CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ VẤN ĐỀ THỰC HIỆN K Ế HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về vấn đề thực hiện kế hoạch SXKD của doanh nghiệp 1. Khái niệm kế hoạch, kế hoạch SXKD, chức năng và phân loại kế hoạch SXKD của doanh nghiệp 1. Khái niệm kế hoạch Mỗi khái niệm khi chúng ta tìm hiểu sẽ có rất nhiều thông tin khác nhau.
Khái niệm kế hoạch cũng vậy, theo từ Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) “Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kì danh sách, sơ đồ, bảng biểu, được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra”. Thông thường kế hoạch được hiểu như một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động và thông qua đó ta hy vọng sẽđạt được mục tiêu. Nói đến kế hoạch là nói đến những người vạch ra mà không làm nhưng họ góp phần vào kết quả đạt được như kế hoạch đề ra. Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai phần chính là mục tiêu và giải pháp.
Theo đó thì làm kế hoạch phải xác định được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức để có thể đạt được những mục tiêu đó. Theo cách hiểu đó thì rõ ràng thì rõ ràng kế hoạch được lập trên mọi lĩnh vực của đời sống và xã hội. Kế hoạch là một chức năng quản lý. Kế hoạch có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó.
Theo đó, có ba nội dung chủ yếu của kế hoạch là: (1) xác định, hình thành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức, doanh nghiệp ; (2) Xác định và bảo đảm (mang tính chắc chắn, cam kết) về các nguồn lực cần thiết có thể đạt được những mục tiêu đó; (3) Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đề ra. SVTH: Trần Thị Thanh Hoài _ Lớp K46A KH-ĐT 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Mai Chiếm Tuyến 1. Khái niệm kế hoạch SXKD Theo Hội đồng Quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển bách khoa Việt Nam (2005) “Kế hoạch SXKD là một kế hoạch mô tả quá trình sản SXKD của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian.
Nó đánh giá việc SXKD đã có kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng để phát triển và thành công trong tương lai”. Để có thể tồn tại và phát triển, tìm ra định hướng kinh doanh cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần có một kế hoạch SXKD, kế hoạch SXKD giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình thực tế và đưa ra được những định hướng trong tương lai. Nó là một công cụ quản lý của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu, các chiến lược, xác định thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nội lực của doanh nghiệp, đưa ra các phương hướng kinh doanh và phương thức để thực hiện các mục tiêu, chiến lược. Kế hoạch dù có sai vẫn rất cần thiết.
Nó là trọng tâm của việc hoạch định kinh doanh là thước đo của kết quả kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh giúp người làm ăn có được tầm nhìn tốt hơn cho việc kinh doanh trong tương lai. Trong kinh doanh, nếu không có kế hoạch gì vào phút khởi đầu, người làm ăn sẽ không biết phục hồi hoặc điều chỉnh kế hoạch của mình ra sao. Việc viết một kế hoạch SXKD là một bước quan trọng trong việc tạo nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế của doanh nghiệp. Người ta có thể sử dụng nó để đánh giá ý tưởng, có thể dùng nó để vay vốn tại ngân hàng, tìm kiếm cơ hội từ các nhà đầu tư.
Chức năng của kế hoạch SXKD trong doanh nghiệp Kế hoạch trong doanh nghiệp với tư cách là công cụ quản lý theo mục tiêu vì vậy nó có vai trò quan trọng trong công tác quản lý vi mô trong doanh nghiệp, nó được thể hiện qua các chức năng sau đây: Chức năng ra quyết định: kế hoạch cho phép ra quyết định và phối hợp các quyết định. Vì trong doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận, đơn vị với các chức năng khác nhau và mỗi bộ phận đơn vị chức năng này có nhưng vai trò khác nhau trong doanh nghiệp. Nên nhiều khi các bộ phận này có thể không thống nhất với nhau trong quá trình quyết định hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy kế hoạch sẽ giúp cho quá trình ra quyết định của các bộ phận theo một quy trình thống nhất, tránh trường hợp xung đột giữa các SVTH: Trần Thị Thanh Hoài _ Lớp K46A KH-ĐT 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Mai Chiếm Tuyến đơn vị bộ phận.
Nhưng khi đó ra được quyết định rồi thì việc phối hợp các quyết định đó lại với nhau cũng không phải đơn giản vì vẫn có sự khác biệt giữa các quyết định của các bộ phận chức năng cho nên nó cần có công tác kế hoạch để phối hợp các quyết định sao cho các hoạt động của doanh nghiệp được vận hành suôn sẻ. Chức năng giao tiếp: kế hoạch tạo điều kiện cho các nhà lãnh đạo và quản lý của doanh nghiệp có thể giao tiếp được với nhau, nó cho phép lãnh đạo các bộ phận có thể phối hợp trao đổi xử lý các thông tin và những vấn đề trong doanh nghiệp.Khi có một quy trình kế hoạch thống nhất nó sẽ giúp phần cung cấp trao đổi thông tin giữa các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp với nhau, từ đó các lãnh đạo của các bộ phận khác có thể nắm bắt được những thông tin và các hoạt động của các bộ phận khác để từ đó mà có được những phương án hoạt động cho bộ phận mình sao cho phù hợp với những bộ khác để đảm bảo cho mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra, đồng thời phản hồi thông tin từ dưới lên ban lãnh đạo về quá trình thực hiện kế hoạch. Từ đó ban lãnh đạo, có thể kiểm tra đánh giá công tác tổ chức, thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kịp thời. Kế hoạch không chỉ là kênh thông tin dọc mà còn có chức năng kênh thông tin ngang giữa các phòng, ban chức năng.
Vì kế hoạch chức năng có mối quan hệ với nhau nên việc trao đổi thông tin là rất quan trọng. Kế hoạch giúp các cho các bộ phận nắm được tiến độ của các bộ phận khác và có thể điều chỉnh kế hoạch bộ phận để đi đúng tiến độ. Chức năng quyền lực: là chức năng xuất phát từ chức năng ra quyết định của kế hoạch bởi bản kế hoạch chính là biểu hiện về mặt giấy tờ của quyết định của nhà lãnh đạo, quyền lực của lãnh đạo trong doanh nghiệp vì thế nó yêu cầu các cấp liên quan phải tuân thủ theo kế hoạch mà thực hiện không được làm trái. Nếu một cá nhân hay cán bộ nào làm sai, không đúng với kế hoạch, với quyền hạn được quy định trong kế hoạch, họ tất yếu phải chịu trách nhiệm trước hậu quả gây ra (Bùi Đức Tuân, 2005).
Phân loại kế hoạch SXKD trong doanh nghiệp Trên những góc độ khác nhau thì hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp được chia thành nhiều góc độ khác nhau (Bùi Đức Tuân, 2005): Theo góc độ thời gian: góc độ thời gian là sự phân đoạn kế hoạch theo thời gian. Theo đó thì có các loại kế hoạch sau: SVTH: Trần Thị Thanh Hoài _ Lớp K46A KH-ĐT 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Mai Chiếm Tuyến Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch đầu tiên nhằm cụ thể hóa chiến lược kinh doanh của Công ty. Áp dụng với doanh nghiệp lớn, quy mô sản xuất lớn nhiều lao động, lương thực cho nhóm sản phẩm, nhằm xác định một định hướng cho phát triển kinh doanh nghiệp theo đuổi trong thời gian tương đối dài (5 năm) Kế hoạch trung hạn: cụ thể hóa những định hướng của kế hoạch dài hạn ra khoảng thời gian ngắn hạn thường 1 đến 3 năm.
Kế hoạch trung hạn đề cập đến sản phẩm mà doanh nghiệp sẽ sản xuất trong trung hạn đáp ứng nhu cầu thị trường, giúp doanh nghiệp phối hợp, sử dụng hợp lý các nguồn lực. Kế hoạch ngắn hạn: thường là kế hoạch hằng năm và kế hoạch tiến độ. Nó thường bao gồm các phương án sử dụng các nguồn lực một cách cụ thể để đạt được mục tiêu trong kế hoạch dài hạn và trung hạn. Ba loại kế hoạch này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Tuy nhiên kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm, chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch SXKD của Công ty. Theo nội dung, tính chất: Kế hoạch chiến lược: là những mục tiêu định hướng cho doanh nghiệp và những biện pháp để thực hiện mục tiêu đề ra. Việc xây dựng kế hoạch chiến lược thường xuất phát từ khả năng thực tế của doanh nghiệp, biểu hiện những phương án ứng phó với những điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Thường thì kế hoạch chiến lược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy vậy nó không đồng nghĩa với kế hoạch dài hạn.
Nhiều doanh nghiệp đã dựa vào những kế hoạch chiến lược ngắn hạn. Nói đến chiến lược không phải nói đến góc độ thời gian của chiến lược mà nói đến tính chất định hướng của kế hoạch và bao gồm toàn bộ mục tiêu tổng thể phát triển doanh nghiệp. Trách nhiệm soạn thảo kế hoạch chiến lược trước hết là của lãnh đạo doanh nghiệp, vì kế hoạch chiến lược đòi hỏi trách nhiệm cao, quy mô hoạt động rộng lớn của các nhà quản lý. Kế hoạch chiến thuật (kế hoạch tác nghiệp): nó là công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu của chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Kế hoạch đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể mà doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện kế hoạch chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp được thể hiện cụ thể ở những bộ phận kế hoạch riêng biệt trong tổng thể hoạt động kinh doanh SVTH: Trần Thị Thanh Hoài _ Lớp K46A KH-ĐT 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Mai Chiếm Tuyến như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch marketing, kế hoạch tài chính, nhân sự của doanh nghiệp.
