Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Công tác văn thư là một bộ phận cấu thành của bộ máy quản lý, chiếm phần lớn khối lượng hoạt động của văn phòng và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực chỉ đạo, điều hành tại các cơ quan, tổ chức cũng như doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ như quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu giúp quá trình xử lý công việc diễn ra nhanh chóng, chính xác, bảo mật và đúng chế độ. Trong bối cảnh ngành xây dựng đang phát triển với sự gia tăng của các dự án công trình dân dụng, công nghiệp và hạ tầng, khối lượng hồ sơ kỹ thuật, pháp lý và tài chính hình thành trong quá trình sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp xây dựng là rất lớn.
Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, thi công trang trí nội thất và xây dựng công trình. Xuất phát từ yêu cầu quản lý thực tế và quá trình thực tập chuyên môn tại đơn vị, tác giả Đặng Thị Duyên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ văn thư tại doanh nghiệp ngoài nhà nước.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:
- Khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát, từ đó đưa ra những nhận xét về ưu điểm và hạn chế.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty.
Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định qua 4 nội dung:
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ;
- Tìm hiểu quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát;
- Tìm hiểu, khảo sát thực trạng để đánh giá, chỉ ra ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty;
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ tại đơn vị khảo sát.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát.
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Khảo sát tại Văn phòng Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát.
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Số liệu và hoạt động thực tế từ năm 2017 đến tháng 4 năm 2021.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước về văn thư - lưu trữ và xây dựng, cùng hệ thống tài liệu giáo trình chuyên ngành:
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (quy định các khái niệm về văn bản, văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, lập hồ sơ, quy trình quản lý văn bản và thể thức kỹ thuật trình bày);
- Giáo trình Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (PGS.TS. Triệu Văn Cường chủ biên, Nhà xuất bản Lao động, 2016);
- Các công trình chuyên khảo: Lý luận và phương pháp công tác văn thư (PGS. Vương Đình Quyền, NXB ĐHQG Hà Nội, 2011), Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư (PGS.TS. Dương Văn Khảm, NXB Văn hóa Thông tin, 2011);
- Các văn bản quy phạm ngành xây dựng: Luật Xây dựng năm 2020, Nghị định số 46/2015/NĐ-CP và Nghị định số 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng.
Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài gồm:
- Phương pháp quan sát, khảo sát: Tiếp cận trực tiếp thực tế các khâu nghiệp vụ, sổ sách theo dõi văn bản đi, đến và hồ sơ kỹ thuật tại văn phòng công ty trong thời gian thực tập;
- Phương pháp phân tích: Phân tách và xem xét chi tiết từng khâu nghiệp vụ (tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, giải quyết, lập hồ sơ công trình) dựa trên các quy định hiện hành;
- Phương pháp tổng hợp: Liên kết các kết quả phân tích số liệu văn bản, phân loại hồ sơ để đưa ra nhận định tổng thể về thực trạng công tác văn thư tại doanh nghiệp;
- Phương pháp so sánh: Đối chiếu quy trình thực tế tại công ty với các quy định tiêu chuẩn của Nhà nước (Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và các nghiên cứu điển hình tại các cơ quan, doanh nghiệp khác;
- Phương pháp mô tả và phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp nhân viên văn phòng và cán bộ phụ trách hồ sơ (cán bộ QS) về quy trình lập và quản lý hồ sơ hoàn công, nghiệm thu.
Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm hệ thống sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, báo cáo thống kê văn bản từ năm 2017 đến tháng 4/2021, danh mục hồ sơ công trình xây dựng, tài liệu năng lực và cơ cấu nhân sự do Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát cung cấp.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ
Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm cơ bản về văn bản, văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ và lập hồ sơ theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Nội dung quản lý văn bản được phân định thành hai quy trình nghiệp vụ độc lập:
- Quy trình quản lý văn bản đi: Cấp số, thời gian ban hành $\rightarrow$ Đăng ký văn bản đi $\rightarrow$ Nhân bản, đóng dấu hoặc ký số $\rightarrow$ Phát hành và theo dõi chuyển phát.
- Quy trình quản lý văn bản đến: Tiếp nhận $\rightarrow$ Đăng ký $\rightarrow$ Trình, chuyển giao $\rightarrow$ Giải quyết, theo dõi, đôn đốc.
- Phương pháp lập hồ sơ gồm 3 bước logic: Mở hồ sơ $\rightarrow$ Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ $\rightarrow$ Kết thúc hồ sơ.
Chương này cũng phân tích 4 nguyên tắc cốt lõi trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ gồm: nhanh chóng, tập trung, chính xác và bí mật. Đồng thời, tác giả xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm của Ban Giám đốc (ban hành quy định, ký văn bản, kiểm tra việc thực hiện chế độ) và trách nhiệm cụ thể của nhân viên văn phòng trong việc soạn thảo, quản lý văn bản, sử dụng con dấu và phối hợp lập hồ sơ dự án.
Chương 2: Thực trạng của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát
Chương 2 trình bày tổng quan về doanh nghiệp: Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát thành lập ngày 16/03/2012 theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0105823226 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp; vốn điều lệ 9,6 tỷ đồng; trụ sở chính tại phố Đỗ Quang, Cầu Giấy và văn phòng giao dịch tại Tòa nhà Intracom 1, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội. Cơ cấu nhân sự gồm 18 cán bộ quản lý, 13 cán bộ khoa học kỹ thuật và 400 công nhân xây dựng trực tiếp.
Về tổ chức bộ máy văn thư, công ty không bố trí biên chế văn thư chuyên trách mà giao 1 nhân viên văn phòng kiêm nhiệm việc quản lý văn bản chung và 2 cán bộ QS phụ trách công tác lập hồ sơ kỹ thuật, thanh quyết toán công trình.
| Họ và tên |
Năm sinh |
Trình độ |
Chuyên ngành |
Số năm công tác |
| Nguyễn Như Sáng |
1987 |
Đại học |
Kỹ thuật - Trắc địa bản đồ |
6 |
| Vũ Thị Nga |
1988 |
Cao đẳng |
Thư ký văn phòng |
4 |
| Vương Sỹ Hà |
1992 |
Đại học |
Kỹ thuật xây dựng |
3 |
Thực trạng quản lý văn bản đến: Quy trình xử lý tại công ty gồm 5 bước: (1) Tiếp nhận; (2) Đăng ký, trình, chuyển giao; (3) Chỉ đạo thực hiện; (4) Triển khai giải quyết và scan văn bản; (5) Lưu văn bản. Công ty không đóng dấu "Đến" lên văn bản giấy mà đăng ký tập trung vào một sổ đăng ký chung gồm 10 cột. Tài liệu scan được lưu trữ trên máy tính và USB cá nhân.
| Năm |
Quyết định |
Công văn, báo cáo, thống kê, kế hoạch |
Hợp đồng |
Các loại giấy tờ khác (giấy đi đường, giấy giới thiệu...) |
Tổng số |
| 2017 |
216 |
312 |
51 |
92 |
671 |
| 2018 |
260 |
332 |
63 |
103 |
758 |
| 2019 |
278 |
290 |
69 |
142 |
779 |
| 2020 |
236 |
216 |
57 |
127 |
636 |
| 01-04/2021 |
61 |
52 |
13 |
24 |
150 |
Thực trạng quản lý văn bản đi: Công ty sử dụng một sổ đăng ký văn bản đi chung gồm 8 cột. Cách đánh số văn bản mang tính đặc thù nội bộ, lấy ngày và tháng phát hành làm số văn bản (ví dụ: thông báo phát hành ngày 24/02/2021 được ghi số 2402/TB-TP). Văn bản áp dụng cỡ chữ chung 14, không tuân thủ hoàn toàn thể thức theo quy định Nhà nước. Việc đóng dấu giáp lai trong thực tế thường đóng cho tập tài liệu nhiều hơn 5 tờ.
Thực trạng công tác lập hồ sơ: Tài liệu của công ty mang tính chất kỹ thuật chuyên ngành cao. Hồ sơ được phân loại và quản lý thành 3 khối chính theo quy định ngành xây dựng:
- Hồ sơ pháp lý: Hợp đồng, đăng ký kinh doanh, hồ sơ năng lực, quyết định thành lập ban chỉ huy công trường, hồ sơ an toàn lao động - phòng cháy chữa cháy, biên bản bàn giao mặt bằng;
- Hồ sơ quản lý chất lượng: Nghiệm thu vật tư, thiết bị, kết quả thí nghiệm, biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công;
- Hồ sơ khối lượng, giá trị: Giấy đề nghị thanh toán, bảng tổng hợp khối lượng hoàn thành, biên bản thanh lý hợp đồng, bảo lãnh bảo hành.
Cơ sở hạ tầng phục vụ công tác văn thư gồm máy tính, máy in, máy scan, tủ hồ sơ, cặp hộp ABA Deli. Công ty chưa trang bị phần mềm quản lý văn bản và điều hành chuyên dụng.
Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ của Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát
Tác giả chỉ ra các ưu điểm: Ban Giám đốc nhận thức được tầm quan trọng của hồ sơ trong thanh quyết toán công trình; việc quản lý văn bản được tập trung tại một đầu mối văn phòng; công tác lập hồ sơ công trình của đội ngũ cán bộ kỹ thuật QS đảm bảo đầy đủ các danh mục phục vụ nghiệm thu với Chủ đầu tư.
Tuy nhiên, công tác văn thư còn tồn tại các hạn chế: Chưa ban hành quy chế văn thư nội bộ; việc đánh số văn bản theo ngày tháng phát hành dễ gây trùng lặp và khó tra cứu; dùng chung một sổ đăng ký cho nhiều thể loại văn bản; đóng dấu giáp lai chưa đúng quy định; cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ hành chính khác; chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu văn bản điện tử.
Tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp cụ thể:
- Xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư: Chuẩn hóa thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP; quy định thống nhất phương pháp lập hồ sơ, quản lý văn bản đi, đến và chế độ bảo mật tài liệu;
- Giải pháp về tổ chức quản lý: Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán bộ kiêm nhiệm; phân định rõ trách nhiệm giữa nhân viên văn phòng và bộ phận kỹ thuật công trường trong việc thu thập và giao nộp tài liệu;
- Giải pháp về cơ sở vật chất và kinh phí: Đầu tư trang thiết bị lưu trữ đạt chuẩn, bố trí kinh phí mua sắm văn phòng phẩm chuyên dụng, nghiên cứu triển khai phần mềm quản lý văn bản nhằm tự động hóa quy trình theo dõi và tra tìm hồ sơ.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã phản ánh chi tiết bức tranh thực tế về công tác văn thư tại một doanh nghiệp tư nhân ngành xây dựng với các kết quả cụ thể:
- Thống kê toàn diện lưu lượng văn bản đến qua 5 năm (2017 - 2021) với tổng số 2.994 văn bản, trong đó nhóm văn bản hành chính thông thường (công văn, báo cáo) chiếm tỷ trọng lớn nhất, đạt đỉnh vào năm 2019 (779 văn bản) và sụt giảm năm 2020 (636 văn bản) do tác động của đại dịch Covid-19;
- Xác định và hệ thống hóa chi tiết danh mục 3 khối hồ sơ đặc thù của doanh nghiệp xây dựng (Hồ sơ pháp lý, Hồ sơ quản lý chất lượng, Hồ sơ khối lượng - giá trị) bám sát các quy định của Luật Xây dựng 2020 và Nghị định 06/2021/NĐ-CP;
- Làm rõ sự khác biệt giữa quy định quản lý văn bản theo chuẩn hành chính nhà nước (Nghị định 30/2020/NĐ-CP) và việc vận dụng linh hoạt, có phần giản lược tại doanh nghiệp ngoài nhà nước (đánh số văn bản theo ngày tháng, không đóng dấu Đến, dùng sổ đăng ký tích hợp).
Đóng góp của đề tài thể hiện ở việc cung cấp dữ liệu khảo sát thực tiễn về mô hình văn thư kiêm nhiệm tại doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, đồng thời đề xuất khung quy chế và phương án tổ chức khoa học nhằm khắc phục tình trạng phân tán, thất lạc hồ sơ kỹ thuật trong quá trình thi công xây dựng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận được thực hiện trong phạm vi một doanh nghiệp tư nhân cụ thể (Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát) tại trụ sở văn phòng ở Hà Nội, các số liệu khảo sát dừng lại ở mốc thời gian tháng 4/2021. Đề tài chưa mở rộng phạm vi khảo sát, so sánh đối chứng giữa các loại hình doanh nghiệp xây dựng khác nhau (như tổng công ty nhà nước, công ty cổ phần quy mô lớn). Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát mô hình chuyển đổi số công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ công trình điện tử theo các tiêu chuẩn mới của ngành xây dựng và lưu trữ học.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Văn thư - Lưu trữ và Quản trị văn phòng khi nghiên cứu về phương thức tổ chức công tác văn thư trong các doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước;
- Cán bộ làm công tác văn phòng, nhân viên kỹ thuật hồ sơ (QS) tại các nhà thầu thi công xây dựng, cung cấp danh mục mẫu chi tiết về các thành phần hồ sơ pháp lý, chất lượng và thanh quyết toán công trình;
- Lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ trong việc tham khảo xây dựng quy chế văn thư nội bộ và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu kỹ thuật.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu nhân sự phụ trách công tác văn thư và lập hồ sơ tại Công ty Tín Phát được tổ chức như thế nào?
Công ty không có biên chế văn thư chuyên trách. Công tác văn thư do 1 nhân viên văn phòng có trình độ Cao đẳng Thư ký văn phòng đảm nhiệm (phụ trách quản lý văn bản đi, đến và con dấu chung) cùng 2 cán bộ QS có trình độ Đại học chuyên ngành kỹ thuật phụ trách việc lập, thu thập và hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật, hoàn công, thanh quyết toán công trình.
2. Phương thức đánh số văn bản đi tại Công ty Tín Phát có điểm gì đặc thù so với quy định chung?
Thay vì đánh số thứ tự tăng dần từ 01 theo năm kèm thể thức chuẩn, công ty sử dụng quy ước đánh số văn bản đi theo ngày và tháng phát hành văn bản. Ví dụ, một thông báo ban hành vào ngày 24/02/2021 được ghi số hiệu trực tiếp là "Số: 2402/TB-TP".
3. Số lượng văn bản đến Công ty Tín Phát từ năm 2017 đến tháng 4/2021 biến động ra sao?
Số lượng văn bản đến tăng đều từ năm 2017 (671 văn bản), năm 2018 (758 văn bản) đến năm 2019 đạt mức cao nhất (779 văn bản). Sang năm 2020, số lượng giảm xuống còn 636 văn bản do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19. Trong 4 tháng đầu năm 2021, công ty tiếp nhận 150 văn bản.
4. Hồ sơ công trình xây dựng tại công ty được phân chia thành những nhóm chính nào?
Hồ sơ công trình được phân thành 3 nhóm chính: Hồ sơ pháp lý (hợp đồng, năng lực nhà thầu, ban chỉ huy công trường, an toàn lao động); Hồ sơ quản lý chất lượng (nghiệm thu vật tư, kết quả thí nghiệm, biên bản nghiệm thu công việc, nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công); và Hồ sơ khối lượng, giá trị (đề nghị thanh toán, bảng tổng hợp khối lượng hoàn thành, thanh lý hợp đồng).
5. Điểm hạn chế lớn nhất trong khâu đăng ký và quản lý văn bản đi, đến tại công ty là gì?
Công ty sử dụng sổ đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản (không phân tách sổ cho văn bản quy phạm, công văn, chỉ thị), không đóng dấu "Đến" lên văn bản tiếp nhận, thể thức văn bản dùng chung một cỡ chữ 14 và chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử chuyên nghiệp.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Thị Duyên đã khái quát cơ sở lý luận về quản lý văn bản, lập hồ sơ và phản ánh chi tiết thực trạng nghiệp vụ này tại Công ty TNHH Kỹ thuật Xây dựng và Thương mại Tín Phát giai đoạn 2017 - 04/2021. Kết quả nghiên cứu làm nổi bật đặc thù quản lý hồ sơ kỹ thuật chuyên ngành xây dựng tại doanh nghiệp ngoài nhà nước, chỉ ra sự kết hợp giữa mô hình nhân viên văn phòng kiêm nhiệm và cán bộ QS. Các giải pháp đề xuất về ban hành quy chế, tổ chức bộ máy và đầu tư công nghệ thông tin có tính khả thi, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng và lưu trữ hồ sơ tại đơn vị khảo sát.
