mở đầu của một chu trình ngân sách, nó đặt cơ sở nền tảng cho những khâu tiếp theo. Nó là quá trình phân tích, đánh giá khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để từ đó xác lập các chỉ tiêu thu, chi một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn; đồng thời trên cơ sở đó có thể xác lập những biện pháp lớn về kinh tế - xã hội để tổ chức tốt các chỉ tiêu đã đề ra. Căn cứ lập dự toán ngân sách xã. - Các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội của xã.
- Chính sách, chế độ thu ngân sách Nhà nước, cơ chế phân cấp nguồn thu nhiệm vụ chi ngân sách xã và tỷ lệ phân chia nguồn thu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định. - Chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách hiện hành. - Số kiểm tra về dự toán ngân sách xã do Uỷ ban nhân dân huyện thông báo. - Tình hình thực hiện dự toán ngân sách xã các tháng đầu năm và ước thực hiện dự toán ngân sách xã các tháng cuối năm hiện hành.
Trong thực tế, có thể phát hiện ra tính quy luật của các khoản thu, chi ngân sách. Trình tự lập dự toán ngân sách xã: Cán bộ tài chính xã phối hợp với cơ quan thuế tính toán các khoản thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn (trong phạm vi phân cấp cho xã quản lý). - Các tổ chức, bộ phận thuộc Uỷ ban nhân dân xã căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao và chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi; lập dự toán chi của đơn vị mình. - Cán bộ tài chính xã lập dự toán thu chi và cân đối ngân sách xã trình Uỷ ban nhân dân xã để xem xét gửi Uỷ ban nhân dân huyện và Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện.
- Đối với năm đầu thời kỳ ổn định ngân sách, Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện làm việc với Uỷ ban nhân dân xã về cân đối thu chi ngân sách xã thời kỳ 16 mới theo khả năng bố trí cân đối chung của ngân sách địa phương. Đối với các năm tiếp theo của thời kỳ ổn định, Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện chỉ tổ chức làm việc với Uỷ ban nhân dân xã về dự toán ngân sách khi Uỷ ban nhân dân xã có yêu cầu. - Sau khi hệ thống biểu mẫu dự toán ngân sách xã được xây dựng đầy đủ, cán bộ Tài chính xã có trách nhiệm lập bản thuyết minh dự toán nhằm tạo điều kiện cho việc xét duyệt dự toán ngân sách xã được nhanh, xác thực. Cần phải chỉ rõ căn cứ xác định các chỉ tiêu trong dự toán; cơ cấu thu chi dự kiến năm kế hoạch có phù hợp với định hướng ổn định và phát triển kinh tế xã hội không? Nguyên nhân sự thay đổi thu chi ngân sách xã dự kiến năm kế hoạch so với năm báo cáo.
- Cán bộ tài chính xã có trách nhiệm báo cáo với chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã xem xét hồ sơ dự toán ngân sách xã. Nếu cần thiết, chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã có thể yêu cầu cán bộ tài chính xã sửa đổi bổ sung cho hợp lý. Sau khi dự toán đã chỉnh sửa chính xác và được thông qua thì sẽ được gửi cho Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện tổng hợp và gửi Uỷ ban nhân dân huyện để báo cáo. Yêu cầu của lập dự toán ngân sách xã.
- Dự toán ngân sách phải bám sát kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và có tác động tích cực đối với việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội. - Dự toán ngân sách phải đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng đắn các quan điểm của chính sách Tài chính quốc gia trong thời kỳ và yêu cầu của Luật ngân sách. - Phải phản ánh một cách đầy đủ, chính xác các khoản thu chi dự kiến có thể phát sinh năm kế hoạch; sao cho khai thác nguồn thu của xã là tối đa, đồng thời tính toán phân bổ chi tiêu ngân sách xã tiết kiệm và hiệu quả. - Lập dự toán ngân sách xã phải đảm bảo cân đối theo nguyên tắc chi không vượt quá số thu quy định có thể khai thác trong năm kế hoạch.
Nghiêm cấm vay hoặc chiếm dụng vốn dưới mọi hình thức để cân đối ngân sách xã.2 - Quản lý giai đoạn chấp hành dự toán ngân sách xã Sau khi dự toán ngân sách xã được phê duyệt và năm ngân sách bắt đầu thì việc thực hiện dự toán ngân sách xã được tiến hành. Căn cứ dự toán ngân sách xã và phương án phân bổ ngân sách xã cả năm đã được Hội đồng nhân dân xã quyết định, Uỷ ban nhân dân xã phân bổ chi tiết dự toán chi ngân sách xã theo Mục lục ngân sách nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ thanh toán và kiểm soát chi. Những căn cứ tổ chức chấp hành thu ngân sách xã. - Phải dựa vào các văn bản pháp luật hiện hành như: Luật ngân sách Nhà nước, Luật thuế, pháp lệnh phí và lệ phí và các văn bản dưới luật về thu ngân sách Nhà nước.
Các văn bản pháp luật hiện hành là cơ sở pháp lý để tổ chức chấp hành thu ngân sách xã. - Dựa vào kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh trên địa bàn. Có thể nói kế hoạch phát triển kinh tế nói chung là căn cứ quan trọng để đề ra các biện pháp quản lý thu ngân sách xã cho phù hợp. Kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh ở xã là căn cứ có tính hiện thực để tính toán số thu dự kiến cho từng đơn vị trên địa bàn xã.
Cán bộ tài chính xã có nhiệm vụ phối hợp với cơ quan thuế đảm bảo thu đúng, thu đủ và kịp thời. Đơn vị, cá nhân có nghĩa vụ nộp ngân sách, căn cứ vào thông báo thu của cơ quan thu hoặc của cán bộ tài chính xã, lập giấy nộp tiền (nộp bằng chuyển khoản hoặc nộp bằng tiền mặt) đến Kho bạc Nhà nước để nộp trực tiếp vào ngân sách nhà nước. Nghiêm cấm thu không có biên lai, thu để ngoài sổ sách; khi thu phải giao biên lai cho đối tượng nộp. Cơ quan Thuế, phòng Tài chính có nhiệm vụ cung cấp biên lai đầy đủ, kịp thời cho cán bộ tài chính xã để thực hiện thu nộp ngân sách nhà nước.
Định kỳ, cán bộ tài chính xã báo cáo việc sử dụng và quyết toán biên lai đã được cấp với cơ quan cung cấp biên lai. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền quyết định phải hoàn trả khoản thu 18 ngân sách xã, Kho bạc Nhà nước xác nhận rõ số tiền đã thu vào ngân sách xã của các đối tượng nộp trực tiếp hoặc chuyển khoản vào Kho bạc Nhà nước; đối với đối tượng nộp qua cơ quan thu thì cơ quan thu xác nhận để cán bộ tài chính xã làm căn cứ hoàn trả. Việc luân chuyển chứng từ thu được thực hiện như sau: Đối với các khoản thu ngân sách xã được hưởng 100%, Kho bạc Nhà nước chuyển một liên chứng từ thu cho cán bộ tài chính xã Đối với các khoản thu phân chia với ngân sách cấp trên, Kho bạc Nhà nước lập Bảng kê các khoản thu ngân sách có phân chia cho xã, gửi cán bộ tài chính xã. Nguồn thu bổ sung từ ngân sách thị xã cho xã đã được thông báo theo dự toán từ đầu năm.
Căn cứ vào dự toán được duyệt, đối chiếu với nhu cầu sử dụng kinh phí ngân sách xã, xã chủ động rút dự toán bổ sung từ ngân sách thị xã đảm bảo nhu cầu chi. Những căn cứ tổ chức chấp hành chi ngân sách xã. - Dựa vào mức chi được duyệt của từng chỉ tiêu trong dự toán. Có thể nói đây là căn cứ mang tính quyết định nhất trong chấp hành dự toán chi ngân sách xã bởi vì hầu hết các nhu cầu chi đã có định mức, tiêu chuẩn đã được cơ quan quyền lực Nhà nước xét duyệt và thông qua.
Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, cùng với việc tăng cường quản lý Nhà nước bằng pháp luật, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động quản lý ngân sách Nhà nước ngày càng được hoàn thiện và cụ thể hoá. - Dựa vào khả năng nguồn kinh phí có thể dành cho nhu cầu chi cho ngân sách xã trong mỗi kỳ báo cáo. Trong quản lý và điều hành hoạt động ngân sách xã cần phải tuân thủ quan điểm “lường thu mà chi”. Các khoản chi của ngân sách luôn bị giới hạn ràng buộc bởi khả năng huy động các nguồn thu, tránh trường hợp “chi chịu” làm cho các khoản nợ của xã kéo dài năm này qua năm khác.
Do vậy, mặc dù các khoản chi đã được ghi trong dự toán nhưng một khi số thu không đảm bảo vẫn phải thực hiện cắt giảm một phần nhu cầu chi tương ứng. Đây là một trong những giải pháp thiết lập lại sự cân đối giữa thu và chi ngân sách 19 xã trong quá trình chấp hành dự toán ngân sách xã. - Dựa vào các chính sách chế độ chi ngân sách Nhà nước hiện hành. Đây là căn cứ mang tính pháp lý cho công tác tổ chức chấp hành dự toán chi ngân sách xã.
Bởi vì tính hợp lệ của các khoản chi ngân sách sẽ được phán xét trên cơ sở chính sách, chế độ chi của Nhà nước hiện đang có hiệu lực thi hành. * Chấp hành thu ngân sách xã. Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ phối hợp với cơ quan thuế đảm bảo thu đúng, thu đủ và kịp thời các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác vào Ngân sách nhà nước. Các khoản thu ngân sách Nhà nước bằng hiện vật, bằng ngày công lao động được quy đổi ra đồng nội tệ theo giá hiện vật, giá ngày công lao động được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại thời điểm phát sinh để hạch toán thu ngân sách Nhà nước.
Các khoản thu không đúng chế độ phải được hoàn trả cho đối tượng nộp. Các khoản thu đã tập trung vào Ngân sách nhà nước nhưng được miễn giảm hoặc hoàn trả, thì Kho bạc nhà nước hoàn trả cho các đối tượng nộp theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.