mở đầu, danh mục tham khảo, phụ lục, luận văn gồm 3 chƣơng : Chƣơng 1: Quản lý NLTT với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp.HCM Chƣơng 2: Thực trạng quản lý NLTT ở Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Tp. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý NLTT tại Thƣ viện Khoa học Tổng hợp TP. LUAN VAN CHAT LUONG download5 : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1 Quản lý nguồn lực thông tin với Thƣ viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh 1.1 Một số khái niệm 1.1 Nguồn lực thông tin Thuật ngữ này dịch từ thuật ngữ tiếng Anh "Information Resource". Đây cũng là thuật ngữ mà nội hàm của nó chƣa đƣợc xác định một cách rõ ràng.
Có ngƣời cho rằng nó tƣơng đƣơng nhƣ vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin, thƣ viện. Ngƣời khác lại đƣa ra quan điểm NLTT không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm cả các thành phần khác nhƣ nhân lực thông tin, tài lực thông tin.Có ngƣời lại đồng nghĩa nó với nguồn tin. Với ý nghĩa là "nguồn tin": NLTT là loại tài sản cố định đặc biệt, càng đƣợc khai thác sử dụng thì càng giàu thêm mà không hề bị hao mòn mất mát đi. Trong đó việc đầu tƣ, bảo quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin nhƣ tổ chức kho, lƣu trữ, quản bảo, xây dựng các mục lục, các CSDL chính là làm tăng thêm giá trị sử dụng của vốn tài liệu cố định đó.
Theo từ điển tiếng Việt "nguồn" là nơi bắt đầu, nơi phát sinh ra hoặc là nơi có thể cung cấp, theo đó, nhiều ngƣời cho rằng "NLTT" bao hàm cả tiềm lực thông tin và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau. Nguyễn Hữu Hùng: NLTT là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con ngƣời, là phần tiềm lực thông tin có cấu trúc đƣợc kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng [9, tr.12] UNESCO đƣa ra một quan điểm khá hoàn chỉnh về NLTT: NLTT là các dữ liệu thể hiện dƣới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh đƣợc ghi lại trên phƣơng tiện theo quy ƣớc và không theo quy ƣớc, các sƣu tập, những kiến thức của con ngƣời, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghiệp thông tin.5] "Ở dạng chung nhất, NLTT đƣợc hiểu nhƣ là tổ hợp các thông tin nhận đƣợc và tích lũy đƣợc trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con ngƣời, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội. NLTT phản ánh các quá trình và hiện tƣợng tự nhiên đƣợc ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn" [2 tr. LUAN VAN CHAT LUONG download6 : add luanvanchat@agmail.com Từ định nghĩa này ta thấy có một số điều cần lƣu ý.
Điều đầu tiên cần khẳng định NLTT là tổ hợp các kiến thức, thông tin nhận đƣợc và tích luỹ đƣợc trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con ngƣời. Nghĩa là NLTT chỉ là tổ hợp các tin khoa học và công nghệ. Thứ hai, NLTT đƣợc thể hiện dƣới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau. Từ sự xác định trên ta thấy rằng NLTT không thể bao hàm cả nhân lực thông tin, tài lực thông tin.Đó là những bộ phận ngang nhau, độc lập với nhau nhƣng liên hệ hữu cơ với nhau, ràng buộc lẫn nhau.
NLTT, nhân lực thông tin còn là những bộ phận trong khái niệm rộng lớn hơn - cơ sở hạ tầng thông tin. NLTT là một dạng sản phẫm trí óc, trí tuệ của con ngƣời, là những thông tin đƣợc tổ chức, kiểm soát và có giá trị trong hoạt động thực tiễn của con ngƣời, NLTT đƣợc coi là phần tích cực của tiểm lực thông tin đƣợc tổ chức, kiểm soát sao cho NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác , sử dụng để phục vụ cho các lợi ích khác nhau của xã hội. Nhƣ vậy,về cơ bản các khái niệm "NLTT" đƣợc trình bày ở các mục trên là đồng nghĩa với nhau và đều chỉ tới các nguồn tài liệu, sách, báo, dƣới mọi định dạng khác nhau và tƣơng tự nhƣ khái niệm "nguồn tin". Tuy nhiên, trong một chừng mực nhất định, khái niệm "NLTT " có nội hàm rộng hơn khái niệm "nguồn tin".
Lê văn Viết, NLTT có những điểm khác với vốn tài liệu thƣ viện. Những điểm khác biệt chính sau: - Khác về nơi lƣu giữ: NLTT có ở trong các cơ quan thông tin khoa học và/ hoặc công nghệ (kỹ thuật). Vốn tài liệu là một trong những bộ phận cấu thành quan trọng của thƣ viện. - Khác về thành phần: nhƣ trên đã nói NLTT bao gồm những dạng tài liệu khác nhau phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con ngƣời.
Ngoài ra, NLTT còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các CSDL của cơ quan thông tin. Vốn tài liệu thƣ viện là một khái niệm rất phức tạp và do đó có nhiều cách lý giải khác nhau. Theo tôi, vốn tài liệu thƣ viện chỉ gồm các tài liệu với nhiều dạng thức khác nhau mà không có bộ máy tra cứu, kể cả các CSDL. Mặt khác, vốn tài liệu thƣ viện, đặc biệt là của thƣ viện công cộng, ngoài việc có một phần là NLTT LUAN VAN CHAT LUONG download7 : add luanvanchat@agmail.com còn có một lƣợng khá lớn sách văn học, nghệ thuật mà về thực chất không thể coi là "kết quả của nghiên cứu khoa học" đƣợc.
- Khác biệt về công dụng: NLTT chủ yếu phục vụ việc tra cứu và thông tin cho ngƣời dùng. Ngƣời dùng của các trung tâm thông tin thƣờng là những nhà chuyên môn với những yêu cầu tin đã xác định. Trong khi đó nhiệm vụ của vốn tài liệu thƣ viện lại rộng lớn hơn nhiều, đặc biệt ở các thƣ viện công cộng. Nó không chỉ phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công tác quản lý điều hành sản xuất, quản lý xã hội mà còn phục vụ cho đọc giải trí của ngƣời dân, bạn đọc.
Chính vì thế, các đối tƣợng bạn đọc của vốn tài liệu thƣ viện cũng đa dạng hơn, trình độ đào tạo chuyên môn, học vấn cũng phong phú hơn. Mặc dù vậy, trên thực tế sự khác biệt giữa vốn tài liệu thƣ viện và NLTT không mang tính nguyên tắc. Sự hình thành NLTT cũng tuân theo các quy tắc nhƣ sự hình thành vốn tài liệu thƣ viện. Nguyên tắc cơ sở của việc xây dựng NLTT là những tài liệu đƣợc đƣa vào kho này nhất thiết phải bảo đảm tính phù hợp với nhu cầu và đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin.
Thành phần của vốn tài liệu thƣ viện cũng gồm nhiều loại hình tài liệu nhƣ của NLTT: tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử; tài liệu công bố, tài liệu không công bố. Về phƣơng diện chức năng của vốn tài liệu thƣ viện và của NLTT nhìn chung là đồng nhất. Cũng chính vì giữa chúng có sự đồng nhất nhiều hơn khác biệt, nên trong thực tế, đã xuất hiện những khuynh hƣớng nhập hai vốn tài liệu làm một: NLTT - thƣ viện. Vì vậy để cho dễ thao tác trong việc hiểu khái niệm NLTT trong lĩnh vực thƣ viện, chúng ta có thể đƣa ra công thức: NLTT = vốn tài liệu + bộ máy tra cứu.2 Khái niệm quản lý Quản lý là một dạng tƣơng tác đặc biệt của con ngƣời với môi trƣờng xung quanh nhằm đạt đƣợc mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng các tài nguyên.
Các tài nguyên ở đây bao gồm: Con ngƣời, tiền, vật chất, năng lƣợng, không gian, thời gian,… Quá trình quản lý có thể đƣợc xác định nhƣ một loạt các hoạt động định hƣớng theo mục tiêu, trong đó có các hành động cơ bản là: xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. LUAN VAN CHAT LUONG download8 : add luanvanchat@agmail.com Quản lý hiện đại cũng là một tinh thần, một thái độ làm việc nhằm hƣớng tới tính hiệu quả và hợp lý. Quản lý chỉ có hiệu quả khi nó trở thành công việc của mọi thành viên trong tổ chức, ở đó mỗi ngƣời có vai trò không thể thay thế đƣợc và mỗi ngƣời đều phải biết công việc và chịu trách nhiệm về công việc của mình. Hoạt động quản lý bao trùm lên tất cả các hoạt động của một tổ chức, cũng nhƣ tất cả các yếu tố vật chất và con ngƣời tạo thành tổ chức đó.
Một nhà quản lý phải lập kế hoạch cho các hoạt động của tổ chức mà họ phụ trách, tổ chức bố trí nhân sự, chỉ đạo và điều hành các hoạt động, kiểm tra bằng cách đánh giá các thông tin phản hồi và tiến hành điều chỉnh khi cần thiết. Vì vậy trong bất kỳ tổ chức nào hoạt động quản lý cũng bao gồm các chức năng chủ yếu sau đây. Lập kế hoạch: Bao gồm việc xác lập mục tiêu và lập các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn để thực hiện mục tiêu. Trong đó bao gồm các công việc xác định mục tiêu trƣớc mắt và lâu dài, hoạch định về chính sách, chiến lƣợc, xác định các phƣơng pháp và tiêu chuẩn.
Lập kế hoạch cũng đòi hỏi phải biết nắm bắt và phân tích thời cơ, lựa chọn giải pháp và thiết kế các chƣơng trình để hoàn thành mục tiêu đề ra.3 Quản lý Nguồn lực thông tin Quản lý NLTT là sự tác động có ý thức để tổ chức TNTT nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của ngƣời dùng tin. Quản lý nguồn TNTT là sự điều chỉnh thành phần, khối lƣợng và tổ chức nguồn TNTT sao cho phù hợp với các nhiệm vụ của thƣ viện và hứng thú của ngƣời sử dụng. Quản lý NLTT là hoạt động có mục đích nhằm xây dựng nguồn TNTT có chất lƣợng cao và sử dụng nó một cách có hiệu quả. Mục đích của việc quản lý NLTT là đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận trong hệ thống thƣ viện, đảm bảo cho hệ thống đó hoạt động và phát triển tối ƣu.
Việc quản lý nguồn TNTT bao gồm tất cả các quá trình bổ sung, tổ chức kho đề xuất chƣơng trình phát triển NLTT cũng nhƣ tạo lập, quản lý bộ máy tra cứu tin phù hợp. Việc quản lý nguồn TNTT là một dạng tƣơng tác của con ngƣời với các quá trình của quản lý nguồn TNTT nhằm đạt đƣợc mục tiêu của một tổ chức trên cơ sở sử dụng TNTT. LUAN VAN CHAT LUONG download9 : add luanvanchat@agmail.2 Những yếu tố ảnh hƣởng đến công tác quản lý NLTT 1.