Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin Tại Sở Tư Pháp Thành Phố Hà Nội

Khám phá các phương pháp quản lý dự án công nghệ hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất làm việc trong doanh nghiệp.

• Tác giả: Lã Hoàng Hưng
• Người hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Đăng Minh
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế - Đại Học Quốc Gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin Tại Sở Tư Pháp Thành Phố Hà Nội
• Loại tài liệu: Luận Văn Thạc Sĩ
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
• 1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu
• 1.1.1. Tình hình nghiên cứu trên thế giới
• 1.1.2. Tình hình nghiên cứu trong nước
• 1.2. Cơ sở lý luận về quản trị dự án công nghệ thông tin
• 1.2.1. Khái niệm quản trị dự án CNTT
• 1.2.2. Các giai đoạn của dự án CNTT
• 1.2.3. Các nội dung của dự án CNTT
• 1.2.4. Một số nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự án CNTT
• 1.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
• 2. CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 2.1. Quy trình nghiên cứu
• 2.2. Thu thập dữ liệu
• 2.3. Xử lý, phân tích dữ liệu
• 2.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ CÁC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI
• 3.1. Tổng quan về Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
• 3.2. Thực trạng quản trị các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
• 3.2.1. Một số dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
• 3.2.2. Kết quả khảo sát quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
• 3.2.3. Thực trạng quản trị giai đoạn và nội dung
• 3.2.4. Các văn bản pháp luật về quản trị dự án CNTT
• 3.3. Đánh giá chung về quản trị các dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
• 3.3.1. Kết quả đạt được. Hạn chế và nguyên nhân
• 3.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• 4. CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN CNTT TẠI SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HÀ NỘI
• 4.1. Mục tiêu và định hướng quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
• 4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội
• 4.3. Một số kiến nghị, đề xuất
• 4.3.1. Đối với các cơ quan Trung ương và UBND thành phố Hà Nội
• 4.3.2. Đối với Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
• 4.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin Tại Hà Nội

Quản trị dự án công nghệ thông tin (CNTT) tại Hà Nội đang trở thành một chủ đề nóng trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của công nghệ. Hà Nội, với vai trò là thủ đô, đã và đang triển khai nhiều dự án CNTT nhằm cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Việc quản lý các dự án này không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn cần sự nhạy bén trong việc ứng dụng công nghệ mới.

1.1. Khái niệm và vai trò của quản trị dự án CNTT

Quản trị dự án CNTT là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các dự án công nghệ thông tin. Vai trò của nó không chỉ giúp đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án mà còn tối ưu hóa nguồn lực và chi phí.

1.2. Tình hình phát triển công nghệ thông tin tại Hà Nội

Hà Nội đã có nhiều bước tiến trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhà nước. Các dự án CNTT được triển khai nhằm nâng cao hiệu quả công việc và phục vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp.

II. Những Thách Thức Trong Quản Trị Dự Án CNTT Tại Hà Nội

Mặc dù có nhiều tiến bộ, nhưng việc quản trị dự án CNTT tại Hà Nội vẫn gặp phải nhiều thách thức. Các vấn đề như thiếu hụt nguồn nhân lực chất lượng, quy trình quản lý chưa khoa học và sự chậm trễ trong triển khai dự án là những khó khăn lớn.

2.1. Thiếu hụt nguồn nhân lực trong quản lý dự án

Nguồn nhân lực cho các dự án CNTT tại Hà Nội chưa đáp ứng đủ yêu cầu về số lượng và chất lượng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng của các dự án.

2.2. Quy trình quản lý chưa khoa học

Quy trình quản lý dự án CNTT tại Sở Tư pháp Hà Nội còn nhiều bất cập, chưa được chuẩn hóa và chuyên nghiệp, dẫn đến việc khó khăn trong việc theo dõi và đánh giá tiến độ dự án.

III. Phương Pháp Quản Trị Dự Án CNTT Hiệu Quả Tại Hà Nội

Để cải thiện tình hình quản trị dự án CNTT, cần áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại và hiệu quả. Việc áp dụng các công cụ phần mềm quản lý dự án và đào tạo nhân lực là rất cần thiết.

3.1. Ứng dụng phần mềm quản lý dự án

Sử dụng phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project giúp theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và quản lý rủi ro hiệu quả hơn.

3.2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo nhân lực về quản trị dự án CNTT là cần thiết để nâng cao năng lực và kỹ năng cho đội ngũ thực hiện dự án, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Quản Trị Dự Án CNTT Tại Sở Tư Pháp Hà Nội

Sở Tư pháp Hà Nội đã triển khai nhiều dự án CNTT nhằm cải cách hành chính và nâng cao chất lượng dịch vụ công. Những ứng dụng này đã mang lại nhiều lợi ích cho người dân và doanh nghiệp.

4.1. Các dự án CNTT tiêu biểu tại Sở Tư pháp

Một số dự án CNTT tiêu biểu như hệ thống quản lý hồ sơ điện tử đã giúp giảm thời gian xử lý hồ sơ và tăng tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan.

4.2. Kết quả đạt được từ các dự án CNTT

Các dự án CNTT đã giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc tại Sở Tư pháp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc tiếp cận dịch vụ công.

V. Kết Luận Về Quản Trị Dự Án CNTT Tại Hà Nội

Quản trị dự án CNTT tại Hà Nội đang trên đà phát triển nhưng vẫn cần nhiều cải tiến. Việc hoàn thiện quy trình quản lý và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là những yếu tố quyết định cho sự thành công của các dự án trong tương lai.

5.1. Tương lai của quản trị dự án CNTT tại Hà Nội

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, quản trị dự án CNTT tại Hà Nội sẽ tiếp tục được cải thiện và hoàn thiện, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

5.2. Đề xuất giải pháp cho quản trị dự án CNTT

Cần có các giải pháp đồng bộ từ việc cải cách quy trình quản lý đến việc đào tạo nhân lực để nâng cao hiệu quả quản trị dự án CNTT tại Hà Nội.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong tiến trình xây dựng Chính phủ điện tử và thúc đẩy chuyển đổi số hành chính công tại Việt Nam, thành phố Hà Nội luôn giữ vị thế đơn vị tiên phong với hàng trăm dự án công nghệ thông tin được triển khai thường niên. Tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tư pháp với quy mô 313 cán bộ, công chức trên tổng số 377 chỉ tiêu biên chế được giao tính đến năm 2019, nhu cầu hiện đại hóa hạ tầng và quy trình xử lý công việc là nhiệm vụ then chốt. Cơ cấu tổ chức của Sở hiện quản lý 6 phòng chuyên môn nghiệp vụ, 4 đơn vị sự nghiệp công lập và 10 phòng công chứng trực thuộc theo Quyết định số 23/2015/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.

Mặc dù Sở Tư pháp Hà Nội đã tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị và cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4, thực tiễn triển khai các dự án trong giai đoạn 2015 đến 2019 vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Nhiều dự án kéo dài nhiều năm chưa thể hoàn thành nghiệm thu, nhân lực công nghệ thông tin chỉ chiếm chưa đầy 3% tổng biên chế, và quy trình điều hành còn mang nặng tính sự vụ, thiếu tính chuyên nghiệp.

Đề tài luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh của tác giả Lã Hoàng Hưng, dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Nguyễn Đăng Minh tại Trường Đại học Kinh tế thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, đã tập trung giải quyết bài toán cấp thiết này. Nghiên cứu hướng đến mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận và đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình quản trị dự án công nghệ thông tin theo mô hình chuẩn hóa gồm 5 giai đoạn và 8 nội dung quản trị cốt lõi.

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện trực tiếp tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội (địa chỉ số 221 đường Trần Phú, quận Hà Đông, Hà Nội) trong thời gian từ tháng 6/2019 đến tháng 11/2019. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn, góp phần giảm thiểu từ 20% đến 30% rủi ro chậm tiến độ cho các dự án đầu tư công, đồng thời nâng tỷ lệ hài lòng của người dân và doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến lên trên 95%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng các lý thuyết quản trị dự án hiện đại và khung chuẩn mực quốc tế. Trọng tâm của nghiên cứu kế thừa mô hình của Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI) trong cuốn hướng dẫn PMBOK Guide năm 2008 và công trình nghiên cứu toàn diện của Giáo sư Kathy Schwalbe năm 2018 (ấn bản thứ 8) về Quản trị dự án công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, tác giả kết hợp lý thuyết quản trị dự án trong khu vực công của David W. Wirick (năm 2009) cùng các mô hình quản lý phát triển phần mềm của Pankaj Jalote (năm 2002) và Carol Wainright Martin (năm 2012).

Khung lý thuyết vận hành dựa trên 4 khái niệm và mô hình nền tảng:

• Quản trị dự án công nghệ thông tin: Hoạt động áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu về phần cứng, phần mềm và hệ thống thông tin.
• Chu trình 5 giai đoạn dự án: Bao gồm Chuẩn bị, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát - Kiểm soát và Kết thúc dự án.
• Ma trận 8 nội dung quản trị: Quản trị phạm vi, Quản trị thời gian, Quản trị chi phí, Quản trị chất lượng, Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị rủi ro, Quản trị thuê ngoài và Quản trị tích hợp phối hợp.
• Hệ thống 3 nguồn lực công nghệ thông tin: Hạ tầng kỹ thuật mạng máy tính, nguồn nhân lực chuyên môn và mối quan hệ phối hợp chiến lược giữa bộ phận công nghệ với nghiệp vụ kinh doanh hành chính.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nhằm đảm bảo tính khách quan và khoa học:

• Dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ các báo cáo cải cách hành chính năm 2018, Báo cáo số 100/BC-STP ngày 19/4/2018 về triển khai dịch vụ công trực tuyến, số liệu thống kê hộ tịch 9 tháng đầu năm 2019 và hệ thống văn bản pháp quy quản lý đầu tư công ứng dụng công nghệ thông tin.
• Dữ liệu sơ cấp và phương pháp chọn mẫu: Tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu chuyên gia có chủ đích (purposive sampling) với quy mô mẫu n = 15 cán bộ lãnh đạo và chuyên viên nòng cốt. Cơ cấu mẫu gồm 2 cán bộ thuộc Ban Giám đốc Sở, 1 cán bộ Phòng Lý lịch tư pháp, 1 cán bộ Phòng Bổ trợ tư pháp, 5 cán bộ thuộc Văn phòng Sở và 6 chuyên viên Phòng Hành chính tư pháp. Phương pháp chọn mẫu này được lựa chọn vì 15 nhân sự này trực tiếp chỉ đạo, lập kế hoạch, vận hành kỹ thuật và sử dụng thường xuyên các hệ thống công nghệ thông tin tại Sở.
• Phương pháp thu thập và phân tích: Tác giả tiến hành phỏng vấn sâu trực tiếp từng chuyên gia với thời lượng từ 15 đến 25 phút mỗi cuộc phỏng vấn, kết hợp phát phiếu khảo sát cấu trúc theo thang đo Likert 5 mức độ từ Quản trị kém (1 điểm) đến Quản trị xuất sắc (5 điểm). Toàn bộ 15 trên 15 phiếu phát ra đều thu về hợp lệ (đạt tỷ lệ 100%). Dữ liệu được tổng hợp, xử lý thống kê mô tả và phân tích tương quan trên phần mềm Microsoft Excel trong timeline nghiên cứu kéo dài 6 tháng (từ tháng 6/2019 đến tháng 11/2019).

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình điều tra thực chứng và xử lý số liệu khảo sát tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội đã mang lại 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, khâu Chuẩn bị và Lập kế hoạch dự án bộc lộ nhiều hạn chế nghiêm trọng. Hơn 40% ý kiến chuyên gia đánh giá giai đoạn lập kế hoạch chỉ ở mức đạt yêu cầu hoặc chưa tốt. Việc xây dựng tài liệu phác thảo dự án, lập bảng phân rã công việc (WBS) và biểu đồ phụ tải nguồn lực chưa được thực hiện bài bản, dẫn đến hơn 60% các mốc tiến độ dự toán ban đầu phải điều chỉnh kéo dài.

Thứ hai, việc triển khai dịch vụ công trực tuyến ghi nhận sản lượng lớn nhưng mức độ tự động hóa chưa đồng đều. Cụ thể, trong 9 tháng đầu năm 2019 (từ ngày 01/01/2019 đến ngày 30/9/2019), hệ thống dịch vụ công trực tuyến lĩnh vực hộ tịch tiếp nhận và giải quyết thành công trên 95% hồ sơ trực tuyến. Tuy nhiên, tỷ lệ người dân tự hoàn thiện hồ sơ từ xa không cần cán bộ tiếp nhận tại bộ phận một cửa hướng dẫn chỉ đạt khoảng 35% tổng số giao dịch.

Thứ ba, công tác quản trị chi phí và kiểm soát rủi ro gặp nhiều rào cản từ cơ chế định mức nhà nước. Có 53.3% cán bộ được khảo sát nhận định rằng quy định định mức đơn giá thuê khoán phần mềm thường xuyên thay đổi và chậm cập nhật so với biến động thị trường, khiến thời gian thẩm định hợp đồng công nghệ bị kéo dài thêm từ 3 đến 6 tháng so với kế hoạch ban đầu.

Thứ tư, nguồn nhân lực công nghệ thông tin thiếu hụt nghiêm trọng cả về số lượng lẫn năng lực quản lý dự án chuyên nghiệp. Trên tổng số 313 cán bộ đang công tác tại cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc, chỉ có 3 chuyên viên công nghệ thông tin chuyên trách thuộc Văn phòng Sở, tạo nên tình trạng quá tải cục bộ khi một nhân sự phải đồng thời giám sát từ 3 đến 5 gói thầu nâng cấp phần mềm khác nhau.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các tồn tại nêu trên xuất phát từ đặc thù của dự án công nghệ thông tin trong khu vực công. Khác với khối doanh nghiệp tư nhân, các dự án tại cơ quan nhà nước chịu sự điều chỉnh đồng thời của Luật Đầu tư công, Luật Đấu thầu, Luật Ngân sách nhà nước và các thông tư hướng dẫn chuyên ngành. Theo số liệu khảo sát, có tới 80% rủi ro chậm tiến độ bắt nguồn từ sự thiếu đồng bộ giữa quy trình hành chính và vòng đời phát triển công nghệ.

Khi so sánh với các nghiên cứu của Lưu Đức Trung (năm 2016) tại Bảo hiểm Xã hội Việt Nam và Đào Thị Hải Yến (năm 2015) tại Cục Công nghệ thông tin Hải quan, nghiên cứu này tái khẳng định rằng điểm nghẽn lớn nhất trong quản trị dự án công lập nằm ở khâu kiểm soát sự thay đổi và năng lực quản lý thuê ngoài.

Về phương diện trực quan hóa dữ liệu, các phát hiện nghiên cứu được tổng hợp rõ nét qua biểu đồ cột so sánh điểm trung bình của 5 giai đoạn quản trị: giai đoạn Thực hiện đạt điểm cao nhất với 3.8 trên 5 điểm, trong khi giai đoạn Giám sát - Kiểm soát và Kết thúc dự án chỉ đạt lần lượt 2.9 và 3.0 trên 5 điểm. Đồng thời, bảng ma trận đối chiếu 8 nội dung quản trị cho thấy Quản trị rủi ro và Quản trị nguồn nhân lực luôn nằm ở vùng đánh giá thấp nhất, phản ánh nhu cầu bức thiết phải tái cấu trúc toàn diện quy trình điều hành dự án.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả quản trị dự án công nghệ thông tin tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội trong giai đoạn 2020 đến 2025, tác giả đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, chuẩn hóa toàn diện quy trình quản trị 5 giai đoạn theo tiêu chuẩn quốc tế. Ban Quản lý dự án của Sở cần ban hành bộ quy chuẩn nội bộ áp dụng thống nhất từ tháng 1/2020, quy định chi tiết trách nhiệm từ khâu lập hồ sơ phác thảo dự án đến nghiệm thu bàn giao. Mục tiêu cụ thể là rút ngắn 25% thời gian phê duyệt hồ sơ chủ trương đầu tư và giảm 30% tỷ lệ phát sinh lỗi kỹ thuật sau khi đưa phần mềm vào vận hành chính thức.

Thứ hai, áp dụng công cụ quản trị hiện đại và phương pháp đường găng trong điều phối tiến độ. Triển khai bắt buộc phần mềm quản trị dự án Microsoft Project cho 100% các dự án công nghệ thông tin tại Sở trong giai đoạn 2020 đến 2022. Các nhà quản trị dự án phải xây dựng sơ đồ GANTT, biểu đồ PERT/CPM và biểu đồ phụ tải nguồn lực, hướng tới chỉ số hoàn thành dự án đúng hạn đạt tối thiểu 85%.

Thứ ba, kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực nguồn nhân lực công nghệ thông tin. Lãnh đạo Sở Tư pháp cần phối hợp với Sở Nội vụ Hà Nội phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bổ sung từ 2 đến 3 kỹ sư công nghệ thông tin có chứng chỉ quản trị mạng và phân tích hệ thống trong giai đoạn 2020 - 2021. Đồng thời, tổ chức tối thiểu 4 khóa đào tạo chuyên sâu hàng năm về kỹ năng quản trị dự án, an toàn bảo mật thông tin và phân tích nghiệp vụ cho cán bộ công chức.

Thứ tư, hoàn thiện cơ chế quản lý hợp đồng thuê ngoài và kiểm soát rủi ro tài chính. Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá năng lực nhà thầu với 10 chỉ số đo lường hiệu năng kỹ thuật (SLA) chặt chẽ, ràng buộc trách nhiệm bảo hành bảo trì từ 12 đến 24 tháng. Mục tiêu kiểm soát phát sinh chi phí, đảm bảo tiết kiệm từ 10% đến 15% tổng mức đầu tư ngân sách cho mỗi dự án.

Về mặt kiến nghị cấp vĩ mô, tác giả đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và các Bộ ngành Trung ương sớm ban hành khung định mức kinh tế kỹ thuật chuyên biệt cho việc phát triển phần mềm nội bộ ngành tư pháp, đồng thời tăng thẩm quyền tự chủ tài chính cho chủ đầu tư cấp Sở đối với các gói thầu công nghệ có quy mô dưới 5 tỷ đồng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao và là tài liệu tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng sau:

• Nhóm 1: Lãnh đạo và nhà quản lý tại các cơ quan quản lý nhà nước. Luận văn cung cấp luận cứ khoa học và bài học thực tiễn trong việc tháo gỡ các rào cản hành chính khi triển khai chuyển đổi số, giúp nâng tỷ lệ thành công của các dự án công nghệ thông tin công lập lên trên 80%.
• Nhóm 2: Giám đốc dự án và cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin tại các cơ quan hành chính. Đây là tài liệu nghiệp vụ chi tiết giúp đội ngũ kỹ thuật làm chủ 8 nội dung quản trị cốt lõi, áp dụng thành thạo sơ đồ GANTT và biểu đồ PERT để kiểm soát tiến độ các dự án phần mềm có quy mô từ 500 triệu đồng đến hàng chục tỷ đồng.
• Nhóm 3: Giảng viên, nhà nghiên cứu và học viên cao học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý công và Hệ thống thông tin quản lý. Luận văn đóng vai trò là một case study điển hình, cung cấp danh mục hơn 15 tài liệu học thuật giá trị trong và ngoài nước phục vụ nghiên cứu và giảng dạy.
• Nhóm 4: Các doanh nghiệp công nghệ thông tin và nhà thầu cung cấp giải pháp số cho khu vực công. Tài liệu giúp doanh nghiệp thấu hiểu quy trình thẩm định, cơ chế vận hành và tiêu chuẩn chất lượng của chủ đầu tư công, qua đó cải thiện 30% chất lượng lập hồ sơ dự thầu và phối hợp triển khai hợp đồng hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Tại sao các dự án công nghệ thông tin tại cơ quan nhà nước thường gặp tình trạng chậm tiến độ? Trả lời: Tình trạng chậm tiến độ xuất phát từ 3 nguyên nhân chính: quy trình thẩm định và phê duyệt ngân sách nhà nước kéo dài từ 3 đến 6 tháng; yêu cầu nghiệp vụ hành chính thường xuyên thay đổi theo các văn bản luật mới; và đội ngũ quản trị dự án nội bộ còn mỏng với chỉ 3 cán bộ phụ trách khối lượng công việc lớn.

Câu hỏi 2: Mô hình 5 giai đoạn và 8 nội dung quản trị mang lại lợi ích cụ thể gì cho Sở Tư pháp Hà Nội? Trả lời: Mô hình giúp thiết lập chuẩn mực điều hành khoa học từ khâu chuẩn bị đến kết thúc. Khi áp dụng đồng bộ theo lý thuyết Kathy Schwalbe (năm 2018), cơ quan có thể kiểm soát chặt chẽ phạm vi công việc, giảm thiểu khoảng 25% nguy cơ lãng phí ngân sách và nâng cao 30% hiệu năng vận hành của phần mềm dịch vụ công.

Câu hỏi 3: Quy mô mẫu khảo sát 15 chuyên gia có đảm bảo tính đại diện khoa học cho công trình nghiên cứu? Trả lời: Cỡ mẫu n = 15 hoàn toàn đảm bảo độ tin cậy khoa học vì đây là nghiên cứu tình huống điển hình (case study) chuyên sâu tại một đơn vị độc lập. Mẫu khảo sát bao gồm 2 lãnh đạo Ban Giám đốc Sở và các trưởng phòng nghiệp vụ, đại diện cho hơn 80% nhân sự chủ chốt trực tiếp tham gia quản trị công nghệ tại cơ quan.

Câu hỏi 4: Giải pháp nào giúp giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân lực công nghệ thông tin tại các cơ quan công quyền? Trả lời: Cơ quan cần kết hợp song song hai nhóm giải pháp: tuyển dụng bổ sung từ 2 đến 3 nhân sự chuyên trách công nghệ thông tin có trình độ cao, đồng thời tổ chức định kỳ 4 khóa bồi dưỡng nghiệp vụ mỗi năm và áp dụng cơ chế thuê khoán chuyên gia tư vấn kỹ thuật độc lập cho các dự án phức tạp.

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp công nghệ cần chú trọng điều gì khi tham gia đấu thầu dự án tại Sở Tư pháp? Trả lời: Nhà thầu công nghệ cần nắm vững các quy định pháp luật về công tác tư pháp, thiết kế kiến trúc hệ thống mở có khả năng kết nối liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia, đồng thời cam kết thời gian bảo hành kỹ thuật từ 12 đến 24 tháng và bảo đảm an toàn thông tin mạng theo chuẩn quốc gia.

Kết luận

• Chuẩn hóa quản trị dự án công nghệ thông tin là yêu cầu cấp thiết để xây dựng thành công Chính phủ điện tử tại các cơ quan hành chính nhà nước.
• Mô hình quản trị tích hợp 5 giai đoạn và 8 nội dung theo chuẩn quốc tế mang lại khung tham chiếu khoa học, khắc phục triệt để tính sự vụ và phân tán.
• Thực trạng tại Sở Tư pháp Hà Nội phản ánh bức tranh chân thực với tỷ lệ xử lý hồ sơ hộ tịch đạt trên 95%, song cần tháo gỡ điểm nghẽn về nhân lực và cơ chế kiểm soát chi phí.
• Hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao giúp giảm 25% thời gian phê duyệt và nâng cao 30% chất lượng kỹ thuật của các dự án công nghệ.
• Nghiên cứu mở ra hướng đi bền vững và có giá trị nhân rộng cao cho toàn bộ hệ thống cơ quan tư pháp và hành chính công trên phạm vi toàn quốc.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là đã cụ thể hóa các lý thuyết quản trị hiện đại thành quy trình 5 giai đoạn và 8 nội dung có thể áp dụng trực tiếp vào thực tiễn quản lý tại Sở Tư pháp thành phố Hà Nội. Lộ trình triển khai tiếp theo được xác định cho giai đoạn 2020 đến 2025, gắn liền với kế hoạch chuyển đổi số toàn diện của Thủ đô Hà Nội.

Các nhà quản lý, cán bộ chuyên trách công nghệ và các bạn học viên hãy tải về toàn văn công trình nghiên cứu để tham khảo chi tiết hệ thống biểu mẫu quản lý, số liệu khảo sát thực chứng và áp dụng hiệu quả vào thực tiễn điều hành dự án tại đơn vị mình.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Phần mở đầu. - Chƣơng 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và Cơ sở lý luận chung về quản trị các dự án công nghệ thông tin. - Chƣơng 2: Phƣơng pháp nghiên cứu. - Chƣơng 3: Thực trạng quy trình quản trị các dự án công nghệ thông tin tại Sở Tƣ pháp Hà Nội.

- Chƣơng 4: Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản trị các dự án công nghệ thông tin tại Sở Tƣ pháp Hà Nội. 3 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu 1. Tình hình nghiên cứu trên thế giới: Có nhiều nghiên cứu về quản trị dự án.

Về quản trị dự án công nghệ thông tin đặc biệt quản trị dự án CNTT tại một tổ chức cụ thể số lƣợng ít hơn. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này, tác giả chỉ nêu một số: (1) – Pankaj Jalote, 2002, Software Project Management in Practice. Tác giả đã nghiên cứu các quy trình đƣợc Công ty Infosys, một công ty phát triển phần mềm tầm cỡ thế giới quản trị hiệu quả các dự án phần mềm. Tác giả đã nghiên cứu các quy trình quản trị dự án tại Infosys từ lập kế hoạch, thực hiện đến kết thúc dự án.

Tác giả đi sâu phân tích các nội dung: ƣớc lƣợng, dự toán, lập kế hoạch quản trị rủi ro, thu thập các số đo, thiết lập các mục tiêu chất lƣợng, sử dụng các phép đo để giám sát một dự án, … Công trình nghiên cứu này có tính ứng dụng cao, rất phù hợp cho các nhà quản trị dự án phần mềm bận rộn, cần một cuốn cẩm nang tiện dụng.Wirick, Wiley, 2009, Public Sector Project Management. Tác giả tập trung nghiên cứu nền tảng của quản trị các dự án đầu tƣ công bao gồm: những vấn đề phát sinh của các dự án, tại sao các dự án đầu tƣ công thất bại, các chuẩn mực trong các dự án và quản trị các dự án, giá trị của quản trị các dự án đối với các tổ chức công, mặt trái của quản trị các dự án, những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của các dự án công, các mô hình quản trị các dự án có chất lƣợng tốt trong khu vực công, những phƣơng pháp đo lƣờng quản trị các dự án, việc sử dụng phần mềm trong quản trị các dự án. Quyển sách là một tài liệu nghiên cứu quan trọng và có chất lƣợng trong quản trị các dự án đầu tƣ công, một số kiến thức về quản trị các dự án có thể đƣợc áp dụng. Tuy nhiên, hạn chế của công trình nghiên cứu này là nó chỉ tập trung vào quản trị các dự án đầu tƣ công, không đi sâu vào nghiên cứu quản trị các dự án đầu tƣ công công nghệ thông tin.

4 (3) – Scott Coplan, David Masuda, 2011, Project Management for Healthcare Information Technology. Đây là một nghiên cứu chuyên sâu về quản trị dự án CNTT trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe lấy bối cảnh phân tích là nƣớc Mỹ. Cuốn sách tập trung vào giải quyết các thách thức về chi phí và chất lƣợng khám chữa bệnh tại nƣớc Mỹ. Cuốn sách mang đến các giải pháp cho các thách thức đó.

Mặc dù cuốn sách tập trung vào quản trị dự án, CNTT, dƣợc, y, tuy nhiên bài học rút ra đƣợc từ quản trị dự án CNTT trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe cũng sẽ có ích cho đồng nghiệp ở các lĩnh vực khác. Tuy nhiên, cuốn sách không đi sâu phân tích về quản trị dự án, quản trị công nghệ hay quản trị sự thay đổi. Ngƣời đọc muốn tìm hiểu thêm về các lĩnh vực đó thì nên tìm đến các cuốn sách, nghiên cứu khác.Wainright Martin, William C.Perkins, Prentice Hall, 2012, Managing Information Technology (7th Edition). Mục đích tổng thể của công trình nghiên cứu là cung cấp một nghiên cứu toàn diện về quản trị hệ thống thông tin và các xu hƣớng công nghệ cho học viên cao học, nghiên cứu sinh và các nhà quản trị.

Công trình khoa học này mang đến các nội dung mới cập nhật các thành tựu mới về công nghệ và nhiều tình huống nghiên cứu. Cuốn sách cung cấp một công cụ hữu hích cho các giảng viên để nghiên cứu và giảng dạy và cho các học viên cao học, nghiên cứu sinh đang chuẩn bị cho công việc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, quản trị hệ thống thông tin và chuyên gia hệ thống thông tin. Công trình nghiên cứu gồm 4 phần: Công nghệ thông tin, Ứng dụng Công nghệ thông tin, Xây dựng hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin quản lý. Công trình nghiên cứu này có ƣu điểm là đã phân tích kỹ về công nghệ thông tin gồm: phần cứng và phần mềm, các hệ thống và dữ liệu.

Tuy nhiên, phần nghiên cứu về quản trị dự án CNTT còn hạn chế. (5) – Joseph Heagney, 2014, Quản trị dự án - Những nguyên tắc căn bản. Những nội dung đƣợc tác giả nghiên cứu gồm: Phạm vi; lập kế hoạch; Quản trị rủi ro; Giám sát; Quản lý nhóm dự án; Xây dựng chiến lƣợc, tầm nhìn, mục tiêu; 5 Hoạch định dự án; Sơ đồ phân rã công việc; Xây dựng lịch trình khả thi; Phân tích kết quả thu đƣợc; Kiểm soát và đánh giá tiến độ của mỗi giai đoạn và cách thức xây dựng, triển khai các quy trình quản trị dự án. Marchewka, Wiley, 2016, Information Technology Project Management - Providing Measureable Organizational Value (5th Edition).

Đây là công trình nghiên cứu khoa học có chất lƣợng cao về quản trị dự án công nghệ thông tin. Tác giả đã nghiên cứu một cách toàn diện về quản trị dự án CNTT bao gồm: Những đặc điểm của dự án CNTT, các phƣơng pháp và các quy trình của các dự án, đo lƣờng các giá trị cho tổ chức. Tác giả tập trung nghiên cứu sâu về giai đoạn lập kế hoạch dự án bao gồm: xây dựng hạ tầng dự án, xác định phạm vi và cấu trúc phân chia công việc, lên lịch biểu và ngân sách. Ngoài ra, tác giả cũng phân tích về quản trị rủi ro dự án, quản trị quan hệ với các các chủ đầu tƣ, các tổ chức, cá nhân liên quan và truyền thông, quản trị chất lƣợng dự án, lãnh đạo đội dự án, quản trị sự thay đổi, sự phản kháng và xung đột trong tổ chức và hoàn thành dự án.

Có thể nhận thấy công trình nghiên cứu khoa học này có giá trị thực tiễn và ứng dụng hiệu quả cho việc đo lƣợng các giá trị mà việc quản trị các dự án CNTT đem lại cho tổ chức. Tuy nhiên, công trình nghiên cứu này thiếu cái nhìn tổng thể về quản trị dự án nói chung, một số quy trình, nội dung của quản trị các dự án CNTT chƣa đƣợc tập trung phân tích kỹ. Phần lập kế hoạch dự án đã đƣợc tập trung phân tích, nghiên cứu kỹ lƣỡng, tuy nhiên, phần thực hiện và kiểm soát dự án chƣa đƣợc nghiên cứu đầy đủ. Đây là công trình nghiên cứu khoa học đầy đủ nhất về quản trị các dự án CNTT.

Tác giả đã phân tích một cách đầy đủ nhất, toàn diện nhất về quản trị các dự án CNTT bao gồm: quản trị các quy trình của dự án: sự thống nhất, phạm vi, thời gian, chi phí, chất lƣợng, nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, thuê ngoài, chủ đầu tƣ và ngƣời có quyền lợi liên quan, sử dụng phần mềm quản trị dự án Microsoft Project 2013. Tuy nhiên, do tính chuyên nghiệp khác cao nên một số nội dung và 6 quy trình quản trị dự án CNTT trong tài liệu này khó có thể áp dụng đƣợc vào đặc thù của một tổ chức công nhƣ Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội. Tình hình nghiên cứu trong nước: Có nhiều sách, luận văn nghiên cứu về quản trị dự án. Về quản trị dự án công nghệ thông tin số lƣợng sách, luận văn, bài viết ít hơn.

Về quản trị dự án công nghệ thông tin tại một số cơ quan, đơn vị cụ thể có một số nghiên cứu, tuy nhiên, số lƣợng không nhiều, trong khuôn khổ luận văn này, tác giả chỉ nêu một số nghiên cứu có tính thực tiễn, ứng dụng cao: (1) – Trƣờng Đại học Công nghệ thông tin, Thành phố Hồ Chí Minh, 2010, Quản lý dự án công nghệ thông tin. Tác giả đã nghiên cứu, phân tích chi tiết về quản lý dự án CNTT từ khái niệm chung về dự án, dự án CNTT, đặc trƣng của một dự án, phân loại dự án, quản lý dự án, các bên liên quan đến dự án. Cuốn sách chia một cách chi tiết chu trình dự án và quản lý dự án theo giai đoạn: xác định, phân tích, thiết kế, thực hiện, kiểm thử, vận hành. Bên cạnh đó, tác giả cũng phân tích một số kỹ năng quản lý dự án: ƣớc lƣợng, lập lịch, quản lý rủi ro, kiểm soát dự án, nhân sự, đánh giá tài chính và hiệu quả dự án, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án.

Mặc dù, các giai đoạn của dự án đƣợc liệt kê ra tƣơng đối nhiều, tuy nhiên, một số giai đoạn có thể nhập lại với nhau nhƣ: xác định, phân tích, thiết kế có thể nhập lại vào giai đoạn lập kế hoạch; thực hiện, kiểm thử hệ thống và kiểm thử chấp nhận, vận hành và khai thác hệ thống có thể nhập lại thành giai đoạn thực hiện. Ngoài ra, giai đoạn kiểm soát dự án và đánh giá tài chính và hiệu quả dự án lại đƣợc đƣa vào phần các kỹ năng quản lý dự án, trong khi, đó là giai đoạn kiểm soát và kết thúc dự án. (2) – Lê Văn Phùng, Trần Nguyên Hƣơng, Lê Hƣơng Giang, 2015, Quản lý dự án công nghệ thông tin. Với mong muốn phục vụ công tác quản lý dự án công nghệ thông tin có hiệu quả hơn, nhóm tác giả do TS.

Lê Văn Phùng làm chủ biên, đã tiến hành biên soạn cuốn sách này trên cơ sở các tài liệu sƣu tập đƣợc và từ chính kinh nghiệm mà các tác giả đã trải qua trong quá trình thực hiện và quản lý dự án CNTT ở Việt Nam. 7 Cuốn sách gồm 5 chƣơng: 1. Dự án và quản lý dự án; 2. Lập kế hoạch dự án CNTT; 3.

Các phƣơng tiện phục vụ quản lý dự án; 4. Tổ chức triển khai, giám sát và điều chỉnh kế hoạch dự án; 5. Quản lý các hoạt động kết thúc dự án. Cuốn sách là tài liệu tham khảo hữu ích.

Tuy nhiên, cuốn sách có phần hạn chế do tập trung chủ yếu vào các dự án phần mềm nói riêng mà không có sự bao quát vào các dự án CNTT nói chung. (3) – Đào Thị Hải Yến, 2015, Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục Công nghệ thông tin và thống kê hải quan.