mở đầu cho vòng sau, có những khi cùng thời điểm phải tiến hành đàm phán với nhiều đối tác. Quá trình đàm phán hợp đồng xuất khẩu có thể chia làm 5 giai đoạn như sau: 1. Giai đoạn chuẩn bị Có thể chia giai đoạn chuẩn bị làm hai bước: Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán và chuẩn bị cụ thể trước một cuộc đàm phán cụ thể. ❖ Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán Muốn đàm phán thành công trước hết cần chuẩn bị tốt các yếu tố sau: Ngôn ngữ, thông tin, năng lực của người/ đoàn đàm phán và thời gian và địa điểm đàm phán.
❖ Chuẩn bị cụ thể trước một cuộc đàm phán cụ thể Trước khi tiến hành một cuộc đàm phán cụ thể cần chuẩn bị rất kỹ càng. Nếu một nhà đàm phán không chuẩn bị kỹ, thì tất yếu sẽ có lúc rơi vào tình trạng không biết mình đang nói gì. Trong mỗi cuộc đàm phán cụ thể để đạt được thành công, theo Jean - M.Hiltrop và Sheila Udall cần thực hiện 6 bước sau: − Chuẩn bị đàm phán (Preparing for negotiation). − Xây dựng chiến lược (Delevoping your strategy).
− Hiểu biết lẫn nhau (Building understanding). − Thương lượng (Bargaining). Giai đoạn tiếp xúc Trong giai đoạn này, cần làm những công việc sau: ❖ Tạo không khí tiếp xúc Cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi khi tạo được những không khí thân mật, hữu nghị, muốn vậy: − Phải làm cho đối tác tin cậy ở mình. − Tìm mọi cách thể hiện những thành ý của mình.
− Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy ở mình bằng những hành động chứ không chỉ bằng lời nói. ❖ Thăm dò đối tác ❖ Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần) Để làm được những công việc trên, cần phải: − Nhập đề tốt. − Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau. Giai đoạn đàm phán Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán,.
Nhầm đi đến ý kiến thống nhất: ký được hợp đồng mua - bán hàng hóa. Giai đoạn này bao gồm: − Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ. − Nhận và đưa ra nhượng bộ. − Phá vỡ những bế tắc.
− Tiến tới thỏa thuận. Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng Đàm phán thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý những điểm sau: − Cần thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng. − Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này.
9 − Hợp đồng không được Có những điều khoản trái với luật hiện hành; − Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ ngữ mập mờ có thể suy luận ra nhiều cách. − Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán. − Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền. − Thử dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo.
Giai đoạn rút kinh nghiệm Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Sau những cuộc đàm phán quan trọng cần tổ chức họp để đánh giá ưu, nhược điểm, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Nhưng nếu chỉ dừng tại đó là chưa đủ, mà còn phải theo dõi suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những vướng mắc, đặc biệt những vướng mắc do hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm các nội dung sau đây: ❖ Kiểm tra ban đầu về tiền thanh toán Nhận được tiền hàng đúng và đủ là điều quan tâm lớn lao của nhà xuất khẩu.
Người bán hàng chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán, đồng thời người xuất khẩu cần tín hiệu xác định có tiền thanh toán mới an tâm sản xuất. ❖ Xin giấy phép xuất khẩu Để có thể xuất khẩu được doanh nghiệp cần phải có giấy phép xuất khẩu hoặc phải có quota. Giấy phép xuất khẩu do Bộ Thương mại cấp, Bộ Thương mại cấp giấy phép xuất khẩu để quản lý hợp đồng xuất khẩu. ❖ Chuẩn bị hàng xuất khẩu Hàng hóa xuất khẩu phải được chuẩn bị về số lượng cũng như chất lượng, Chất lượng sản phẩm phải đúng theo yêu cầu hợp đồng qui định.
Giao hàng đúng chất lượng và đúng thời gian là hai yếu tố bắt buộc khi doanh nghiệp muốn làm ăn lâu dài với các công ty nước ngoài. 10 ❖ Thuê tàu hoặc báo người mua thuê tàu Nếu điều kiện giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF, CFR, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. ❖ Làm thủ tục hải quan Việc làm thủ tục hải quan gồm các bước chủ yếu sau: Khai báo hải quan, xuất trình hàng hoá, thực hiện các quyết định của hải quan và giao hàng với tàu.
❖ Giám định, kiểm hóa, giao hàng xuống tàu. Hàng xuất khẩu nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển, do đó chủ hàng hoặc người xuất khẩu thường phải làm những công việc sau: − Lập bảng kê hàng chuyên chở. − Người xuất khẩu giám sát theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu. − Sau khi hàng đã được xếp lên tàu xong, chủ hàng được cấp “Biên lai thuyền phó” (Master recepit) xác nhận hàng đã nhận xong.
− Trên cơ sở “Biên lai thuyền phó” chủ hãng sẽ đổi lấy vận đơn đường biển sạch (clean bill of loading). ❖ Thông báo giao hàng, lập bộ chứng từ thanh toán Sau khi giao hàng xong, ngày hôm sau người xuất khẩu nhận B/L ở đại lý vận tải. Đồng thời lập C/O và các giấy tờ theo yêu cầu của khách hàng. Nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền.
Yêu cầu của bộ chứng từ này là chính xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức (Nếu thanh toán bằng L/C, còn nếu thanh toán bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu trong hợp đồng hoặc theo yêu cầu cùa ngân hàng). ❖ Trình chứng từ thanh toán tại ngân hàng thương lượng − Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. − Bộ thứ hai lập cho lượng hàng hoá dư ra và sẽ thanh toán theo D/A, D/P, hoặc T/T… 11 − Bộ chứng từ lập xong cần kiểm tra kỹ lưỡng xuất trình cho ngân hàng để thanh toán hoặc chiết khấu. ❖ Giải quyết khiếu nại (nếu có) Khi có khiếu nại xảy ra trước tiên 2 bên cần ngồi lại thoả thuận, thống nhất cần giải quyết vấn đề trên tinh thần hợp tác để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Nếu không được mới cần sự giúp đỡ hòa giải của bên thứ ba hoặc đưa ra trọng tài kinh tế hoặc giai quyết ở tòa án như trong hợp đồng đã qui định. Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu Để đánh giá kết quả kinh doanh xuất khẩu có nhiều chỉ tiêu đánh giá, chúng ta có thể sử dụng một số chỉ tiêu sau: ❖ Chỉ tiêu doanh thu xuất khẩu Doanh thu xuất khẩu là chỉ tiêu quan trọng phản ánh kết quả tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp ở nước ngoài. Để tồn tại và phát triển thì trước hết doanh nghiệp sản xuất ra phải tiêu thụ được sản phẩm của mình. Doanh thu từ hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp được tính bằng công thức: TR=P.Q Trong đó: TR: Tổng doanh thu từ hoạt động xuất khẩu P: Giá cả hàng xuất khẩu Q: Số lượng hàng xuất khẩu ❖ Lợi nhuận từ hoạt động xuất khẩu Lợi nhuận từ hoạt động xuất khẩu là lượng dư ra của doanh thu xuất khẩu so với chi phí xuất khẩu, được tính bằng công thức sau: LNXK = TR – TC LNXK = TR – TCKT LNtt = TR – TCtt Trong đó: TC: Tổng chi phí bỏ ra cho xuất khẩu LNKT: Lợi nhuận kinh tế TCKT: Chi phí kinh tế 12 LNTT: Lợi nhuận tính toán TCtt: Chi phí tính toán ❖ Tỷ suất lợi nhuận xuất khẩu Là chỉ tiêu hiệu quả tương đối nó có thể tính theo công thức: Tỷ suất LNXK: p= P/TRx100% Trong đó: p: Tỷ suất lợi nhuận xuất khẩu P: Lợi nhuận xuất khẩu TR: Tổng doanh thu từ hoạt động xuất khẩu Nếu p>1 thì doanh nghiệp đạt hiệu quả trong xuất khẩu Nếu p<1 thì doanh nghiệp không đạt hiệu quả trong xuất khẩu ❖ Tỷ suất ngoại tệ xuất khẩu Là số lượng bản tệ bỏ ra để thu hút được một đơn vị ngoại tệ.
Tỷ suất ngoại tệ: (Doanh thu XK x 100%)/ Chi phí XK Nếu tỷ suất ngoại tệ hàng xuất khẩu lớn hơn tỷ giá do ngân hàng Nhà nước công bố thì nên xuất khẩu và ngược lại. Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu 1. Môi trường bên ngoài 1. Môi trường vĩ mô Trên thực tế, các ngành và doanh nghiệp được đặt trong một môi trường vĩ mô rộng lớn, bao gồm sáu phân đoạn: kinh tế, công nghệ, văn hóa xã hội, chính trị luật pháp, các điều kiện tự nhiên.
Những thay đổi trong môi trường vĩ mô có thể có tác động trực tiếp đến bất kỳ lực lượng nào đó trong ngành. Do đó, làm biến đổi sức mạnh tương đối đến các thế lực khác và với chính nó, cuối cùng là làm thay đổi tính hấp dẫn của một ngành. ❖ Môi trường chính trị - pháp luật Chính trị: Là yếu tố đầu tiên mà các nhà đầu tư, nhà quản trị, các doanh nghiệp quan tâm phân tích để dự báo mức độ an toàn trong các hoạt động tại các quốc gia, các khu vực nơi mà doanh nghiệp đang có mối quan hệ mua bán hay đầu tư. Các yếu tố như thể chế chính trị, sự ổn định hay biến động về chính trị tại 13 quốc gia hay một khu vực là những tín hiệu ban đầu giúp các nhà quản trị nhận diện đâu là cơ hội hoặc đâu là nguy cơ của doanh nghiệp để đề ra các quyết định đầu tư, sản xuất kinh doanh trên các khu vực thị trường thuộc phạm vi quốc gia hay quốc tế.