Chương I LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Nhận thức chung để xây dựng PMKT trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm, vai trò và đặc điểm của PMKT 1. Khái niệm PMKT - PMKT là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính, được dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu đưa ra báo cáo tài chính, báo cáo chi tiết và các báo cáo thống kê phân tích theo quy định của kế toán DN. Vai trò của PMKT - Một trong những lợi ích quan trọng nhất của PMKT là tự động hóa các việc mà kế toán viên phải làm bằng tay, giúp tiết kiệm công sức và thời gian.
- PMKT hỗ trợ DN theo dõi các thông tin tài chính, theo dõi các tài liệu và quy trình dòng tiền, thực hiện các tính toán phức tạp, dễ nhầm lẫn, ghi nhận giao dịch và cung cấp các báo cáo chuyên sâu làm cơ sở cho việc ra quyết định của nhà quản trị DN. - PMKT hỗ trợ việc gia tăng khả năng sinh lời, hiệu quả vận hành, tăng hiệu suất và giảm chi phí. - Một PMKT tốt có thể giúp DN kịp thời cập nhật các quy định về luật, về thuế để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có cho DN. - Nếu PMKT được tích hợp các công cụ phân tích kinh doanh và tài chính, nó có thể hỗ trợ DN ngày càng hoàn thiện HTTT kế toán.
1 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính 1. Đặc điểm của PMKT - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm có trên máy tính. - PMKT được hình thành từ thông tin, kết hợp với các phương pháp xử lý thông tin dưới phương tiện hỗ trợ là máy tính. - PMKT được thiết kế phải sử dụng các phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng để phản ánh, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó, phục vụ công tác kế toán và quản lý.
+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế, ghi chép phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. + Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán, phục vụ quá trình thu nhận, xử lí, hệ thống hóa, cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị. + Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. - PMKT phải có tính tuân thủ theo Luật Kế toán, các thông tư, nghị định và các chuẩn mực kế toán, đồng thời nó phải tuân thủ các quy định của DN.
- PMKT không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. 2 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính 1. Các thành phần của PMKT - Nhằm xác định chính xác thành phần cơ bản của một PMKT, ta xem xét trên phương diện của hai công nghệ: lập trình cấu trúc và lập trình hướng đối tượng. Các thành phần của PMKT lập trình cấu trúc - Trong lập trình cấu trúc, mỗi phần mềm bao gồm các file chương trình, file dữ liệu, mỗi file chương trình gồm chương trình chính, chương trình con dưới dạng các hàm hoặc thủ tục để thực hiện một công việc nào đó theo thiết kế định trước.
Do đó PMKT hướng cấu trúc thường được sử dụng để xây dựng phần mềm hệ thống. Các thành phần của PMKT lập trình hướng đối tượng - Trong lập trình hướng đối tượng, mỗi PMKT bao gồm sáu thành phần: + Cơ sở dữ liệu (Database): gồm một tệp DBC chứa tất cả các thông tin về các tệp trong CSDL và mối quan hệ giữa các tệp, và các tệp DBF dưới dạng bảng. + Lớp (Class): là nơi lưu trữ các lớp do người sử dụng tự tạo dưới dạng file, mỗi file có thể chứa nhiều lớp. + Giao diện (Form): đối tượng cụ thể chứa các đối tượng, khi chạy form tạo ra một cửa sổ để người dùng và máy giao tiếp với nhau, PMKT thường gồm các form đăng nhập, form giao diện chính, form nhập dữ liệu… + Báo cáo (Report): là tài liệu được đưa ra từ cơ sở dữ liệu theo một khuôn dạng đã định trước.
+ Thực đơn (Menu): bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù hợp nhằm giúp cho người sử dụng tương tác một cách dễ dàng với phần mềm, thường được tổ chức phân cấp từ hai đến ba cấp. + Các thành phần khác (Others): có thể là các tệp ảnh, text… 3 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính 1. Các yêu cầu của một PMKT: - Không chỉ riêng PMKT, để đảm bảo một phần mềm được sử dụng hiệu quả và mang lại lợi ích cho DN thì nó phải đáp ứng một số yêu cầu chung nhất định. + PMKT phải dễ sử dụng: phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc phân cấp, gần gũi và dễ tiếp cận đối với người sử dụng.
+ Phần mềm chống sao chép: đây là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ được bản quyền, để được như vậy, các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để dưới dạng mã nguồn mở mà phải được biên dịch. + PMKT phải tương thích với nhiều phần mềm khác: điều này phải được đảm bảo với mọi phần mềm để không gây ra xung đột và không tạo ra các sự cố khi chạy chương trình. + Phần mềm phải được cập nhật thường xuyên: không được lạc hậu cả về chức năng và thẩm mỹ, cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với những thay đổi thực tế. + Phải đảm bảo yêu cầu về bộ nhớ: các phần mềm khi được viết ra phải quan tâm đến việc tiết kiệm bộ nhớ, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.
- Đối với các PMKT nói riêng, bên cạnh việc thỏa mãn các yêu cầu chung của phần mềm, người ta có thể đánh giá nó dựa trên các yêu cầu sau: + PMKT phải có khả năng tự động hóa cao: được thiết kế thành một hệ thống các module chương trình để xử lý thống nhất tất cả nghiệp vụ thành một khâu liên hoàn, thường chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể tạo ra các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết. + PMKT phải có một cơ cấu linh hoạt: hệ thống cho phép dễ dàng điều chỉnh khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức DN, cho phép DN tạo được bất kỳ mẫu sổ, mẫu báo cáo cần thiết để cung cấp khả năng phân tích đa 4 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính chiều theo nhu cầu quản trị kinh doanh, bên cạnh đó tạo khả năng uyển chuyển cho nhu cầu quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + PMKT phải có tính bảo mật cao: cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán tuyệt đối phải được bảo mật từ chứng từ, báo cáo và phải được phân quyền sử dụng. + PMKT không bị phụ thuộc vào hạ tầng tin học: phải được xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trở ngại cho việc đổi mới và nâng cấp hệ thống.
+ PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu từ bất kỳ một đơn vị phụ thuộc nào để quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn DN. + PMKT được triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế: đối với các DN lớn (đa ngành hoặc đa quốc gia), tiêu chuẩn đầu tiên của một PMKT là phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ thống duy nhất, điều đó đảm báo tính nhất quán về mặt quản lý và dữ liệu. + PMKT phải có khả năng hỗ trợ tại chỗ: để đảm báo tính linh hoạt cho người sử dụng, mỗi PMKT phải có bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo từng ngữ cảnh. Điều kiện áp dụng PMKT - Đảm bảo điều kiện kỹ thuật: + Lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc thù và hoạt động của DN.
+ Hệ thống thiết bị tin học được trang bị phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của người quản lý và đội ngũ nhân viên kế toán. 5 Luan van Đồ án tốt nghiệp Học viện Tài chính + Phần mềm mới cần được thử nghiệm, nếu sau quá trình thử nghiệm đáp ứng được các tiêu chuẩn của PMKT và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức. + Phải có một cơ chế rõ ràng trong quản lý sử dụng PMKT như quản lý máy chủ, quản lý dữ liệu, kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống, thực hiện sao lưu dữ liệu, phân quyền để xử lý dữ liệu. + Trang bị đầy đủ các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống.
- Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán: + Đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán và tin học. + Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện từng khâu đúng quy trình kế toán: lập chứng từ, kiểm tra nhập số liệu, phân tích số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán. + Quy rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chức năng, nhiệm vụ của từng người trong hệ thống phải rõ ràng, ban hành các quy chế nhằm quản lý quyền hạn chặt chẽ. - Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán: + Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập BCTC tổng hợp thì cần chỉ đạo các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng PMKT để thuận tiện trong việc trao đổi, kết nối thông tin và số liệu.
Phân loại PMKT trong DN: 1.