CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận cơ bản về kế toán công nợ 1.1 Một số khái niệm về công nợ 1.1 Khái niệm kế toán công nợ: Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, cán bộ công nhân viên,… các quan hệ thanh toán này là cơ sở phát sinh các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán khoản phải thu và nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy, kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.2 Các khoản phải thu Các khoản phải thu trong doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, các nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi.
Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. (Ngô Thế Chi, 2013) Phân loại các khoản phải thu gồm: Các khoản phải thu ngắn hạn: là các khoản phải thu tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới một năm hoặc trong một chu kì kinh doanh sau khi trừ đi dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi. Các khoản phải thu dài hạn: Các khoản phải thu tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên một năm hoặc trên một chu kì kinh doanh sau khi trừ đi dự phòng phải thu dài hạn khó đòi. 6 Phân loại các khoản phải thu theo đối tượng: Phải thu khách hàng: Khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng về việc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Phải thu nội bộ: Khoản phải thu giữa các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị độc lập trong Tổng công ty về các khoản vay, mượn, chi hộ , trả hộ,… Phải thu khác: Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân; tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;… Trong tất cả các khoản phải thu của doanh nghiệp, khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, trả trước,… nhưng khoản phải thu của khách hàng thường phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và chưa đựng nhiều rủi ro nhất.3 Các khoản nợ phải trả Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Dựa vào thời hạn thạn toán mà phân loại nợ phải trả thành 02 loại: Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày lập BCTC như: nợ vay, phải trả người bán, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước,… Nợ dài hạn: Các khoản nợ mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán trên một năm bao gồm các khoản: vay dài hạn, phát hành trái phiếu, nhận ký quỹ, ký cược dài hạn,… 7 1.4 Quan hệ thanh toán Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh mà khi doanh nghiệp thực hiện các mối quan hệ mua bán và có sự trau dồi về một số khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Trong mọi mối quan hệ thanh toán này luôn tồn tại những cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con nợ về một số khoản tiền theo thỏa thuận giữa hai bên và có hiệu lực trong một khoản thời gian vay nợ nhất định.
Quan hệ thanh toán có rất nhiều loại khác nhau nhưng chung quy lại thì có 02 hình thức thanh toán chính đó là: Thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian. Thanh toán trực tiếp: Khi phát sinh các hoạt động mua bán thì người mua và người bán thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp đối với các khoản nợ phát sinh đó. Thanh toán trung gian: Là việc thanh toán giữa người mua và người bán không diễn ra trực tiếp với nhau mà phải thông qua một bên thứ ba là ngân hàng hay tổ chức tài chính khác đứng ra để thanh toán các khoản nợ phát sinh đó thông qua ủy nhiệm thu, ủy thu chi, séc, thư tín dụng,… 1.2 Nguyên tắc hạch toán công nợ Kế toán công nợ gồm kế toán các khoản phải thu và khoản phải trả được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán các khaorn phải thu, khoản phải trả kịp thời. Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu đối tượng phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Kiểm trả đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phải trả phát sinh, số đã thu, đã trả; số còn phải thu, phải trả, đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu, phải trả lớn. 8 Đến cuối mỗi niên độ hoặc cuối mỗi kỳ kế toán, bộ phân kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu, phải trả với từng đối tượng nhằm mục đích tránh sự nhầm lẫn, từ đó kịp thời phát hiện những sai sót để kịp thời sữa chữa. Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi về cả nguyên tệ và quy đổi theo cả đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ điều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế.
Phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán. Căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ hay bên Có của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau.3 Vai trò, vị trí và nhiệm vụ của kế toán công nợ 1.1 Vai trò, vị trí của kê toán công nợ Trong công tác kế toán của doanh nghiệp thì kế toán công nợ chiếm một phần quan trọng trong các phân hành kế toán liên quan đến các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Vì vậy, tổ chức tốt các công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp. Việc theo dõi chặt chẽ các khoản công nợ như các khoản phải thu và các khoản nợ phải trả giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng vốn, chiếm dụng vốn; đồng thời tranh thủ chiếm dụng tối đa vốn của các doanh nghiệp, các tổ chức khác nhưng vẫn đảm bảo một khả năng thanh toán hợp lý, góp phần quan trọng trong việc giữ gìn uy tín trong sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp.2 Nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động ủa doanh nghiệp.
Cụ thể như sau: 9 - Tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời và đầy đủ các khoản phải thu. - Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách và tổng hợp đúng khoản nợ phải thu, phải trả. - Tổng lợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ đóng vai trò hết sức quan trọng. Tùy vào quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ tổ chức,quản lý bộ máy và trình độ cán bộ công tác kế toán công nợ để bố trí, sắp xếp số lượng nhân viên trong phân hành kế toán công nợ sao cho hợp lý.
- Cung cấp số liệu, tài liệu và thông tin đầy đủ để lập các báo cáo phục vụ yêu cầu của từng doanh nghiệp.4 Nội dung kế toán công nợ trong doanh nghiệp 1.1 Kế toán công nợ các khoản phải thu khách hàng a) Khái niệm: Kế toán các Phải thu khách hàng là phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, Bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. (Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC) b) Nguyên tắc hạch toán: Theo điều 17 của Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định nguyên tắc hạch toán của tài khoản “Phải thu khách hàng - 131” như sau: - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. 10 - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.