CHƯƠNG 1: SV: NGUYỄN THỊ THẮM 2 MÃ SV: 13122777 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI ĐÔNG NAM Á 1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH cơ khí XD & TM Đông Nam Á Công ty TNHH cơ khí Xây Dựng và Thương Mại Đông Nam Á là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm kim loại thuộc lĩnh vực xây dựng như cửa cuốn Đức, hệ cửa đi của Pháp. Vì vậy nguyên vật liệu tại công ty chiếm tỷ trọng rất lớn, hơn nữa ta đã biết một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất sản xuất là đối tượng lao động. NVL là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: nhôm sơn, hóa chất cromat, ….Các loại vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, chế biến.
Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm. Tại công ty TNHH cơ khí Xây Dựng và Thương Mại Đông Nam Á, NVL không chỉ được mua mà còn được gia công vì vậy NLV tại công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng. Vì sản phẩm sản xuất ra của công ty TNHH cơ khí Xây Dựng và Thương Mại Đông Nam Á là các vật liệu, thiết bị cơ khí nên vật liệu của công ty vừa có đặc điểm của vật liệu nói chung, vừa mang những nét đặc thù của vật liệu ngành cơ khí nói riêng. Hiện tại số lượng nguyên vật liệu của công ty rất phong phú với nội dung kinh tế và các chức năng rất khác nhau.
Công tác bảo quản các vật liệu này rất khó khăn bởi vì các chủng loại nguyên vật liệu là dễ hư hỏng Với đặc thù sản xuất sản phẩm của ngành cơ khí nên chi phí về vật liệu ở công ty thường chiếm 60 – 70% trong giá thành sản phẩm. Đó là một tỷ trọng lớn đối với các doanh nghiệp sản xuất cho nên khi có biến động về khoản chi phí nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng lớn đến sự tăng giảm của giá thành sản phẩm. SV: NGUYỄN THỊ THẮM 3 MÃ SV: 13122777 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Để giúp cho việc quản lý tốt và có hiệu quả một khối lượng vật liệu lớn, chủng loại phong phú, doanh nghiệp đã phân loại vật liệu theo đặc điểm, công dụng và tình hình sử dụng vật liệu. Vật liệu ở doanh nghiệp được chia thành từng nhóm, việc phân chia này giúp cho quản lý hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp được rõ ràng, cụ thể, chính xác.
Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế khác nhau nên giá trị cũng khác nhau. Chính vì vậy để quản lý tốt chặt chẽ và tiết kiệm NVL phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp thì đòi hỏi cần phải phân loại NVL theo : * Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai tác dụng vai trò NVL trong quá trình sản xuất chia NVL thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên hình thái vật chất sản phẩm.Cụ thể, tại Công ty TNHH cơ khí XD & TM Đông Nam Á, nguyên vật liệu chính là: billet nhôm và sơn tĩnh điện. - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu phụ có vai trò trong quá trình sản xuất kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao chất lượng và tính năng sản phẩm. Cụ thể, tại công ty TNHH cơ khí XD & TM Đông Nam Á, vật liệu phụ gồm : oxi, hóa chất tẩy nhôm, soda, băng dính, gang tay, nilong.
- Nhiên liệu: là những vật liệu phục vụ cho hoạt động của trang thiết bị máy móc trong quá trình sản xuất.Nhiên liệu tại Công ty TNHH cơ khí XD&TM Đông Nam Á gồm: dầu, than đá, gas. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH cơ khí Xây Dựng & Thương Mại Đông Nam Á. NVL tại công ty TNHH cơ khí Xậy Dựng và Thương MẠi Đông Nam Á rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng. Đa sốnguyên vật liệu mà công ty sử dụng chủ yếu được hình thành do mua ngoài như:bilet, than đá, sơn, gang tay, hóa chất tẩy nhôm cromat, gas, ….
Bên cạnh đó, để giảm thiểu và tiết kiệm chi phí do mua ngoài thì công ty đã gia công Billet nhôm để sử dụng. Nhận thấy tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất và kinh doanh nên công ty rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ NVL. Hiện SV: NGUYỄN THỊ THẮM 4 MÃ SV: 13122777 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN nay công ty có tất cả năm kho chứa đựng nguyên vật liệu khác nhau và mỗi kho cất trữ và bảo quản mỗi loại vật liệu khác nhau.Tại các kho của công ty luôn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ NVL và các thủ tục nhập – xuất cũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn. Nguyên vật liệu của doanh nghiệp chủ yếu được nhập kho do mua ngoài.
- Đối với NVL mua ngoài: Giá nhập kho được xác định là giá mua ghi trên hoá đơn, các loại thuế không được hoàn lại và chi phí vận chuyển liên quan trực tiếp trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất. Giá thực tế vật Giá mua Chi phí Các khoản giảm trừ liệu nhập kho do = ghi trên + - thu mua (chiết khấu, giảm giá) mua ngoài hóa đơn Chi phí thu mua thực tế bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu bãi, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, hao hụt trong định mức cho phép,… - Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bằng chính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng 1. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH cơ khí XD & TM Đông Nam Á Mua nguyên vật liệu nhập kho : phòng kê hoạch thị trường có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu và định mức dự trữ nguyên vật liệu. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng thiết bị vật tư cửa cán bộ đi mua NVL.
Khi mua NVL về đến công ty, thủ kho cùng hội đồng kiểm nhập của cồng ty tiến hành kiểm tra về chát lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng rồi lập biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, phòng thiết bị vật tư lập phiếu nhập kho, cán bộ phụ trách cung ứng vật tư kí vào phiếu nhập kho, chuyển ccho thủ kho nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản. Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: SV: NGUYỄN THỊ THẮM 5 MÃ SV: 13122777 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN - Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng thiết bị vật tư. - Một liên được dùng để thanh toán.
- Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán. Sơ đồ 1-1: Tổ chức luân chuyển chứng từ nhập kho Trách nhiệm LC Các bộ phận chức năng Bộ phận Ban Cán bộ Phụ Thủ KT cung ứng kiểm phòng trách kho hàng vật tư nghiệm cung ứng cung TK Biểu công việc ứng 1, HĐ GTGT (1) 2, Biên bản kiểm (2) nghiệm 3, Lập phiếu nhập (3) 4, Ký phiếu nhập (4) 5, Nhập kho (5) 6, Ghi sổ (6) 7, Bảo quản (7) chứng từ SV: NGUYỄN THỊ THẮM 6 MÃ SV: 13122777 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sơ đồ 1-2: Quy trình thực hiện công việc nhập kho Người Ban Cán bộ Phụ Thủ Kế giao kiểm cung trách kho toán hàng nhận ứng vật tư KHsx Nghiệp Bảo vụ quản nhậpkho và lưu trữ Đề nghị Kiểm tra Lập Ký Kiểm Ghi nhập ghi biên phiếu phiếu nhận sổ kho bản kiểm nhập nhâp hàng nhận kho kho Phiếu nhập kho tại phòng vật tư được lập thành ba liên: - Liên 1 lưu tại phòng vật tư - Liên 2 giao cho thủ kho vào thẻ kho - Liên 3 giao cho kế toán Định kì thủ kho sẽ chuyển phiêu nhâp kho ( liên 2 ) cho kế toán vật tư, phiếu nhấp kho ghi đầy đủ các thông tin theo quy định. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán có thể biết được tình hình NVL hiện có và các thông tin như số lượng, chủng loại, giá thành, ngày tháng nhập kho…. NVL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhiều lần khác nhau và giá thực tế mỗi lần nhập cũng khác nhau, vì vậy rất khó xác định được ngay giá vật liệu xuất kho trong mỗi lần xuất kho.
Nhiệm vụ của kế toán là phải tính toán chính xác giá thực tế vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau, theo đúng phương pháp giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán, nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng. Đơn giá NVL xuất kho phải hạch toán theo giá thực tế. Trên thực tế, giá thực tế của NVL xuất kho được tính theo phương pháp : Giá thực tế của vật liệu Số lượng vật liệu Đơn giá xuất = x xuất kho xuất dùng kho thực tế SV: NGUYỄN THỊ THẮM 7 MÃ SV: 13122777 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Doanh nghiệp tính giá hàng xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh - Theo phương pháp này khi xuất kho NVL thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô ấy để tính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho. - Điều kiện vận dụng: phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc những loại NVL ổn định và nhận dạng được.
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng NVL, các bộ phận lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường. Phòng kế hoạch thị trường xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của mỗi loại sẩn phẩm duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua ban Giám đốc công ty xét duyệt .