Khóa luận tốt nghiệp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế zoma

Luận văn tốt nghiệp nghiên cứu tốt nghiệp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty cổ phần quốc tế zoma, điều tra thực trạng, phân tích số liệu, đề xuất

• Tác giả: Lê Trần Tú Anh
• Người hướng dẫn: PGS,TS Đàm Gia Mạnh
• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế và Thương Mại Điện Tử
• Đề tài: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Zoma
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tìm Hiểu Về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty Zoma

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh tại công ty cổ phần quốc tế Zoma. Hệ thống này không chỉ giúp quản lý thông tin khách hàng mà còn hỗ trợ trong việc theo dõi doanh thu và tồn kho. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện dịch vụ khách hàng.

1.1. Khái Niệm Về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các công cụ và quy trình giúp thu thập, xử lý và phân phối thông tin cần thiết cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp. Tại Zoma, hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý bán hàng hiệu quả.

1.2. Lợi Ích Của Hệ Thống Thông Tin Trong Quản Lý Bán Hàng

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích như giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng, cải thiện độ chính xác trong quản lý tồn kho và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Điều này giúp Zoma duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

II. Những Thách Thức Trong Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty Zoma

Công ty Zoma đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý bán hàng, bao gồm việc thiếu thông tin chính xác và kịp thời, quy trình bán hàng không đồng bộ và khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất. Những vấn đề này ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định và hiệu quả kinh doanh.

2.1. Thiếu Thông Tin Chính Xác

Việc thiếu thông tin chính xác về khách hàng và sản phẩm dẫn đến quyết định không hiệu quả trong quản lý bán hàng. Điều này có thể gây ra sự mất mát doanh thu và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

2.2. Quy Trình Bán Hàng Không Đồng Bộ

Quy trình bán hàng không đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý đơn hàng. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong giao hàng và không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

III. Phương Pháp Phân Tích Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Tại Zoma

Để cải thiện hệ thống thông tin quản lý bán hàng, công ty Zoma cần áp dụng các phương pháp phân tích hiện đại. Việc này bao gồm khảo sát thực trạng, phân tích yêu cầu và thiết kế hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

3.1. Khảo Sát Thực Trạng Hệ Thống Hiện Tại

Khảo sát thực trạng hệ thống thông tin hiện tại giúp xác định những điểm yếu và cơ hội cải tiến. Qua đó, Zoma có thể đưa ra các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng.

3.2. Phân Tích Yêu Cầu Hệ Thống

Phân tích yêu cầu hệ thống là bước quan trọng để xác định các chức năng cần thiết cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Điều này giúp đảm bảo rằng hệ thống sẽ đáp ứng được nhu cầu của người dùng và doanh nghiệp.

IV. Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Tại Công Ty Zoma

Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Zoma cần được thực hiện một cách bài bản và khoa học. Việc này bao gồm thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng và các chức năng cần thiết để hỗ trợ quy trình bán hàng.

4.1. Thiết Kế Cơ Sở Dữ Liệu

Cơ sở dữ liệu là phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Thiết kế cơ sở dữ liệu cần đảm bảo tính chính xác và khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.

4.2. Thiết Kế Giao Diện Người Dùng

Giao diện người dùng cần được thiết kế thân thiện và dễ sử dụng để người dùng có thể thao tác một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này sẽ giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên trong quá trình sử dụng hệ thống.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Tại Zoma

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng đã được áp dụng tại công ty Zoma và mang lại nhiều kết quả tích cực. Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cải thiện quy trình bán hàng, tăng cường khả năng theo dõi và quản lý thông tin khách hàng.

5.1. Cải Thiện Quy Trình Bán Hàng

Hệ thống thông tin giúp cải thiện quy trình bán hàng bằng cách tự động hóa các bước từ tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho công ty.

5.2. Tăng Cường Quản Lý Thông Tin Khách Hàng

Hệ thống cho phép công ty theo dõi thông tin khách hàng một cách chi tiết và chính xác. Điều này giúp Zoma nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.

VI. Kết Luận Và Tương Lai Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Bán Hàng Tại Zoma

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Zoma đã chứng minh được giá trị của nó trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tương lai, công ty cần tiếp tục cải tiến và mở rộng hệ thống để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

6.1. Đánh Giá Hiệu Quả Hệ Thống

Đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin quản lý bán hàng là cần thiết để xác định những điểm mạnh và điểm yếu. Qua đó, Zoma có thể đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.

6.2. Định Hướng Phát Triển Trong Tương Lai

Công ty cần có định hướng phát triển rõ ràng cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng trong tương lai. Việc này bao gồm việc áp dụng công nghệ mới và cải tiến quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Một số khái niệm về quản trị kinh doanh Khái niệm quản trị Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực như quản trị hành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế). Có rất nhiều quan niệm về quản trị: - Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức.

- Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động. - Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. Khái niệm quản trị kinh doanh Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh chia ra nhiều lĩnh vực: quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị marketing, quản trị sản xuất.

Quản trị kinh doanh là tập hợp các hoạt động có liên quan và tương tác mà một chủ thể kinh doanh tác động lên tập thể những người lao động tron doanh nghiệp để sử dụng một cách tốt nhất mọi nguồn lực, tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông kinh doanh. Quản trị nhân sự là hệ thông các quan điểm, chính sách và hoạt động thwucj tiễn được sử dụng trong quản trị con người của một tổn chức nhằm đạt được kết quả tốt ưu cho cả tổ chức và nhân viên. Quản trị tài chính doanh nghiệp là các hoạt động nhằm phối trí các dòng tiền tệ trong doanh ngiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị tài chính báo gồm các hoạt đồng làm cho luồng tiền tệ của công ty phù hợp trực tiếp với các kế hoạch.

Quản trị quan hệ khách hàng là quá trình lựa chọn những khách hàng mà một doanh nghiệp có thể phục vụ một cách sinh lời nhất và thiết lập những tương tác riêng biệt giữa doanh nghiệp với từng khách hàng. Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin Dữ liệu là các giá trị phản ánh sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng.

Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ sữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp,.), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút.

Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các thông tin khác. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định của tổ chức. MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.

Quy trình phân tích, thiết kế HTTT Có nhiều tài liệu viết với số lượng quy trình khách nhau nhưng về bản chất chúng không khác nhau. Theo Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, Thống Kê, 2002. thì tài liệu chia quy trình PTTK HTTT chia làm 6 giai đoạn. Mỗi giai đoạn lại mang một chức năng nhiệm vụ khác nhau.

Giai đoạn 1: Khảo sát dự án Trong giai đoạn đầu tiên này, nhiệm vụ chính là thu thập thông tin có liên quan cần thiết. Qua quá trình xử lý, phân tích thông tin từ đó đưa ra được lựa chọn phương án tốt nhất cho dự án. Quá trình khảo sát được chia làm hai bước: Bước 1:Khảo sát dự án Khảo sát sơ bộ: từ các nguồn thu thập thông tin có sẵn, các yếu tốt cơ bản được khảo sát. Từ đó, nhà phát triển HTTT có cái nhìn tổng quan và đưa ra được các giải pháp cho dự án.

Khảo sát chi tiết: từ các thông tin mang tính phức tạp, chuyên môn sâu hay đòi hỏi phải có hiểu biết nghiệp vụ… các dữ liệu được thu thập phục vụ cho quá trình nghiên cứu và phát triển hệ thống. Người phát triển hệ thống không thể phát triển hệ thống khi mà không hiểu biết sâu về lĩnh vực mình đang xây dựng hệ thống. 5 Bước 2: Đặt ra các câu hỏi và vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết: Trong quá trình khảo sát dự án thì cần tối thiểu trả lời được một trong các câu hỏi như dữ liệu, thông tin được đưa vào như thế nào? Xử lý ra làm sao? Hệ thống bao gồm chức năng gì?. Sau khi phân tích thông tin và đưa ra các vấn đề cần giải quyết, từ đó nhà phát triển sẽ chọn lọc các thông tin và xây dựng hệ thống thông tin sao cho phù hợp với doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Trong giai đoạn này ta cần: Xác định yêu cầu của HTTT: Yêu cầu về chức năng, yêu cầu kiến trúc, ngôn ngữ phần mềm, các yêu cầu khác và khả năng nâng cấp trong tương lai. Phân tích và đặc tả mô hình các chức năng và các tác nhân được thể hiện thông qua các sơ đồ. Phân tích luồng dữ liệu, xác định các thuộc tính lập thành các bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field). Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cùng các mối quan hệ giữa bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) của dữ liệu.

Giai đoạn 3: Thiết kế Từ những thông tin, tài liệu được khảo sát và phân tích, nhà phát triển thực hiện phân tích bằng các phần mềm chuyên dụng và chuyển hóa chúng dần thành phần mềm. Quá trình thiết kế được thực hiện qua 2 bước: Bước 1: Thiết kế tổng thể Từ những tài liệu được khảo sát và phân tích, qua các phần mềm chuyên dụng như Sybase PowerDesigner, CA ERwin Data Modeler, Star UML, nhà phát triển thực hiện mô hình hóa. Qua quá trình này, nhà phát triển có thể thể hiện được các mối quan hệ giữa các đối tượng, cũng như tạo nền tảng để xây dựng phát triển phần mềm. Bước 2: Thiết kế chi tiết Sau quá trình thiết kế tổng thể, nhà phát triển đi vào thiết kế chi tiết bao gồm việc thiết kế cơ sở dữ liệu (Database), thiết kế truy vấn, thủ tục hàm, thiết kế giao diện, thiết kế chức năng phần mềm, thiết kế báo cáo,… Thực chất, thiết kế là việc sử dụng các phương pháp, công cụ nhằm tạo ra mô hình hệ thống giúp bộ phận viết mã chương trình dễ dàng hiểu và xây dựng phần mềm theo đúng yêu cầu.

Giai đoạn 4: Thực hiện Sau khi mà đã có thiết kế chi tiết, tuy vào yêu cầu thực tiễn của bài toán mà nhà phát triển lựa chọn sau: 6 - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có thể là SQL Server, Oracle, MySQL, … và thực hiện cài đặt cơ sở dữ liệu đó cho hệ thống. - Công cụ lập trình (Microsoft Visual Studio, PHP Designer,. - Công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar,. - Với các phần mềm phức tạp thì cần viết cả tài liệu hướng dẫn.

Giai đoạn 5: Kiểm thử Đây là giai đoạn đưa phần mềm vào thử nghiệm, mục đích chính là để kiểm tra lỗi có thể sảy ra cũng như thu thập phản hồi từ người dùng. Quá trình kiểm thử được thực hiện qua các bước sau: Bước 1: Lựa chọn công cụ kiểm thử. Bước 2: Thử nghiệm các modules chức năng của hệ thống thông tin. Bước 3: Khắc phục lỗi nếu có.

Kết quả nhằm hướng đến một hệ thống thông tin đạt đầy đủ các yêu cầu có thể tiếp tục đưa ra sử dụng. Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì Gia đoạn này hệ thống thông tin được cài đặt và đưa vào sử dụng và liên tục được bảo trì, phát hiện các sai sót, khuyết điểm. Khi mà hệ thống đưa vào khai thác thực sự hiệu quả, thì nhà phát triển tiếp tục nghiên cứu và cải tiến đưa ra các phiên bản mới hơn có nhiều chức năng hơn, giao diện thân thiện hơn hay đơn giản chỉ là có nhiều chức năng hơn. Các phương pháp phân tích thiết kế HTTT Theo Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, Thống Kê, 2002 thì có 3 phương pháp PTTK.

- Phương pháp phân tích cổ điển (phi cấu trúc) - Phương pháp phân tích bán cấu trúc - Phương pháp phân tích có cấu trúc a) Phương pháp phân tích cổ điển (phi cấu trúc) Đặc điểm Gồm các pha (phase): Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống. Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác. Chu trình phương pháp phân tích thi ết kế cổ điển Nguồn: Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, Thống Kê, 2002 Nhược điểm: Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp. Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện ở giai đoạn cuối pha kiểm thử.

Lúc đó, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể buộc phải sửa đổi hàng loạt các môđun. Khi một lỗi được phát hiện, khó chẩn đoán môđun nào (trong số hàng trăm, hàng ngàn môđun) chứa lỗi. Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự nên sau khi đã kết thúc một pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa và nếu ở pha trước còn lỗi thì các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó.