CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1. Tổng quan về kế hoạch hóa 1. Khái niệm Mỗi khái niệm khi chúng ta tìm hiểu sẽ có rất nhiều thông tin khác nhau.
Khái niệm kế hoạch cũng vậy, theo Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) “Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kì danh sách, sơ đồ, bảng biểu, được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra”. Kế hoạch là việc lựa chọn đường lối hành động cho một tổ chức và các thành viên trong tổ chức đó phải tuân theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định phải làm gì, làm như thế nào, làm khi nào, làm ở đâu, tại sao phải làm và ai sẽ làm nhằm đưa chúng ta từ vị trí hiện tại đến mong muốn đạt được trong tương lai. Là một nội dung và là chức năng quan trọng nhất của quản lý.
Theo David Besio - nhà nghiên cứu tại Đại học California - San Francisco cho rằng: “Nếu bắt đầu một ngày mà không có kế hoạch, thì bạn sẽ luôn phải đối phó với những việc bất ngờ ập đến. Còn khi bạn đã có kế hoạch rõ ràng, những việc ngoài lề sẽ không thể cản trở được bạn” Vì kế hoạch đi đôi với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Kế hoạch không chỉ là phương pháp xác định mục tiêu mà còn là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Khái niệm kế hoạch hóa sẽ có nhiều thông tin khác ở các khái niệm khác nhau, theo Từ điển bách khoa Việt Nam 2 (2002) cho rằng “ Kế hoạch hóa là hoạt động của 5 con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các quy luật kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kỹ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ nền sản xuất xã hội theo những mục tiêu thống nhất” Theo Th.S Bùi Đức Tuân(2005) cho rằng: “Kế hoạch hóa DN là thể hiện kĩ năng tiên đoán mục tiêu phát triển và tổ chức quá trình thực hiện mục tiêu đặt ra.
Do vậy, kế hoạch là công cụ hiệu quả trong công tác quản lí của doanh nghiệp” Hiểu theo cách tổng quát kế hoạch hóa là một phương thức quản lý theo mục tiêu, kế hoạch hóa (KHH) được thực hiện ở nhiều quy mô và phạm vi khác nhau: kế hoạch hóa kinh tế quốc dân; kế hoạch hóa theo vùng, địa phương; kế hoạch hóa ngành, lĩnh vực; kế hoạch hóa doanh nghiệp (DN). Kế hoạch hóa hoạt động sản xuất kinh doanh của DN gọi tắt là kế hoạch hóa doanh nghiệp được xác định là một phương thức quản lí doanh nghiệp theo mục tiêu, nó bao gồm toàn bộ các hành vi can thiệp một cách có chủ định của các nhà lãnh đạo và quản lý DN vào các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của đơn vị mình nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra. Vai trò của kế hoạch hóa a. Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung: Trong cơ chế KHH tập trung, hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch của doanh nghiệp chính là các chỉ tiêu pháp lệnh mang tính toàn diện, chi tiết do cơ quan quản lý cấp trên giao xuống, dựa trên cơ sở cân đối chung toàn ngành, toàn nền kinh tế.
Hệ thống các chỉ tiêu pháp lệnh là cơ sở điều tiết cho mọi hoạt động tổ chức và quản lý tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. Ngô Thắng Lợi cho rằng: “Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung, hệ thống chỉ tiêu kế hoạch pháp lệnh là cơ sở điều tiết mọi hoạt động tổ chức ốc và quản lý sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vai trò lớn nhất của các cơ chế này là: có năng lực các tỷ lệ tiết kiệm và tích lũy rất cao, thực hiện được những cân đối cần thiết trong tổng thể nền kinh tế quốc dân, nền kinh tế có thể đạt được mức cung ứng ảnh các nguồn lực cần thiết để tạo ra tăng trưởng nhanh. Đặc biệt nhờ có cơ chế kế hoạch hóa tập trung mà nhà nước có thể hướng các nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu và các lĩnh vực cần ưu tiên trong trong từng thời kỳ nhất định.
Các 6 đơn vị kinh tế xem như là những tế bào trong tổng thể nền kinh tế, thực hiện nhiệm vụ kế hoạch theo những mục tiêu thống nhất từ trên xuống. Có thể nói cơ chế kế hoạch hóa tập trung áp dụng ở nước ta trong một thời kỳ dài, nó đem lại những kết quả đáng kể, nhất là trong thời kỳ Việt Nam thực hiện cuộc kháng chiến chống Mỹ. Với cơ chế này, nhiều doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ ở nước ta đã ra đời cung cấp một khối lượng của cải vật chất đáng kể, đảm đương được những nhiệm vụ nặng nề trong công cuộc phục vụ kháng chiến và quốc kế dân sinh.” Vai trò của cơ chế này là có năng lực tạo ra các tỉ lệ tiết kiệm, tích lũy cao, thực hiện được những cân đối cần thiết trong tổng thể nền kinh tế quốc dân, nền kinh tế có thể đạt được mức cung ứng các nguồn lực cần thiết để tạo ra tăng trưởng nhanh. Nhà nước đóng vai trò quản lý toàn diện trực tiếp các vấn đề kinh tế, có khả năng tập trung nguồn lực để thực hiện các mục tiêu và các lĩnh vực cần ưu tiên trong từng thời kỳ nhất định.
Các đơn vị kinh tế thực hiện nhiệm vụ kế hoạch theo những mục tiêu thống nhất từ trên xuống. Vai trò KHH trong nền kinh tế thị trường Theo PGS. Ngô Thắng Lợi (2005) cho rằng: “Lập luận về sự tồn tại và phát triển của KHH DN trong nền kinh tế thị trường xuất phát từ chính vai trò của nó trong quản lý doanh nghiệp. Nhưng vai trò chính được thể hiện như sau: - Tập trung sự chú ý của các hoạt động trong doanh nghiệp vào các mục tiêu.
Kế hoạch hóa nhằm đạt được các mục tiêu của doanh ngiệp, các hoạt động của kế hoạch hóa là sự tập trung chú ý vào những mục tiêu này. Kế hoạch hóa thiết lập các mục tiêu cần thiết cho sự phấn đấu của tập thể và đảm bảo thực hiện các mục tiêu với chi phí thấp nhất. Việc quản lý bằng kế hoạch giúp các doanh nghiệp dự kiến được những cơ hội, thách thức có thể xảy ra trong biến động của thị trường đề quyết định nên làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm trong một thời kỳ nhất định. - Công tác kế hoạch hóa với việc ứng phó những bất định và thay đổi của thị trường.
Việc lập kế hoạch nhằm giúp các ngành quản lý tìm các cách tốt nhất để đạt được mục 7 tiêu đặt ra, phân công, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong hệ thống tổ chức thực hiện mục tiêu kế hoạch và ứng phó với những bất ổn trong kinh doanh. - Công tác kế hoạch hóa với việc tạo khả năng tác nghiệp nền kinh tế trong doanh nghiệp. Công tác kế hoạch hóa chú trọng vào các hoạt động hiệu quả và đảm bảo tính phù hợp, tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới mục tiêu sản xuất sản phẩm và dịch vụ cuối cùng. Trên nền tảng đó, các nhà quản lý thực hiện các phân công, tổ chức các hoạt động cụ thể, chi tiết theo đúng trình tự, đảm bảo cho sản xuất không bị rối loạn và tốn kém.” Kế hoạch hóa đã và đang đóng góp vai trò quan trọng đối với quá trình điều hành và quản lý doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Quy trình lập kế hoạch trong doanh nghiệp Theo PGS. TS Ngô Thắng Lợi (2005) cho rằng: “có nhiều cách tiếp cận về quy trình kế hoạch trong doanh nghiệp hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã định. Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó là cả một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp. Một trong những quy trình được áp dụng rộng rãi là quy trình PDCA.
Trong đó các hoạt động liên quan đến kế hoạch kế hoạch doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và được thể hiện qua sơ đồ sau: 8 Điều chỉnh (ATC) Lập kế hoạch (PLAN) - Điều chỉnh thực hiện các Xác định mục tiêu, qui quy trình, thủ tục. trình, thủ tục… cần thiết để thực hiện mục tiêu - Điều chỉnh mục tiêu - Kiểm tra, so sánh thực tế Triển khai thực hiện các qui với kế hoạch. trình, thủ tục… đã dự định - Đánh giá sai lệch Kiểm tra (CHECK) Tổ chức thực hiện (DO) Sơ đồ 2.Quy trình lập kế hoạch trong doanh nghiệp (PDCA) (Nguồn: PGS. Ngô Thắng Lợi, 2005) 1.
Hệ thống hóa kế hoạch trong doanh nghiệp a. Theo độ thời gian Theo PGS. Ngô Thắng Lợi cho rằng: “Ba loại kế hoạch ngắn, trung và dài hạn cần phải được liên kết chặt chẽ với nhau và không được phủ nhận lẫn nhau. Cần thiết phải nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc giải quyết mối quan hệ giữa các loại kế hoạch theo thoài gian vì trên thực tế, đã nãy sinh nhiều lãng phí từ các quyết định theo những tình hống trước mắt mà không đánh giá được ảnh hưởng của các quyết định đối với các mục tiêu dài hạn hơn.
Nhiều kế hoạch ngắn hạn đã không những không đóng góp gì cho một kế hoạch dài hạn mà còn gây nhiều trở ngại, hay có những đòi hỏi nhiều đối với các kế hoạch dài hạn.” Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức, xác định các mục tiêu, chính sách giải pháp dài hạn về 9 tài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển …do những nhà quản lý cấp cao lập mang tính tập trung cao và linh hoạt.