CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU Chương này cung cấp một bức tranh tổng quan về quá trình nghiên cứu liên quan đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP. Tính tổng quát của chương thể hiện thông qua việc khái quát hóa những nghiên cứu trong và ngoài nước về một số nội dung khác nhau liên quan đến hướng nghiên cứu trong bài luận văn, từ đó, xác định khe hổng nghiên cứu và thấy được tính cấp thiết của đề tài. Hệ thống Thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc – gọi tắt là hệ thống TABMIS -chính là một dạng của phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) được ứng dụng trong quản lý ngân sách, đóng vai trò là hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ cho kế toán KBNN. Do đó, tác giả đã tổng hợp các nghiên cứu về tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán cũng như hệ thống ERP làm cơ sở để nghiên cứu chuyên sâu về các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống TABMIS.
Ngoài ra, “tính hữu hiệu” và “sự thành công” của hệ thống thông tin được nhiều tác giả sử dụng trong các nghiên cứu như là từ đồng nghĩa và có thể thay thế cho nhau (Maria A., 2013; Mashour & Zaatreh, 2008) nên một số nghiên cứu về sự thành công của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán, hệ thống ERP cũng được đề cập. Tác giả tổng hợp các nghiên cứu trong nước và ngoài nước theo ba nội dung chính: (1) Các tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống thông tin quản lý; (2) Các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin quản lý và hệ thống ERP; (3) Các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán. Tổng quan tình hình nghiên cứu nước ngoài 1. Các nghiên cứu về các tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống thông tin quản lý Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, phụ thuộc vào ngữ cảnh nghiên cứu.
Nhìn chung, hệ thống thông tin có tính hữu hiệu khi nó có khả năng hoàn thành các yêu cầu đề ra (Hamilton S.L, 1981), đạt được mục tiêu của tổ chức (Raymond L., 1990) và ủng hộ quá trình ra quyết định (Thong J. (2016), TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 một hệ thống thông tin thành công không phải luôn có tính hữu hiệu vì “tính hữu hiệu” liên quan đến khả năng, ảnh hưởng, cải thiện, đạt được và thỏa mãn, “thành công” được Ajami & Mohammadi B. (2012) định nghĩa liên quan đến sự chấp thuận của người sử dụng và tiếp tục sử dụng hệ thống. Delone & Mc Lean (2016) định nghĩa “sự thành công” là việc đạt được mục tiêu mà đã được đề ra như một cam kết, trong khi đó “tính hữu hiệu” đạt được khi có sự quản lý phù hợp và sử dụng một hệ thống thành công, được thể hiện về mặt chất lượng và thành công lâu dài (Smith J., 2016) Hệ thống thông tin hữu hiệu khi lợi ích cao hơn chi phí (Sajady et al., 2008) hay liên quan đến hệ thống được ứng dụng thành công mà đáp ứng yêu cầu của người sử dụng (Salehi et al.
Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin theo khía cạnh người sử dụng được thể hiện ở việc cung cấp thông tin theo yêu cầu, hỗ trợ quy trình ra quyết định (Dehghanzade et al., 2011; Sajady et al. Nghiên cứu của Pornpandejwittaya (2012) thì cho rằng tính hữu hiệu thể hiện qua đặc điểm của chất lượng thông tin (độ tin cậy, phù hợp, kịp thời). Ngoài ra, còn có nhiều cách để đo lường tính hữu hiệu của hệ thống thông tin (VD: sự thỏa mãn của người sử dụng, phân tích chi phí, chất lượng dữ liệu). Ngoài ra, mô hình Hệ thống thông tin thành công của Delone & Mc Lean (1992, 2003) cũng được khá nhiều bài bài nghiên cứu sử dùng làm tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống thông tin (McGill and Hobbs, 2003).
Theo mô hình Delone & Mc Lean (1992), có 6 tiêu chí đo lường sự thành công độc lập, có phụ thuộc lẫn nhau, bao gồm: chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống, sử dụng, sự hài lòng của người sử dụng, tác động đến cá nhân và tác động đến tổ chức. Năm 2003, mô hình được cải tiến cập nhật phù hợp với sự phát triển công nghệ với 6 tiêu chí: chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống, chất lượng dịch vụ, sử dụng, sự hài lòng của người sử dụng và lợi ích ròng. Do đó, đánh giá một hệ thống thông tin thành công hay hữu hiệu thì tất cả các tiêu chí này phải được kiểm soát và đo lường. Trong đó, tiêu chí Sự hài lòng của người sử dụng được ứng dụng khá phổ biến trong TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 việc đo lường tính hữu hiệu cũng như sự thành công của hệ thống thông tin và các loại hệ thống thông tin khác.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP – một dạng hệ thống thông tin quản lý đều được xem là một dạng của hệ thống thông tin, do đó các tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống thông tin cũng được xem là tiêu chí đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP trong khu vực tư và khu vực công, đặc biệt là việc ứng dụng mô hình Hệ thống thông tin thành công của Delone & Mc Lean (1992,2003) (Hua-yang Lin et, al., 2006; Hamzah Ritchi et al. Bên cạnh đó, cũng có một số bài nghiên cứu về chỉ tiêu đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán. Năm 2008, Sajady et al. đã công bố nghiên cứu về các chỉ tiêu đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống TTKT tại các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán Teheran thông qua năm tiêu chí: ra quyết định quản lý, hệ thống kiểm soát nội bộ, chất lượng báo cáo tài chính, đánh giá hiệu quả hoạt động và quá trình xử lý nghiệp vụ.
Kết quả chỉ ra rằng việc thực hiện hệ thống TTKT tại các công ty đã hỗ trợ và cải thiện quá trình ra quyết định, cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, chất lượng báo cáo tài chính và quá trình xử lý các nghiệp vụ; trong khi đó chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động thì không có dấu hiệu được cải thiện.2 Các nghiên cứu về các nhân tố tác động đến tính hữu hiệu của hệ thống thông tin quản lý và hệ thống ERP Năm 1995, trong ấn phẩm về Hệ thống thông tin Chính phủ bàn về cách hướng dẫn sử dụng công nghệ thông tin trong khu vực công tại các nước phát triển của Cơ quan Quản lý Phát triển và quản lý công (Division of Public Administration and Development Management) thuộc Bộ Hỗ trợ phát triển và Dịch vụ quản lý (Department for Development Support and Management Services), các tác giả đã đưa ra 4 nhân tố tác động đến việc ứng dụng thành công hệ thống thông tin trong khu vực công: (1) Sự cam kết của nhà quản lý cấp cao, (2) Sự tham gia của người sử dụng, (3) Sự hỗ trợ của các tổ chức, (4) Thiết kế hệ thống thông tin Chính phủ. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 Năm 2007, Ali Hashim – chuyên gia kinh tế cấp cao của WB và Bill Allan – Nhà kinh tế cấp cao của IMF đã xuất bản ấn phẩm “Hệ thống thông tin cho việc quản lý tài chính Chính phủ”. Trong ấn phẩm này, hai tác giả đã đưa ra 7 nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống thông tin trong việc quản lý tài chính nhà nước: (1) Cam kết của Chính phủ và hỗ trợ quản lý; (2) Các kỹ năng và năng lực của tổ chức, đội dự án, nhà tư vấn; (3) Sự hợp tác của các cơ quan, (4) Quản trị hệ thống và dữ liệu; (5) Kế hoạch dự án tiêu chuẩn; (6) Hỗ trợ công nghệ; (7) Chính sách quản lý sự thay đổi. Trong thời đại phát triển công nghệ thông tin, việc ứng dụng hệ thống thông tin trong việc quản lý ngân sách của Chính phủ mang lai rất nhiều lợi ích, đóng vai trò quan trọng trong quy trình ngân sách, kiểm soát và quản lý nguồn lực (tài chính, tài sản) của quốc gia.
Ở Zimbabwe, Chính phủ của nước này đã ứng dụng hệ thống Quản lý Tài chính công - PFMS (Public Financial Management System) do Ernet & Young thiết kế và phát triển với mục đích cải thiện chất lượng thông tin đầu ra, nâng cao tính minh bạch (Donnelie K. Đối với khu vực tư, hệ thống ERP là một khái niệm rất quen thuộc và được ứng dụng khá rộng rãi tại các doanh nghiệp lớn nhỏ nhằm nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động. Trong khu vực công, giải pháp ERP còn khá mới và việc ứng dụng giải pháp ERP trong quản lý ngân sách được triển khai rộng rãi ở một số nước và đang lan rộng ra thế giới, bắt đầu bằng “Mô hình kho bạc tham khảo” (Treasury Reference Model – TRM) của Ngân hàng thế giới (WB) và Quỹ tiền tệ quốc tế (IMF). Do đó, trên thế giới, các nghiên cứu về lĩnh vực ERP với nhiều khía cạnh khác nhau được thực hiện phần lớn ở khu vực tư, trong khu vực công thì rất số lượng nghiên cứu còn hạn chế (Ziemba, E.
và cộng sự, 2014; Omar M.W, 2016…) Trong bài nghiên cứu về ERP trong khu vực công được thực hiện bởi công ty tư vấn EquaTerra – được tập đoàn KPMG mua lại vào tháng 2 năm 2011, thông qua cuộc khảo sát tại các công ty đang thực hiện ERP từ tháng 9/2010 đến tháng 1 năm 2011, nhóm tác giả đã tổng hợp một số vấn đề khó khăn mà các công ty hiện nay TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10 đang gặp phải, bao gồm: (1) Thời gian không phù hợp; (2) Không chuẩn bị sự thay đổi, (3) Phần mềm không tương thích; (4) Nguồn nhân lực. Từ đó, nhóm tác giả đưa ra các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống ERP trong khu vực công và đưa ra hướng dẫn để giải quyết các vấn đề khó khăn. Các cơ quan nhà nước, các tổ chức trong khu vực công muốn ứng dụng hệ thống ERP thành công thì cần phải thiết lập các quy trình có thời gian phù hợp, tầm nhìn của lãnh đạo, năng lực đội dự án, chính sách thay đổi, sự tương thích của phần mềm, đào tạo nguồn nhân lực phù hợp.