I. Tổng Quan Về Nghiên Cứu Quản Trị Tinh Gọn UEB VNU
Nghiên cứu về Quản trị tinh gọn (Lean Management) đã trở nên phổ biến trên toàn cầu, bắt nguồn từ Nhật Bản và lan rộng sang nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến dịch vụ, y tế và giáo dục. Sự lan tỏa này chứng tỏ việc áp dụng Quản trị tinh gọn là một hướng đi tích cực cho hội nhập kinh tế. Lý thuyết này đã mang lại thành công cho nhiều tập đoàn lớn. Điểm khác biệt cơ bản của Quản trị tinh gọn là tập trung vào tư duy quản trị để giảm thiểu chi phí và lãng phí. Ngoài hiệu quả kinh tế, Quản trị tinh gọn còn chú trọng đến chiến lược, văn hóa tổ chức, chất lượng, chi phí, giao hàng nhanh và trách nhiệm xã hội. Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội (UEB - VNU) cũng cần nghiên cứu và ứng dụng mô hình này để nâng cao hiệu quả hoạt động. Đề tài này sẽ đi sâu phân tích thực trạng, tìm và phân loại các lãng phí tồn tại trong quy trình tác nghiệp ở trường UEB - VNU. Từ đó áp dụng Quản trị tinh gọn để hoàn thiện quy trình tác nghiệp.
1.1. Nguồn Gốc và Sự Phát Triển của Quản Trị Tinh Gọn
Quản trị tinh gọn có nguồn gốc từ lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là ngành sản xuất ô tô. Tuy nhiên, phương pháp này đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác. Ví dụ như dịch vụ công, y tế và giáo dục. Một số trường đại học ở Mỹ và Anh đã áp dụng Quản trị tinh gọn để đối phó với việc cắt giảm chi phí, sự không hài lòng của nhân viên và năng suất thấp. Sự khác biệt cơ bản của QTTG là chú trọng đến tu duy quản trị - dùng trí tuệ của con người cat giảm toi da chỉ phí lãng phí. Sự lan tỏa này ngày càng trở nên mạnh mẽ ở nhiều nước có nền văn hóa tương đồng với Việt Nam như Thái Lan, Trung Quốc, Malaysia.
1.2. Lợi Ích và Mục Tiêu Của Quản Trị Tinh Gọn Trong Giáo Dục
Trong bối cảnh tự chủ đại học, các trường đại học cần có chiến lược quản trị phù hợp. Quản trị tinh gọn có thể giúp các trường nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng yêu cầu tự chủ. Mục tiêu của nghiên cứu là nhận diện các loại lãng phí trong quy trình tác nghiệp tại UEB - VNU, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình. Các nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm nghiên cứu cơ sở lý thuyết về Quản trị tinh gọn, nghiên cứu thực trạng quy trình tác nghiệp, xây dựng mô hình Quản trị tinh gọn và đưa ra các giải pháp để áp dụng mô hình.
II. Thách Thức Vấn Đề Khi Ứng Dụng Lean Tại UEB VNU
Trường Đại học Kinh tế (ĐHKT) trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) đang dần xây dựng chiến lược quản trị đại học hướng tới mục tiêu tự chủ và phát triển. Tuy nhiên, hiện tại chưa có nghiên cứu nào về mô hình quản trị ứng dụng tại ĐHKT - ĐHQGHN. Do đó, việc nghiên cứu và xây dựng một mô hình quản trị phù hợp là yêu cầu tất yếu. Việc bị cắt giảm chi phí cho giáo duc, mức độ hai lòng thấp của nhân viên, tiến trình quản lý lạc hậu và năng suất thấp, một số trường đại học ở Mỹ và Anh đã và đang áp dụng phương pháp quản trị tinh gon. Liệu công cụ QTTG có phù hợp dé quản trị quy trình tác nghiệp tại Trường ĐHKT - DHQGHN? - Lam thé nao dé hoan thién quy trinh tac nghiép tai Truong ĐHKT - DHQGHN?
2.1. Thực Trạng Quy Trình Tác Nghiệp Tại Trường ĐHKT ĐHQGHN
Thực tế cho thấy, việc triển khai Lean Management tại ĐHKT - ĐHQGHN còn gặp nhiều khó khăn. Các vấn đề như quy trình rườm rà, thiếu hiệu quả, lãng phí nguồn lực và thông tin không thông suốt là những thách thức lớn. Việc thiếu một mô hình quản trị phù hợp cũng là một yếu tố cản trở sự phát triển của trường.
2.2. Xác Định Các Loại Lãng Phí Trong Quy Trình Hoạt Động
Để áp dụng thành công Lean Management, việc xác định và phân loại các loại lãng phí (Muda) trong quy trình hoạt động là rất quan trọng. Các loại lãng phí cần được nhận diện bao gồm: lãng phí về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, thông tin, thời gian và thao tác thừa. Bằng cách này, trường có thể tập trung vào việc loại bỏ hoặc giảm thiểu các lãng phí này để tăng hiệu quả hoạt động.
III. Áp Dụng Phương Pháp 5S Và Kaizen Để Tối Ưu Quy Trình
Nghiên cứu này sẽ đi sâu vào việc áp dụng Kaizen và 5S - hai công cụ quan trọng của Quản trị tinh gọn - tại ĐHKT - ĐHQGHN. Mục tiêu là hoàn thiện quy trình tác nghiệp thông qua việc cải tiến liên tục (Kaizen) và tạo môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp (5S). Trong bài nghiên cứu này, em sẽ đi sâu phân tích thực trạng, tìm và phân loại các lãng phí tồn tại trong quy trình tác nghiệp ở trường DHKT dé từ đó áp dụng quản trị tinh gọn Made in Vietnam với các công cụ và tư duy của nó nhằm góp phan hoàn thiện quy trình tác nghiệp tại trường ĐHKT.
3.1. Hướng Dẫn Triển Khai 5S Để Tạo Môi Trường Làm Việc Hiệu Quả
Triển khai 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) giúp tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp và hiệu quả. Các bước triển khai bao gồm: Sàng lọc những vật dụng không cần thiết, Sắp xếp vật dụng một cách khoa học, duy trì Sạch sẽ, Săn sóc để duy trì các hoạt động trên và luôn Sẵn sàng để cải tiến. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí thời gian tìm kiếm và tăng năng suất làm việc.
3.2. Phương Pháp Kaizen Để Cải Tiến Liên Tục Quy Trình Tác Nghiệp
Kaizen là triết lý cải tiến liên tục, tập trung vào việc thực hiện những thay đổi nhỏ nhưng có tác động lớn đến hiệu quả hoạt động. Áp dụng Kaizen trong quy trình tác nghiệp giúp liên tục cải tiến các bước, loại bỏ các thao tác thừa và tối ưu hóa quy trình. Việc này đòi hỏi sự tham gia của tất cả nhân viên và sự cam kết của ban lãnh đạo.
3.3. Các Bước Triển Khai Áp Dụng QTTG Trong Quy Trình Tác Nghiệp
Các bước triển khai áp dụng QTTG trong quy trình tác nghiệp tại Trường ĐHQT bao gồm: (1) Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá, kiểm tra cho quy trình tác nghiỆp tại COM VỊ; (2) Triển khai áp dụng thí điểm QTTG trong quy trình tác nghiệp tại Phòng Kế hoạch — Tài chính và khoa Kinh tế chính trị; (3) Triển khai áp dung quản trị tinh gọn trong toàn bộ quy trình tác nghiệp của Trường ĐHT.
IV. Ứng Dụng Lean Vào Phòng Kế Hoạch Tài Chính UEB VNU
Nghiên cứu này tập trung vào việc ứng dụng Lean Management vào quy trình tác nghiệp của Phòng Kế hoạch - Tài chính và Khoa Kinh tế chính trị tại UEB - VNU. Mục tiêu là cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm thiểu lãng phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Chính vi vậy, việc nghiên cứu và xây dựng một mô hình quản trị phù hợp với Trường ĐHKT là một yêu cầu tất yếu xảy ra. Trong bài nghiên cứu này, em sẽ đi sâu phân tích thực trạng, tìm và phân loại các lãng phí tồn tại trong quy trình tác nghiệp ở trường DHKT.
4.1. Đề Xuất Mô Hình Quản Trị Tinh Gọn Cho Phòng Kế Hoạch Tài Chính
Mô hình Quản trị tinh gọn đề xuất cho Phòng Kế hoạch - Tài chính bao gồm các bước: (1) Xác định các quy trình chính, (2) Phân tích và đánh giá quy trình, (3) Nhận diện các loại lãng phí, (4) Áp dụng các công cụ Lean để loại bỏ lãng phí, (5) Đánh giá và cải tiến liên tục. Mô hình này giúp phòng hoạt động hiệu quả hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của sinh viên và giảng viên.
4.2. Giải Pháp Cụ Thể Để Giảm Lãng Phí Trong Quy Trình Kế Toán
Để giảm lãng phí trong quy trình kế toán, cần áp dụng các giải pháp như: Tự động hóa quy trình, sử dụng phần mềm kế toán, chuẩn hóa quy trình và đào tạo nhân viên. Việc này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác của thông tin kế toán. Quản lý hiệu quả đóng vai trò quan trọng.
V. Kết Quả Nghiên Cứu Hiệu Quả Thực Tế Của Lean Tại UEB
Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận về QTTG, đúc rút những phương pháp có thé áp dụng cho lĩnh vực dich vụ giáo dục. Luận văn góp phần làm sáng tỏ hơn về thực trạng quy trình tác nghiệp tại đơn vị, qua đó sẽ giúp cho các nhà quản lý có thêm thông tin để có giải pháp cải thiện hoạt động. (3) Luận văn đưa ra mô hình QTTG và những giải pháp dé có thể áp dụng được mô hình nay tại Trường DH Kinh tế nhằm mục tiêu cải tiến, nâng cao hiệu quả hoạt động của nhà trường.
5.1. Đánh Giá Mức Độ Cải Thiện Sau Khi Áp Dụng Quản Trị Tinh Gọn
Kết quả nghiên cứu cho thấy việc áp dụng Quản trị tinh gọn đã mang lại những cải thiện đáng kể cho UEB - VNU. Cụ thể, thời gian xử lý công việc giảm, chi phí hoạt động giảm, năng suất làm việc tăng và sự hài lòng của nhân viên tăng lên. Các quy trình được tối ưu hóa và các lãng phí được loại bỏ hoặc giảm thiểu.
5.2. Bài Học Kinh Nghiệm Từ Việc Triển Khai Lean Tại Trường UEB
Việc triển khai Lean Management tại UEB - VNU mang lại nhiều bài học kinh nghiệm quý giá. Cần có sự cam kết của ban lãnh đạo, sự tham gia của tất cả nhân viên, sự kiên trì và nỗ lực trong quá trình cải tiến. Bên cạnh đó, cần lựa chọn các công cụ Lean phù hợp với đặc thù của từng đơn vị và thường xuyên đánh giá, điều chỉnh để đảm bảo hiệu quả.
VI. Triển Vọng Tương Lai Cho Ứng Dụng Lean Tại Đại Học UEB
Luận văn mở ra một hướng nghiên cứu ứng dụng QTTG không chỉ ở trong sản xuất kinh doanh mà còn có thể ứng dụng ở nhiều lĩnh vực khác của đời song, kinh tế, xã hội, cu thé là lĩnh vực giáo dục. (5) Luận văn là tài liệu tham khảo cho các nha khoa học, nhà quản lý, giảng viên và sinh viên liên quan đến lĩnh vực quản trị nói chung và QTTG nói riêng. Với sự chủ động và sáng tạo, Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội hoàn toàn có thể xây dựng được một hệ thống quản lý tinh gọn phù hợp với điều kiện của mình.
6.1. Mở Rộng Ứng Dụng Lean Sang Các Lĩnh Vực Quản Lý Khác
Trong tương lai, UEB - VNU có thể mở rộng ứng dụng Lean Management sang các lĩnh vực quản lý khác như quản lý đào tạo, quản lý nghiên cứu khoa học, quản lý cơ sở vật chất và quản lý sinh viên. Việc này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của xã hội.
6.2. Đề Xuất Nghiên Cứu Tiếp Theo Về Lean Trong Giáo Dục Đại Học
Nghiên cứu tiếp theo về Lean Management trong giáo dục đại học có thể tập trung vào các vấn đề như: Xây dựng mô hình Lean phù hợp với đặc thù của từng trường, đánh giá hiệu quả của các công cụ Lean khác nhau, phát triển hệ thống đo lường hiệu quả Lean và đào tạo nhân viên về Lean Management. Điều này góp phần thúc đẩy ứng dụng Lean rộng rãi và hiệu quả trong giáo dục đại học.
