Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 1. Một số vấn đề chung về công chứng và văn phòng công chứng 1. Khái niệm công chứng và văn phòng công chứng Khái niệm “Công chứng”: Khái niệm “công chứng” được hiểu theo nhiều cách khác nhau tại mỗi quốc gia, mỗi hệ thống pháp luật trên thế giới nhưng vẫn bao hàm nội dung cơ bản là “làm chứng” và “được ghi chép lại bằng văn bản”. Ở Việt Nam, định nghĩa về công chứng được thay đổi qua các giai đoạn lịch sử.
Từ năm 1991 trở lại đây, đã có tới 05 định nghĩa được ghi nhận: - Điều 1 trong Nghị định số 45-HĐBT, được Hội đồng Bộ trưởng phê duyệt vào ngày 27 tháng 2 năm 1991, đưa ra các quy định chi tiết về vai trò và mục tiêu của công chứng Nhà nước. Trong đó, công chứng Nhà nước được định nghĩa là quá trình kiểm chứng tính chính xác và tuân thủ pháp luật của các giao dịch và tài liệu, nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân, các cơ quan nhà nước, và các đơn vị khác trong lĩnh vực kinh tế và xã hội. Hoạt động này nhằm mục tiêu phòng ngừa vi phạm pháp luật và củng cố hệ thống pháp chế trong xã hội chủ nghĩa1. - Nghị định số 31/CP do Chính phủ ban hành vào ngày 18 tháng 5 năm 1996, trong Điều 1 của mình, mô tả công chứng là quá trình xác thực tính pháp lý và độ chính xác của các hợp đồng và tài liệu theo quy định pháp luật.
Mục đích của quá trình này là để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của cá nhân, các cơ quan nhà nước và các tổ chức khác trong các lĩnh vực kinh tế và xã hội. Việc 1 Xem Điều 1 Nghị định 45-HĐBT ngày 27/02/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. 8 phòng chống các vi phạm pháp luật và tăng cường hệ thống pháp luật trong xã hội chủ nghĩa có sự góp phần của hoạt động công chứng2. - Theo Điều 2 trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, được Chính phủ Việt Nam phê duyệt vào ngày 8 tháng 12 năm 2000, nhiệm vụ chính của Phòng công chứng được nhấn mạnh là việc xác nhận tính xác thực của các hợp đồng và giao dịch trong các lĩnh vực như dân sự, kinh tế, thương mại, cũng như các mối quan hệ xã hội khác.
Nghị định này cũng mở rộng nhiệm vụ của Phòng công chứng, bao gồm các công việc khác theo quy định3. - Trong Điều 2 của Luật Công chứng số 82/2006/QH11, được thông qua ngày 29/11/2006, có quy định rằng công chứng là hoạt động mà trong đó công chứng viên xác nhận tính chính xác và tính pháp lý của các hợp đồng và giao dịch (được gọi chung là hợp đồng, giao dịch) thông qua văn bản. Điều này áp dụng cho các hợp đồng, giao dịch mà theo pháp luật cần phải được công chứng, hoặc trong trường hợp cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng4. - Điều 2 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13, ban hành ngày 20/6/2014, định nghĩa công chứng là nhiệm vụ được thực hiện bởi công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng.
Trong quá trình này, công chứng viên chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự khác bằng văn bản (gọi chung là hợp đồng, giao dịch). Ngoài ra, công chứng viên cũng xác nhận tính chính xác và hợp pháp, đồng thời đảm bảo không trái với đạo đức xã hội của việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, trong trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức5. 2 Xem Điều 1 Nghị định số 31/CP ngày 18/05/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. 3 Xem Điều 2 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
4 Xem Điều 2 Luật Công chứng số 82/2006/QH 11 ngày 29/11/2006. 5 Xem Điều 2 Luật Công chứng số 53/2014/QH 13 ngày 20/6/2014. 9 Từ những khái niệm qua các thời kỳ nêu trên, có thể thấy, công chứng được coi là hoạt động bổ trợ tư pháp do công chứng viên, với vai trò là chủ thể có thẩm quyền, theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức, thực hiện chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản, bản dịch giấy tờ (từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại), nhằm tạo ra những bảo đảm pháp lý, phòng ngừa vi phạm pháp luật, là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp, phòng ngừa gian lận, lừa đảo, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan tham gia vào hoạt động công chứng. Dựa vào các quy định pháp luật hiện hành, có thể hiểu rằng văn phòng công chứng hoạt động như một tổ chức hành nghề công chứng, với cách tổ chức và vận hành tương tự như một công ty hợp danh.
Do đó, hoạt động của các văn phòng công chứng phải tuân thủ chặt chẽ theo những quy định được đặt ra bởi Luật Công chứng và các luật liên quan khác áp dụng cho công ty hợp danh. Tất cả các công chứng viên làm việc tại những văn phòng này đều có trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ như nhau trong việc xác nhận độ chính xác và tính pháp lý của các hợp đồng, giao dịch dân sự cũng như việc dịch các giấy tờ từ tiếng Việt sang ngôn ngữ khác hoặc ngược lại, theo yêu cầu của các cá nhân hay tổ chức. Mục đích của hoạt động này là để tạo ra các bảo đảm pháp lý, ngăn chặn vi phạm pháp luật, đồng thời là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp, phòng ngừa gian lận và lừa đảo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia. Đặc điểm của văn phòng công chứng Dựa vào quy định của Luật Công chứng năm 2014, văn phòng công chứng có thể được hiểu rõ hơn về các đặc trưng như sau: - Văn phòng công chứng được xem là một dạng tổ chức trong nghề công chứng, hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh.
Trong mỗi văn phòng, phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh, mỗi người đều có quyền hạn và nghĩa vụ ngang nhau trong việc quản lý và điều hành. Họ cũng chịu trách nhiệm không giới hạn về các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của văn phòng, và có nghĩa vụ chung thanh toán mọi khoản nợ còn lại nếu tài sản của văn phòng không đủ. Một điểm đặc biệt của văn phòng công chứng, theo Luật Công chứng, là không có thành viên góp vốn, điều này tạo nên sự khác biệt so với các công ty hợp danh thông thường, nơi mà các thành viên có thể đóng góp vốn. - Mặc dù hoạt động dưới mô hình công ty hợp danh nhưng Văn phòng công chứng lại có điểm khác so với các công ty hợp danh thông thường, Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện pháp luật duy nhất của Văn phòng, phải đáp ứng điều kiện tiên quyết là công chứng viên hợp danh đang làm việc tại Văn phòng đó và có kinh nghiệm hành nghề từ hai năm trở lên (Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng).
Trong các công ty hợp danh thông thường, bất kỳ thành viên hợp danh nào cũng là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác và thỏa thuận này phải được thông báo cho bên thứ ba biết. - Theo quy định Khoản 3 Điều 22 Luật công chứng năm 2014 về tên gọi, tên gọi của Văn phòng cần bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, kèm theo đó là tên của Trường Văn phòng/ công chứng viên hợp danh khác (theo thỏa thuận giữa các công chứng viên hợp danh) nhưng phải đáp ứng không 11 trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên gọi của tổ chức hành nghề công chứng khác6. - Văn phòng công chứng được thành lập sau khi có quyết định cho phép của Ủy ban Nhân dân (UBND) cấp tỉnh đối với hồ sơ xin phép thành lập do các công chứng viên sáng lập nộp (theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Luật công chứng 2014). Như vậy, khác với công ty hợp danh thông thường, trong hồ sơ thành lập văn phòng công chứng, không có điều lệ hoặc văn bản tương đương quy định về tổ chức, hoạt động, quản lý văn phòng công chứng.
- Thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng có thể thay đổi theo hai cách thức chính là: (1) công chứng viên hợp danh chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của mình tại Văn phòng công chứng theo nguyện vọng cá nhân theo quy định của Luật công chứng và theo các trường hợp khác theo quy định của Luật doanh nghiệp liên quan đến công ty hợp danh, sau khi xem xét các khoản lợi ích mà công chứng viên hợp danh được hưởng khi chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, các khoản nợ của với văn phòng công chứng/ công ty hợp danh và trách nhiệm của công chứng viên hợp danh với các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính của Văn phòng; (2) công chứng viên hợp danh mới cần có được sự chấp thuận của các công chứng viên hợp danh còn lại của Văn phòng công chứng để được nhận vào làm việc tại Văn phòng, kể cả trong trường hợp công chứng viên hợp danh của Văn phòng đó chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết, người thừa kế của công chứng viên hợp danh đó được thừa hưởng phần giá trị tài sản còn lại tại Văn phòng (sau khi đã trừ đi phần nợ thuộc trách nhiệm của công chứng viên đã chết đó) và có thể trở thành công chứng viên hợp danh mới của Văn phòng chỉ khi đáp ứng điều kiện “là công chứng viên” và “được các công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận”7.