Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng, việc nâng cao chất lượng kho lưu trữ trở thành vấn đề cấp thiết. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư là thành phần quan trọng của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng. Tính đến nay, đã thu thập được tài liệu của 84 Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, với hàng nghìn cặp tài liệu được bổ sung hàng năm. Tuy nhiên, thực trạng cho thấy nhiều tài liệu giao nộp còn lộn xộn, thiếu thành phần, thậm chí có trường hợp chưa được giao nộp đầy đủ, ảnh hưởng đến việc lập phông lưu trữ cá nhân độc lập.

Mục tiêu nghiên cứu là xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương, đồng thời nghiên cứu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các chức danh này. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ công tác quản lý, thu thập, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Đảng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình về công tác lưu trữ, lập hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ. Khái niệm hồ sơ được hiểu là tập hợp các tài liệu liên quan về một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan hoặc cá nhân. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản, giúp tổ chức và quản lý hồ sơ khoa học. Chuẩn hóa hồ sơ là quá trình xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn hồ sơ vào thực tiễn lập hồ sơ nhằm đảm bảo hồ sơ mẫu về hình thức và nội dung.

Các khái niệm chính bao gồm: hồ sơ, danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, chuẩn hóa hồ sơ, tiêu chuẩn hồ sơ. Cơ sở pháp lý được xây dựng trên các văn bản của Đảng và Nhà nước như Quy định số 270-QĐ/TW (2014), Luật Lưu trữ (2011), Quy chế số 22-QĐ/TW (2006) về thu hồi tài liệu lãnh đạo, cùng các quy chế làm việc của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát thực tiễn để thu thập dữ liệu về khối lượng, thành phần, chất lượng hồ sơ tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương. Phương pháp phân tích, tổng hợp được áp dụng để đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ, các căn cứ và yêu cầu xây dựng danh mục hồ sơ. Phương pháp hệ thống giúp sắp xếp hồ sơ và thành phần tài liệu trong danh mục hồ sơ.

Ngoài ra, nghiên cứu kết hợp phỏng vấn, trao đổi với các chuyên gia lưu trữ, trợ lý, thư ký và cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm tại Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm 84 phông tài liệu cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương. Phương pháp chọn mẫu dựa trên tính đại diện và tính toàn diện của các phông tài liệu. Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn từ năm 2010 đến 2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng hồ sơ tài liệu còn nhiều hạn chế: Khoảng 18 phông tài liệu chưa có số phông hiện đang lưu tại Lưu trữ lịch sử, nhiều tài liệu giao nộp trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại, thậm chí bó gói, ẩm mốc. Ví dụ, phông Lê Duẩn có 35,8% tài liệu là hồ sơ họp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư nhưng vẫn thiếu nhiều tài liệu quan trọng về các chuyến công tác và bài phát biểu.

  2. Chất lượng hồ sơ chưa đồng đều: Một số Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao nộp tài liệu với số lượng quá ít, thành phần tài liệu thiếu, không thể lập phông lưu trữ cá nhân độc lập. Ví dụ, phông Nguyễn Tấn Dũng chỉ có 15% tài liệu là hồ sơ họp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

  3. Vai trò của danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ chưa được phát huy: Văn bản hướng dẫn về quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư chưa được triển khai hiệu quả, dẫn đến việc lập hồ sơ chưa đầy đủ, chuẩn hóa hồ sơ chưa được thực hiện đồng bộ.

  4. Tài liệu hình thành đa dạng và phong phú: Bao gồm tài liệu họp, bài nói, bài viết, hồ sơ chuyến công tác trong và ngoài nước, thư điện công tác, đơn thư khiếu tố, đề tài nghiên cứu khoa học, sổ ghi chép cá nhân và trợ lý, sách báo, ảnh, băng đĩa ghi âm, tài liệu gửi đến từ các cơ quan, tổ chức. Ví dụ, phông Đào Duy Tùng có 40% tài liệu là báo cáo, xin ý kiến cá nhân từ các cơ quan gửi đến.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của thực trạng trên là do thiếu một hệ thống danh mục hồ sơ chuẩn, chưa có quy định cụ thể về thành phần, tiêu chuẩn hồ sơ cá nhân các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Việc này dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong công tác lập hồ sơ, gây khó khăn cho công tác quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ. So sánh với các nghiên cứu trong và ngoài nước cho thấy, nhiều quốc gia đã xây dựng danh mục hồ sơ mẫu và chuẩn hóa hồ sơ cá nhân các nhà lãnh đạo chính trị, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ.

Việc xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ không chỉ giúp các trợ lý, thư ký chủ động thu thập tài liệu đầy đủ, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân bố tỷ lệ các loại tài liệu trong từng phông lưu trữ, bảng so sánh chất lượng hồ sơ giữa các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, giúp minh họa rõ nét thực trạng và nhu cầu cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ mẫu cho các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư: Cần thiết lập danh mục hồ sơ chi tiết, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động, có phân loại khoa học và xác định rõ thành phần tài liệu cơ bản. Thời gian thực hiện trong vòng 6 tháng, do Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì phối hợp với Cục Lưu trữ.

  2. Chuẩn hóa hồ sơ tài liệu: Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở về thành phần, hình thức, cách thức lập hồ sơ, bảo mật thông tin và thời hạn bảo quản. Áp dụng đồng bộ trong toàn hệ thống lưu trữ. Thời gian triển khai 12 tháng, do Cục Lưu trữ phối hợp với các văn phòng Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư thực hiện.

  3. Tăng cường đào tạo, tập huấn cho cán bộ lưu trữ, trợ lý, thư ký: Nâng cao nhận thức và kỹ năng lập hồ sơ, phân loại, chuẩn hóa hồ sơ theo danh mục đã xây dựng. Tổ chức định kỳ hàng năm, do Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Lưu trữ phối hợp tổ chức.

  4. Xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát việc lập và giao nộp hồ sơ: Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ, đánh giá chất lượng hồ sơ, xử lý kịp thời các tồn tại, hạn chế. Thời gian triển khai trong 6 tháng, do Văn phòng Trung ương Đảng chủ trì.

  5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ: Phát triển phần mềm quản lý hồ sơ điện tử, hỗ trợ chuẩn hóa, lưu trữ và tra cứu tài liệu nhanh chóng, chính xác. Thời gian thực hiện 18 tháng, do Cục Lưu trữ phối hợp với các đơn vị công nghệ thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và cán bộ Văn phòng Trung ương Đảng: Giúp nâng cao hiệu quả quản lý, thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo.

  2. Cán bộ Cục Lưu trữ và các kho lưu trữ Đảng: Là tài liệu tham khảo quan trọng để xây dựng quy trình, tiêu chuẩn lập hồ sơ, chuẩn hóa hồ sơ và nâng cao chất lượng lưu trữ.

  3. Trợ lý, thư ký các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư: Hỗ trợ công tác thu thập, phân loại, lập hồ sơ tài liệu đầy đủ, chính xác theo danh mục và tiêu chuẩn đã xây dựng.

  4. Sinh viên, học viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng: Cung cấp kiến thức thực tiễn, kinh nghiệm nghiên cứu về công tác lưu trữ cá nhân các nhà lãnh đạo chính trị, phục vụ học tập và nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần xây dựng danh mục hồ sơ cho các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư?
    Danh mục hồ sơ giúp hệ thống hóa các loại hồ sơ cần lập, đảm bảo thu thập đầy đủ tài liệu, nâng cao chất lượng hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ, phục vụ công tác quản lý và khai thác hiệu quả.

  2. Chuẩn hóa hồ sơ có ý nghĩa gì trong công tác lưu trữ?
    Chuẩn hóa hồ sơ giúp thống nhất về thành phần, hình thức, cách thức lập hồ sơ, giảm thiểu tài liệu trùng lặp, nâng cao độ tin cậy và giá trị pháp lý của hồ sơ, đồng thời tạo thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin.

  3. Phương pháp nào được sử dụng để khảo sát thực trạng hồ sơ tài liệu?
    Phương pháp khảo sát thực tiễn kết hợp phân tích, tổng hợp và hệ thống được áp dụng để đánh giá khối lượng, thành phần, chất lượng hồ sơ tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương, cùng phỏng vấn chuyên gia và cán bộ lưu trữ.

  4. Ai chịu trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư?
    Trách nhiệm thuộc về Văn phòng, tổ giúp việc của các Ủy viên, các trợ lý, thư ký, phối hợp với Cục Lưu trữ và Văn phòng Trung ương Đảng theo quy định pháp luật và hướng dẫn chuyên môn.

  5. Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ tài liệu?
    Cần tuân thủ các quy định về độ mật, bảo mật thông tin của Đảng và Nhà nước, phân loại hồ sơ theo mức độ mật, áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp trong quản lý, lưu trữ và truy cập tài liệu.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã làm rõ thực trạng còn nhiều tồn tại trong công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương.
  • Đã đề xuất xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ tài liệu nhằm nâng cao chất lượng, tính khoa học và hiệu quả quản lý lưu trữ.
  • Kết quả nghiên cứu là cơ sở quan trọng để Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Lưu trữ ban hành các quy định, hướng dẫn chuyên môn phù hợp.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể về xây dựng danh mục, chuẩn hóa hồ sơ, đào tạo cán bộ, kiểm tra giám sát và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Khuyến nghị triển khai nghiên cứu tiếp theo về áp dụng công nghệ số trong quản lý hồ sơ điện tử và mở rộng phạm vi nghiên cứu sang các đối tượng lãnh đạo khác.

Hành động tiếp theo: Các cơ quan chức năng cần phối hợp triển khai xây dựng danh mục hồ sơ mẫu và chuẩn hóa hồ sơ trong thời gian sớm nhất để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Đảng.