Khóa luận: Ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III

Tìm hiểu cách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong trưng bày và quản lý tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.

• Tác giả: Đặng Thị Dinh
• Người hướng dẫn: Ths. Nguyễn Thị Hồng
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu trữ học
• Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và ý nghĩa của ứng dụng CNTT trong trưng bày tài liệu lưu trữ

Ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ là một bước tiến quan trọng trong lĩnh vực quản lý tài liệu hiện đại. Việc kết hợp công nghệ số hóa với các hoạt động triển lãm giúp nâng cao chất lượng bảo tồn và truyền tải thông tin lịch sử. Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, CNTT đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa trải nghiệm của du khách và cải thiện hiệu quả công tác lưu trữ. Công nghệ này không chỉ giúp bảo vệ các tài liệu quý giá mà còn mở rộng phạm vi tiếp cận thông tin cho công chúng. Ứng dụng CNTT còn giúp thực hiện các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ một cách chuyên nghiệp, với khả năng tương tác cao và trình bày sinh động.

1.1. Định nghĩa trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ

Trưng bày tài liệu lưu trữ là hoạt động công khai và trình bày các tài liệu có giá trị lịch sử, văn hóa cho công chúng. Triển lãm tài liệu tại TTLTQG III được tổ chức theo chủ đề cụ thể, kết hợp các tài liệu gốc với các phương tiện công nghệ thông tin hiện đại. Điều này tạo nên một không gian học tập tương tác, giúp người xem hiểu sâu hơn về các sự kiện lịch sử quan trọng và di sản văn hóa quốc gia.

1.2. Vai trò của công nghệ số trong bảo tồn tài liệu

Công nghệ số hóa giúp bảo vệ các tài liệu lưu trữ khỏi hư hại do thời gian và môi trường. Ứng dụng CNTT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia cho phép số hóa, lưu trữ kỹ thuật số và quản lý điện tử các tài liệu. Nhờ đó, những tài liệu quý giá được bảo tồn lâu dài, đồng thời dễ dàng truy cập và chia sẻ cho các nhà nghiên cứu, giáo dục.

II. Cơ sở pháp lý và yêu cầu kỹ thuật cho trưng bày triển lãm

Cơ sở pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày tài liệu lưu trữ được xây dựng trên các quy định của Nhà nước về quản lý lưu trữ và bảo vệ tài liệu. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về số hóa tài liệu và trưng bày điện tử. Yêu cầu kỹ thuật bao gồm sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu hiện đại, hệ thống quản lý nội dung, và các công cụ triển lãm số. CNTT trong triển lãm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, an toàn thông tin và khả năng truy cập bền vững cho người dùng.

2.1. Quy định pháp luật về quản lý và trưng bày tài liệu

Các quy định pháp luật về lưu trữ tài liệu yêu cầu các cơ quan phải bảo vệ, quản lý và công khai thông tin theo đúng quy trình. TTLTQG III áp dụng công nghệ thông tin để tuân thủ các quy định này, đảm bảo minh bạch và hiệu quả. Hệ thống quản lý điện tử giúp theo dõi toàn bộ quá trình từ tiếp nhận đến triển lãm tài liệu, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý.

2.2. Tiêu chuẩn kỹ thuật cho triển lãm số hóa

Tiêu chuẩn kỹ thuật cho triển lãm tài liệu bao gồm yêu cầu về độ phân giải ảnh số, định dạng lưu trữ, và khả năng tương thích hệ thống. CNTT được ứng dụng để tạo nên những triển lãm có chất lượng cao, hỗ trợ đa nền tảng truy cập. Ứng dụng phần mềm hiện đại giúp chuẩn hóa quy trình và nâng cao chất lượng của các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.

III. Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã triển khai nhiều ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng trưng bày và triển lãm tài liệu lưu trữ. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được sử dụng rộng rãi để quản lý các cuộc triển lãm, từ giai đoạn lên kế hoạch đến thực hiện. Phần mềm tra cứu tài liệu cho phép công chúng tìm kiếm và khám phá các tài liệu lưu trữ từ xa. Website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng fanpage Facebook của TTLTQG III được sử dụng để quảng bá các cuộc triển lãm tài liệu. Đây là những bước đi quan trọng trong việc ứng dụng CNTT để mở rộng tiếp cận công chúng.

3.1. Các hệ thống phần mềm được triển khai

TTLTQG III sử dụng hệ thống quản lý văn bản để điều hành toàn bộ các hoạt động trưng bày tài liệu lưu trữ. Phần mềm tra cứu cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin về các tài liệu và cuộc triển lãm. Ứng dụng CNTT này giúp tự động hóa quy trình, giảm thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả công tác. Công nghệ thông tin được tích hợp liên tục để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người dùng.

3.2. Ứng dụng truyền thông số và mạng xã hội

Website và mạng xã hội là các kênh quan trọng để ứng dụng CNTT trong quảng bá triển lãm tài liệu. Fanpage Facebook của TTLTQG III cập nhật thông tin về các cuộc triển lãm, giới thiệu nội dung và hình ảnh từ các triển lãm tài liệu lưu trữ. Thông qua công nghệ số, Trung tâm có thể tiếp cận một lượng lớn người dùng, đặc biệt là thế hệ trẻ, và tạo ra một cộng đồng quan tâm đến lịch sử và di sản văn hóa.

IV. Hướng phát triển ứng dụng CNTT trong triển lãm tại Trung tâm

Hướng phát triển của ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III cần tập trung vào tăng cường sự tương tác và trải nghiệm người dùng. Công nghệ thông tin mới như thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cộng (AR) có thể được ứng dụng để tạo những triển lãm sống động hơn. CNTT cũng cần được phát triển để hỗ trợ các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến, cho phép người dân truy cập từ bất kỳ nơi đâu. Đầu tư vào ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp Trung tâm Lưu trữ quốc gia nâng cao sứ mệnh bảo tồn và chia sẻ di sản lịch sử với thế hệ tương lai.

4.1. Công nghệ thực tế ảo và thực tế tăng cộng

Công nghệ thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cộng (AR) mở ra những khả năng mới cho triển lãm tài liệu lưu trữ. Người xem có thể nhập vai vào các sự kiện lịch sử thông qua ứng dụng CNTT này. Thực tế ảo cho phép tái hiện các cảnh tượng lịch sử, trong khi thực tế tăng cộng có thể cung cấp thông tin chi tiết về các tài liệu trên màn hình của thiết bị di động. Công nghệ này sẽ biến trưng bày tài liệu thành một trải nghiệm giáo dục sâu sắc và hấp dẫn.

4.2. Triển lãm trực tuyến và tiếp cận toàn cầu

Triển lãm trực tuyến là một hướng phát triển quan trọng cho CNTT tại TTLTQG III. Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ có thể được đưa lên mạng, cho phép người dân trên toàn thế giới khám phá di sản lịch sử Việt Nam. Ứng dụng CNTT này cũng hỗ trợ tương tác trực tiếp, cho phép khách thăm quan đặt câu hỏi và tham gia vào các hoạt động giáo dục liên quan đến tài liệu lưu trữ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Cơ sở lý luận của việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ 1.1 Một số khái niệm 1.1 Tài liệu lưu trữ Đã từ lâu con người đã biết lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tồn tại và phát triển. Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu ngày càng gia tăng, vì tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quá khứ, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ toàn vẹn chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của Quốc gia. Dưới nhiều góc nhìn đa dạng, tài liệu lưu trữ được hiểu theo nhiều khái niệm khác nhau như: Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế: “Tài liệu Lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không co sự lựa chọn, bởi ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng của riêng họ, hoặc của một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”. Theo từ điển thuật ngữ lưu trữ của tác giả Richard Pearce-Moses xuất bản năm 2005 khẳng định “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu đã tạo ra hoặc tiếp nhận bởi một cá nhân, gia đình hoặc tổ chức, công hoặc tư nhân, trong quá trình thực hiện công việc, chúng được bảo quản bởi giá trị lâu dài được chứa đựng trong các thông tin của tài liệu hoặc là bằng chứng về chức năng và trách nhiệm của người tạo ra chúng”.

Theo khoản 3, Điều 2 – Luật Lưu trữ 2011 định nghĩa như sau: “Tài 8 liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp’’ [ 11,1].2 Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Trưng bày, triển lãm – một trong những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ độc đáo và hiệu quả, có thể giới thiệu trực quan nhiều tài liệu tới nhiều đối tượng có nhu cầu tài liệu khác nhau trong cùng thời điểm, cùng không gian. Là một hoạt động mở, triển lãm tài liệu lưu trữ có sức lan tỏa hơn những hình thức công bố khác. Theo từ điển Thuật ngữ Lưu trữ quốc tế (bản tiếng Anh và bản tiếng Pháp) thì: “Trưng bày tài liệu lưu trữ (Exhibition – Expositiond’ Archives) là giới thiệu tài liệu lưu trữ hoặc bản sao của chúng tạm thời trong một thời gian nhằm các mục đích văn hóa giáo dục”.

Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn năm 1992: “Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài liệu có ý nghĩa để phục vụ việc sử dụng, tuyên truyền giáo dục cho quần chúng về một chuyên đề nào đó”. Theo cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam do PGS. Dương Văn Khảm biên soạn, nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm 2015 thì: “ Triển lãm tài liệu lưu trữ - Exhibition of archival documents là một trong các hình thức tổ chức, khai thác, sử dụng TLLT thông qua việc trưng bày hiện vật là TLLT và những tài liệu, hiện vật khác có liên quan. nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến mọi người trong xã hội, cộng đồng về nội dung giá trị của TLTL để phát huy giá trị của tài liệu.

Việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu, hình ảnh lưu trữ thường theo một chủ đề, tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định” [7]. 9 Ta cũng có thể hiểu như sau: Trưng bày tài liệu lưu trữ là bày tài liệu lưu trữ ở nơi trang trọng để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ; triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày tài liệu lưu trữ theo một hoặc một số chủ đề nhất định trong một khoảng thời gian nhất định.3 Công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã tạo nên một xã hội toàn cầu, nơi mà mọi người có thể tương tác và liên lạc với nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nước ta đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa vì thế công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng mạnh trong tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội. Thuật ngữ "Công nghệ thông tin" xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review.

Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: "Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT)". Công nghệ thông tin viết tắt CNTT (Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong Nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội".

Các lĩnh vực chính của công nghệ thông tin bao gồm quá trình tiếp thu, xử lý, lưu trữ và phổ biến hóa âm thanh, phim ảnh, văn bản và thông tin số bởi các vi điện tử dựa trên sự kết hợp giữa máy tính và truyền thông. Một vài lĩnh vực hiện đại và nổi bật của công nghệ thông tin như: các tiêu chuẩn Web 10 thế hệ tiếp theo, sinh tin, điện toán đám mây, hệ thống thông tin toàn cầu, tri thức quy mô lớn và nhiều lĩnh vực khác. Các nghiên cứu phát triển chủ yếu trong ngành khoa học máy tính. Khái niệm CNTT đã được đổi mới và quy định theo khoản 1, điều 4, Luật CNTT năm 2017: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số ” [12,1].4 Ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Ngày nay, Việt Nam vẫn đang không ngừng thực hiện cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 - là con đường tất yếu cần phải đi nếu muốn tăng tốc phát triển.

Cuộc cách mạng công nghiệp này cho phép con người sử dụng các tiến bộ của công nghệ; các loại máy móc, thiết bị thông minh nhằm phục vụ cho đời sống và sản xuất. Đặc biệt, trên một lĩnh vực nào đó, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 cũng chính là cuộc cách mạng kỹ thuật số trong sản xuất công nghiệp, trên một cấp độ hoàn toàn mới mà trong đó tất cả các lĩnh vực sản xuất sẽ được tin học hóa. Để không bị tụt hậu và bắt kịp với cuộc cách mạng trên toàn quốc, việc ứng dụng CNTT là vấn đề vô cùng cấp thiết. Theo khoản 5, điều 4, Luật CNTT năm 2017:“Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này’’[12,1].

Trưng bày, triển lãm là một trong những hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ được sử dụng phổ biến nhằm đưa giá trị tài liệu đến với người sử dụng một cách gần nhất và hiệu quả nhất. Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hơn nữa, được công chúng biết đến hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong trưng bày, triển lãm TLLT là việc cần thiết cần chúng ta thực hiện. Theo tôi hiểu, ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm tài liệu lưu 11 trữ là sử dụng phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại vào phục vụ quá trình tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ một cách tối đa, tiết kiệm thời gian, công sức và thu hút được sự quan tâm của độc giả.2 Yêu cầu của ứng dụng CNTT trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ Việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: Thứ nhất, việc ứng dụng CNTT trưng bày, triển lãm TLLT phải đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật quốc gia, bảo vệ tài liệu lưu trữ. Thứ hai, ứng dụng CNTT cần đảm bảo các yêu cầu trong tổ chức trung bày, triển lãm TLLT.

Thứ ba, ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT phải đảm bảo tính thiết thực. chính xác về mặt nội dung, nghệ thuật nhằm tạo sự hấp dẫn, thu hút người xem. Thứ tư, việc ứng dụng CNTT trong trưng bày, triển lãm TLLT cần thực hiện công việc đúng trình tự, đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được giao.3 Trình tự tổ chức thực hiện trưng bày, triển lãm TLLT Trình tự tổ chức thực hiệ trưng bày, triển lãm được thể hiện qua sơ đồ sau: 12 Sơ đồ 1.