Luận án TS Trần Thanh Tùng: Quản trị rủi ro trong lưu trữ thực tế tại Việt Nam

Luận án tiến sĩ về quản trị rủi ro trong lưu trữ tại Việt Nam. Phân tích thực trạng, nhận diện nguy cơ và đề xuất các giải pháp bảo vệ tài liệu.

• Tác giả: Trần Thanh Tùng
• Người hướng dẫn: PGS. Vũ Thị Phụng
• Trường học: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
• Chuyên ngành: Lưu trữ học
• Đề tài: Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)
• Loại tài liệu: Luận án Tiến sĩ
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của quản trị rủi ro trong lưu trữ

Quản trị rủi ro trong lưu trữ là một lĩnh vực nghiên cứu quan trọng nhằm bảo vệ tài liệu lưu trữ khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn. Theo luận án tiến sĩ của Trần Thanh Tùng từ Đại học Quốc gia Hà Nội, quản trị rủi ro không chỉ liên quan đến việc nhận diện các nguy cơ mà còn xây dựng các chiến lược phòng ngừa toàn diện. Tài liệu lưu trữ là những tài sản quốc gia vô cùng quý báu, chứa đựng lịch sử, văn hóa và thông tin chính trị của đất nước. Do đó, việc xây dựng hệ thống quản lý rủi ro hiệu quả là nhiệm vụ cấp bách. Các cơ quan lưu trữ như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần áp dụng các nguyên tắc và nội dung của quản trị rủi ro để bảo vệ tài liệu lâu dài.

1.1. Định nghĩa quản trị rủi ro trong ngành lưu trữ học

Rủi ro trong lưu trữ được định nghĩa là những sự kiện tiềm ẩn có khả năng gây hại đến tài liệu lưu trữ. Quản trị rủi ro là quá trình xác định, đánh giá và kiểm soát những nguy hiểm này thông qua các biện pháp khoa học. Theo nghiên cứu của Trần Thanh Tùng, quản trị rủi ro trong lưu trữ bao gồm nhận diện rủi ro, đo lường mức độ, và xây dựng chiến lược phòng ngừa. Điều này đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn và quản lý trong các cơ quan lưu trữ.

1.2. Vai trò của quản trị rủi ro đối với bảo vệ tài liệu

Vai trò quản trị rủi ro vô cùng thiết yếu trong việc bảo vệ các tài liệu lưu trữ quốc gia. Thông qua quản trị rủi ro hiệu quả, các cơ quan lưu trữ ở Việt Nam có thể giảm thiểu tổn thất tài liệu do thiên tai, hỏa hoạn, hoặc sai sót quản lý. Luận án chỉ ra rằng việc triển khai quản lý rủi ro toàn diện giúp nâng cao ý thức của đội ngũ cán bộ và xây dựng môi trường lưu trữ an toàn, bền vững cho tài liệu lâu dài.

II. Các loại rủi ro chính trong hoạt động lưu trữ ở Việt Nam

Nghiên cứu của Trần Thanh Tùng đã nhận diện nhiều loại rủi ro đe dọa các tài liệu lưu trữ tại Việt Nam. Rủi ro do môi trường khí hậu là một trong những mối đe dọa lớn nhất, đặc biệt ở các vùng có độ ẩm cao hoặc biến đổi đột ngột. Rủi ro từ thiên tai như lũ lụt, động đất cũng gây thiệt hại nặng nề cho các cơ quan lưu trữ. Ngoài ra, rủi ro do sai sót quản lý, thiếu biện pháp bảo vệ an ninh, hoặc sự cố hỏa hoạn cũng là những nguy hiểm đáng chú ý. Các nguyên nhân rủi ro trong lưu trữ bao gồm cả yếu tố con người như trình độ chuyên môn chưa đủ, thiếu sự chủ động trong công tác phòng ngừa, và cơ sở vật chất hạn chế.

2.1. Rủi ro từ môi trường và thiên tai

Rủi ro do môi trường bao gồm độ ẩm không phù hợp, nhiệt độ biến động, ánh sáng, và các tác nhân sinh học như côn trùng, nấm mốc. Rủi ro từ thiên tai như lũ lụt, động đất, bão táp gây thiệt hại trực tiếp đến tài liệu. Việt Nam, với vị trí địa lý đặc biệt, dễ bị tác động bởi những thảm họa thiên nhiên này. Các rủi ro do thiên tai yêu cầu các cơ quan lưu trữ phải có kế hoạch ứng phó khẩn cấp.

2.2. Rủi ro do yếu tố con người và quản lý

Rủi ro do sai sót của cán bộ trong quá trình xử lý, bảo quản tài liệu rất phổ biến. Rủi ro do thiếu biện pháp quản lý như không có quy định chuẩn, thiếu giám sát, hoặc quy trình làm việc không rõ ràng. Rủi ro từ cơ sở vật chất hạn chế gồm kho lưu trữ không đạt tiêu chuẩn, thiếu thiết bị chữa cháy, hoặc không có hệ thống sao lưu. Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ là chìa khóa để giảm thiểu những rủi ro này.

III. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong lưu trữ học

Luận án tiến sĩ của Trần Thanh Tùng cung cấp cơ sở lý luận vững chắc cho việc triển khai quản trị rủi ro trong ngành lưu trữ. Các nguyên tắc quản trị rủi ro bao gồm tính chủ động, tính toàn diện, tính liên tục, và tính khoa học. Nội dung quản trị rủi ro được chia thành ba bước chính: nhận diện rủi ro, đánh giá và đo lường rủi ro, và thực hiện các biện pháp phòng ngừa kiểm soát. Theo luận án, quản trị rủi ro hiệu quả phải dựa trên các quy định pháp lý, tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Việc xây dựng hệ thống quản lý rủi ro trong các cơ quan lưu trữ ở Việt Nam cần có sự hỗ trợ từ nhà nước và sự cam kết từ lãnh đạo.

3.1. Các nguyên tắc cơ bản của quản trị rủi ro

Nguyên tắc chủ động yêu cầu các cơ quan lưu trữ phải chủ động nhận diện và phòng ngừa rủi ro trước khi nó xảy ra. Nguyên tắc toàn diện đòi hỏi phải xem xét tất cả các khía cạnh của quản lý rủi ro từ cơ sở hạ tầng đến con người. Nguyên tắc liên tục nhấn mạnh rằng quản trị rủi ro là quá trình liên tục, không kết thúc. Nguyên tắc khoa học đòi hỏi sử dụng phương pháp đánh giá rủi ro dựa trên dữ liệu.

3.2. Cơ sở pháp lý và quy định về quản trị rủi ro

Ở Việt Nam, quản trị rủi ro trong lưu trữ được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2001 và các quy định kỹ thuật, tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Các quy định pháp lý yêu cầu các cơ quan lưu trữ phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo quản, an ninh, và quản lý tài liệu. Luận án của Trần Thanh Tùng đã phân tích chi tiết các cơ sở pháp lý này và đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro toàn diện.

IV. Các giải pháp quản trị rủi ro trong lưu trữ tại Việt Nam

Luận án tiến sĩ đề xuất một hệ thống giải pháp quản trị rủi ro toàn diện, gồm các biện pháp chuyên môn và quản lý. Giải pháp phòng ngừa rủi ro bao gồm xây dựng ý thức rủi ro, đánh giá nguy cơ, triển khai các biện pháp kỹ thuật, và kiểm soát rủi ro thường xuyên. Các cơ quan lưu trữ ở Việt Nam cần triển khai quản trị rủi ro theo từng giai đoạn: nhận diện, đánh giá, phòng chống, và kiểm soát. Biện pháp quản lý rủi ro bao gồm nâng cao trình độ cán bộ, đầu tư cơ sở vật chất, và thiết lập hệ thống sao lưu. Luận án cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của kế hoạch ứng phó khẩn cấp khi rủi ro xảy ra, đặc biệt là trong trường hợp thảm họa.

4.1. Biện pháp xây dựng ý thức và đánh giá rủi ro

Xây dựng ý thức rủi ro là bước đầu tiên trong quản trị rủi ro hiệu quả. Điều này đòi hỏi đào tạo, tuyên truyền cho toàn bộ nhân viên về tầm quan trọng của quản lý rủi ro. Đánh giá nguy cơ rủi ro phải được thực hiện định kỳ, sử dụng các thang đo khoa học để xác định mức độ và ưu tiên của từng rủi ro. Luận án của Trần Thanh Tùng đã xây dựng thang đo đánh giá rủi ro phù hợp với điều kiện của Việt Nam, giúp các cơ quan lưu trữ đánh giá chính xác.

4.2. Biện pháp kỹ thuật và kiểm soát rủi ro

Biện pháp phòng ngừa rủi ro bao gồm nâng cấp cơ sở hạ tầng, lắp đặt hệ thống chữa cháy, kiểm soát môi trường, và bảo vệ an ninh. Kiểm soát rủi ro được thực hiện thông qua giám sát thường xuyên, kiểm tra định kỳ, và báo cáo tình hình. Biện pháp ứng phó khẩn cấp bao gồm kế hoạch sơ tán, sao lưu dữ liệu, và hệ thống phục hồi sau thảm họa. Các cơ quan lưu trữ ở Việt Nam cần đầu tư vào công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ tài liệu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

mở đầu nhằm đánh giá tình hình nghiên cứu về rủi ro, quản trị rủi ro nói chung và quản trị rủi ro trong lưu trữ nói riêng của các học giả trong và ngoài nước. Nội dung của chương tập trung làm sáng tỏ các quan điểm nghiên cứu về: rủi ro, quản trị rủi ro, nội dung quản trị rủi ro, các phương pháp để nhận diện, đo lường, đánh giá rủi ro. Chƣơng 2: Cơ sở lý luận và thực tiễn về QTRR trong lƣu trữ (qua thực tế ở Việt Nam) Trong chương này, chúng tôi nghiên cứu làm sáng tỏ cơ sở lý luận về QTRR và thực tiễn hoạt động QTRR trong lưu trữ ở Việt Nam. Nội dung lý luận QTRR trong lưu trữ được thể hiện qua kết quả phân tích các khái niệm RR, QTRR, nội dung, mục tiêu, nguyên tắc QTRR trong lưu trữ.

Từ nền tảng cơ sở lý luận, chúng tôi khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động của các cơ quan, tổ chức lưu trữ liên quan đến QTRR nhằm làm sáng tỏ cơ sở thực tiễn của hoạt động này ở Việt Nam. Chƣơng 3: Nhận diện, đo lƣờng RR và nguy cơ RR trong lƣu trữ (qua thực tế ở Việt Nam) RR mang tính bất ngờ, ngoài mong muốn của con người nhưng không tự dưng mà đến, nó có nguyên nhân hoặc do các nguy cơ tác động xảy ra. Vì vậy ở chương 3, chúng tôi sẽ làm rõ những RR, nguyên nhân và phân tích nguy cơ RR trong lưu trữ ở Việt Nam; thực hiện (thử nghiệm) áp dụng phương pháp đánh giá, đo lường RR nhằm xác định mức độ tác động của các nhân tố đối với RR trong lưu trữ qua các số liệu khảo sát thực tiễn. 13 Chƣơng 4: Giải pháp QTRR trong lƣu trữ ở Việt Nam Trên cơ sở những nội dung được nghiên cứu trình bày tại các chương, trong chương này chúng tôi đề xuất các nhóm giải pháp chuyên môn và các giải pháp về tổ chức quản lý để thực hiện QTRR trong các cơ quan, tổ chức lưu trữ ở Việt Nam Mặc dù đã có nhiều nỗ lực và cố gắng nhưng luận án không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô, các chuyên gia để luận án được hoàn thiện.

Tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các cơ quan lưu trữ, các cá nhân đã cung cấp tư liệu. Đặc biệt, tôi xin dành lời cảm ơn tới PGS. Vũ Thị Phụng, giảng viên hướng dẫn và các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) đã động viên, tạo nhiều thuận lợi, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận án. Xin trân trọng cảm ơn.

14 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU Với đề tài “Quản trị rủi ro trong lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)”, chúng tôi xác định những từ khóa: RR, QTRR và QTRR trong lưu trữ. Dựa vào những từ khóa này, chúng tôi tìm kiếm các công trình nghiên cứu về vấn đề nói trên để phục vụ tổng quan tình hình nghiên cứu. Nguồn tƣ liệu, tài liệu sử dụng trong tổng quan 1. Các công trình nghiên cứu về RR và QTRR nói chung Chúng tôi thực hiện sưu tầm, hệ thống các công trình nghiên cứu từ nguồn cơ sở dữ liệu: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Kinh tế Quốc dân, Học viện Hành chính Quốc gia … hệ thống các webside cung cấp nguồn tư liệu như: tulieu.vn, tài liệu 123, google sách, schoolship…Kết quả được chúng tôi thống kê như sau: Bảng 1.

Thống kê các công trình nghiên cứu về RR và QTRR * Ở trong nước TT Loại hình SL TG công bố Nội dung 1 Sách, giáo trình 12 1991, 1998, 2005, - RR và khủng hoảng 2007, 2008, 2009, - QTRR trong các doanh nghiệp 2010, 2013 - QTRR và bảo hiểm - QTRR trong nông nghiệp 2 Luận án 03 2006, 2010, 2012 - QTRR trong hoạt động ngân hàng; kinh doanh vật liệu xây dựng, - Các biện pháp QTRR đối với các công trình giao thông vận tải 3 Luận văn 2002 Từ năm 2000 đến Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết QTRR nay nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các cơ quan, tổ chức 4 Các bài viết 50 Những năm 2000 - Nhận diện RR trong hoạt động kinh đăng trên tạp chí doanh ngân hàng, bất động sản. và hội thảo khoa - Các biện pháp để giảm thiểu RR học trong các hoạt động kinh tế 2 Khi thực hiện khảo cứu nguồn thông tin luận văn thạc sĩ của hai trường Đại học lớn đào tạo về kinh tế là Đại học Kinh tế (thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội) và Đại học Kinh tế Quốc dân, chúng tôi nhận thấy một số lượng lớn (khoảng 200) luận văn thạc sĩ thực hiện nghiên cứu ứng dụng lý thuyết QTRR để QTRR hoạt động của từng cơ quan, doanh nghiệp. 15 * Ở ngoài nước: STT Loại hình SL TG công bố Nội dung 1 Sách, giáo trình 253 1921, 1956, 1993, - Quản trị kinh doanh 1994, 1998, 1999, - Quản lý rủi ro trong tổ chức 2003 - Rủi ro và bảo hiểm 2 Các bài viết (tạp 044 1895, 1998, 2002 - Quản lý rủi ro chí và HTKH) 2013 - Thành công nhờ quản lý RR - Khái niệm và quản lý RR Nguồn: Tác giả thống kê năm 2017 Qua bảng thống kê cho thấy, có nhiều điểm khác biệt về loại hình, thời gian công bố các nghiên cứu của học giả trong nước và ngoài nước. Về loại hình nghiên cứu : - Ở trong nước: chiếm số lượng lớn nhất là các công trình nghiên cứu thực hiện dưới dạng đề tài luận văn thạc sĩ của các học viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, ngân hàng, du lịch.

Tiếp đến là các bài viết được đăng trên tạp chí, hội thảo khoa học. Theo thống kê của chúng tôi, hiện nay có khoảng 50 bài viết nghiên cứu về lý thuyết RR và ứng dụng lý thuyết QTRR trong nhiều lĩnh vực của đời sống, kinh tế, xã hội; thứ ba là các sách chuyên khảo, giáo trình giảng dạy với số lượng 12 cuốn; thứ tư là các luận án tiến sĩ. Trong cơ sở dữ liệu Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện có 03 cuốn luận án tiến sĩ trực tiếp nghiên cứu về QTRR trong lĩnh vực ngân hàng, công trình giao thông, kinh doanh và sản xuất vật liệu xây dựng; - Ở nước ngoài: nghiên cứu về RR và QTRR được công bố dưới dạng sách chiếm số lượng vượt trội với 25 công trình; bài viết trên tạp chí hoặc hội thảo khoa học chiếm số lượng ít hơn, với 04 bài viết. Hiện nay, ngoài hai loại hình nghiên cứu đã được công bố trên, chúng tôi chưa tìm thấy các loại hình nghiên cứu khác của các học giả nước ngoài.

3 Tổng hợp theo thống kê của Trịnh Thùy Anh (2006) “Nghiên cứu một số giải pháp quản lý rủi ro trong các dự án xây dựng công trình giao thông ở Việt Nam” Luận án TS. Thư viện Quốc gia Việt Nam, mã số LA 06.1 và Nguyễn Thị Quy (2009) trong cuốn Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin 2009. Theo khảo sát của chúng tôi đây là hai công trình khảo cứu nhiều tài liệu nước ngoài nghiên cứu về QTRR nhất. 4 Một là của tác giả John Haynes, “Risk as an Economic Factor” tạm dịch là RR trong hoạt động kinh tế được đăng trên Tạp chí The Quarterly Journal of Economic, IX số 4 (7/1895) 4; David Hilson với 02 bài viết “Managing risk” tạm dịch là Quản trị RR và “Success in risk Management” tạm dịch là “Thành công nhờ quản trị RR” thuộc chương trình đào tạo Kỹ năng 16 b.

Thời gian công bố: Các công trình nghiên cứu RR và QTRR được các học giả nước ngoài thực hiện và công bố sớm hơn các học giả Việt Nam. Theo Trịnh Thùy Anh (2006), năm 1895 John Haynes đã đề cập đến RR trong hoạt động kinh tế. Đến thập niên 90 của thế kỷ XX, nghiên cứu về RR và QTRR được các học giả quan tâm hơn thể hiện qua việc gia tăng về số lượng công trình5. Ở trong nước, theo kết quả khảo cứu của chúng tôi, nghiên cứu về RR được công bố sớm nhất vào năm 1991 của tác giả Nguyễn Hữu Thân (1991) trong cuốn Phương pháp mạo hiểm và phòng ngừa RR trong kinh doanh, Nhà xuất bản Thông tin Hà Nội.

Đến những năm 2000, nhiều sách, giáo trình nghiên cứu về hoạt động QTRR trong các tổ chức doanh nghiệp đã được các nhà khoa học khác công bố6 1. Các công trình nghiên cứu có liên quan đến RR và QTRR trong lưu trữ Ngoài cơ sở dữ liệu của các cơ quan, tổ chức nói trên, chúng tôi khảo cứu các công trình nghiên cứu có liên quan đến RR và QTRR trong lưu trữ từ nguồn tài liệu, tư liệu được lưu trữ tại Trung tâm Thông tin Tư liệu Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, Thư viện Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, Webside của lưu trữ các nước như Anh, Mỹ, Nga, Đức, Trung Quốc.Do hạn chế về ngôn ngữ, chúng tôi chỉ trực tiếp đọc và dịch các tài liệu từ tiếng Anh; các bài viết, báo cáo khoa học của các tác giả Nga, Trung Quốc, Đức qua phần hỗ trợ tìm kiếm và dịch thuật của cán bộ tại Trung tâm Tư liệu Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước. Kết quả được chúng tôi tổng hợp như sau: 5 Trịnh Thùy Anh (2006), Nguyễn Thị Quy (2009), Đỗ Hoàng Toàn (2010) và Đoàn Thị Hồng Vân (2013) trong nghiên cứu của mình đã trích dẫn 25 cuốn sách, giáo trình của các học giả nước ngoài có nghiên cứu về RR và QTRR trong giai đoạn này. 6 Đoàn Thị Hồng Vân (2005) “Quản trị RR và khủng hoảng”, NXB Thống kê (sách đã được tái bản 05 lần trong các năm 2006, 2007, 2009, 2011 và 2013; Nguyễn Anh Tuấn (2006) “Quản trị RR trong kinh doanh ngoại thương”, NXB Lao động Xã hội; Ngô Thị Ngọc Huyền, Nguyễn Thị Hồng Thu, Lê Tấn Bửu, Bùi Thanh Tráng (2007) “RR trong kinh doanh” NXB Thống kê Hà Nội; Nguyễn Thị Quy (2009) “Quản trị RR trong doanh nghiệp”, NXB Văn hóa Thông tin và Đỗ Hoàng Toàn (2010) “Quản trị RR”, NXB Lao động Xã hội.