Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty tnhh mlcitl logistics

Khám phá nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH MLCITL Logistics, quy trình và lưu ý quan trọng.

• Tác giả: Nguyễn Thị Mỹ Linh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thanh Hùng
• Trường học: Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại
• Đề tài: Nghiệp Vụ Chứng Từ Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu Đường Biển Tại MLC-ITL Logistics
• Loại tài liệu: báo cáo thực tập tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2012
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
• NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS
• 1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 1.2. Phạm vi mở rộng kinh doanh
• 1.3. Cơ quan tổ chức
• 1.3.1. Sơ đồ tổ chức
• 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
• 1.3.2.1. Ban giám đốc
• 1.3.2.2. Bộ phận Sales
• 1.3.2.3. Bộ phận C/S và Documentations
• 1.3.2.4. Bộ phận Operations (OPS)
• 1.3.2.5. Bộ phận kế toán
• 1.3.2.6. Bộ phận Warehouse
• 1.4. Tình hình kinh doanh của công ty
• 1.4.1. Cơ cấu dịch vụ
• 1.4.2. Kết quả kinh doanh
• 2. CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS
• 2.1. Phần 1: Quy trình chứng từ hàng xuất FCL
• 2.1.1. Nhận thông tin về lô hàng
• 2.1.2. Nhận Booking Request từ khách hàng
• 2.1.3. Liên hệ hãng tàu để giữ chỗ trên tàu (Book chỗ)
• 2.1.4. Gửi Booking Confirmation cho khách hàng
• 2.1.5. Gửi ISF data và Booking Confirmation cho đại lý khai ISF
• 2.1.6. Phát hành House B/L nháp và gửi cho khách hàng kiểm tra
• 2.1.7. Gửi chi tiết Master B/L cho hãng tàu
• 2.1.8. Kê khai Hải quan tự động (Automatic Manifest System - AMS)
• 2.1.9. Phát hành Local Debit và thu thập chứng từ gửi đại lý
• 2.1.10. Giao House B/L cho khách hàng và kết file
• 2.2. Phần 2: Mở rộng
• 2.2.1. Cách hỏi chỗ và thương lượng lựa chọn hãng tàu
• 2.2.2. Khách hàng lấy Master B/L trực tiếp từ hãng tàu
• 2.2.3. Thủ tục đảo chuyển container
• 2.2.4. Đổi House B/L gốc lấy House B/L Surrendered
• 2.2.5. Shipper yêu cầu giao hàng không cần B/L gốc
• 2.2.6. Phí khai sơ lược hàng hóa nhập khẩu vào Châu Âu - ENS (Entry Summary Declaration)
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
• 3.1. Xây dựng và phát triển lực lượng nhân viên
• 3.2. Xây dựng và phát triển bộ phận Marketing
• 3.3. Nâng cao chất lượng dịch vụ
• 3.3.1. Đối với công ty
• 3.3.2. Đối với cơ quan ban ngành có liên quan
• DANH SÁCH PHỤ LỤC CHỨNG TỪ KÈM THEO
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu tại MLC ITL Logistics

Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại MLC-ITL Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ. Công ty MLC-ITL Logistics, với sự kết hợp giữa Mitsubishi Logistics Corporation và Indo-Trans Logistics, đã phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực logistics đường biển. Việc hiểu rõ quy trình chứng từ là cần thiết để tối ưu hóa hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu.

1.1. Tầm quan trọng của chứng từ trong giao nhận hàng xuất khẩu

Chứng từ là yếu tố quyết định trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu. Chúng không chỉ giúp xác nhận quyền sở hữu hàng hóa mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định hải quan. Việc xử lý chứng từ chính xác giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

1.2. Quy trình chứng từ giao nhận hàng tại MLC ITL Logistics

Quy trình chứng từ tại MLC-ITL Logistics bao gồm nhiều bước từ nhận thông tin lô hàng, gửi yêu cầu booking, đến phát hành vận đơn. Mỗi bước đều cần sự chính xác và nhanh chóng để đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời hạn.

II. Những thách thức trong nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu

Mặc dù MLC-ITL Logistics đã có những bước tiến lớn trong nghiệp vụ chứng từ giao nhận, nhưng vẫn tồn tại nhiều thách thức. Các vấn đề như sai sót trong chứng từ, chậm trễ trong quy trình hải quan, và sự thay đổi liên tục trong quy định pháp lý có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động. Để vượt qua những thách thức này, công ty cần có những giải pháp hiệu quả.

2.1. Sai sót trong chứng từ và ảnh hưởng đến quy trình

Sai sót trong chứng từ có thể dẫn đến việc hàng hóa bị chậm trễ hoặc bị từ chối tại hải quan. Điều này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong mắt khách hàng.

2.2. Thay đổi quy định pháp lý và cách ứng phó

Sự thay đổi liên tục trong quy định pháp lý về xuất khẩu đòi hỏi MLC-ITL Logistics phải thường xuyên cập nhật và điều chỉnh quy trình chứng từ. Việc này cần sự linh hoạt và nhanh nhạy từ đội ngũ nhân viên.

III. Phương pháp tối ưu hóa nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu

Để nâng cao hiệu quả trong nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu, MLC-ITL Logistics cần áp dụng các phương pháp tối ưu hóa. Việc sử dụng công nghệ thông tin, đào tạo nhân viên, và cải tiến quy trình làm việc là những yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển bền vững.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chứng từ

Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình xử lý chứng từ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống quản lý chứng từ điện tử sẽ giúp theo dõi và quản lý thông tin một cách hiệu quả.

3.2. Đào tạo nhân viên về quy trình chứng từ

Đào tạo nhân viên là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng nghiệp vụ chứng từ. Nhân viên cần được trang bị kiến thức về quy trình, quy định và kỹ năng xử lý chứng từ để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại MLC ITL Logistics

Kết quả nghiên cứu cho thấy MLC-ITL Logistics đã đạt được nhiều thành công trong việc tối ưu hóa nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu. Việc áp dụng các phương pháp mới đã giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

4.1. Kết quả đạt được từ việc cải tiến quy trình

Cải tiến quy trình chứng từ đã giúp giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường độ chính xác. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo sự hài lòng cho khách hàng.

4.2. Phản hồi từ khách hàng về dịch vụ

Phản hồi từ khách hàng cho thấy sự hài lòng cao về dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu của MLC-ITL Logistics. Khách hàng đánh giá cao sự chuyên nghiệp và nhanh chóng trong việc xử lý chứng từ.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu

Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu tại MLC-ITL Logistics đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Với những cải tiến và ứng dụng công nghệ, công ty có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động. Tương lai, MLC-ITL Logistics sẽ tiếp tục mở rộng dịch vụ và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

5.1. Định hướng phát triển trong tương lai

MLC-ITL Logistics sẽ tiếp tục đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ. Định hướng phát triển bền vững sẽ là mục tiêu hàng đầu của công ty.

5.2. Tầm nhìn về vị thế trên thị trường logistics

Với những nỗ lực không ngừng, MLC-ITL Logistics hướng tới việc trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực logistics đường biển tại Việt Nam và khu vực.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), hoạt động ngoại thương và xuất nhập khẩu hàng hóa phát triển mạnh mẽ. Trong các phương thức vận chuyển quốc tế, vận tải đường biển chiếm tỷ trọng chủ đạo nhờ khả năng chuyên chở khối lượng lớn và tối ưu hóa chi phí. Cùng với sự gia tăng của lưu lượng hàng hóa xuất khẩu, vai trò của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế (freight forwarding và logistics) ngày càng trở nên thiết yếu nhằm đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành liên tục và đúng quy chuẩn pháp lý quốc tế.

Trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển, khâu xử lý chứng từ đóng vai trò trọng tâm. Việc lập, luân chuyển và khai báo chứng từ đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối, tuân thủ nghiêm ngặt các mốc thời gian quy định (closing time, shipping instruction cut-off) cũng như các quy định hải quan quốc tế nghiêm ngặt như kiểm soát an ninh nhập khẩu của Hoa Kỳ (AMS, ISF) hay Liên minh Châu Âu (ENS). Bất kỳ sai sót hoặc chậm trễ nào trong khâu chứng từ đều có thể dẫn đến việc hàng hóa bị từ chối xếp lên tàu, phát sinh chi phí phạt lớn và gián đoạn khâu nhận hàng tại cảng đến.

Đề tài "Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS" do sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Linh (Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thanh Hùng vào tháng 5 năm 2012, nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể sau:

1. Khái quát chung về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MLC-ITL Logistics.
2. Nghiên cứu, mô tả và hệ thống hóa chi tiết quy trình thực tế xử lý chứng từ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại doanh nghiệp thông qua một lô hàng cụ thể xuất đi thị trường Hoa Kỳ.
3. Phân tích các tình huống nghiệp vụ phát sinh mở rộng và các quy định hải quan quốc tế đặc thù liên quan đến vận đơn đường biển.
4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các nhóm giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình chứng từ, nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận của công ty.

Đối tượng nghiên cứu của báo cáo là toàn bộ các hoạt động, thao tác nghiệp vụ liên quan đến quá trình xử lý bộ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container đường biển tại Công ty TNHH MLC-ITL Logistics. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào thực tiễn xử lý chứng từ và số liệu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn những tháng cuối năm 2011 và đầu năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp thực hiện

Báo cáo xây dựng trên nền tảng nghiệp vụ vận tải và giao nhận quốc tế, quy tắc thực hành giao nhận hàng hóa nguyên container (FCL/FCL, CY/CY), nghiệp vụ phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L), cùng các quy định an ninh hải quan bắt buộc của các thị trường xuất khẩu lớn. Cụ thể, các quy định nghiệp vụ được viện dẫn và áp dụng gồm:

• Quy định Kê khai an ninh dành cho nhà nhập khẩu (Importer Security Filing - ISF / "10+2"): Do Cục Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) thuộc Bộ An ninh Nội địa Hoa Kỳ (DHS) áp dụng từ ngày 26/01/2009.
• Hệ thống Kê khai Hải quan tự động (Automated Manifest System - AMS): Cơ chế kiểm soát hàng hóa vận chuyển vào Hoa Kỳ thiết lập sau sự kiện 11/9/2001, áp dụng nguyên tắc quản lý "Policy - No documents, No load".
• Quy định Khai sơ lược hàng hóa nhập khẩu vào Liên minh Châu Âu (Entry Summary Declaration - ENS): Có hiệu lực từ ngày 01/01/2011.
• Hệ thống mã định danh chuẩn cho người vận chuyển (Standard Carrier Alpha Code - SCAC): Mã dữ liệu do cơ quan thẩm quyền cấp để truyền dữ liệu điện tử trực tiếp vào hệ thống Hải quan Hoa Kỳ.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng bao gồm:

• Phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu thực tế: Ghi nhận trực tiếp các thao tác nghiệp vụ chứng từ hàng ngày tại phòng Dịch vụ khách hàng & Chứng từ (C/S and Documentations) của Công ty TNHH MLC-ITL Logistics.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và đối chiếu các biểu mẫu chứng từ vận tải thực tế (Booking Request, Booking Confirmation, Shipping Instruction, House B/L, Master B/L, Container Packing List, Debit Note, Manifest), quy trình tác nghiệp chuẩn (SOP), tài liệu đào tạo nội bộ và giao diện phần mềm nghiệp vụ chuyên dụng FAST.
• Phương pháp thống kê, so sánh và phân tích kinh tế: Xử lý và phân tích số liệu doanh thu theo cơ cấu dịch vụ và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong Quý 4 năm 2011.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH MLC-ITL Logistics

Chương 1 trình bày tổng quan về doanh nghiệp thực tập. Công ty TNHH MLC-ITL Logistics chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/06/2011 theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 411022000587 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp ngày 27/05/2011, mã số thuế 0310914187, do ông Takayoshi Sakurai làm Giám đốc. Trụ sở chính đặt tại số 364 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM và chi nhánh tại Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội.

Doanh nghiệp là liên doanh chiến lược giữa hai đơn vị:

• Mitsubishi Logistics Corporation - MLC (Nhật Bản): Thành lập năm 1887, vốn điều lệ 22.393 triệu Yên, hơn 3.303 nhân viên (số liệu 31/03/2010), mạng lưới kho vận quốc tế tại Hà Lan (7.000 m²), California - Hoa Kỳ (18.000 m²), Thượng Hải - Trung Quốc (60.150 m²), Singapore (3.700 m²), Indonesia (13.000 m²) và Nhật Bản (941.067 m²).
• Indo-Trans Logistics - ITL (Việt Nam): Thành lập năm 1999, vốn điều lệ 1.842.000 USD, hơn 400 nhân viên (số liệu tháng 6/2011), sở hữu hệ thống kho bãi tại KCN Tân Bình (5.000 m²), KCN Hiệp Phước (9.000 m²), Trung tâm phân phối (LDC) Bình Dương (20.000 m²), LDC Vân Điền - Hà Nội (7.000 m²), LDC Tiên Sơn - Bắc Ninh (12.800 m²).

Cơ cấu tổ chức của MLC-ITL gồm Ban Giám đốc và 5 bộ phận chuyên môn: Bộ phận Sales, Bộ phận C/S & Documentations, Bộ phận Operations (OPS), Bộ phận Kế toán, và Bộ phận Warehouse.

Về tình hình kinh doanh, báo cáo tổng hợp kết quả hoạt động trong Quý 4 năm 2011 của công ty qua các bảng số liệu sau:

Chỉ tiêu tài chính	Tháng 10/2011 (Đồng)	Tháng 11/2011 (Đồng)	Tháng 12/2011 (Đồng)
Doanh thu thuần	876.372.000	923.512.000	1.124.960.000
Tổng chi phí	440.000.000	402.905.000	427.798.000
Lợi nhuận trước thuế	435.000.000	520.607.000	697.162.000
Lợi nhuận sau thuế	326.684.000	423.606.000	542.741.000
Tỷ suất Lợi nhuận / Doanh thu	37,29%	45,84%	48,22%

Cơ cấu doanh thu dịch vụ cho thấy dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container (FCL) luôn chiếm tỷ trọng cao nhất (47,06% trong tháng 10 và tiếp tục tăng mạnh trong tháng 12), tiếp theo là dịch vụ khai thuê hải quan (27,96% trong tháng 10) và dịch vụ vận chuyển hàng không (tăng từ 13,46% trong tháng 10 lên 19,28% trong tháng 12/2011).

Chương 2: Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty TNHH MLC-ITL Logistics

Chương 2 là nội dung trọng tâm của báo cáo, chia làm hai phần chính: quy trình chuẩn 10 bước xử lý chứng từ hàng xuất FCL và phân tích các trường hợp nghiệp vụ mở rộng.

Phần 1: Quy trình chứng từ hàng xuất FCL (Minh họa qua lô hàng thực tế đi Hoa Kỳ)

Báo cáo phân tích chi tiết một lô hàng chỉ định (nominated cargo) xuất khẩu dây điện sang thị trường Hoa Kỳ với các thông số:

• Người gửi hàng (Shipper): Công ty TNHH Furukawa Automotive Parts (Vietnam) Inc (KCX Tân Thuận, Quận 7, TP.HCM).
• Người nhận hàng (Consignee): American Furukawa Inc (El Paso, Texas, Hoa Kỳ).
• Đại lý giao nhận đích: Mitsubishi Logistics American Corp (Chi nhánh Los Angeles).
• Hãng tàu vận chuyển: Hanjin Shipping (Tàu feeder: Hanjin Hochiminh chuyến 0279E; Tàu mẹ: Hanjin Chicago chuyến 0056E).
• Quy cách hàng hóa: 1 container 40' High Cube (40' HC), số cont SENU5010843, số seal HJ059991, tổng trọng lượng 7.060 kgs, thể tích 29 CBM.
• Hợp đồng dịch vụ (Service Contract - S/C): AEF111257; Đơn đặt hàng (P/O): AFI66555 và AFI66556.

Quy trình 10 bước tác nghiệp bao gồm:

1. Nhận thông tin về lô hàng: Nhận quy trình làm hàng chuẩn (SOP) từ đại lý Mitsubishi Logistics American Corp, kiểm tra hợp đồng dịch vụ, tên tài khoản khách hàng và liên hệ nhà xuất khẩu.
2. Nhận Booking Request từ khách hàng: Tiếp nhận phiếu yêu cầu đặt chỗ từ Shipper qua email và gửi thông báo chi tiết đến đại lý ở cảng đến để xin phê duyệt.
3. Liên hệ hãng tàu để giữ chỗ (Book chỗ): Gửi yêu cầu đặt chỗ đến hãng tàu Hanjin, nhận Booking Confirmation, kiểm tra các thông tin về cảng xếp, cảng dỡ, closing time, địa điểm cấp vỏ container rỗng và hạ container tại cảng Cát Lái.
4. Gửi Booking Confirmation cho khách hàng: Chuyển xác nhận đặt chỗ cho Shipper, thông báo các thời hạn chót (Shipping Instruction Cut-off Deadline, B/L Amendment Deadline). Lưu ý mức phí phạt chỉnh sửa B/L của hãng tàu là 40 USD/lần nếu quá hạn. Hướng dẫn khách hàng lập phiếu Container Packing List để vào sổ tàu.
5. Gửi dữ liệu ISF và Booking Confirmation cho đại lý khai ISF: Thu thập 10 thông tin từ Shipper và 2 thông tin từ người vận chuyển (SCAC code hãng tàu Hanjin là HJSC, SCAC code của MLC-ITL là MQLA), chuyển cho đại lý Mỹ khai nộp cho Cục Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) trước giờ tàu chạy tối thiểu 24 giờ để tránh mức phạt lên tới 2.500 USD/lô hàng. Phí khai báo ISF là 30 USD do Consignee chịu.
6. Phát hành House B/L nháp và gửi khách hàng kiểm tra: Nhập dữ liệu lô hàng vào phần mềm quản lý logistics chuyên dụng FAST, khởi tạo House B/L số VNGLB1203090 (chọn hình thức Surrendered B/L, cước Freight Collect, giao hàng CY/CY). Gửi bản nháp cho Shipper xác nhận trước hạn truyền AMS.
7. Gửi chi tiết Master B/L cho hãng tàu: Đăng nhập hệ thống điện tử của Hanjin Shipping bằng tài khoản được cấp để truyền dữ liệu làm Seaway Bill (Master B/L), ghi rõ SCAC code MQLA của MLC-ITL và số House B/L để hệ thống hãng tàu đồng bộ trạng thái hải quan.
8. Kê khai Hải quan tự động (AMS): Đăng nhập cổng thông tin Hải quan Hoa Kỳ bằng mã SCAC MQLA, nhập dữ liệu chi tiết về chuyến tàu feeder, cảng chuyển tải (mã KRBUS - Cảng Busan, Hàn Quốc), thông tin Shipper, Consignee, quy cách đóng gói (không dùng đơn vị pallet, khai chi tiết thùng carton), số container, số seal, mã HTS. Khi hệ thống trả về thông báo "HBL/MBL AMS MATCH FOUND", trạng thái 3Z (đã khai ISF) và 1Y (AMS khớp dữ liệu), việc khai báo được chấp nhận. Mức phạt khai chậm AMS lên tới 5.000 USD và chịu chế tài không được phép bốc xếp lên tàu ("Policy - No documents, No load").
9. Phát hành Local Debit và thu thập chứng từ gửi đại lý: Thu các khoản phụ phí địa phương (Local Charges) gồm phí xếp dỡ tại cảng (THC), phí phát hành chứng từ (B/L fee: 400.000 VND), phí điện giao hàng (Telex Release fee: 200.000 VND), phí niêm chì (Seal fee), phí AMS. Lưu ý phụ phí nộp trễ cho hãng tàu Hanjin là 500.000 VND/tuần nếu quá thời hạn quy định (thường 2 tuần). Phát hành Debit Note thu phí chia sẻ lợi nhuận (Profit Share) 50/50 từ đại lý ở Mỹ. Gửi bộ Pre-alert/Shipping Advice (M-B/L, H-B/L, Debit Note, Commercial Invoice, Packing List) cho đại lý đích ngay sau khi tàu rời cảng.
10. Giao House B/L cho khách hàng và kết file: Sau khi tàu chạy và khách hàng hoàn tất thanh toán Local Charges, giao 3 bản House B/L Surrendered kèm 1 bản Copy có đóng dấu đỏ thanh lý hải quan. Chuyển Debit Note cho phòng Kế toán theo dõi công nợ, in Shipment Cover Page và hoàn tất lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ.

Phần 2: Các nghiệp vụ mở rộng và xử lý tình huống phát sinh

Báo cáo phân tích chuyên sâu 8 trường hợp phát sinh trong thực tế giao nhận:

• Thương lượng và lựa chọn hãng tàu: Quy trình kiểm tra lịch trình, thời gian vận chuyển, giá cước và tình trạng giữ chỗ để phối hợp với bộ phận Sales chào giá cho khách hàng.
• Khách hàng nhận Master B/L trực tiếp: Thường áp dụng cho các lô hàng thanh toán bằng Thư tín dụng (L/C); MLC-ITL đóng vai trò trung gian lấy M-B/L gốc từ hãng tàu theo Giấy ủy quyền có đóng dấu của Shipper.
• Thủ tục đảo chuyển container: Xử lý tình huống Shipper không kịp thanh lý hải quan trước giờ cắt máng; nhân viên chứng từ phải xin Booking Revised sang chuyến tàu kế tiếp để khách hàng làm thủ tục đóng phí đảo chuyển tại cảng.
• Nghiệp vụ xử lý chứng từ hàng lẻ (LCL): Khác biệt so với hàng FCL ở việc phát hành House Booking dựa trên xác nhận của Co-loader, địa điểm giao nhận tại kho CFS (Container Freight Station), phát hành vận đơn theo số khối thực tế đo tại kho CFS, bắt buộc thể hiện ký mã hiệu nhận diện hàng (Shipping Mark) và ghi chú "Part of container", điều kiện CFS/CFS.
• Ký lùi vận đơn (Backdated B/L): Quy trình xử lý khi ngày giao hàng thực tế trễ hơn quy định của L/C; chỉ thực hiện khi có sự chấp thuận của Consignee/đại lý đích và Shipper phải cung cấp văn bản cam kết bảo lãnh trách nhiệm bản gốc.
• Đổi House B/L gốc lấy House B/L Surrendered: Thu hồi toàn bộ 3 bản gốc và 3 bản copy không chuyển nhượng (Non-negotiable) từ Shipper trước khi gửi điện giải phóng hàng (Telex Release) cho đại lý đích.
• Giao hàng không cần xuất trình B/L gốc: Quy trình giải quyết khi thất lạc vận đơn gốc thông qua Thư bảo lãnh của ngân hàng (Bank Guarantee) hoặc Thư cam kết bồi thường của người gửi hàng (Letter of Indemnity - LOI).
• Khai báo an ninh ENS đối với hàng đi Châu Âu: Khái quát quy định khai báo sơ lược điện tử bắt buộc tối thiểu 24 giờ trước khi tàu rời cảng xếp hàng hoặc cảng chuyển tải đối với các tuyến hàng vận chuyển vào Liên minh Châu Âu.

Chương 3: Một số nhận xét, giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Chương 3 tổng kết các thế mạnh cốt lõi của MLC-ITL Logistics:

• Thừa hưởng mạng lưới đại lý toàn cầu rộng khắp và uy tín thương hiệu từ hai tập đoàn sáng lập Mitsubishi Logistics và Indo-Trans Logistics.
• Cơ sở hạ tầng kho bãi quy mô tại KCN Tân Bình, KCN Hiệp Phước và ICD Sóng Thần, hỗ trợ tốt cho phân phối hàng gia dụng, quạt máy, tủ lạnh.
• Thiết lập quan hệ đối tác bền vững với các hãng tàu quốc tế lớn (Hanjin, Maersk, APL, OOCL, Heung A, Evergreen) và các hãng hàng không lớn (Cathay Pacific, China Airlines, Singapore Airlines).
• Sở hữu mã SCAC riêng (MQLA) cho phép doanh nghiệp chủ động truyền dữ liệu trực tiếp đến hệ thống Hải quan Hoa Kỳ mà không cần ủy quyền hay phụ thuộc vào hãng tàu.
• Ứng dụng phần mềm FAST đồng bộ, giúp theo dõi, trích xuất dữ liệu và quản lý hồ sơ nghiệp vụ chính xác, nhanh chóng.

Trên cơ sở đó, báo cáo đề xuất các nhóm giải pháp:

• Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo chuyên sâu về kỹ năng khai báo dữ liệu điện tử quốc tế, cập nhật quy định hải quan mới và nâng cao năng lực ngoại ngữ chuyên ngành.
• Phát triển bộ phận Marketing: Tăng cường hoạt động quảng bá thương hiệu, tiếp cận các doanh nghiệp xuất khẩu lớn trong nước thay vì phụ thuộc phần lớn vào nguồn hàng chỉ định sẵn có từ đại lý.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Tối ưu hóa thời gian xử lý chứng từ, kiểm soát chặt chẽ các mốc thời gian cắt máng và truyền dữ liệu nhằm triệt tiêu hoàn toàn rủi ro phát sinh phí phạt từ hãng tàu và hải quan nước nhập khẩu.
• Kiến nghị: Đề xuất với các cơ quan quản lý nhà nước và ban ngành liên quan tiếp tục cải cách thủ tục thông quan điện tử, hiện đại hóa hạ tầng cảng biển nhằm giảm thiểu thời gian chờ đợi cho doanh nghiệp giao nhận.

Kết quả và đóng góp thực tiễn

Báo cáo thực tập đã mang lại các kết quả và giá trị thực tế sau:

• Hệ thống hóa toàn diện quy trình chứng từ hàng xuất FCL: Văn bản mô tả tuần tự và minh bạch từng thao tác nghiệp vụ từ khâu tiếp nhận thông tin, book tàu, lập House B/L trên phần mềm FAST đến khâu thanh quyết toán local charges và lưu trữ hồ sơ.
• Tài liệu hóa chi tiết các nghiệp vụ khai báo an ninh quốc tế: Minh họa cụ thể các bước nhập liệu trên hệ thống AMS với các mã định danh thực tế (SCAC Code MQLA, mã cảng trung chuyển KRBUS, số vận đơn, mã HS), giải thích quy tắc kiểm tra trạng thái tiếp nhận (Status 3Z, 1Y, HBL/MBL Match).
• Cung cấp cẩm nang xử lý các tình huống nghiệp vụ ngoại lệ: Hướng dẫn rõ ràng quy trình giải quyết các sự cố thường gặp trong ngành logistics như hàng rớt tàu, đổi vận đơn gốc lấy vận đơn Telex Release, ký lùi vận đơn theo yêu cầu L/C, và phát hành hàng bằng thư bảo lãnh (LOI/Bank Guarantee).
• Cung cấp dữ liệu thực chứng: Phản ánh bức tranh tài chính và cơ cấu dịch vụ thực tế của một doanh nghiệp liên doanh logistics trong giai đoạn đầu thành lập (Quý 4/2011) với các chỉ số doanh thu, chi phí và biên lợi nhuận cụ thể.

Hạn chế và hướng phát triển

Dựa trên nội dung và phạm vi nghiên cứu được tác giả trình bày trong văn bản:

• Hạn chế về dữ liệu thời gian: Các phân tích tài chính và hoạt động kinh doanh mới chỉ bao quát số liệu trong phạm vi Quý 4 năm 2011 do doanh nghiệp mới chính thức vận hành từ tháng 6 năm 2011.
• Hạn chế về loại hình phân tích chuyên sâu: Báo cáo tập trung chủ yếu vào quy trình FCL đối với hàng hóa xuất khẩu đi thị trường Bắc Mỹ (Hoa Kỳ) theo hình thức hàng chỉ định (nominated cargo). Các quy trình nghiệp vụ hàng nhập khẩu, hàng lẻ gom (LCL) hoặc các thị trường có quy định đặc thù khác mới dừng lại ở mức độ khái quát và mở rộng lý thuyết.
• Hướng phát triển: Nghiên cứu có thể mở rộng khảo sát quy trình chứng từ xuất nhập khẩu trọn gói (Door-to-Door), phân tích sâu nghiệp vụ giao nhận hàng nguy hiểm, hàng dự án, hoặc đánh giá hiệu quả ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin tích hợp hải quan một cửa quốc gia trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích đối với:

• Sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế: Cung cấp tài liệu học tập thực tế về quy trình luân chuyển chứng từ ngoại thương, cách đọc hiểu các trường thông tin trên vận đơn đường biển, và các yêu cầu tuân thủ hải quan quốc tế.
• Nhân viên chứng từ (Documentation Executive) và Chăm sóc khách hàng (Customer Service) mới vào nghề: Cung cấp tài liệu hướng dẫn từng bước về thao tác khai báo AMS, ISF, xử lý booking, và quy trình tương tác giữa Forwarder - Hãng tàu - Khách hàng xuất khẩu.
• Người nghiên cứu các đề tài về tối ưu hóa quy trình giao nhận vận tải biển: Cung cấp cơ sở dữ liệu thực tiễn và mô hình tác nghiệp chuẩn tại một doanh nghiệp liên doanh logistics quốc tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Trong quy trình xuất khẩu hàng đi Mỹ tại MLC-ITL, quy định Kê khai an ninh ISF (10+2) và AMS có thời hạn nộp như thế nào? ISF và AMS đều bắt buộc phải được hoàn tất khai báo tối thiểu trước 24 giờ trước khi tàu rời cảng xếp hàng (đối với tàu chạy trực tiếp) hoặc trước 24 giờ trước khi tàu nối tiếp rời cảng chuyển tải (đối với hàng hóa có chuyển tải qua cảng trung gian như Busan).

2. Mức phí phạt áp dụng nếu doanh nghiệp chậm trễ hoặc vi phạm quy định khai báo ISF và AMS của Hải quan Hoa Kỳ là bao nhiêu? Theo số liệu trong văn bản, mức phạt do Hải quan Hoa Kỳ áp dụng đối với vi phạm/chậm trễ kê khai ISF có thể lên tới 2.500 USD/lô hàng, và mức phạt đối với kê khai AMS chậm là 5.000 USD/lô hàng kèm chế tài không cho phép bốc hàng lên tàu ("Policy - No documents, No load").

3. Mã SCAC code của Công ty MLC-ITL và Hãng tàu Hanjin trên hệ thống Hải quan Mỹ là gì? Mã SCAC (Standard Carrier Alpha Code) của Công ty TNHH MLC-ITL Logistics đăng ký với Hải quan Mỹ là MQLA, và mã SCAC của hãng tàu Hanjin Shipping là HJSC.

4. Khi khách hàng có yêu cầu chuyển đổi từ House B/L gốc sang House B/L Surrendered, nhân viên chứng từ phải thực hiện bước bắt buộc nào? Nhân viên chứng từ bắt buộc phải thu hồi đầy đủ bộ vận đơn gốc đã phát hành cho Shipper (gồm 3 bản gốc và 3 bản copy không thể chuyển nhượng - Non-negotiable), sau đó mới phát hành House B/L Surrendered và gửi điện giao hàng (Telex Release) cho đại lý tại cảng đích để cho phép giải phóng hàng cho Consignee.

5. Lợi nhuận sau thuế và tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của Công ty MLC-ITL trong tháng 12 năm 2011 đạt bao nhiêu? Trong tháng 12/2011, công ty đạt lợi nhuận sau thuế là 542.741.000 đồng trên tổng doanh thu 1.124.960.000 đồng, tương ứng với tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu đạt 48,22%.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Mỹ Linh đã phản ánh trung thực, chi tiết và toàn diện nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển tại Công ty TNHH MLC-ITL Logistics. Thông qua việc phân tích thực tế lô hàng xuất khẩu dây điện đi Hoa Kỳ, công trình đã làm rõ các bước thao tác trên phần mềm chuyên ngành FAST, quy trình tuân thủ an ninh hải quan quốc tế nghiêm ngặt (AMS, ISF, ENS), cùng các phương án xử lý tình huống phát sinh linh hoạt trong thực tiễn. Tài liệu đóng góp một bức tranh thực chứng rõ nét về hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế tại Việt Nam trong giai đoạn hội nhập kinh tế sâu rộng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MLC- ITL LOGISTICS 1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Từ sau khi Luật đầu tư nước ngoài được ban hành, dịch vụ vận tải giao nhận trở thành nhu cầu thiết yếu đối với hàng hoá xuất nhập khẩu kể cả của các cá nhân, tổ chức, công ty khác nhau. Mặt khác, kinh doanh không phải bỏ vốn lớn, đầu tư vật chất ban đầu như các ngành khác mà lợi nhuận lại cao, thu hồi vốn nhanh nên hàng loạt các công ty kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận nước ngoài đã xâm nhập và hoạt động tại thị trường Việt Nam. Công ty MLC-ITL LOGISTICS được thành lập bởi hai chủ đầu tư lớn là tập đoàn Mitsubishi Logistics Corporation (Nhật Bản) và Indo-Trans Logistics (Việt Nam ). Thừa nhận rằng đây là thời điểm đúng đắn thâm nhập vào thị trường Việt Nam để cung cấp dịch vụ giao nhận quốc tế và dịch vụ hậu cần.

Với Indo-Trans Logistics (Việt Nam) có hơn 10 năm kinh nghiệm trong thị trường nội địa Việt Nam và Mitsubishi Logistics Corporation (Nhật Bản) hơn 120 năm kinh nghiệm trên toàn thế giới, việc sáp nhập giữa hai nhóm công ty hàng đầu đã tạo nên một vị thế mạnh mẽ nhằm tạo điều kiện để MLC- ITL trở thành một đại lý giao nhận hàng đầu. Dưới đây là thông tin sơ lược về hai chủ đầu tư: ● MITSUBISHI LOGISTICS CORPORATIO–MLC (Nhật Bản): Thành lập: ngày 15 tháng 4 năm 1887 Vốn điều lệ: 22,393 triệu YEN (số liệu ngày 31 tháng 3 năm 2010) Số lượng nhân viên: 3,303 (số liệu ngày 31 tháng 3 năm 2010) Mitsubishis Logisitics hiện mở rộng hoạt động trên hơn 50 văn phòng trên các nước. Tập đoàn Mitsubishis Logisitics hiện là thành viên của Tập đoàn Mitsubishi hoạt động trong nhiều lĩnh vực. Hệ thống kho vận: Hà Lan Mitsubishi Logistics Europe 7,000 m2 SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 1 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Hùng Hoa Kỳ Mitsubishi Warehouse California 18,000 m2 Trung Quốc Shanghai Linghua Logistics 60,150 m2 Singapore Mitsubishi Logistics Singapore 3,700 m2 Indonesia Mitsubishi Logistics Indonesia 13,000 m2 Nhật Bản Mitsubishi Logistics 941,067 m2 ● INDO-TRANS LOGISTICS (ITL) Thành lập: ngày 24 tháng 1 năm 1999 Vốn điều lệ: 1,842,000 USD Số lượng nhân viên: hơn 400 nhân viên (số liệu tháng 6, 2011) INDO TRANS LOGISTICS hiện tập trung vào các lĩnh vực: - Đại lý dịch vụ và kinh doanh hàng không.

- Forwarding: dịch vụ vận chuyển tàu biển, hàng không với các văn phòng đặt tại Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng. - Kho vận: ITL đang thiết lập hệ thống kho bãi trên hầu khắp khu vực/ trung tâm kinh tế lớn của Việt Nam. KCN Tân Bình: 5,000 m2 KCN Hiệp Phước, Nhà Bè: 9,000 m2 Bình Dương LDC: 20,000 m2 Vân Điền LDC, Hà Nội: 7,000 m2 Tiên Sơn LDC, Hà Nội: 12,800 m2 Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS hoạt động chính thức vào ngày 01 tháng 06 năm 2011 do Ông Takayoshi Sakurai là Giám Đốc. Công ty được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 411022000587, ngày đăng ký kinh doanh: ngày 27 tháng 5 năm 2011, mã số thuế: 0310914187.

Tên doanh nghiệp trong nước: CÔNG TY TNHH LOGISTICS MLC-ITL. Tên giao dịch: MLC-ITL LOGISTICS CO. Địa chỉ văn phòng chính: Số 364 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh. SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 2 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Hùng Điện thoại :[phone].

Email: [e-mail] Website: www.com Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển bao gồm dịch vụ hàng nguyên container và hàng lẻ. Dịch vụ vận chuyển hàng không. Dịch vụ vận tải nội địa. Dịch vụ đại lý khai thuê hải quan và bốc dỡ hàng hóa.