Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, Uỷ VIÊN BAN BÍ THƯ 1.1- Một số khái niệm: 1. Hồ sơ Đến thời điểm hiện nay, khái niệm hồ sơ đã được nhiều tác giả nghiên cứu và đề cấp đến. Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định nghĩa “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả…, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản.
Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm”[24,tr. Theo “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô, Matxcơva thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa đơn giản hơn “ những công văn đã thi hành xong được tập hợp lại thành hồ sơ. Hồ sơ là một tập hợp văn bản hoặc một văn bản về một vấn đề nhất định hoặc một phạm vi hoạt động của cơ quan được đóng vào tấm bìa riêng”[68,tr. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ sơ như sau “Thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ để làm bằng chứng và thông tin theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [67,tr.
Phó Giáo sư Vương Đình Quyền trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư cho rằng “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [64,tr. Trong Nghị định của Chính phủ số 110/2004/ND-CP ngày 8-4-2004 về công tác văn thư khái niệm về hồ sơ được định nghĩa như sau “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [22, tr. Và gần đây, tại văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nước, Luật Lưu trữ đã định nghĩa “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [63, tr. Như vậy, qua một loạt các khái niệm nêu trên cho ta thấy quan điểm, cách hiểu, cách nhìn về hồ sơ cơ bản là tương đối thống nhất, nhất là ở Việt Nam từ khái niệm được đề cập ở từ điển, giáo trình giảng dạy ở trường đại học cho đến các văn bản pháp quy của nhà nước đều cho rằng hồ sơ là một hoặc nhiều tài liệu mà hình thức, nội dung của các các tài liệu trong đó có những đặc điểm tương đồng như cùng về một vấn đề, một sự việc hoặc cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
Đối với bản thân tôi, nhất là qua thực tế các hồ sơ đã được lập tại Văn phòng Trung ương Đảng và văn phòng Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thì hồ sơ theo khái niệm của Phó giáo sư Vương Đình Quyền hoặc khái niệm được đề cập trong Nghị định, Luật là tương đối dễ hiểu và phù hợp trong thực tiễn. Danh mục hồ sơ: Khái niệm Danh mục hồ sơ cũng được nhiều tác giả nghiên cứu và đưa ra nhiều định nghĩa khác nhau. Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định nghĩa “Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã được quy định. Danh mục hồ sơ là công cụ giúp cho cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các cơ quan được thuận tiện” [24,tr.
Trong “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô, Matxcơva thì khái niệm hồ sơ được định nghĩa như sau “Danh mục hồ sơ dùng để phân nhóm tài liệu văn kiện đã giải quyết xong thành các hồ sơ, để cố định việc đánh ký hiệu hồ sơ, đề xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, là cơ sở để xây dựng sơ đồ cấu trúc của bộ thẻ tra cứu tài liệu đã giải quyết, là tài liệu thống kê trong khâu lưu trữ cơ quan đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (dưới 10 năm)” [68, tr. Trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó Giáo sư Vương Đình Quyền thì Danh mục hồ sơ lại được hiểu như sau “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập” [64,tr. Qua các khái niệm nêu trên, có thể hiểu Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên các hồ sơ mà các cơ quan, đơn vị, cá nhân cần phải lập trong một năm, có sự định hướng về mặt giá trị tài liệu, quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ, là cơ sở để các cơ quan, đơn vị, cá nhân căn cứ vào đó để lập hồ sơ các công việc mà mình đã giải quyết trong năm, mặt khác giúp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình.3- Lập hồ sơ: Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 “Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định” [24,tr. “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất” của Tổng cục Lưu trữ Liên Xô, Matxcơva thì lập hồ sơ được định nghĩa như sau “Lập hồ sơ là tập hợp những công văn vào hồ sơ theo đúng với bảng danh mục” [68,tr.
Còn trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó Giáo sư Vương Đình Quyền thì “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” [64,tr. Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [63,tr. Như vậy, lập hồ sơ trước hết phải khẳng định đó là một công việc rất quan trọng, công việc đó là tập hợp và sắp xếp các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học nhất định có thể là theo vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của tài liệu.4- Chuẩn hoá hồ sơ: Để hiểu được khái niệm chuẩn hóa hồ sơ, chúng ta phải hiểu một số khái niệm liên quan như khái niệm “Chuẩn” “Tiêu chuẩn” “Chuẩn hóa” và “Tiêu chuẩn hoá” - Khái niệm “Chuẩn” và “Tiêu chuẩn” Về khái niệm tiêu chuẩn, có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đổi theo thời gian. Theo Đại từ điển tiếng Việt chuẩn được hiểu là “cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu để làm mẫu” hoặc là “Tiêu chuẩn được định ra” như: chuẩn quốc gia, chuẩn Quốc tế hoặc tiêu chuẩn ngành [83,tr.
Trong từ điển Từ và Ngữ Hán Việt, “chuẩn” được hiểu nhiều nghĩa trong đó có nghĩa là “dựa vào” và nghĩa khác là “đồ dùng để đo” [41,tr. Bên cạnh đó, từ “Tiêu chuẩn” được hiểu là “điều kiện để quy định là mẫu mực để đánh giá hoặc phân loại”. Còn theo Từ điển tiếng Việt tường giải và liên tưởng thì “chuẩn” được hiểu là “tiểu chuẩn” [31,tr. Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đưa ra một định nghĩa tiêu chuẩn, được nhiều quốc gia, tổ chức công nhận rộng rãi “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định” [21,tr.
Với những dẫn giải đã nêu ở trên, chúng ta thấy khái niệm “chuẩn” và “tiêu chuẩn” thực chất là một. Những gì được thừa nhận là chuẩn, là tiêu chuẩn phải được ứng dụng, sử dụng nhiều lần trong thực tiễn và được thực tiễn công nhận và trở thành cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, làm mẫu để dựa vào đó đánh giá hoặc phân loại các đối tượng. - Khái niệm “chuẩn hóa” và “tiêu chuẩn hóa” Theo Đại từ điển tiếng Việt “chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực” [83,tr. Còn theo Từ điển tiếng Việt tường giải và liên tưởng thì “Tiêu chuẩn hóa là làm cho trở thành mẫu mực chính xác” [31,tr.
Trong Từ điển Từ và ngữ Hán Việt, cụm từ “tiêu chuẩn hóa” được hiểu là “làm cho đúng với tiêu chuẩn đã quy định” [41,tr. Như vậy, xét về nội dung thì hai khái niệm chuẩn hóa và tiêu chuẩn hóa thực chất là một, đều là quá trình làm cho cái gì đó trở thành chuẩn mực hay nói cách khác đều là quy trình tạo lập và áp dụng các chuẩn, tiêu chuẩn vào một đối tượng. Vì vậy, trong đề tài nghiên cứu này chúng tôi coi 2 khái niệm này là một và có thể sử dụng thay thế nhau. - Khái niệm chuẩn hóa hồ sơ.