CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYET l1 CƠ SỞ LÍ THUYẾT CUA PHAN MEM ACCESS: Microsoft Access là một trong những phần mềm ứng dung của bộ phần mềm Microsoft Office. Đây là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, nó trợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin bên ngoài đưa vào máy tính dưới dạng các bảng và có thể tính toán, xử lí trên dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ. Uu điểm của chương trình quản lí trên Access: Dữ liệu được bảo toàn và tập trung Thao tác với dữ liệu được dễ dàng Thông tin trên giao diện xử lí phong phú Access có những đặc tính wu việt hơn, nổi bật là tính đơn giản, hiệu quả, dé sử dụng và có thé tạo ra những ứng dụng mà không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh.1 Khái quất về Access: 1.1 Microsoft Access là gì? Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở đữ liệu quan hệ, cho phép chúng ta tạo, nhập, lưu, xử lí các dữ liệu. Cơ sở dữ liệu quan hệ: là một tập hợp dữ liệu (thông tin) có tổ chức và liên quan đến một chủ đề hay mục đích cụ thể nào đó.
Trong một bảng dữ liệu phải có sự đồng nhất về kiểu dữ liệu và ý nghĩa.12 Đặc điểm của Microsoft Access: “ Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khoá chính, phụ thuộc tồn tại. miền giá trị. của dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ © Với công cụ trình thông minh (Wizard) cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng trong Microsoft Access một cách nhanh chóng. Với công cụ truy vấn bằng thí dụ QBE (Query By Example) sẽ hỗ trợ cho người sử dụng có thể thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp của các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) được viết như thế nào.
Với kiểu trường đối tượng kết nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép người sử dụng có thể đưa vào bên trong tập tin Trang Š HATH ANquyén Tin Chink WDRKH: TS LE (Trọng Tin cơ sở đữ liệu Access các ứng dụng khác trên Windows như: tập tin văn ban Word, bản tính Excel, hình ảnh BMP, âm thanh WAV. * Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin: tất cả các đối tượng của một đối tượng chỉ được lưu trong một tập tin cơ sở dữ liệu duy nhất, đó là tập tin cơ sở dữ liệu Access (MDB) > Ung dụng có thể sử dụng trên môi trường mang máy tinh nhiều người sử dung, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt * Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng khác, có thể chuyển đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng như Word, Excel, HTML ,Visual Basic 6.2 Hộp thoại tao mới tập tin cơ sở dữ liệu Access : Là hộp thoại xuất hiện đầu tiên ngay sau khi chúng ta khởi động Microsoft Access, với hộp thoại này cho phép chúng ta chọn lựa các hành động sau: Blank Access database: Khi chúng ta muốn tạo mới hoàn toàn một tập tin cơ sở dữ liệu Access trắng (tập tin MDB rỗng) Access database wizards: khi chúng ta muốn tạo mới một tập tin cơ sở dữ liệu Access, các trang Web và các ứng dụng kết nối trực tiếp vào SQL Server dựa trên sự hướng dẫn của công cụ trình thông minh của Microsoft Access để có thể tạo nhanh một số ứng dụng quản lí đơn giản đã có sấn trong Microsoft Access như: quản lí bang từ video, học sinh và lớp, địa chi khách hàng. Open an Existing database: Khi chúng ta muốn mở một tập tin cơ sở di liệu Access đã được tạo trước đó Trang ó (À7. Nguun Cân Chink X//0X1X: (15.3 Các đối tượng bên trong tập tin cơ sở di liệu Access: Bang (Table): là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở đữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu, nó chính là cấu trúc cơ sở dữ liệu.
Bên trong một bang, di liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng Truy vấn (query): là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) hoặc công cụ truy vấn bằng thí dụ QBE (Query By Example) để thực hiện các truy vấn rút trích, chọn lọc dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xoá) trên các bảng. Truy vấn bằng thí dụ là một công cụ hỗ trợ việc thực hiện các truy vấn mà không cần phải viết các lệnh SQL, mà chủ yếu dùng kĩ thuật kéo- thả (Drag- Drop) trên cơ sở đồ hoạ Biểu mẫu (Form): cho phép người sử dụng xây đựng nên các màn hình dùng để cập nhật hoặc xem di liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép người sử dụng tạo ra các hộp thoại hỏi đáp giữa người sử dung và hệ thống ứng dụng Trang 7 tÀ((72X.:(Nguyễn “Tân Chink 3/2 X2. TS Đề Frong Tin Báo cáo (Report): cho phép chúng ta tạo ra kết xuất từ các dữ liệu đã lưu trong các bảng, sau đó sắp xếp lại và định dạng theo một khuôn dạng cho trước va từ đó có thể đưa kết xuất này ra màn hình hoặc máy in hoặc các dang tập tin Word/ Excel Tập lệnh (Macro): là công cụ cung cấp cho người sử dụng tao ra các hành động đơn giản trong Microsoft Access như mở biểu mẫu, báo cáo, thực hiện một truy vấn. mà không cần phải biết gì nhiều về ngôn ngữ lập trình Visal Basic Bộ mã lệnh (Module): Với ngôn ngữ Visal Basic cho phép người sử dụng xây dựng các hàm hoặc thủ tục của riêng mình để thực hiện một hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng công cụ tập lệnh, hoặc với mục đích cho chương trình chạy nhanh hơn A.
Các khái niệm: Bảng: là một bảng hai chiều dùng lưu trữ thông tin đữ liệu trong Microsoft Access, gồm có nhiều cột và nhiều đòng. Cột (Field): trong cùng một cột của môt bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một loại đữ liệu chẳng hạn như số, văn bản, ngày. sae số đặc trưng của cột: tên cột (field name): tối đa 255 ki tự - loại dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data type) - _ chiều đài tối đa của dữ liệu được lưu trữ trên một cột (field size) - gid trị mặc định ban đầu của cột (default value) dữliệu tại cột có cho phép rỗng không. Dòng (mẫu tin): là một thể hiện dữ liệu của các cột trong bảng Khoá chính của bảng (primary key): là một thuộc tính được gán cho một hoặc nhiều cột trong bảng (table) nhằm không cho phép nhập trùng nhau (dữ liệu) hoặc không cho phép để ô trống tại các cột khóa chính.
Ngoài ra có thể đựa theo nội dung các cột khoá chính để chỉ ra một dòng dữ liệu duy nhất Trang 8 t\\(72Y/N„guyẫn Tin Chink MDKH: TS Có Trong Tin b. Tạo khóa chính cho bảng Mục đích: Giúp chúng ta tạo các quan hệ giữa các bing với nhau và đồng thời để cho Microsoft Access tự động kiểm tra đữ liệu khi người sử dụng nhập vào bảng là đúng đắn. Chỉ được tạo khóa chính cho một cột hay những cột không có nội dung trùng nhau hay không có ô trống c. Các hình thức của bảng (Table) © Datasheet View: nhiều cột nhiều dòng © Design View: nhìn thấy cấu trúc của bảng (không thấy các dòng dữ liệu) bao gồm tên cột, kiểu đữ liệu.
Thiết lập quan hệ giữa các bang: Tại sao phải tạo lập quan hệ cho các bing Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta chỉ mới có cấu trúc các bảng chứ chưa có các thông tin quan hệ (liên hệ) giữa các bảng với nhau. Do đó việc thiết lập quan hệ giữa các bảng sẽ giúp cho Microsoft Access quản lí các dữ liệu được hợp lí hơn và đồng thời thông qua các mối quan hệ chúngta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bang có quan hệ. Các loại quan hệ giữa hai bảng trong Microsoft Access © M(t - một (one to one): được sử dung mô tả mối quan hệ một - một của hai bằng với nhau se Một - nhiều (one to many): được sử dụng mô tả mối quan hệ một - nhiều của hai bảng với nhau. Đôi khi có thể nói ngược lại là mối quan hệ nhiều - một Các quy tắc ràng buộc giữa các cột quan hệ: - Tự động cập nhật các cột quan hệ (Cascade Update Related Fields): khi có đánh dấu vào ô kiểm tra này, nếu thay đổi giá trị trên cột quan hệ bên nhánh một thì Microsoft Access sẽ tự động cập nhật lại các giá trị trong bảng bên nhánh nhiều.
Ngược lại khi không đánh dấu vào ô kiểm tra này, nếu có tồn tại dữ liệu bên nhánh nhiều thì chúng ta không thể sửa đổi giá trị của cột quan hệ bên nhánh một - Tự đông xoá các mẫu tin quan hệ (Cascade Delete Related records): khi có đánh dấu vào ô kiểm tra này, Microsoft Access sẽ tự động xoá các dòng bên mối quan hệ nhiều nếu mẫu tin bên mối quan hệ một bị xoá đi Trang 9 ATH Ngugen Tân Chink 3/1 KH: FS Le “Trọng Tin Luu ý: Trong quá trình xây đựng một ứng dung bén trong của Microsoft Access bao giờ sau khi thiết kế các bảng thì việc kế tiếp là chúng ta tạo ra các quan hệ giữa các bảng trong ứng dung và sau đó mới nhập di liệu trong các bảng. Khi đó các bảng tại thời điểm này là rỗng (không có dòng dữ liệu nào cả) sé giúp cho việc tao quan hệ được dé dàng hơn. Tuy nhiên, nếu chúng ta làm ngược lại quá trình này có nghĩa là nhập một số dữ liệu thử trước rồi sau đó mới tạo quan hệ thì đôi khi Microsoft Access sẽ không tạo được quan hệ vì dữ liệu có vi phạm các quy tấc ràng buộc. Do đó thông thường nên thiết lập quan hệ trước rồi nhập dữ liệu cho các bang sau.
Truy vấn dữ liệu (QUERY) Ýnghĩa: Query là một thành phần của file Access, dùng để xử lí dữ liệu: - _ nhập dữ liệu vào table - chỉnh sửa đữ liệu trong Table - loc dữ liệu của table - _ tính toán dựa theo dữ liệu trong table - tạo một table từ những đữ liệu của các table Các loại query Select query Make table query Update query Append query Delete query Crosstab query Ynghĩa: Do cấu trúc của các bảng mà người lập trình tạo ra có thể quá ngắn gọn làm cho người sử dụng khó có thể hiểu hết và đồng thời để cho dữ liệu được an toàn thì chúng ta không nên cho phép người sử dụng trực tiếp nhập số liệu vào các bảng.