Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty tnhh mlcitl logistics

Khám phá nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH MLCITL Logistics, quy trình và lưu ý quan trọng.

• Tác giả: Nguyễn Thị Mỹ Linh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thanh Hùng
• Trường học: Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại
• Đề tài: Nghiệp Vụ Chứng Từ Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu Đường Biển Tại MLC-ITL Logistics
• Loại tài liệu: báo cáo thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2012
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS
• 1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 1.2. Phạm vi mở rộng kinh doanh
• 1.3. Cơ quan tổ chức
• 1.3.1. Sơ đồ tổ chức
• 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
• 1.3.2.1. Ban giám đốc
• 1.3.2.2. Bộ phận Sales
• 1.3.2.3. Bộ phận C/S và Documentations
• 1.3.2.4. Bộ phận Operations (OPS)
• 1.3.2.5. Bộ phận kế toán
• 1.3.2.6. Bộ phận Warehouse
• 1.4. Tình hình kinh doanh của công ty
• 1.4.1. Cơ cấu dịch vụ
• 1.4.2. Kết quả kinh doanh
• 2. CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS
• 2.1. Phần 1: Quy trình chứng từ hàng xuất FCL
• 2.1.1. Nhận thông tin về lô hàng
• 2.1.2. Nhận Booking Request từ khách hàng
• 2.1.3. Liên hệ hãng tàu để giữ chỗ trên tàu (Book chỗ)
• 2.1.4. Gửi Booking Confirmation cho khách hàng
• 2.1.5. Gửi ISF data và Booking Confirmation cho đại lý khai ISF
• 2.1.6. Phát hành House B/L nháp và gửi cho khách hàng kiểm tra
• 2.1.7. Gửi chi tiết Master B/L cho hãng tàu
• 2.1.8. Kê khai Hải quan tự động (Automatic Manifest System - AMS)
• 2.1.9. Phát hành Local Debit và thu thập chứng từ gửi đại lý
• 2.1.10. Giao House B/L cho khách hàng và kết file
• 2.2. Phần 2: Mở rộng
• 2.2.1. Cách hỏi chỗ và thương lượng lựa chọn hãng tàu
• 2.2.2. Khách hàng lấy Master B/L trực tiếp từ hãng tàu
• 2.2.3. Thủ tục đảo chuyển container
• 2.2.4. Đổi House B/L gốc lấy House B/L Surrendered
• 2.2.5. Shipper yêu cầu giao hàng không cần B/L gốc
• 2.2.6. Phí khai sơ lược hàng hóa nhập khẩu vào Châu Âu - ENS (Entry Summary Declaration)
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
• 3.1. Xây dựng và phát triển lực lượng nhân viên
• 3.2. Xây dựng và phát triển bộ phận Marketing
• 3.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ
• 3.3.1. Đối với công ty
• 3.3.2. Đối với cơ quan ban ngành có liên quan
• DANH SÁCH PHỤ LỤC CHỨNG TỪ KÈM THEO
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu tại MLC ITL Logistics

Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại MLC-ITL Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ. Công ty MLC-ITL Logistics, với sự kết hợp giữa Mitsubishi Logistics Corporation và Indo-Trans Logistics, đã phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực logistics đường biển. Việc hiểu rõ quy trình chứng từ là cần thiết để tối ưu hóa hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu.

1.1. Tầm quan trọng của chứng từ trong giao nhận hàng xuất khẩu

Chứng từ là yếu tố quyết định trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu. Chúng không chỉ giúp xác nhận quyền sở hữu hàng hóa mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định hải quan. Việc xử lý chứng từ chính xác giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

1.2. Quy trình chứng từ giao nhận hàng tại MLC ITL Logistics

Quy trình chứng từ tại MLC-ITL Logistics bao gồm nhiều bước từ nhận thông tin lô hàng, gửi yêu cầu booking, đến phát hành vận đơn. Mỗi bước đều cần sự chính xác và nhanh chóng để đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời hạn.

II. Những thách thức trong nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu

Mặc dù MLC-ITL Logistics đã có những bước tiến lớn trong nghiệp vụ chứng từ giao nhận, nhưng vẫn tồn tại nhiều thách thức. Các vấn đề như sai sót trong chứng từ, chậm trễ trong quy trình hải quan, và sự thay đổi liên tục trong quy định pháp lý có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Để vượt qua những thách thức này, công ty cần có những giải pháp hiệu quả.

2.1. Sai sót trong chứng từ và ảnh hưởng đến quy trình

Sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến việc hàng hóa bị chậm trễ hoặc bị từ chối tại hải quan. Điều này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong mắt khách hàng.

2.2. Thay đổi quy định pháp lý và cách ứng phó

Sự thay đổi liên tục trong quy định pháp lý về xuất khẩu đòi hỏi MLC-ITL Logistics phải thường xuyên cập nhật và điều chỉnh quy trình chứng từ. Việc này cần sự linh hoạt và nhanh nhạy từ đội ngũ nhân viên.

III. Phương pháp tối ưu hóa nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu

Để nâng cao hiệu quả trong nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu, MLC-ITL Logistics cần áp dụng các phương pháp tối ưu hóa. Việc sử dụng công nghệ thông tin, đào tạo nhân viên, và cải tiến quy trình làm việc là những yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển bền vững.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chứng từ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình xử lý chứng từ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống quản lý chứng từ điện tử sẽ giúp theo dõi và quản lý thông tin một cách hiệu quả.

3.2. Đào tạo nhân viên về quy trình chứng từ

Đào tạo nhân viên là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng nghiệp vụ chứng từ. Nhân viên cần được trang bị kiến thức về quy trình, quy định và kỹ năng xử lý chứng từ để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại MLC ITL Logistics

Kết quả nghiên cứu cho thấy MLC-ITL Logistics đã đạt được nhiều thành công trong việc tối ưu hóa nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu. Việc áp dụng các phương pháp mới đã giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

4.1. Kết quả đạt được từ việc cải tiến quy trình

Cải tiến quy trình chứng từ đã giúp giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường độ chính xác. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo sự hài lòng cho khách hàng.

4.2. Phản hồi từ khách hàng về dịch vụ

Phản hồi từ khách hàng cho thấy sự hài lòng cao về dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu của MLC-ITL Logistics. Khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp và nhanh chóng trong việc xử lý chứng từ.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu

Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu tại MLC-ITL Logistics đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Với những cải tiến và ứng dụng công nghệ, công ty có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động. Tương lai, MLC-ITL Logistics sẽ tiếp tục mở rộng dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

5.1. Định hướng phát triển trong tương lai

MLC-ITL Logistics sẽ tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ. Định hướng phát triển bền vững sẽ là mục tiêu hàng đầu của công ty.

5.2. Tầm nhìn về vị thế trên thị trường logistics

Với những nỗ lực không ngừng, MLC-ITL Logistics hướng tới việc trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực logistics đường biển tại Việt Nam và khu vực.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MLC- ITL LOGISTICS 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Từ sau khi Luật đầu tư nước ngoài được ban hành, dịch vụ vận tải giao nhận trở thành nhu cầu thiết yếu đối với hàng hoá xuất nhập khẩu kể cả của các cá nhân, tổ chức, công ty khác nhau. Mặt khác, kinh doanh không phải bỏ vốn lớn, đầu tư vật chất ban đầu như các ngành khác mà lợi nhuận lại cao, thu hồi vốn nhanh nên hàng loạt các công ty kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận nước ngoài đã xâm nhập và hoạt động tại thị trường Việt Nam. Công ty MLC-ITL LOGISTICS được thành lập bởi hai chủ đầu tư lớn là tập đoàn Mitsubishi Logistics Corporation (Nhật Bản) và Indo-Trans Logistics (Việt Nam ). Thừa nhận rằng đây là thời điểm đúng đắn thâm nhập vào thị trường Việt Nam để cung cấp dịch vụ giao nhận quốc tế và dịch vụ hậu cần.

Với Indo-Trans Logistics (Việt Nam) có hơn 10 năm kinh nghiệm trong thị trường nội địa Việt Nam và Mitsubishi Logistics Corporation (Nhật Bản) hơn 120 năm kinh nghiệm trên toàn thế giới, việc sáp nhập giữa hai nhóm công ty hàng đầu đã tạo nên một vị thế mạnh mẽ nhằm tạo điều kiện để MLC- ITL trở thành một đại lý giao nhận hàng đầu. Dưới đây là thông tin sơ lược về hai chủ đầu tư: ● MITSUBISHI LOGISTICS CORPORATIO–MLC (Nhật Bản): Thành lập: ngày 15 tháng 4 năm 1887 Vốn điều lệ: 22,393 triệu YEN (số liệu ngày 31 tháng 3 năm 2010) Số lượng nhân viên: 3,303 (số liệu ngày 31 tháng 3 năm 2010) Mitsubishis Logisitics hiện mở rộng hoạt động trên hơn 50 văn phòng trên các nước. Tập đoàn Mitsubishis Logisitics hiện là thành viên của Tập đoàn Mitsubishi hoạt động trong nhiều lĩnh vực. Hệ thống kho vận: Hà Lan Mitsubishi Logistics Europe 7,000 m2 SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 1 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Hùng Hoa Kỳ Mitsubishi Warehouse California 18,000 m2 Trung Quốc Shanghai Linghua Logistics 60,150 m2 Singapore Mitsubishi Logistics Singapore 3,700 m2 Indonesia Mitsubishi Logistics Indonesia 13,000 m2 Nhật Bản Mitsubishi Logistics 941,067 m2 ● INDO-TRANS LOGISTICS (ITL) Thành lập: ngày 24 tháng 1 năm 1999 Vốn điều lệ: 1,842,000 USD Số lượng nhân viên: hơn 400 nhân viên (số liệu tháng 6, 2011) INDO TRANS LOGISTICS hiện tập trung vào các lĩnh vực: - Đại lý dịch vụ và kinh doanh hàng không.

- Forwarding: dịch vụ vận chuyển tàu biển, hàng không với các văn phòng đặt tại Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng. - Kho vận: ITL đang thiết lập hệ thống kho bãi trên hầu khắp khu vực/ trung tâm kinh tế lớn của Việt Nam. KCN Tân Bình: 5,000 m2 KCN Hiệp Phước, Nhà Bè: 9,000 m2 Bình Dương LDC: 20,000 m2 Vân Điền LDC, Hà Nội: 7,000 m2 Tiên Sơn LDC, Hà Nội: 12,800 m2 Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS hoạt động chính thức vào ngày 01 tháng 06 năm 2011 do Ông Takayoshi Sakurai là Giám Đốc. Công ty được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 411022000587, ngày đăng ký kinh doanh: ngày 27 tháng 5 năm 2011, mã số thuế: 0310914187.

Tên doanh nghiệp trong nước: CÔNG TY TNHH LOGISTICS MLC-ITL. Tên giao dịch: MLC-ITL LOGISTICS CO. Địa chỉ văn phòng chính: Số 364 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh. SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 2 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Hùng Điện thoại :[phone].

Email: [e-mail] Website: www.com Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển bao gồm dịch vụ hàng nguyên container và hàng lẻ. Dịch vụ vận chuyển hàng không. Dịch vụ vận tải nội địa. Dịch vụ đại lý khai thuê hải quan và bốc dỡ hàng hóa.

Dịch vụ kho bãi và phân phối. Dịch vụ hỗ trợ khác: Kiểm tra vận đơn, dịch vụ môi giới vận tải hàng hóa, giám định lấy mẫu xác định trọng lượng, chuẩn bị chứng từ vận tải. Mặc dù vừa mới thành lập nhưng MLC-ITL đã đẩy mạnh được loại hình dịch vụ của công ty và đã tạo được uy tín, lòng tin cho khách hàng. Công ty là đại lý giao nhận của các công ty giao nhận lớn của Mitsubishi Logistics ở các nước Thái Lan, Singapore, Indonesia, Hồng Kông, Mỹ, Trung Quốc.

và có quan hệ với nhiều hãng tàu như SITC, MEARSK, HANJIN, WANHAI, MOL, EVERGREEN… Công ty MLC-ITL có một đội ngũ nhân viên nhiệt tình, luôn phấn đấu hoàn thành công việc, luôn sẵn sàng dịch vụ, luôn nỗ lực nâng cao chất lượng phục vụ cho khách hàng, đại lý và các đối tác nước ngoài. Công ty cũng vừa thành lập một chi nhánh tại Phòng 901 toà nhà OCEAN PARK số 1 Đào Duy Anh, Phương Mai, Đống Đa, Hà Nội, hoạt động vào ngày 29 tháng 8 năm 2011.2 PHẠM VI MỞ RỘNG KINH DOANH Với tiềm năng phát triển nhanh chóng về dịch vụ logistics ở Việt Nam như hiện nay, sự cạnh tranh giữa các công ty ngày càng gay gắt hơn, do đó công ty đang từng bước mở rộng thêm chi nhánh và mạng lưới hoạt động không chỉ ở khu vực miền Nam và miền Bắc mà còn ở khu vực miền Trung, đẩy mạnh và phát triển hơn nữa các dịch vụ phân phối và logistics. Hơn thế nữa, với hệ thống mạng lưới trên toàn thế giới của hai Tập đoàn Mitsubishi Logistics (Nhật Bản) và Indo-Trans Logistics (Việt Nam) tạo cơ hội cho công ty liên kết nhiều hơn nữa với các đại lý nước ngoài, mở rộng thị SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 3 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Hùng trường hơn nữa ở các nước Châu Âu, Châu Á, Châu Mỹ… góp phần trong việc hình thành mạng lưới toàn cầu của Tập đoàn Mitsubishi Logistics.3 CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức của Công Ty MLC-ITL LOGISTICS được thể hiện như sơ đồ dưới đây, bao gồm: Ban giám đốc và các phòng ban. Là một công ty vừa mới thành lập nhưng khâu tổ chức nhân sự của công ty tương đối chặt chẽ.

Tùy theo nhu cầu công việc cao hay thấp mà các nhân viên từ các bộ phận có thể hỗ trợ, giúp đỡ nhau để hoàn thành đúng tiến độ công việc, mang lại hiệu quả kinh doanh cao, giúp công ty ngày càng có uy tín hơn đối với khách hàng. BAN GIÁM Đ Ố C Bộ Bộ phậ n C/S và Bộ phậ n Bộ Bộ phậ n phậ n Documentations Operations phậ n Warehouse Sales (OPS) kế toán Hình 1.1: Sơ đ ồ tổ chứ c củ a Công ty 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN 1.1 BAN GIÁM ĐỐC: Là cơ quan đầu não của công ty. - Tổ chức mọi hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp lý về hoạt động của công ty. - Ban hành các quy chế quản lý nội bộ, vạch ra những phương hướng , chiến lược phát triển, đề ra mục tiêu và điều hành công ty đạt được mục tiêu cuối cùng.

SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 4 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Hùng - Điều khiển các cơ quan, bộ phận cấp dưới thực hiện theo đúng mục tiêu đề ra bằng những hoạt động hướng dẫn đào tạo, đôn đốc, thúc đẩy và gây ảnh hưởng.2 BỘ PHẬN SALES: Đây là bộ phận trung tâm, có vai trò quan trọng nhất của công ty. - Nhân viên bộ phận Sales sẽ trực tiếp giao dịch với khách hàng, thực hiện công tác nghiên cứu, khảo sát và tiếp cận thị trường, chủ động tổ chức tìm kiếm khách hàng, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán với các hãng tàu để có giá cước dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. - Nắm bắt thông tin giá vận tải trên thị trường, theo dõi hành trình vận tải của từng lô hàng được phân công, trực tiếp liên hệ khách hàng, giải quyết những vấn đề phát sinh. - Thông báo cho các bộ phận khác đặc biệt là phòng chứng từ và phòng operations các thông tin cụ thể của một lô hàng để các bộ phận này chuẩn bị các bước nghiệp vụ để đảm bảo lô hàng được tiến hành một cách hiệu quả nhất.

- Sau khi thực hiện xong nhân viên Sales sẽ liên lạc khách hàng về dịch vụ của công ty, từ đó rút ra những kinh nghiệm và phục vụ tốt hơn. Hỏi thăm về những dự định của khách hàng cho các chuyến hàng tiếp theo và có chính sách thu hút khách hàng đến với công ty lần sau.3 BỘ PHẬN C/S VÀ DOCUMENTATIONS - Nhân viên bộ phận này hầu như làm việc tại văn phòng công ty để tiếp nhận thông tin từ đại lý lấy giá cước gửi về cho Sales để Sales kiểm tra và làm báo giá gửi về cho khách hàng sớm. - Liên hệ với hãng tàu, đại lý, kiểm tra chứng từ, khai báo Hải quan điện tử hỗ trợ nhân viên giao nhận mở tờ khai, cập nhật đầy đủ và chính xác tất cả dữ liệu liên quan đến chứng từ vào hệ thống, nhập dữ liệu, lập bộ chứng từ thanh toán cho khách hàng. - Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, thông báo cho khách hàng những thông tin cần thiết của lô hàng.

SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 5 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Hùng 1.4 BỘ PHẬN OPERATIONS (OPS) - Chuyên lo thủ tục hải quan, lấy lệnh, kiểm hóa, thanh lý, chịu trách nhiệm giao nhận hàng cho khách hàng theo hợp đồng giao nhận tại các Chi cục Hải quan và cảng. - Nhân viên Operations có nhiệm vụ nhận thông tin về lô hàng từ phòng Sales và phòng chứng từ để chuẩn bị cho việc làm hàng. Nhân viên Operations giữ vai trò tạo uy tín đối với khách hàng.5 BỘ PHẬN KẾ TOÁN - Có chức năng hạch toán và thanh toán các chi phí, doanh thu để đảm bảo nguồn vốn hoạt động kinh doanh cho công ty. - Lập báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ để Ban giám đốc nắm rõ tình hình kinh doanh của công ty.

- Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, quản lý công quỹ, theo dõi công nợ, lưu trữ chứng từ, sổ sách, cung cấp tài chính cho các bộ phận kịp thời hoàn thành công việc.6 BỘ PHẬN WAREHOUSE Nhân viên phụ trách chủ yếu hàng tủ lạnh, quạt máy của Mitsubishi Logistics Corporation, khi hàng về nhân viên có nhiệm vụ điều xe phân phối, thuê kho ICD (Inland Clearance Depot) Sóng Thần và vận chuyển về kho.4 TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.1 CƠ CẤU DỊCH VỤ Bả ng 1.