CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TẠI DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản về công nợ và kế toán công nợ. Khái niệm về công nợ. Công nợ là các khoản nợ phải trả cho người bán sau khi đã nhận được các vật tư, công cụ, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh nhưng người mua vẫn chưa thanh toán.
Công nợ bao gồm các khoản phải thu, phải trả và quan hệ thanh toán. Các mối quan hệ trong thanh toán bao gồm: - Thanh toán với người bán - Thanh toán với người mua - Thanh toán với Ngân sách Nhà Nước - Thanh toán với cán bộ, công nhân viên - Thanh toán các khoản vay - Các khoản thanh toán khác. Quan hệ thanh toán có thể được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu sau: Thanh toán trực tiếp: Người mua và người bán thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản đối với các khoản nợ phát sinh. Thanh toán qua trung gian: Là hình thức thanh toán mà người mua và người bán không thanh toán trực tiếp cho nhau mà có một bên thứ ba như ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác đứng ra làm trung gian thanh toán các khoản nợ phát sinh thông qua ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc hay thư tín dụng,.
Khái niệm về kế toán công nợ. Hoạt động kinh doanh sản xuất của bất kỳ một doanh nghiệp naò củng thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, với ngân sách nhà nước, với cán bộ công nhân viên,… Căn cứ vào nội dung kinh tế, các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp được chia làm 2 loại: Các khoản phải 4 thu và các khoản phải trả. Kế toán các khoản phải thu và các khoản phải trả được gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy, kế toán công nợ là một phần hành kế toán, có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả diễn ra liên tục trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Khoản phải thu. - Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho khách hàng mà khách hàng chưa thanh toán thì sẽ phát sinh khoản phải thu. - Nợ phải thu còn được hiểu là phần vốn của doanh nghiệp đang bị các tổ chức, cá nhân trong hoặc ngoài doanh nghiệp sử dụng dưới dạng chiếm dụng hoặc được cung cấp tín dụng thương mại mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thu hồi.
Việc quản lý các khoản phải thu là rất quan trọng bởi nó cung cấp thêm vốn để giảm nợ ròng và hỗ trợ các hoạt động của công ty. - Các khoản phải thu là tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ cần thu hồi, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các bên nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. - Phân loại theo thời hạn thanh toán, khoản phải thu chia thành 2 loại: Khoản phải thu ngắn hạn và khoản phải thu dài hạn. Khoản phải thu ngắn hạn: Các khoản nợ cần thu hồi của doanh nghiệp có thời hạn không quá 12 tháng, hoặc nằm trong chu kỳ kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.
Khoản phải thu dài hạn: Các khoản nợ cần thu hồi của doanh nghiệp trên 12 tháng hoặc lớn hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh tại thời điểm cần báo cáo. - Phân loại theo nội dung, khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác,… - Để phòng trừ các trường hợp xấu xảy ra, cần phải thiết lập các tài khoản “Dự phòng phải thu khó đòi” để tính trước các khoản lỗ và các khoản thu khó đòi với nguyên tắc: “Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn, không đánh giá 5 cao hơn giá trị các tài sản và các khoản thu nhập, không được đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí”. Khoản phải trả. - Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị phát sinh từ giao dịch sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viê, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn nhân lực.
- Nói cách khác, trong quá trình SXKD, khi doanh nghiệp cần mua hàng hóa, dịch vụ mà nguồn lực của doanh nghiệp bị hạn chế bắt buộc doanh nghiệp phải mua chịu từ nhà cung cấp. Hay đến thời gian thanh toán lương cho công nhân viên mà công ty chưa thanh toán,… thì từ đó phát sinh ra nợ phải trả nhà cung cấp, công nhân viên,… - Việc theo dõi, quản lý công nợ là hết sức quan trọng, nó giúp doanh nghiệp nắm rõ được tình hình tài chính và đưa ra những giải pháp kịp thời. - Điều kiện để ghi nhận nợ phải trả: Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán và khoản nợ phải trả đó phải xác định một cách đáng tin cậy. - Phân loại theo nội dung kinh tế thì nợ phải trả bao gồm: Phải trả người bán, phải trả nội bộ, phải trả cho người lao động, thuế và các khoản phải nộp cho Nhà Nước, phải trả khác,… - Phân loại theo thời hạn chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp thì nợ phải trả phân thành hai loại: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ ngắn hạn: Là nghĩa vụ tài chính ngắn hạn mà doanh nghiệp phải trả trong một năm hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường. Nợ dài hạn: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh tổng giá trị các khoản nợ dài hạn của doanh nghiệp, bao gồm những khoản nợ có thời hạn thanh toán còn lại từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo, 6 như khoản phải trả người bán, phải trả nội bộ, các khoản phải trả dài hạn khác, vay và nợ thuê tài chính dài hạn… tại thời điểm báo cáo. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu, phải trả. - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả kịp thời.
- Phải phân loại khoản nợ phải thu, khoản phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có kế hoạch và biện pháp phù hợp. - Phải kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phải trả phát sinh, số đã thu, đã trả, số còn phải thu, phải trả, đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ mua bán thường xuyên, có số dư phải thu, phải trả lớn. - Phải theo dõi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng VNĐ theo tỷ giá giao dịch. - Các khoản nợ phải thu, phải trả có liên quan đến vàng bạc, đá quý được theo dõi chi tiết theo số lượng, chất lượng, quy các và giá trị.
- Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ hoặc bên Có các tài tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau. - Cuối kỳ đối chiếu lập bảng thanh toán bù trừ. Nếu có chênh kệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh ngay lập tức. Nhiệm vụ kế toán công nợ.
Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể là: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời gian thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. - Đối với những khách hàng nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiếm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
7 - Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. - Tổng hợp và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình từng loại công nợ cho quản lý để có biện pháp xử lý. Nội dung của kế toán công nợ. Kế toán công nợ phải thu.
Kế toán khoản phải thu khách hàng. Khái niệm: Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ chưa thanh toán cho doanh nghiệp (Ngô Thế Chi (2008), “Kế toán tài chính”, NXB Tài chính, Hà Nội) Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo có của ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ Tài khoản sử dụng: Để phản ánh nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng”. Tài khoản này được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng. (Theo Thông Tư 133/2016/TT-BTC) 8 TK 131 “Phải thu của khách hàng” Bên Nợ Bên Có - Tiền phải thu của khách hàng về hàng - Số tiền khách hàng đã trả nợ hóa, sản phẩm, dịch vụ đã giao, lao vụ đã cung cấp và xác định là đã tiêu thụ - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng - Đánh giá lại các khoản phải thu của - Khoản giảm giá hàng hóa trừ vào khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc nợ phải thu khách hàng ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán) - Doanh thu của số hàng đã bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.