môn; (3) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ định kỳ; (4) Đẩy mạnh thanh tra, kiểm tra thực chất; (5) Tăng cường ứng dụng CNTT và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008; (6) Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, kho lưu trữ và trang thiết bị chuyên dụng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Lê Hoa Văn đã làm rõ cơ sở lý luận và khung pháp lý điều chỉnh hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở cấp chính quyền địa phương. Nghiên cứu phản ánh thực trạng quản lý tại UBND quận Tây Hồ giai đoạn 2015–2021 qua các số liệu cụ thể về cơ cấu nhân sự, khối lượng văn bản xử lý và việc ứng dụng phần mềm văn bản điều hành. Trên cơ sở chỉ ra những bất cập về lỗi thể thức, sự chậm trễ thể chế và tình trạng tài liệu tích đống, đề tài đã đề xuất 6 nhóm giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao chất lượng quản lý văn thư, lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay.