mở đầu cho việc hiểu biết sâu sắc công việc để có thể lập kế hoạch nhân lực, để tuyển dụng và bố trí người lao động vào các vị trí công việc hợp lý trong tổ chức, doanh nghiệp. Phân tích công việc là một công cụ cơ bản nhất. “Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, các trách nhiệm, quyền hạn, điều kiện tiến hành và các kỹ năng, phẩm chất của người nhân viên cần thiết để thực hiện công việc.” Nội dung của phân tích công việc được thể hiện dưới sơ đồ dưới đây: Các nhiệm vụ Các trách nhiệm Các điều kiện cụ thể cụ thể làm việc cụ thể - Lập Kế hoạch NL; Phiếu mô tả công việc - Tuyển dụng NV; Phân - Đào tạo và phát triển; tích - Định giá công việc để Phiếu tiêu chuẩn công việc công phục vụ trả công; việc - Đánh giá thực hiện Phiếu yêu cầu công việc công việc của nhân viên. Kiến thức lý Kỹ năng thực Các khả năng thuyết cần có hành cần có cần thiết khác Hình 1.
1: Sơ đồ phân tích công việc (Nguồn: Trang 36, giáo trình Quản lý nhân lực trong doanh nghiệp, Tác giả Nguyễn Tấn Thịnh (2008), Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật) - Phiếu mô tả công việc là một loại văn bản liệt kê các nhiệm vụ, các trách nhiệm, các điều kiện làm việc cũng như các mối quan hệ trong công tác của một công việc cụ thể. 7 - Phiếu yêu cầu công việc là văn bản liệt kê các yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, các kỹ năng và phẩm chất cá nhân cần thiết để hoàn thành tốt công việc. - Phiếu tiêu chuẩn công việc là văn bản quy định các kết quả tối thiểu phải đạt được khi hoàn thành công việc đó. Và đây là căn cứ để đánh giá thực hiện công việc.
Quy trình phân tích công việc bao gồm 4 bước: + Bước 1: Xác định mục tiêu của phân tích công việc từ đó xác định được các hình thức và phương pháp thu thập thông tin hợp lý. + Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin cơ bản trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, các sơ đồ quy trình công nghệ, các bản mô tả công việc trước đó. + Bước 3: Kiểm tra, xác nhận tính chính xác và đầy đủ các thông tin thông qua các nhân viên thực hiện công việc, qua các cán bộ giám sát hoặc đối chiếu với các tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn; + Bước 4: Xây dựng các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và bản quy định kỹ thuật của người đảm nhận công việc. Các thông tin cần thu thập và các phương pháp thu thập để phân tích công việc + Thông tin về công việc: tên công việc, sản phẩm, chi tiết, độ phức tạp công việc, các yếu tố kỹ thuật… + Thông tin về quy trình công nghệ để thực hiện công việc: vật tư, máy móc, công nghệ, trang bị công nghệ, chế độ gia công… + Thông tin về tiêu chuẩn chi tiết hay công việc: mẫu đánh giá, mức thời gian, mức sản lượng, các tiêu chuẩn hành vi thực hiện công việc + Thông tin về điều kiện lao động: các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự gắng sức về thể lực, về tinh thần, các độc hại trong sản xuất….
+ Thông tin về người lao động thực hiện công việc: trình độ tay nghề, học vấn, ngoại ngữ, kinh nghiệm… Việc thu thập thông tin trong các tổ chức doanh nghiệp thường được tiến hành với nhiều phương pháp như: phương pháp quan sát, phỏng vấn, phiếu câu hỏi điều tra và tự mô tả… 8 1.2 Lập kế hoạch nhân lực Lập kế hoạch nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản lý nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp, lập kế hoạch nhân lực giúp cho tổ chức, doanh nghiệp đánh giá lại toàn bộ nhân lực (số lượng, chất lượng, phẩm chất, năng lực nguyện vọng cá nhân) của mình. Từ đó đề ra những chính sách phù hợp với chiến lược phát triển và sản xuất kinh doanh của tổ chức doanh nghiệp. “Lập kế hoạch nhân lực là quá trình dự báo có tính chất hệ thống về nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, tổ chức trong tương lai cũng như về khả năng cung cấp nhân lực, để đảm bảo rằng doanh nghiệp, tổ chức có đúng nhân viên cần thiết vào đúng thời điểm cần thiết. Do đó lập kế hoạch nhân lực là một trong các nội dung quan trọng nhất của công tác quản trị nhân lực trong các doanh nghiệp”.
Nội dung cơ bản của lập kế hoạch nhân lực: Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu nhân lực Việc phân tích sẽ làm rõ thực trạng về nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp và mức độ sử dụng nhân lực, thông qua đó làm cơ sở cho sự dự báo cả về nhu cầu cũng như về nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai. Để đánh giá về thực trạng nhân lực cần thu thập các thông tin. - Số lượng và chất lượng lao động của toàn doanh nghiệp, tổ chức cũng như ở từng bộ phận, phòng ban, tổ sản xuất… - Giới tính và bậc thợ bình quân trong toàn doanh nghiệp cũng như ở từng bộ phận. - Tháp tuổi và thâm niên công tác của lực lượng lao động.
- Tình hình sử dụng thời gian lao động của doanh nghiệp như số ngày làm việc, số ngày nghỉ ốm, nghỉ phép… - Tình hình năng suất lao động bình quân của công nhân sản xuất, nhịp độ tăng năng suất lao động. - Tình hình tuyển dụng, đề bạt, nâng lương, kỷ luật lao động. - Tình hình nghỉ hưu, sự biến động như sự ra đi, thay đổi, thuyên chuyển, và tai nạn lao động. Sau khi dự báo nhu cầu về sản xuất kinh doanh để từ dự báo này dự báo nhu cầu về tài nguyên nhân lực một cách cụ thể.
Bước 2: Đề ra chính sách nhân lực 9 Sau khi phân tích và so sánh nhu cầu và khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ đưa ra một số chính sách và các kế hoạch cụ thể. Trong trường hợp doanh nghiệp đủ khả năng cung ứng theo nhu cầu thì doanh nghiệp có tiếp tục chính sách cũ hay không hay tổ chức lại. Còn nếu thừa hoặc thiếu nhân lực thì doanh nghiệp cần có những chính sách và kế hoạch cụ thể. Bước 3: Thực hiện các kế hoạch Sau khi các chính sách và kế hoạch được thông qua nhà quản trị sẽ phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện chương trình và kế hoạch nhân lực theo yêu cầu cụ thể.
Nếu thiếu nhân viên nhưng trong khả năng doanh nghiệp tự đáp ứng được thì doanh nghiệp phải thực hiện các chương trình thuyên chuyển, luân chuyển nhân viên theo đúng khả năng và tiềm năng của họ. Nếu thiếu hẳn nhân viên thì lúc đó mới thực hiện chương trình tuyển dụng, tuyển chọn nhân viên từ nguồn bên ngoài. Còn trong trường hợp dư thừa nhân công sẽ phải áp dụng các biện pháp hạn chế tuyển dụng, giảm bớt giờ lao động, bố trí lao động hợp lý. Bước 4: Kiểm tra và đánh giá Các nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra đánh giá các chương trình và kế hoạch có phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay không để có những điều chỉnh hợp lý với thực tiễn và rút kinh nghiệm.
Tóm lại để thực hiện tốt công việc hoạch định nhân lực thì phải thực hiện được những điều cốt lõi là phải có sự tương ứng giữa chiến lược và chính sách quản trị nhân lực với chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện tốt việc dự báo nhu cầu và nguồn lực trong tương lai. Có những chính sách và biện pháp hợp lý được thực hiện sau khi dự đoán thừa hay thiếu nhân lực.2 Công tác tuyển dụng nhân lực Tuyển dụng nhân viên có một ý nghĩa rất to lớn đối với tổ chức doanh nghiệp, nó là yếu tố chủ yếu của chính sách quản lý nhân lực bởi vì nó ảnh hưởng quyết định đến tình trạng nhân lực của doanh nghiệp, tổ chức để thực hiện chiến lược kinh doanh lâu dài. Tuyển dụng nhân lực là một sự đầu tư phi vật chất- đầu tư về con người.
“Tuyển dụng nhân viên là quá trình phân tích, thu hút, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức hay doanh nghiệp”. Quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp 10 Xác định nhu cầu Phân tích vị trí cần tuyển Xây dựng tiêu chuẩn và yêu cầu Thăm dò nguồn tuyển dụng Thông báo hoặc quảng bá tuyển Thu hồ sơ và sơ tuyển Phỏng vấn, trắc nghiệm Quyết định tuyển dụng Hòa nhập người mới vào vị trí Chi phí tuyển dụng Hình 1. 2: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên (Nguồn: Trang 78, giáo trình Quản lý nhân lực trong doanh nghiệp, Tác giả Nguyễn Tấn Thịnh (2008), Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật) Xác định nhu cầu: Trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng chính thức, doanh nghiệp phải xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng của mình. Các nhu cầu này có thể xuất phát từ nhiều lý do như: Chuẩn bị cho chiến lược kinh doanh mới, một cơ cấu tổ chức mới và các vị trí mới, có sự chuẩn bị nghỉ hưu của các cán bộ chủ chốt, sự thăng tiến hay thuyên chuyển được chuẩn bị trước.
Phân tích vị trí cần tuyển: Việc mô tả và phân tích vị trí cần tuyển là một việc làm bắt buộc và đòi hỏi thực hiện một cách nghiêm túc. Nói đảm bảo cho doanh 11 nghiệp nói chung và người dự tuyển nói riêng nhận biết rõ một cách tường tận mọi mặt của vị trí cần tuyển. Xây dựng các tiêu chuẩn và yêu cầu: Có nhiều tiêu chuẩn đối với từng loại công việc như: Trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc và các đặc điểm cá nhân: giới tính, tuổi tối thiểu hoặc tuổi tối đa, trí thông minh, sự nhanh nhẹn, tính chính xác, tính cẩn thận. Thăm dò nguồn tuyển dụng: Giai đoạn này cần chú ý đến câu hỏi chính + Doanh nghiệp cần tuyển dụng từ nội bộ hay bên ngoài? + Doanh nghiệp tự tổ chức tuyển dụng hay thuê ngoài? + Các nguồn đảm bảo cho cuộc tuyển dụng là ở đâu? Tuyển dụng nội bộ bên trong doanh nghiệp là việc làm cần thiết, vì mỗi doanh nghiệp bao giờ cũng có chính sách phát triển nội bộ, tức là biết quan tâm động viên, khen thưởng và phát triển kịp thời các nhân viên khi họ có triển vọng và thành tích cao.
Ngược lại nếu không quan tâm và đối xử tốt các nhân viên giỏi sẽ ra đi.