CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về phân tích công việc 1.1 Khái niệm quản trị nhân lực Có nhiều cách hiểu về quản trị nhân lực (QTNL) (còn gọi là quản trị nhân sự, quản lý nhân lực, quản trị nguồn nhân lực). Khái niệm của QTNL có thể được trình bày dưới nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào hướng tiếp cận của từng tác giả như: Theo cách tiếp cận của Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân thì “Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng.” Theo Hoàng Văn Hải và Vũ Thùy Dương (2011), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Thống Kê: “Quản trị nhân lực là tổng thể những hoạt động quản trị liên quan đến việc tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng có hiệu quả yếu tố con người trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp”. Theo Nguyễn Thị Minh Nhàn và Mai Thanh Lan (2016), Giáo trình Quản trị nhân lực: “Quản trị nhân lực được hiểu là tổng hợp các hoạt động quản trị liên quan đến việc hoạch định nhân lực, tổ chức quản trị nhân lực, tạo động lực cho người lao động và kiểm soát hoạt động quản trị nhân lực trong tổ chức/doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu và chiến lược đã xác định.” Từ các khái niệm quản trị nhân lực trên, có thể suy ra rằng quản trị nhân lực là quá trình duy trì, khai thác sử dụng và phát triển đội ngũ nhân lực nhằm phục vụ các mục đích của doanh nghiệp.2 Khái niệm phân tích công việc Theo Nguyễn Thị Minh Nhàn và Mai Thanh Lan (2016) ), Giáo trình Quản trị nhân lực: Phân tích công việc được hiểu là quá trình thu thập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu của người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao. Theo Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân đã viết: Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Trên cơ sở tham khảo, kế thừa các quan điểm của các tác giả về khái niệm Phân tích công việc, trong phạm vi luận văn này, quan điểm của tác giả cho rằng “Phân tích công việc là việc thu thập, xác minh, phân tích thông tin nhằm làm rõ trách nhiệm công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc và các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc”. Theo khái niệm này, PTCV được nhìn nhận là một quá trình thu thập, phân tích và thể hiện thông tin liên quan đến toàn bộ các khía cạnh của một công việc gồm: trách nhiệm, yêu cầu đối với người thực hiện, tiêu chuẩn hoàn thành công việc, điều kiện làm việc và các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc. Khái niệm bản mô tả công việc Theo Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân: Bản mô tả công việc là một văn bản nhằm giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. Theo Nguyễn Thị Minh Nhàn và Mai Thanh Lan (2016) ), Giáo trình Quản trị nhân lực: Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc, mức độ phức tạp của công việc.
Bản mô tả công việc giúp cho người thực hiện công việc hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Từ các khái niệm về bản mô tả công việc, có thể suy ra rằng: Bản mô tả công việc là văn bản đưa ra các thông tin về công việc bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc của một công việc cụ thể.4 Khái niệm bản tiêu chuẩn công việc Theo Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân (2012), Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Đại học Kinh tế quốc dân: Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Theo Nguyễn Thị Minh Nhàn và Mai Thanh Lan (2016) ), Giáo trình Quản trị nhân lực: Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao. Bản tiêu chuẩn công việc thường được đề cập đến các năng lực cá nhân như kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất nghề nghiệp thích hợp cho công việc.
Từ các khái niệm về bản tiêu chuẩn công việc, có thể suy ra rằng: Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản hệ thống các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, phẩm chất nghề nghiệp nhằm đánh giá mức độ phù hợp với công việc của người lao động.2 Nội dung phân tích công việc 1.1 Quy trình phân tích công việc Quy trình phân tích công việc phản ánh các công việc cần làm khi thực hiện dự án phân tích công việc của tổ chức doanh nghiệp. Tùy thuộc vào dự án phân tích công việc được thực hiện lần đầu hay dự án cập nhật mô tả công việc mà các bước công việc trong quy trình phân tích công việc có thể mở rộng hoặc thu hẹp, hoặc có sự khác nhau về mức độ chi tiết và phức tạp của từng bước công việc. Tuy nhiên, một cách khái quát, quy trình phân tích công việc của tổ chức/doanh nghiệp có thể được thực hiện theo sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình phân tích công việc của tổ chức/doanh nghiệp Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc Thu thập thông tin phân tích công việc Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc Ban hành kết quả phân tích công việc Điều chỉnh phân tích công việc 1.1 Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh Theo Nguyễn Thị Minh Nhàn và Mai Thanh Lan (2016) ), Giáo trình Quản trị nhân lực: Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh trong quá trình phân tích công việc đây là bước công việc cần thực hiện đầu tiên nhằm kiểm tra sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại với chiến lược kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích công việc có ý nghĩa. Trước khi tiến hành phân tích công việc, cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào. Đồng thời với cơ cấu tổ chức phù hợp cần ra soát lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chống chéo, đủ và hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định. Để đạt được một bức tranh hoàn chỉnh về cấu trúc và quan hệ trong tổ chức/doanh nghiệp, hai loại biểu đồ sau đặc biệt hữu ích: Sơ đồ cơ cấu tổ chức và sơ đồ về tiến trình.2 Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc Theo Nguyễn Thị Minh Nhàn và Mai Thanh Lan (2016) ), Giáo trình Quản trị nhân lực: Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, tổ chức/doanh nghiệp, xác định các công việc ở từng bộ phận. Cần lưu ý, tương ứng với mỗi công việc chúng ta có một vị trí.
Người thực hiện công việc tức là được bổ nhiệm ở một chức danh. Điều này đồng nghĩa với: một công việc tương đương một chức danh, tương đương một vị trí. Nếu hai người thực hiện công việc giống nhau cần được gọi với chức danh như nhau, còn chức danh khác nhau nghĩa là thực hiện công việc khác nhau.3 Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc Theo Nguyễn Thị Minh Nhàn và Mai Thanh Lan (2016) ), Giáo trình Quản trị nhân lực: Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm: người thực hiện công việc, quản lý trực tiếp, nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài. Người thực hiện công việc sẽ là người có thông tin chi tiết, cụ thể về công việc mà họ thực hiện, do vậy sẽ giúp cung cấp các thông tin chi tiết về công việc.
Bước này cần thiết trong các trường hợp một công việc có nhiều người thực hiện. Quản lý trực tiếp sẽ có thông tin bao quát và là người chịu trách nhiệm chính về quản lý công việc được phân tích và chịu trách nhiệm phân tích công việc và là đối tượng quan trọng cần tham gia phân tích công việc. Do vậy, quản lý trực tiếp hay trưởng các bộ phận là đối tượng quan trọng cần tham gia phân tích công việc. Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật và điều phối dự án phân tích công việc.
Việc lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc ở nhiều doanh nghiệp được cụ thể hóa thành văn bản trong đó cũng có mô tả rõ nhiệm vụ khi tham gia. Lúc này đối tượng tham gia thường có thêm nhân sự có mặt của người có thẩm quyền quyết định bản MTCV và TCCV.4 Thu thập thông tin phân tích công việc Theo Nguyễn Thị Minh Nhàn và Mai Thanh Lan (2016) ), Giáo trình Quản trị nhân lực: Sau khi đã có đối tượng tham gia, thường quy trình phân tích công việc sẽ được chuyển sang giai đoạn thu thập thông tin để phục vụ cho việc xây dựng bản MTCV và bản TCCV.