Tổng quan nghiên cứu

Quản trị tinh gọn (QTTG) là một phương pháp quản lý đã được phát triển từ những năm 1960 tại Nhật Bản và hiện nay được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ sản xuất, kinh doanh đến dịch vụ y tế và giáo dục. Tại Việt Nam, xu hướng áp dụng QTTG ngày càng trở nên cấp thiết, đặc biệt trong bối cảnh các tổ chức giáo dục đại học phải đối mặt với thách thức về tự chủ tài chính, nâng cao hiệu quả quản lý và cải tiến quy trình tác nghiệp. Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHKT - ĐHQGHN) là một trong những đơn vị điển hình trong việc nghiên cứu và ứng dụng QTTG nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Nghiên cứu này tập trung vào việc nhận diện các loại lãng phí tồn tại trong quy trình tác nghiệp tại Trường ĐHKT - ĐHQGHN, từ đó đề xuất mô hình quản trị tinh gọn phù hợp để cải thiện hiệu quả công việc. Phạm vi nghiên cứu được giới hạn trong quy trình tác nghiệp tại Trường ĐHKT, với khảo sát thực tế tại Phòng Kế hoạch - Tài chính và Khoa Kinh tế Chính trị, trong khoảng thời gian từ tháng 12/2020 đến tháng 8/2021. Mục tiêu cụ thể là giảm thiểu các lãng phí về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, thông tin, thời gian và thao tác thừa, góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng dịch vụ giáo dục.

Việc áp dụng QTTG tại Trường ĐHKT không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn tạo ra môi trường làm việc khoa học, minh bạch và hiệu quả hơn. Qua đó, nghiên cứu góp phần mở rộng ứng dụng QTTG trong lĩnh vực giáo dục đại học tại Việt Nam, đồng thời cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho các nhà quản lý trong việc xây dựng chiến lược phát triển bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai lý thuyết chính: Quản trị tinh gọn (Lean Management) và mô hình 5S. Quản trị tinh gọn được định nghĩa là tư duy quản trị nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức bằng cách sử dụng trí tuệ con người để cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Lý thuyết này xuất phát từ hệ thống sản xuất Toyota (TPS) và được phát triển qua các công cụ như Kaizen (cải tiến liên tục), Just-in-time (JIT), và quản lý trực quan (Mieruka).

Mô hình 5S bao gồm năm thành phần: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng). Đây là công cụ cơ bản giúp tổ chức nhận diện và loại bỏ lãng phí, đồng thời duy trì môi trường làm việc khoa học, hiệu quả. Ngoài ra, nghiên cứu còn vận dụng nguyên lý 7 loại lãng phí mở rộng trong QTTG, bao gồm: sản xuất dư thừa, khuyết tật, tồn kho, di chuyển, chờ đợi, thao tác thừa, và sửa sai.

Ba khái niệm chính được tập trung phân tích là:

  • Lãng phí trong quy trình tác nghiệp: Các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, gây tốn kém về thời gian, nhân lực và vật chất.
  • Cải tiến liên tục (Kaizen): Thực hiện các cải tiến nhỏ, liên tục nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
  • Quy trình tác nghiệp: Trình tự thực hiện các công việc đã được quy định nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các quy trình, quy định, văn bản và báo cáo hiện hành của Trường ĐHKT. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát bằng bảng hỏi và phỏng vấn chuyên gia tại các đơn vị trực thuộc trường.

Cỡ mẫu khảo sát là 54 cán bộ, viên chức và người lao động, đạt tỷ lệ phản hồi 90%, được chọn theo phương pháp phi xác suất thuận tiện. Đối tượng khảo sát bao gồm lãnh đạo, chuyên viên và giảng viên tại 5 khoa, 1 viện, 3 trung tâm và 10 phòng ban, trong đó Phòng Kế hoạch - Tài chính được khảo sát kỹ lưỡng hơn với 9 phiếu.

Phân tích dữ liệu sử dụng các chỉ tiêu thống kê mô tả như phân phối tần số, trung bình và áp dụng nguyên lý 7 loại lãng phí để nhận diện các vấn đề tồn tại. Mô hình 5S được sử dụng để đề xuất kế hoạch hành động nhằm cắt giảm lãng phí trong quy trình tác nghiệp.

Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 12/2020 đến tháng 8/2021, bao gồm các bước: thu thập dữ liệu, phân tích lãng phí, xây dựng mô hình QTTG và đề xuất giải pháp áp dụng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Lãng phí về cơ sở vật chất: Khảo sát cho thấy 65% cán bộ đánh giá việc bố trí thiết bị điện, máy móc chưa hợp lý, 58% phản ánh tình trạng sử dụng điện không tiết kiệm như quên tắt đèn, quạt, điều hòa khi không cần thiết. Điều này dẫn đến chi phí vận hành tăng cao và lãng phí tài nguyên.

  2. Lãng phí về nguồn nhân lực: 62% người được khảo sát cho biết công việc phân công chưa hợp lý, gây quá tải hoặc chồng chéo nhiệm vụ. 55% phản ánh việc đào tạo chưa được áp dụng hiệu quả, dẫn đến kỹ năng nhân viên không phát huy tối đa.

  3. Lãng phí do thông tin rời rạc: 70% cán bộ nhận định thông tin truyền đạt từ cấp trên xuống chưa rõ ràng, chậm trễ, gây khó khăn trong phối hợp công việc. 60% cho biết cập nhật quy trình, thủ tục chưa thường xuyên, ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý công việc.

  4. Lãng phí về thời gian: 68% cán bộ cho rằng thời gian xử lý công việc kéo dài do chờ đợi, xử lý lặp lại và các cuộc họp không hiệu quả. 63% phản ánh việc tìm kiếm tài liệu, thông tin mất nhiều thời gian do sắp xếp hồ sơ không khoa học.

  5. Lãng phí do thao tác thừa: 59% cán bộ cho biết việc sắp xếp giấy tờ, hồ sơ cá nhân không ngăn nắp, mất thời gian tìm kiếm. 54% phản ánh di chuyển nhiều lần giữa các phòng ban để chuyển hồ sơ, gây mất thời gian và công sức.

Thảo luận kết quả

Các kết quả trên phản ánh thực trạng phổ biến của nhiều tổ chức giáo dục trong việc quản lý quy trình tác nghiệp. Lãng phí về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực chủ yếu do thiếu sự tối ưu trong bố trí và phân công công việc, đồng thời chưa tận dụng hiệu quả các công cụ công nghệ thông tin. Lãng phí thông tin rời rạc làm giảm khả năng phối hợp và xử lý công việc kịp thời, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động.

So sánh với các nghiên cứu quốc tế, kết quả tương đồng với các trường đại học tại Mỹ và Anh, nơi áp dụng QTTG đã giúp giảm chi phí giấy tờ và tăng năng suất lao động. Việc áp dụng mô hình 5S và Kaizen được xem là giải pháp hiệu quả để cải thiện môi trường làm việc, nâng cao ý thức và kỹ năng của cán bộ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ phân phối mức độ lãng phí theo từng loại, bảng tổng hợp nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng, giúp nhà quản lý dễ dàng nhận diện điểm nghẽn và ưu tiên giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Triển khai mô hình 5S đồng bộ trong toàn trường: Tổ chức đào tạo và xây dựng quy trình thực hiện 5S tại tất cả các phòng ban, đặc biệt là Phòng Kế hoạch - Tài chính và Khoa Kinh tế Chính trị. Mục tiêu giảm 30% thời gian tìm kiếm tài liệu trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban chỉ đạo 5S của trường phối hợp với các đơn vị.

  2. Tối ưu hóa phân công công việc và đào tạo nhân lực: Rà soát và điều chỉnh phân công công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, đồng thời tổ chức các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ và quản lý quy trình. Mục tiêu nâng cao hiệu quả công việc 20% trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Tổ chức - Hành chính và các khoa.

  3. Cải tiến hệ thống truyền thông nội bộ và cập nhật quy trình: Xây dựng kênh truyền thông hiệu quả, minh bạch và thường xuyên cập nhật quy trình, thủ tục công việc. Mục tiêu giảm 40% phản hồi thông tin chậm trễ trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Quản lý chất lượng và Phòng Công nghệ thông tin.

  4. Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ và quy trình tác nghiệp: Triển khai phần mềm quản lý hồ sơ điện tử, giảm thiểu thao tác thủ công và di chuyển không cần thiết. Mục tiêu giảm 25% lãng phí thao tác thừa trong 1 năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp với các đơn vị liên quan.

  5. Thực hiện các dự án Kaizen cải tiến liên tục: Khuyến khích cán bộ tham gia các nhóm cải tiến nhỏ nhằm phát hiện và loại bỏ lãng phí thường xuyên. Mục tiêu duy trì ít nhất 4 dự án Kaizen mỗi năm với kết quả cải tiến rõ rệt. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo trường và các phòng ban.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý giáo dục đại học: Có thể áp dụng các giải pháp quản trị tinh gọn để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm chi phí và cải thiện quy trình tác nghiệp trong trường học.

  2. Giảng viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành quản trị kinh doanh: Tài liệu cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về ứng dụng QTTG trong lĩnh vực giáo dục, hỗ trợ nghiên cứu và giảng dạy.

  3. Cán bộ quản lý các phòng ban hành chính trong trường đại học: Giúp nhận diện các loại lãng phí trong công việc hàng ngày và áp dụng công cụ 5S, Kaizen để cải tiến môi trường làm việc.

  4. Các tổ chức giáo dục và dịch vụ công khác: Có thể tham khảo mô hình và phương pháp nghiên cứu để áp dụng QTTG phù hợp với đặc thù tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản trị tinh gọn là gì và tại sao cần áp dụng trong giáo dục?
    Quản trị tinh gọn là phương pháp quản lý nhằm loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Trong giáo dục, áp dụng QTTG giúp tối ưu hóa quy trình tác nghiệp, giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ đào tạo.

  2. Mô hình 5S gồm những bước nào và có tác dụng gì?
    Mô hình 5S gồm Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Nó giúp tổ chức môi trường làm việc khoa học, giảm thời gian tìm kiếm, nâng cao hiệu quả và ý thức làm việc của nhân viên.

  3. Làm thế nào để nhận diện các loại lãng phí trong quy trình tác nghiệp?
    Thông qua khảo sát ý kiến cán bộ, phân tích quy trình và áp dụng nguyên lý 7 loại lãng phí trong QTTG, tổ chức có thể xác định các điểm gây lãng phí về thời gian, nhân lực, vật chất và thông tin.

  4. Kaizen có vai trò gì trong quản trị tinh gọn?
    Kaizen là cải tiến liên tục, khuyến khích mọi người tham gia phát hiện và giải quyết các vấn đề nhỏ hàng ngày, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và phát triển văn hóa đổi mới trong tổ chức.

  5. Làm sao để duy trì và phát triển bền vững các hoạt động QTTG?
    Cần có sự cam kết của lãnh đạo, xây dựng hệ thống đánh giá, khen thưởng, đào tạo thường xuyên và tổ chức các phong trào thi đua để tạo thói quen và nâng cao ý thức thực hiện QTTG trong toàn tổ chức.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn và mô hình 5S, phù hợp với lĩnh vực giáo dục đại học.
  • Nghiên cứu nhận diện rõ ràng các loại lãng phí tồn tại trong quy trình tác nghiệp tại Trường ĐHKT - ĐHQGHN, với tỷ lệ lãng phí về thời gian và thông tin chiếm trên 60%.
  • Đã xây dựng mô hình quản trị tinh gọn ứng dụng trong quy trình tác nghiệp, tập trung vào cải tiến liên tục và tối ưu hóa nguồn lực.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể, khả thi nhằm giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả công việc trong vòng 6-12 tháng tới.
  • Khuyến nghị các nhà quản lý giáo dục và cán bộ liên quan áp dụng mô hình để phát triển bền vững, đồng thời mở rộng nghiên cứu ứng dụng QTTG trong các lĩnh vực khác.

Next steps: Triển khai thí điểm mô hình tại các phòng ban trọng điểm, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh mở rộng phạm vi áp dụng.

Call to action: Các nhà quản lý và cán bộ tại các trường đại học nên nghiên cứu và áp dụng quản trị tinh gọn để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong bối cảnh tự chủ đại học hiện nay.